Унификация и стандартизация документов. 3

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Документоведение как историческая дисциплина учитывает важнейшие функции документа при унификации, при выработке реальных правил составления и оформления документов, организации их хранения в делопроизводстве и др. Решая практические задачи повышения эффективности документа в сегодняшней информационной среде, оно создает документальную базу исторических исследований и активно участвует в выработке методологических основ формирования источниковой базы исторической науки. Особое значение в настоящее время имеют документоведческие исследования и методические разработки, относящиеся к электронным документам и к комплексу их качеств как инструментов управления и возможного использования в качестве исторического источника.

Актуальность темы обусловлена тем, что в наше время объем информации увеличивается с каждым годом, для того чтобы систематизировать документацию необходима стандартизация и унификация документов, в целях сократить количество применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.  Предметом исследования является унификация текста документа.

Объект различные формы унифицированных текстов служебных документов.          Унификация текста предполагает установление оптимальной формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание часто повторяющихся управленческих действий. В унифицированном тексте есть постоянная часть информации(повторяющихся во всех документах) и переменная, конкретизирующая тему документа.    В книге Кузнецовой Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание изложены требования к составлению, оформлению документов и работе с ним1.

В статье Кузнецовой Т.В. " Основные направления унификации документов на современном этапе"2.  В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа.

В учебном пособии Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина 2-е издание 2007 года исследованы требования к оформлению таблиц и диаграмм.

 Учебник Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное  делопроизводство анализирует основные  понятия унификации и стандартизации  в современном делопроизводстве.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами: постановление Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 5 утвержден и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов3." Он является основой для оформления организационно-распорядительной документации.

Целью курсовой работы является  влияние унификации документов на целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления также проанализировать требования к унифицированным текстам документа.  

Глава 1 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры4.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.   Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.          Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

1.1Понятия "унификация и стандартизация"   Под унификацией в широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокращение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект.  Использование унифицированных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.        Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.  Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковы.       Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.   Основные задачи совершенствования содержания документа:  - при унификации: отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;     - при стандартизации: установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ. В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.5          Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации: целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.     При стандартизации: формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.         Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой документации в организациях, организация централизованного выполнения бланков - созданию возможности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, уменьшению затрат на канцелярские расходы.   Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.  Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.  Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами6:        1.Стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;        2.Стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;         3.Стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.   Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).       Таким образом, правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами. 

1.2Развитие унификации и стандартизации

Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. В Главном архиве древних актов в Варшаве находится книга Польской коронной канцелярии, содержащая образцы разных формуляров (Formularium).         В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.  Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации документов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:         -  упорядочение форматов бумаг;       - разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры других наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распространения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол заседания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);        -  выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разновидностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).        Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в середине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств. Методика унификации и стандартизации складывается на базе накопленного отечественного и зарубежного опыта.       Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели -формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан комплекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов.    Таким образом, внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации. 

1.3  Cостав унифицированных систем документации

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.7 Можно дать классификацию систем документции, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинакова:

- организационно- правовые документы;

- распорядительная документация;

- информационно-справочные документы и справочно- аналитическая документация;

- плановая документация;

- отчетно-статестическая;

- кадровая документация;

- финансовая документация.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. 
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации. 
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению8.   Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности9.        Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.         В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.   Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности10.         Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике – за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ – за систему организационно-распорядительной документации.        Таким образом, общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности11.

Глава 2 УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации12. 

УВД -  это унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления13.    В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:  - упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;     - унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;        - сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;     - использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;    - ускорить процессы принятия управленческих решений.

2.1 Методы содержательной и формальной унификации   При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.      К методам содержательной унификации относятся следующие методы:            - установление состава форм документа;     -   создание типовых форм;       -  построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),        - унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.        Методы формальной унификации:       -  унификация структуры документа;      - создание общих синтаксических правил построения документа; - унификация методов контроля информации.    В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста14.  Унификация текстов управленческих документов - это объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:   - типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возникающими при функционировании юридических лиц;       - определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;      - повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах. Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся ситуаций.          Этапы унификации текстов документов:      - унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа         - унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;           - разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы, диаграммы15.      Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от правильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедительность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употреблением инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности.        Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отражающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Для определения объекта унификации изучаются уставы организации, ее структурных подразделений, должностные инструкции специалистам.         При просмотре дел устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение конкретного вопроса, выделяются основные документы, несущие близкую по смыслу информацию.    Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, корреспондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.

2.2 Организационное обеспечение унификации текстов документов

Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области ДОУ: государственных стандартов; отраслевых стандартов; унифицированных систем документации; уставов (положений) об организации; распорядительных документов руководства организации; инструкций по ДОУ; табеля форм документов, создаваемых в организации; на основании номенклатуры дел организации.   Работы по унификации текстов документов включают в себя следующие этапы:          - определение объекта унификации;

      - анализ текстов документов и обобщение его результатов;  - подготовка унифицированных форм документов;   - формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;           - утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.          На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм документов организации, в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.).   Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п. Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. 

2.3. Методика проектирования  альбомов унифицированных форм Альбомы унифицированных форм утверждаются руководителем организации. Вновь создаваемые унифицированные формы могут использоваться в традиционном или автоматизированном

режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:       

- Работники службы ДОУ;       - Другие специалисты.        Программы обучения включают в себя:      - цели унификации и ее место в ДОУ;     - специфика ОДС;         - требования к композиционной структуре документов;  - основные методы унификации текстов управленческих документов;  

- формы представления унифицированных текстов и др.

