Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Унификация и стандартизация текстов документа

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

Глава 1. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ................5

1.1 Основные принципы и направления развития унификации………….……6

1.2. Стандартизация в целом…………………………………………………..10

1.3. Унификация текста документов……………………………………...…….13

1.4. Виды унифицированных текстов документов…………………….…….15

Глава 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ОТДЕЛА ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА ДЕПАРТАМЕНТА ПО ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА……………………………………….…………………………..17

2.1. Письмо………………………………………………………………………18

2.2. Письмо-запрос…………………………………………………………….19

2.3. Справка……………………………………………………………………..20

2.4. Акт…………………………………………………………………………..21

2.5. Заявление…………………………………………………………………….23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………25

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов организации, увеличит эффективность управленческого труда.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия.

Организация производства и его управление характерны повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению, отсюда необходимость унификации и стандартизации в делопроизводстве.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в законодательстве о стандартизации, больший интерес представляют унификация и стандартизация документов, так как они являются одними из факторов повышения уровня производительности управленческого труда.

В жилищном отделе Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда большинство документов унифицировано. Документы составляются в соответствии с разработанными регламентами и типовыми инструкциями.

В состав унифицированных документов входят:

письма
справки
акты
заявления и т.д.

Цель данной работы заключается в том, чтобы охарактеризовать

особенности унификации и стандартизации в документах отдела

учета Дзержинского района по жилищной политике департамента Волгограда.

Поставленная цель определяет решение следующих задач:

1. Дать понятия и охарактеризовать унификацию и стандартизацию.

2. Изучить систему унификации документов жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда

3. Раскрыть особенности унификации и стандартизации документов жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда

Настоящая работа состоит из введения, двух глав, заключения, приложений.

ГЛАВА 1. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.¹

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

1.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ И НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ УНИФИКАЦИИ

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа;
комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения;
информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
экономичность. Достигается за счет обоснованного включения

документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Работа по унификации включает:

разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
ведение УСД с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Основные направления развития унификации документов:

1. Сокращение избыточности информации в документах.

Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто следующими способами:

1.1. Сокращением количества документов.

1.2. Сокращением количества текстов входящих в документы. Сокращение объемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер:

а) применения телеграфного стиля в изложении документов.

б) применения типовых текстов. При подготовке типовых текстов производится сокращение их объемов.

в) деления текста на четкие структурные части и элементы позволяющие за счет исключения переходов от одной фразы к другой сократить объем текста до 5%.

г) применения в отчетах, справках, докладных записках и в других документах, отражающих ход выполнения планов, заданий или установленных норм, информации по отклонениям, опуская те показатели, которые соответствуют планам, заданиям или нормам.

1.3. Сокращением количества числа лиц, вынужденных читать документ.

Для сокращения числа лиц, вынужденных читать документы, могут быть рекомендованы следующие меры:

а) рациональное построение документопотоков: в некоторых случаях с этой целью могут быть оправданы даже структурные изменения в аппарате управления.

б) правильное адресование документов, то есть адресование именно на тот уровень управления, на котором принимается решение по данному вопросу.

в) постоянная структура текста позволяет читать не весь документ, тому, кто с ним знакомится, а разные части документа читать с различной скоростью.

г) указание фамилии составителя (исполнителя документа) и номера его служебного телефона не только повышает его ответственность, но стимулирует непосредственное к нему обращение, в том числе и по телефону, что создает условия для уменьшения переписки или более правильного адресования письма-ответа.

2. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов

3. Углубление формализации документов одно из важных направлений их унификации и стандартизации. Степень формализации документов определяется методами их изготовления и обработки и должна быть наиболее высокой при автоматизации этих процессов. Причем степень формализации документов зависит как от устройств и способов ввода данных, так и от способов хранения и обработки введенной информации.

4. Применение единой терминологии в документах.

Формализация смыслового содержания документов (естественного языка) нужна для типизации текстов и, особенно для их быстрого поиска из большого массива таких документов. Применение единой терминологии является одним из направлений унификации и стандартизации, как формы, так и содержания документов. Единообразие терминов необходимо в наименованиях видов и разновидностей документов, их реквизитов, в управленческих текстах на естественном языке

Унификация терминологии в документах проводится по различным направлениям. Разрабатываются правила построения заголовков форм документов. Составляются единые перечни показателей входных форм, при этом повышается точность формулировок реквизитов, обеспечивающих полное соответствие их наименований и содержания, исключающая возможность различных толкований.

Унификация терминов управленческих документов упрощает их кодирование, а также обеспечивает эффективную обработку и поиск документов в автоматизированных системах управления.

