Унификация текста документа

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………...............................3

1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ УНИФИКАЦИИ ТЕКСТОВ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  ДОКУМЕНТОВ……………………....................4

2. ФОРМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ

     ТЕКСТОВ: ТРАФАРЕТ, АНКЕТА, ТАБЛИЦА,

     СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ………………………………………………………..7

3. ОБЩИЕ ПРАВИЛА СОКРАЩЕНИЯ СЛОВ И

     СЛОВОСОЧЕТАНИЙ……………………………………………………13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….17

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТИЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………18

ВВЕДЕНИЕ 

      В настоящее время изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов. Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации   является унификация текстов документов. Унификация текстов рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие.

    Таким образом, актуальность данной темы заключается  в том, что изучение унификации текста документов позволяет более рационально  и грамотно работать с управленческой документацией. Следовательно, цель моей курсовой  работы заключается изучить процесс унификации текста документа.

      Исходя  из обозначенной цели, можно выявить  ряд следующих задач:

      - изучить основные этапы унификации  текстов управленческих документов.

      -   рассмотреть формы представления унифицированных текстов.

      - продемонстрировать общие положения  сокращения слов и словосочетаний  в унифицированных текстах.

      Исследование  состоит из: введения, трех глав, заключения, списка литературы.

      В работе предпринята попытка проанализировать и изучить всю структуру формирования унификации текста документа. 
 
 

1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ  УНИФИКАЦИИ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  ДОКУМЕНТОВ  

      Историческое  развитие документирования управленческой деятельности, направленное на совершенствование  документа как инструмента управления, четко выделило два составных компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть (текст), которая содержит сведения о конкретных управленческих ситуациях и является основанием для дальнейших управленческих действий. Для начала рассмотрим следующие варианты определения текста. Текст (от лат. textus — ткань, сплетение) — в лингвистике понимается как продукт речевой деятельности, относящийся к "речи" в ее противопоставлении "языку"¹. В общесемиотическом понимании, термин "текст" применяется к любой знаковой последовательности, способной выступать как самостоятельный знак². Делая вывод из выше предложенных определений, можно сказать, что Текст – это любая информация зафиксированная на каком-либо носителе и несущая в себе всю или основную честь речевой информации документа.

        Рассмотрим ряд особенностей  управленческих документов, обусловленных  спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций,  определяемая наличием в управлении  однотипных, циклично повторяющихся операций; зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальной терминологией; нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов.  Именно эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации. 

      Так же выделяют основные этапы унификации текстов, к ним относятся следующие:

      - унификация структуры текста - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа; 

      - унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа; 

      -разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. 

      Что касается основы унификации тестов, то в ней лежит метод выделения  постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста³. 

      Особое  внимание нужно акцентировать на том, что текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. 

      Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное). 

      Точность  текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Существуют конкретные правила, необходимые для достижения логичности и точности текста.

      Одной из важнейших черт текста документа  является убедительность. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность текста зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающей логическую зависимость между аргументами и следствием.

      Если  же речь идет о деловом стиле, то этот стиль требует специфических  средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документа и достигается такими средствами как употребление неопределенной формы глагола, наклонений глагола, а в некоторых случаях - собственным значением глагола. Выбор того или иного средства выражения модальности зависит от конкретного содержания документа, однако можно говорить и о типовых способах ее выражения.  

      Таким образом, в унификации текстов выделяют три основных этапа, в которых в дальнейшем становился видно структуру текста, языковые средства выражения, а так же разработку унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Рассматривается метод выделения постоянной и переменной информации текста. А также ясность, точность, убедительность и информационная емкость текста. 
 
 
 
 

2. ФОРМЫ  ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ  ТЕКСТОВ: ТРАФАРЕТ, АНКЕТА, ТАБЛИЦА, СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ 

      Различают следующие формы представления унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу. При этом нужно учитывать, что текст документа в общем виде может содержать информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект и объект), о признаках или характеристиках предиката, субъекта и объекта. Поскольку от наличия и организации в документе информации о субъекте, объекте, их признаках, действиях и отношениях между ними зависит выбор формы представления текста.

      Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию⁴. 

Например, трафаретный текст в письме: "Согласно разнарядке от 

00.00.00 N ______________ нашему предприятию выделен  фонд на 19___ 

год на ___________________________________________________________ 

в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам: 

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт. 

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.". 

      При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом. При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней. Когда дело касается выбора анкеты или таблицы, первым делом смотрят, имеется ли наличие информации об объекте и его признаках.

      Анкета  и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

      Анкета- форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам⁵. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.  Но в отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально. При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное слово - существительное, которое стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации. 

Например: Приказ о поощрении 

Табельный номер 0243 

Фамилия Петров 

Имя Иван 

Отчество  Владимирович 

Должность ст. научн. сотрудник 

Структурное отдел экономических исследований 

подразделение 

Мотив поощрения досрочное выполнение планового задания 

Вид поощрения  благодарность 

Основание Докладная записка зав. отделом. 

Дата  поощрения 01.02.81 

      Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков⁶. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. 

      Обобщенные  наименования признаков в таблице  составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк  таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик).

Например:   

      Постоянными частями текста, которые вносятся в форму документа при его изготовлении, являются: заголовок и подзаголовки граф, заголовок строк.

