Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Унификация и стандартизация

Содержание

1 Понятия унификация и стандартизация документов

Понятие унификации
Понятие стандартизации

1.1 Влияние унификации документов на исторические источники(убрать)

2 История унификации и стандартизации Российской Федерации

2.1 Формы унификации и стандартизации в Советский период

2.2 Проблемы унификиции и стандратизации документов в современной Росии

2.3 Необходимость унификации учебной документации с присоединением высшей школы к Болонскому процессу

3 Методика совершенствоания Унификации кадровой документации государственных гражданских служащих

3.1 Классификация должностей

3.2 Организация и документирование конкурса на замещение должности

3.3 Унификация служебного контракта

3.4 Проведение и документирование аттестации госслужащего

3.5 Организация и документирование квалификационного экзамена госслужащего

Заключение

Список использованных источников

Введение

Документ – письменный исторический источник, памятник истории и культуры.

Но вместе с тем документ – это инструмент управления, средство доказательства, доведения оперативной информации до потребителя. Двойственность документа охватывается документоведением. Например, унификации документов и построение документальных систем, что входит непосредственно в предмет документоведения, имеют две стороны – управленческую и методическую, но им уделяется, как правило, разное внимание в разработках. Обычно подчеркивается роль документа в управлении, экономия труда, затрачиваемого управленческим персоналом на составление документов, ускорение поиска и контроля исполнения, положительные возможности, которые возникают при автоматизированной обработке данных и передаче информации по электронным каналам.

Документоведение как историческая дисциплина учитывает важнейшие функции документа при унификации, при выработке реальных правил составления и оформления документов, организации их хранения в делопроизводстве и др. Решая практические задачи повышения эффективности документа в сегодняшней информационной среде, оно создает документальную базу исторических исследований и активно участвует в выработке методологических основ формирования источниковой базы исторической науки. Особое значение в настоящее время имеют документоведческие исследования и методические разработки, относящиеся к электронным документам и к комплексу их качеств как инструментов управления и возможного использования в качестве исторического источника.

Объектом изучения является История унификации текста документа.

Предметом изучения курсовой является влияние унификации документа на различные источники.

Цели и задачи курсовой работы:

· Влияние унификации документов на исторические источники

· Вопрос об унификации учебной документации

· Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих

Документоведение, разрабатывая формуляры документов, унифицируя документальные системы и устанавливая обязательные реквизиты оформления как бумажных, так и электронных документов, способствует облегчению операций анализа документированной информации, сопоставимости данных, обеспечивает гарантию подлинности документов.

1 Унификация и стандартизация документов

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

· целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации

· формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами.

Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.

Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.

В-третьих, стандартизация — это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация»

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице — формуляре. Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.

Например, переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и ведению национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Применяемые унифицированные формы документов — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:

· Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

· межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;

· стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

· нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения

При унификации документации проводят следующие работы:

· устанавливают номенклатуру действующих форм;

· строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

· устанавливают общие синтаксические правила построения документа;

· устанавливают методы контроля исполнения документа.

Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.).

В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду и социальным вопросам, по торговле и др.

Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.

Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая — с помощью технических средств, третья — с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.

Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.

Состав унифицированных форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.

Унифицированные формы систематизированы по подсистемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.

Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.

1.1 Влияние унификации документов на исторические источники

документ унификация текст

В стандартной форме приказа, постановления не предусмотрено обязательное проставление места его издания (город, где он увидел свет, был подписан и зарегистрирован). С позиций документоведения этот реквизит в приказе не имеет смысла, так как организации не «передвигаются», а находятся на месте, определенным юридически. Кроме того, юридическая сила приказа не изменяется от изменения места его принятия (например, выездная сессия суда).

Однако для историка этот реквизит может оказать неоценимую помощь в выявлении некоторых исторических фактов.

Унификация формуляров документов и создание унифицированных документальных систем на единых принципах и единой методологической основе, что постоянно является практической задачей документоведения, способствует облегчению операций анализа источников и сопоставимости данных.

