Унификация документов

21

Введение

В настоящее время унификации документа уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Изучение современных принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения. Так как на сегодняшний день история унификации документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, представляет интерес провести его на основе краткого анализа общегосударственных нормативно-мето­дические документов по организации делопроизводства, что и является целью данной курсовой работы. В работе ставится задача изучения понятия унификации – она заключается в установлении единообразия состава и формул управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. 

Унифицированная система документации, изучения понятия унификации текста документа - производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения, а также описывается и понятийная унификация о упорядочение терминологии для лиц, работающих с конфиденциальными документами.

1.1. Понятие унификация

Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию. «В технике под унификацией понимают приведение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразмеров, мерок, свойств и т.п. Один из методов стандартизации».

Необходимость в унификации возникает тогда, когда какие-либо действия, предметы, изделия начинают многократно повторяться.

Документ – явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказательство какого-либо факта (пожалования имущества, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.).

Необходимость придания документу юридической силы сразу же потребовала устойчивых, постоянно повторяющихся правил в их оформлении, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.). С развитием человечества и, прежде всего, возникновением и развитием государственного аппарата быстро увеличиваются сферы применения документов и их количество. Составление и оформление служебных документов уже требует специальных навыков и знаний, появляются документы – образцы, выделяются реквизиты, оформляемые по единым правилам, вводится бланк и т.д. В XIX веке научно-технический прогресс приводит к резкому увеличению потоков информации и соответственно документов, в которых она фиксируется, что в свою очередь потребовало разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки этого возросшего массива документов. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, возникла потребность привести документы к определенному единообразию, то есть унифицировать. Со второй половины ХХ века лавинообразный рост информации вызвал внедрение средств автоматизации, что привело к усилению процессов унификации документов по всем направлениям.

Задача данной статьи лишь выделить основные направления унификации документов на современном этапе, обратить на них внимание исследователей - документоведов. Каждое из этих направлений пока что мало изучено и нуждается в отдельном детальном рассмотрении.

На наш взгляд, можно выделить четыре ступени унификации документов.

1.2. Унифицированная система документации

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.д.)

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

      организационно-распорядительной документации;

      банковской документации;

      финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

      отчетно-статистической документации;

      учетной и отчетной документации предприятий;

      документаций по труду;

      документации Пенсионного фонда РФ

Табель унифицированных форма документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы (таблица 1), в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам, структурным подразделениям.

                                                                                                                                            (таблица 1)

Табель унифицированных форма документов министерства

Табель может дополняться графиками: код формы документа по классификатору, ответственный за контроль исполнения, кодовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.

Работа по унификации включает:

      Разработку унифицированной системы документов (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

      Разработку  комплектов отраслевых унифицированных форм документов отражающих специфику отрасли; внедрение межотраслевых (межведомственных ) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

      Внедрение разработаны ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшие развитие;

      Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работы и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и УКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и УКТЭИ  в отрасли.

Унификацию  и стандартизацию управленчесикх документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор региональных структур, их построение, приведения документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например: унифицированные проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

      унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.,

      единообразия форма документов и правил их построения, составления, обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документа, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и уголовных сокращений;

      комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его только тех учитываться психофизические возможности человека и параметры технических средств;

      информативность означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

      сокращения числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

      стабильность требований к документам установлены государственными и отраслевыми стандартами;

      сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической  информации;

      экономичность достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации широкого применения бланков, рациональной постановки форм документов, установление оптимального объема реквизитов и т.д.

1.3. Унификация формата бумаги

Формат бумаги (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы.

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг.

Немецкие форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу 2).

Форматы потребительских бумаг                        (таблица 2)

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации)2.

