Унификация и стандартизация документов

    Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация  и стандартизация документов…………………………………………….8

Унифицированные системы документации……………………………………………12

Общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации………………………………………………………………………………18

Заключение  ………………………………………………………………………………25

Список  литературы………………………………………………………………………26 
 

 

Введение

      Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты  (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Работа  по унификации включает:

  • Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
  • Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
  • Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
  • Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
  • Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

      Значение  унификации документов возрастает в  связи со все более широким  внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

 

Унификация  и стандартизация документов

 

      Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

      Система ДОУ включает три взаимосвязанных  составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

      Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных  правовых актов и  методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

      Основные  требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

      Огромное  количество документов вызывает необходимость  их стандартизации и унификации.

      Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

      Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

      В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

      Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

  • безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
  • технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
  • качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
  • экономии всех видов ресурсов;
  • безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
  • обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

      К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей  страны, относятся:

  • государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
  • применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
  • правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • стандарты отраслей;
  • стандарты предприятий;
  • стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

      Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

      Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое  значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

      Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных  органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

      Стандарт устанавливает:

  • состав реквизитов документов;
  • требования к составу реквизитов документов;
  • требования к бланкам и оформлению документов;
  • требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

      Все государственные стандарты, действующие  на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему  стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования  самих государственных стандартов.

      Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

      Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения  в организациях:

  • единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
  • новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
  • делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
  • правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
  • правил проектирования бланков документов;
  • правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
  • правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

      ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

      Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты  на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

      ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации  и кодирования технико-экономической  информации;

      ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

      ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

      ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

      ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

      ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

      ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

      ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему  еще при регистрации первого  терминологического стандарта в 1970 г.).

Унифицированные системы документации

 

      Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

      В целях сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации  их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

justify">      Унифицированная система документации -  это совокупность взаимоувязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

      В основе создания УСД лежит метод  унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

      Одновременно  с разработкой УСД разрабатываются  классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

      В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:

  1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
  • документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
  • документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
  • документация по распорядительной деятельности организации;
  • документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
  • документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
  • документация по приему на работу;
  • документация по переводу на другую работу;
  • документация по увольнению с работы;
  • документация по оформлению отпусков;
  • документация по оформлению поощрений;
  • документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

      УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.

      УС  состоит из 3 подсистем:

  • по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
  • кадровой документации;
  • автоматизированного контроля исполнения документов.

      УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих  требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.

      Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

  1. Унифицированная система банковской документации:
  • платежная документация по безналичным расчетам через банки;
  • документация по кредитным операциям банков;
  • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
  • документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
  • выходная документация банков;
  • документация по депозитарным операциям банков;
  • платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
  • документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
  • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
  • выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
  • документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
  • документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
  • бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.
  1. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
  • финансовая документация;
  • отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
  1. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
  • документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
  • документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
  • документация по статистике труда;
  • документация по статистике материальных ресурсов;
  • документация по статистике финансов;
  • документация по социальной статистике;
  • документация по статистике промышленности;
  • документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
  • документация по статистике капитального строительства;
  • документация по статистике внешнеэкономических связей;
  • документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
  • документация по статистике транспорта и связи;
  • документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

      УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные  и хозяйственные органы статистическими  данными о выполнении планов, эффективности  производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.

  1. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
  • отчетная бухгалтерская документация;
  • регистры бухгалтерского учета;
  • первичная учетная документация.
  1. Унифицированная система документации по труду:
  • документация по состоянию рынка труда;
  • документация по трудовым отношениям;
  • документация по повышению квалификации работников органов по труду;
  • документация по охране труда;
  • документация по минимальным потребительским бюджетам;
  • документация по обращениям в органы по труду.
  1. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
  • документация по учету и распределению средств;
  • документация по планово-экономической деятельности;
  • документация по контрольно-проверочной деятельности.
  1. Унифицированная система внешнеторговой документации.
  • оперативно-коммерческая документация;
  • товаросопроводительная документация;
  • расчетная внешнеторговая документация;
  • документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
  • транспортная внешнеторговая документация;
  • экспедиторская внешнеторговая документация.

      Разработка  УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

      Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений  и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

      Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов  подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

      Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов  регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных  систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

      Наряду  со стандартизацией и унификацией  документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

      Трафаретизация - это способ унификации текстов  документов, который состоит в  том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

      Трафаретизация  позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению  культуры делопроизводства. 

Общероссийские  классификаторы технико-экономической и социальной информации

 

      Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах  деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая  деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

      Классификаторы  технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

      Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

      В настоящее время разработано  и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

      В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.