В самое последнее время проблема сопоставимости заметно актуализировалась в связи с задачей документационного обеспечения административной реформы в части государственных функций и услуг. Формирования административных регламента, анализа практики документированных взаимоотношений государства и бизнеса, государства и органов управления и другие. ( Услуга – способ удовлетворения потребностей граждан и юридических лиц, например, архив выдает справку гражданину о его трудовой деятельности и тем самым оказывает ему услугу на основании положения (устава) о нем.)

Следовательно, документоведение выступает как законодатель этапа возникновения важнейшей группы современных исторических источников – группы массовых документов управленческих органов, государственных, общественных, акционерных и иных организаций. В этом заключается один из аспектов «двоичности» документоведения: создание жесткой нормативной правовой базы и схемы фиксации информации для целей управления. С другой стороны – документоведение на базе принципа историзма при проектировании документальных систем учитывает российские традиции документирования, преемственности и сохранение исторически сложившихся реквизитов документов, их названий и делопроизводственной терминологии, структур документов.

Важным для документоведческих исследований и практических разработок является обеспечение информационного единства и возможностей сопоставимости данных при жизненном цикле документа в оперативной среде. Это же положение не менее ценно в исторических исследованиях.

Требования к документу к документу как инструменту управления и как историческому источнику практически совпадают.

На сегодняшний день значительно повысилась значимость терминологии для эффективности практических работ в документальной среде.

В современных условиях, например, не могут быть эффективными автоматизированные системы делопроизводства (документооборота, документационного обеспечения управления), если не будет внесена настоящая терминологическая, а значит, и содержательная ясность в процессы, которые мы пытаемся автоматизировать.

ГОСТ Р. 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» уравнял понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», определив их как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Официальный документ тот же ГОСТ определяет как документ, созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

В составе делопроизводства четко выделяется документирование, документооборот (прохождение, продвижение документов), хранение и другие.

Создается впечатление, что делопроизводство имеет дело со всем массивом документов организации, поскольку все они в принципе являются официальными управленческими документами.

Однако на практике чаще всего как традиционные бумажные системы, так и современные автоматизированные устойчиво понимают под делопроизводством работы только с организационно- распорядительной документацией, полностью игнорируя бухгалтерские системы, банковские, учетные, кадровые и другие, которые оказываются вне информационных связей и сопоставимости с распорядительным правовым массивом.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная в 2001 году бывшим (теперь) Росархивом, также разделы документирования, документооборота, поиска и другие рассматривает только в разрезе организационно-распорядительной документации (исключая разделы: формирование, хранение дел, экспертиза ценности документов и подготовки для передачи в архив).

Автоматизированные системы, в том числе в рамках программы выбирают названия и наполнение по собственному усмотрению. Это может быть документооборот в рамках делопроизводства или делопроизводство в рамках документооборота и т.д.

Вместе с тем по-настоящему эффективной документальная система, тем более автоматизированная, на которую затрачиваются колоссальные средства, может быть лишь в условиях полноты и единства системы, что позволит анализировать, контролировать и сопоставлять все документальные решения и связи.

Реально эта задача может решаться уже в сегодняшних условиях. Формы документов в единой документальной системе могут быть различными в зависимости от функции, которую они обслуживают; реквизиты, придающие документированной информации статус документа, должны оформляться по единым правилам, например, на основе стандартов на организационно-распорядительную документацию: подписание, датирование, указание авторства, регистрация, название вида документа, построение текстов, организация поисковых массивов, контроль исполнения и хранение и др.

В документоведении организация документальных массивов в целях сохранения и поиска основывается на номенклатурах дел и экспертизе ценности, что должно способствовать формированию высокоинформативных комплексов, не засоренных ненужной информацией и снабженных соответствующим поисковым аппаратом (в том числе заголовками).

Роль номенклатур еще не проанализирована документоведением должным образом. Однако явственно просматривается слияние приемов источниковедческой критики с критериями отбора документов на государственное хранение и критериями построения номенклатур дел. Признаки заведения дел, сформулированные в документоведении и принятые в архивоведении, отражают реальные взаимосвязи документов в их оперативной жизни «не нашего отношения к ним» как писал в свое время В.Н. Автократов.