 Постановлением Правительства РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных документах»16 на Госкомстат России совместно с Минфином РФ и Минэкономикой РФ возложена разработка альбомов унифицированных форм первичных учетных документов, обязательных для учреждений любой организационно-правовой формы. Среди перечисленных альбомов, одном из первых назван Альбом по учету труда и его оплаты. Госкомстатом России утверждено почти 300 унифицированных форм документов. Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы могут разрабатываться и на уровне организации, где они утверждаются и вводятся приказом руководителя и становятся обязательными для работников данной организации. Введение альбома предусматривает его актуализацию, т.е. исключение устаревших форм, разработку и включение вновь утвержденных форм, их корректировку17.      Одним из средств унификации является формализация. Следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих действий и ситуаций, тематической ограниченности деловой речи является широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых шаблонных словосочетаний и языковых оборотов, используемых в неизменном виде: сообщаем, что в период с... по...; акт составляется комиссией в составе ... ; направляется на согласование (рассмотрение, утверждение); в соответствие с договоренностью, достигнутой ...; во время переговоров стороны обсудили возможность ...; просим вас изыскать возможность ...; принимая во внимание, что ..., просим; учитывая изложенное, просим ....Языковые формулы - результат унификации языковых средств, используемых в однотипных, повторяющихся ситуациях. Формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность: оплату гарантируем (гарантийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме ... до ... ;претензии по гарантии следует предъявлять ...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением ...возложить на ...        Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокращая время на его подготовку и восприятие.

2.4 Формы представления текстов унифицированных документов  Текст унифицированных документов оформляется в виде:  

- связного (типового) текста или трафаретного текста;

- анкеты;

- таблицы;

- диаграммы

- соединенных форм (композиции в виде связного текста, анкеты, таблицы).          Связный (типовой) текст - текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что не исключает возможности выделения постоянной и переменной информации18.    Связный текст унифицированного документа с различными формами связи (согласование, управление) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов.     В основном в унифицированных документах, представленных связным текстом, используется форма изложения от третьего лица единственного числа. В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами, используется эта форма изложения, что является отражением принципа коллегиальности. В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа. В документах типа докладной записки форма изложения от первого лица является нормой. Связный текст может быть составлен на основе трафарета. Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. В связных текстах унифицированных документов, составляемых на основе трафарета, следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией. (Приложение 1).  Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.(Приложение 2).        Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации описания одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования показателей, а переменной - их конкретные признаки. Постоянная информация в документе представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначный ответ, т.е. переменную информацию. Перечень обобщенных признаков, т.е. постоянная информация, и пустые строки для заполнения их переменной информацией, расположены вертикально.    Однако анкета, заполняемая при приеме на государственную гражданскую службу, имеет унифицированную форму, утвержденную Распоряжением Правительства РФ от 26. 05. 20005 № 667 «Об утверждении формы анкеты».        Наименования обобщенных признаков и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже (пол, фамилия, дата рождения).       Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.(Приложение 3).     Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92, который называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения.19          Форма таблицы применяется при изложении как словесной, так и цифровой информации. Постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, которые внесены в соответствующие графы. В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизонтальный (строки).     Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показателей, заносится в графы, переменная - в строки.Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, а на каждой последующей странице указываются номера граф. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк выражены именем существительным в именительном падеже.   Употребляются только общепринятые сокращения и ценовые обозначения. Табличный способ организации текста используется в случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, допускается применять таблицу. Допускается применять в качестве таблицы часть текста.        Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин*. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos - столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник. 20 Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями. Как уже сказано выше, таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но если требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel.

Соединение форм представления унифицированного текста - это интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или таблицей.               ( Приложение 4).

Глава 3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ

Со второй половины ХХ века лавинообразный рост информации вызвал внедрение средств автоматизации, что привело к усилению процессов унификации документов по всем направлениям.      Унификацию форматов бумаг (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы. Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг. Немецкие форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы. Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу). Форматы потребительских бумаг А-0 – 841х1189 А-1 – 594х841 А-2 – 420х594 А-3 – 297х420 А-4 – 210х297 А-5 – 148x210 А-6 – 105x148 А-7 – 74x105 А-8 – 52х74 А-9 – 37х52 А-10 – 26x37 А-11 – 18x26 А-12 – 13x18 А-13 – 9х13 Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации)2. В североамериканских форматах бумаг самый распространенный формат, аналог А-4, равен размеру 21,59*27,94 см (Letter 8½ x11in.). В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, - А-4 - в качестве используемого для всех создаваемых документов. Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»21 установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей: левое поле – 20 мм; правое поле – 10 мм; верхнее поле – 20 мм; нижнее поле – 20 мм. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм. Унификация форм документов (от латинского forma – внешний вид, наружность). В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо, шаблон. В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа. Разработка унифицированных форм документов проводится как на общегосударственном уровне, так и на уровне конкретных организаций.22

  Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно23.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении24.   Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

3.1 Классификация служебного документа      Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:          - документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.      - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.       Документы классифицируются  по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:         - по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);    - по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);      - по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;      - по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, несрочные, для которых срок исполнения не установлен;           - по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;         - по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;  - по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы.         Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. 25        Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.