В североамериканских форматах бумаг самый распространенный формат, аналог А-4, равен размеру 21,59*27,94 см (Letter 8½ x11in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, - А-4 - в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:

левое поле – 20 мм;

правое поле – 10 мм;

верхнее поле – 20 мм;

нижнее поле – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

1.4. Тест документа

Если нет утвержденной унифицированной формы, то есть определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе. Здесь, в свою очередь, можно выделить несколько направлений. Прежде всего, это определение в законодательных и нормативно-правовых актах, какую информацию должен содержать документ. Например, в Трудовом кодексе излагаются требования к тексту трудового договора, дается примерный перечень вопросов правил внутреннего трудового распорядка; в Законе «Об акционерных обществах» содержатся требования к тексту устава; в утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11. 11. 2005 № 769 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» дана не только типовая структура текста административного регламента, но и указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе. Таких примеров можно привести множество.

Другой способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты.

Анкеты - «опросные листы для получения определенных сведений»4. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности.

Анкеты легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да/нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Как правило, анкеты разрабатываются индивидуально для сбора информации в каждом конкретном случае. Однако анкета, заполняемая при приеме на государственную гражданскую службу, имеет унифицированную форму, утвержденную Распоряжением Правительства РФ от 26. 05. 20005 № 667 «Об утверждении формы анкеты».

Еще один способ унифицировать информацию в тексте документа – составление таблиц.

Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.

Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный – горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Унифицировать текст документов, создаваемых по часто повторяющимся ситуациям, позволяет разработка трафаретных текстов (шаблонов).

Трафарет - понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

К унификации текста документа можно отнести также разработку и применение наборов стандартных фраз и выражений (стандартизированные формулы, клише, сложившиеся словосочетания). Яркий пример - утвержденная Постановлением Минтруда РФ № 69 10. 10. 2003 Инструкция по заполнению трудовых книжек, где даны типовые формулировки записей в трудовую книжку увольнения работника. Стандартные речевые конструкции типа на основании приказа…, в связи с выходом Постановления Правительства РФ вводятся в память машины.

1.5. Состав реквизитов документа. Формуляр документа и его виды.

Каждый документ является носителем информации и содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов неоднозначно: одни из них содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом ГОСТ 6.30.2003. При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1 - Государственный герб РФ;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации по Общегосударственному классификатору

4 - код документа по Общегосударственному классификатору

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Рассмотрим некоторые из перечисленных реквизитов более подробно.

Вид документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы - один вид, приказы - другой вид, акты - третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность - разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом, например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Реквизит «название вида документа» - один из обязательных реквизитов любого документа, кроме письма. Указание вида документа дает первое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование организации», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные», «почтовый адрес отправителя» показывают положение документа как в географическом, так и иерархическом пространстве.

Характеристика документу дается различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до мельчайших подробностей.

Так, при помощи реквизита «наименование вышестоящей организации» можно определить, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «регистрационный индекс» - дело, в которое документ будет подшит после того, как аппарат управления примет по нему соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - «Государственный герб РФ, «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой документ исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «дата» показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты - «гриф согласования», «гриф утверждения», «подпись», «виза», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др., т.е. те, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «название вида документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «отметка о заверении копии», «подпись», «печать», «гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Так, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не содержит всей необходимой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации во времени и пространстве.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения, которая определяет особенности системы документации или отдельного вида документа.

Каждому реквизиту на документе отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр - образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Так, например, согласно Закону РБ от 29.11.1994 № 3410-XII «О государственных секретах» и другим актам законодательства на одних документах реквизит «гриф ограничения доступа к документу» указывается, а на других он будет отсутствовать. Например, практически во всех письмах указывается такой реквизит, как «заголовок к тексту», однако в сопроводительных письмах, объем которых не превышает 5-7 строк, его допускается не указывать.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов, что дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр для конкретного документа.

Как видно из схемы расположения реквизитов, для некоторых реквизитов предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном документе. Из каждой пары реквизитов - «адресат» и «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные» и «название вида документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. К примеру, в письмах обязательно будет указываться реквизит «адресат» и никогда - «гриф утверждения»; в должностной инструкции наоборот - обязательно наличие «грифа утверждения» при отсутствии «адресата».