5. Типизация и трафаретизация текстов. В практике управления встречается большое количество однотипных управленческих ситуаций, для описания, которых могут применяться одни и те же тексты. Такие тексты, пригодные для многократного применения в неизменном виде или с некоторыми изменениями, называют типовыми. Бланки документов, включающие в себя фрагменты типового текста, называют трафаретными. Типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные — в виде набора бланков.

1.2 СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ЦЕЛОМ

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации

относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Цель стандартизации – достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм, для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

По мнению М.В. Колтуновой (9, стр. 15):

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию – и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация документов позволяет моделировать текст любой разновидности согласно ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста.

Клишированными частями текста могут являться стандартные конструкции, формулировки, которые используются в текстах письма,

указывающие

на цель:

По причине задержки оплаты ...

В связи с неполучением счета-фактуры ...

на ссылки:

Ссылаясь на Ваше письмо от ...

В соответствии с достигнутой договоренностью ...

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

С целью ознакомления с... высылаем Вам …

К ним же относятся этикетные фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) ...

Примите наши поздравления ...

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.

Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом, – пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.²

Стандартизация и унификация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица

Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

1.3. УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение.

Тексты документов имеют ряд особенностей, обусловленных спецификой их функционирования:

устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся операций
зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления
насыщенность документов специальной терминологией
нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений;
однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.

Унификация текстов документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует

тему, обозначенную постоянной частью текста.

Документируемая информация должна излагаться точно, ясно и недвусмысленно.

Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное).

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

К основным этапам унификации текстов относятся следующие:

1. Унификация структуры текста – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа. В общем виде выделяется такая последовательность текстовых фрагментов: вступительный фрагмент, основная часть, заключение.

2. Унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа.

3. Разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

1.4. ВИДЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Трафарет – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Процесс создания трафаретных писем – это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста, или реквизитов, и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

Требования краткости трафаретов иллюстрируется на следующих примерах писем-запросов:

Неправильно	Правильно
Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать...	Просим выслать...
Мы просили бы Вас сообщить нам...	Просим сообщить...

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы – крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) – в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения.

Показатели таблицы – переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки. При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.

Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

ГЛАВА 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ОТДЕЛА УЧЕТА ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА ПО ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА.

Нами были исследованы унифицированные документы отдела учета по жилищной политике департамента Волгограда. В состав которых входят:

1. Письма

2. Справки

3. Акты

4. Заявления

Видовое разнообразие документов отдела учета по жилищной политике департамента Волгограда крайне не значительно. Столь малое наличие количества документов связано с особенностью деятельности организации.

Можно отметить, что письма отдела учета оформляются на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами, инструкциями); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100 – 150, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложенного текста.

Оформление справок зависит от назначения и содержания.

Для составления акта и заявлений используют трафаретную форму.

Узкий круг вопросов деятельности жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда

обуславливает и столь малое количество документов, в том числе и унифицированных.

2.1. ПИСЬМО

Ввиду того, что жилищный отдел Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда является государственным учреждением, ГОСТ, типовая инструкция, правила и иные нормативные документы в области делопроизводства носят для нее не рекомендательный, а обязательный характер.

Для составления письма они используют бланк письма только с угловым расположением реквизитов.

В бланке письма представлены следующие реквизиты:

Постоянные	Переменные
Герб	Регистрационный номер
Наименование организации	Регистрационный номер
Справочные данные об организации	Ссылка на регистрационный номер
ОГРН	Дата
ИНН	Адресат
Текст документа
Подпись начальника

При создании текста документа используются трафаретные формы, ими же разработанные специально для тех типовых ситуаций, по которым они вступают в переписку.

2.2. ПИСЬМО-ЗАПРОС

Одним из разновидностей писем в отделе учета, являются письма-запросы. Для их составления также используются бланк письма и трафаретная форма, которая создается в программе Microsoft Excel.

Рассмотрим постоянную и переменную информацию в трафарете письма-запроса, отправляемого в УФРС.

Постоянная			Переменная
Реквизиты:	Герб		Дата
	Наименование организации		Ссылка на регистрационный номер
	Справочные данные об организации		Сведения о правообладателе: ФИО дата рождения, гражданство адрес документ, удостоверяющий личность
	ОГРН/ОКПО
	КПП/ИНН
	Адресат
	Заголовок к тексту
вид сведений
форма предоставления сведений/количество экземпляров:
Сведения о заявителе:		наименование организации
		ОГРН/ИНН
		телефон
		почтовый адрес, адрес электронной почты