Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Унификация системы организационно-распорядительной документации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО -РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 7

1.1. Основные понятия и классификация деловой документации 7

1.2. Реквизиты организационно-распорядительной документации 12

1.3. Требования к бланкам документов 28

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО -РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ООО «НОВИК» 36

2.1. Краткая характеристика предприятия 36

2.2. Составление и оформление управленческой документации 41

2.3. Мероприятия по оптимизации организационно-

распорядительной документации 58

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66

ПРИЛОЖЕНИЯ 70

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразием и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Эффективность работы предприятия, результативность проводимых им сделок не в последнюю очередь зависят от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборота. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов, инструкции о должностных обязанностях, постановления, распоряжения, приказы, фиксирующие управленческие решения, протоколы, отражающие ход заседаний коллегий и собраний.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Для написания дипломной работы, были использованы: Конституция РФ, Федеральные законы, Кодексы, Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовая инструкция по делопроизводству (2005г.), Положения, имеющие отношение к ОРД; научно-методические работы по указанной проблематике; публикации в периодической печати, текущее делопроизводство учреждений, предприятий, местных органов власти.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах и др.

В Единой Государственной системе делопроизводства определены виды документов, в том числе организационно-распорядительных. Пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство» основано на изучении существующей практики работы с документами в учреждениях государственных и негосударственных форм собственности.

В статье В.И. Андреевой «Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства» изложены основные вопросы создания в организации таких нормативных актов, как Инструкция по ведению делопроизводства в организации и Табеля форм документов.
М.В. Ларин в статье «Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях» приводит исследования, проведенные в 1996-1997-2004 гг.

Объектом дипломной работы является процессы организационно-распорядительной документации предприятия ООО «Новик».

Предметом технологии разработки организационно-распорядительной документации.

Цель дипломной работы анализ унифицированных систем организационно-распорядительной документации в управлении.

В соответствии с поставленной целью были выявлены следующие задачи:

- изучить основные понятия и классификацию деловой документации;

- рассмотреть требования к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой;

- рассмотреть состав реквизитов организационно-распорядительной документации;

- дать краткую характеристику предприятия ООО «Новик»;

- проанализировать технологию разработки организационно-распорядительной документации;

- рассмотреть мероприятия по оптимизации организационно-распорядительной документации.

Практическая значимость работы. Большой аналитический материал, использованный в дипломе, полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях или реальных систем информационного менеджмента.

Дипломная работа состоит из введения, двух глав и заключения, списка источников и литературы и приложений к диплому.

ГЛАВА 1. УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Основные понятия и классификация деловой документации

Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ – это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.[1]

Таким образом, общая функция всех документов – способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование – подготовка различных планов, учет – составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование – издание инструкций, методических указаний и т. д. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. д.

Организационно-распорядительные документы в равной степени должны представлять интерес как для работника канцелярии, так и для специалиста, и в первую очередь для учетно-экономических работников всех подразделений и уровней. На протяжении длительного времени в документах этой группы встречалось разностилье в отличие, скажем, от документов по финансово-расчетным операциям. Документы различались по названиям и оформлению, хотя по содержанию были одинаковыми. Но когда стала внедряться электронно-вычислительная техника, положение осложнилось, поскольку разноликую документацию невозможно было ввести в ЭВМ.

Поэтому для более эффективного использования электронно-вычислительной и организационной техники при работе с документами этой группы было решено унифицировать их, т. е. ввести стандарты на организационно-распорядительную документацию.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию.[2]

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», они делятся на:

• организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
• распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения);
• документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки и др.);

• документы финансово-расчетные (счета, кассовые документы, расчетные и др.);

• справочно-информационные (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма, удостоверения).

Привести полный перечень видов документов, входящих в эту систему, не представляется возможным, так как в сфере управления применяется много других видов документов, аналогичных перечисленным как по функциональному назначению, так и по составу информации.
Организационные документы по сравнению с распорядительными и справочно-информационными являются более общими, основополагающими. В то же время они обладают высшей юридической силой, так как документы двух других групп создаются на базе организационной документации.

В зависимости от обстоятельств какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

От правильной организации документооборота предприятия зависит эффективность его работы. Этому вопросу всегда уделялось немало внимания и средств. Электронная техника стала реальной необходимостью для документационного обеспечения управления предприятием. С появлением компьютерных технологий стало возможным работать с документами намного быстрее, проще, эффективнее, чем раньше.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными технологиями».

Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации и учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов надо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа.

Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности. Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. С марта 2003 года - новый ГОСТ.[3]

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

• юридическую силу;

• оперативное и качественное составление и исполнение;

• организацию быстрого поиска;

• компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Вывод: Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

1.2. Реквизиты организационно-распорядительной документации

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum-требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.[4]

ГОСТ Р 6.30-2003, введенный с марта месяца, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении 1; образцы бланков документов - в приложении 2.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».[5]

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Дентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).[6]

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).[7]

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2010 г. следует оформлять 05.06.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

не

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно- исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.