Следовательно, документоведческое решение вопросов организации документов в делопроизводстве использует источниковедческие принципы. Таким образом, для возникновения «предисточника» необходимо участие документоведения, которое создает унифицированные документальные системы и заранее предполагает определенное дублирование, что используется на последующих этапах экспертизы, формирования дел и списка информации для целей исторических исследований.

Унифицированная форма документа - это партитура, по которой будет «разыгрываться» информация. Она создается для каждого типового действия и соответствует (должна соответствовать) потребностям времени и места.

Имеется еще одна линия, свидетельствующая об историчности документоведения как исторической дисциплины. Исследуя документ, создавая правила документирования и организации документов, оно занимается выявлением исторических закономерностей развития документа как объекта эволюционирующего. С этой точки зрения документоведение - часть отечественной истории, с которой его объединяет историзм в объяснении закономерностей эволюции документа, использование в исследованиях архивных документных форм различных исторических периодов. Эта часть рассматриваемой научной дисциплины получила условное, пока неофициальное название «историческое документоведение» По структуре и месту в исторической науке его можно сопоставить с историей государственных учреждений, которая также составляет часть отечественной истории; государственный аппарат изучается и как самостоятельный объект, и как «создатель» документов.

Документоведение ищет причины возникновений и изменений документных форм, реквизитов, выявляет законы формообразований, законы изменений и устойчивости в документальной среде, развитие канцелярий — для выработки требований к современным системам документационного обеспечения и прогнозирования их развития, в том числе в условиях развивающейся автоматизации.

В конце статьи несколько слов об автоматизации документационного обеспечения управления.

Сегодняшняя актуальная задача документоведения — найти решение о соотношении бумажного и электронного документа в оперативной жизни и архивном хранении. Задача только решается, причем учитываются факторы, ранее не участвовавшие в документоведческих работах.

Объективным фактом является устойчивая сохранность бумажного документа в управлении на фоне электронных технологий. Фактом является также параллельность функционирования бумажного и электронного документа, дублирование электронного документа на бумаге, удвоение документопотоков. Причины остаются прежними: удобство для человека работать с бумажным документом, их взаимная приспособленность; большая очевидность длительной сохранности бумажного документа по сравнению с электронным. В последнее время прибавилась проблема сохранности текстов бумажных («принтерных») документов (изготовленных на принтерах) и появление рекомендаций печатания особо важных документов на старых пишущих машинах.

Наиболее эффективным и распространенным является использование электронных технологий при документировании и при создании регистрационно-поисковых систем. Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карточки в документоведении разработаны и повсеместно используются. В условиях дублирования, о котором сказано выше, можно рекомендовать при разработке системы регистрации и поиска решить следующие вопросы:

· должна ли регистрация всех документов в организации быть только компьютерной или возможна журнальная регистрация, и в каких конкретно случаях;

· как обеспечить передачу на исполнение бумажных документов «под расписку» при автоматизированной регистрации;

· при передаче бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации без расписки как обеспечить обязанность соблюдения сроков исполнения.

2 Анализ унификации учебной документации

2.1 Формы документов, разработанные в Советский период

Образование является самостоятельным направлением деятельности, обеспечивающим процесс получения человеком систематизированных знаний, умений, навыков с целью их эффективного использования в профессиональной деятельности. Поэтому образование имеет свою специфику.

В Российской Федерации устанавливаются следующие образовательные уровни (образовательные цензы): основное общее образование, среднее (полное) общее образование, высшее профессиональное образование, послевузовское профессиональное образование.

В работе приведены примеры, отражающие процесс документирования Поволжской академии государственной службы имени П. В. Столыпина как федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования.

В своей деятельности академия использует документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (организационно-нормативные, распорядительные, информационно-справочные, по личному составу), а также документы, относящиеся к системе финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

Данные системы документации образуются в деятельности любой бюджетной организации.

Помимо перечисленных систем документации функционирование академии обеспечивает специальная учебная документация. Организация образовательного процесса в вузе регламентируется, например, учебным планом, годовым календарным графиком и расписаниями занятий, разрабатываемыми и утверждаемыми образовательным учреждением самостоятельно. Данный перечень учебных документов следует дополнить образовательными стандартными, учебно-тематическими планами и т. д.