      Наименования  признаков рекомендуется располагать  в порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов.

      Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы  должны быть сформулированы в максимально  лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или  словосочетания с опорным словом в именительном падеже. 

Например: 

      В тех случаях, когда перечень объектов, сопоставляемых в таблице, известен, их наименования (подзаголовки строк) могут быть внесены в таблицу  как постоянная информация. Клетки, образующиеся пересечением строк и  граф, заполняются переменной информацией, представляющей характеристику конкретного объекта по одному из признаков. В том случае, когда наименования признаков таблицы не исчерпывают специфики объектов описания, в таблицу вводится графа "Примечания". 

      Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации⁷. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. 

      Существует  оптимизация структуры связного текста управленческого документа. Под оптимизацией понимается выделение в тексте смысловых компонентов и установление последовательности их расположения. 

      В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение.

      Введение является первым смысловым компонентом текста. Оно должно содержать информацию, отражать тему текста. Введение как бы вводит в ситуацию, изложенную в тексте, и подготавливает к восприятию документа. 

      Второй  компонент текста это доказательство. Доказательство содержит аргументированную информацию о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Аргументированность содержания в тексте документа достигается точным, объективным описанием событий или ситуации: указанием времени, даты события, его причин и следствий, привлечением соответствующих документов, которые могут подтвердить или опровергнуть правильность оценки события, подтвердить необходимость проведения каких-либо мероприятий или осуществления управленческих действий. 

      Если  же вторым компонентом текста является изложение, то оно должно содержать четкое, объективное, последовательное описание фактов, ситуаций, перечисление правил, норм, положений. Различие между изложением и доказательством заключается в том, что оно не является основой для выводов и решений. Изложение, на основании которого принимаются решения, становится доказательством. Наличие в тексте изложения характерно для документов описательного, констатирующего характера: справки, положения, инструкции и др.

      И наконец третий компонент текста это заключение. В нем располагаются выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации и т.д. 

      Так же возможны различные варианты расположения смысловых компонентов. Например, такие  как: введение – доказательство - заключение; введение – изложение; доказательство – заключение; изложение; заключение.

      Таким образом, в унифицированных текстах  различают три формы представления: трафарет, анкета, таблица, связный текст. Особое внимание уделяется оптимизации структуры связного текста. В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение. 
 

3. ОБЩИЕ  ПРАВИЛА СОКРАЩЕНИЯ СЛОВ И  СЛОВОСОЧЕТАНИЙ 

      В тексте документов существуют общие  положения сокращения слов, словосочетаний (аббревиатуры). Существует две классификации  сокращение, классификация лексических и графических сокращений.

      Классификация лексических сокращений включает в  себя следующие разновидности:

      Инициальные аббревиатуры - сокращения, построенные из начальных букв полных наименований⁸. Они подразделяются в свою очередь по произношению на: 

• буквенные (например: МПС - (эм - пэ - эс), УСД - (у - эс - де)); 
• звуковые (ГОСТ - (гост), АКИД - (акид), ТЭЦ (тэц)); 
• буквенно-звуковые (часть аббревиатуры произносится по буквам, часть по звукам (например: ЦДСА - (цэ - дэ - са)). 

      Усечения - сокращения, образованные отбрасыванием последней части слова (например: авиа - авиация, зам. - заместитель). 

      Смешанный тип - сокращения, образованные различными сочетаниями аббревиатур, полных слов и усечений. Различают следующие виды сокращений смешанного вида: 

• сочетание аббревиатуры с полным словом (ИК-спектр - инфракрасный спектр); 
• сочетание усечения и инициальной аббревиатуры (ВНИИторгмаш - Всесоюзный научно-исследовательский институт торгового машиностроения, КамАЗ - Камский автомобильный завод, ГИТИС - Государственный институт театрального искусства); 
• сочетание усечения и полного слова (пластмасса - пластическая масса, рембаза - ремонтная база, завкафедрой - заведующий кафедрой, завотделом - заведующий отделом); 
• сочетание начальных или начального и конечного элементов слова или словосочетания (рация - радиостанция, мопед - мотоцикл педальный). 

      Классификация графических сокращений делится на следующие  типы:

• Точечные сокращения представляют собой первые буквы слова, после которых ставится точка (т. - "товарищ", др. - "другие", в. - "век", с. - "страница", л. - "лист"). 
• Дефисные сокращения. Дефис ставится на месте опущенной средней части слова (з-д - "завод", ин-т - "институт").  Такие сокращения удобны тем, что позволяют сохранить грамматическую информацию слова (общ-во (им. п.), общ-вом (тв. п.)). 
• Сокращения словосочетаний или сложных слов через косую черту (б/ц - "без цены", в/с - "высший сорт", п/о - "почтовое отделение"). 
• Нулевые (графически не выделенные) сокращения без каких-либо показателей (г - "грамм", м - "метр", в - "вольт").  Чаще всего таким образом сокращаются слова, обозначающие единицы измерения. При их употреблении следует руководствоваться соответствующими ГОСТами. 
• Комбинированные сокращения могут быть дефисно -точечными (ж.д. - железнодорожный; точечно - косолинейными (об./мин. - оборотов в минуту) и другими.

      К данным классификациям также прилагаются  правила написания  этих сокращений.

      К правилам написания лексических  сокращений относятся:

      1. Все лексические сокращения пишутся  слитно без точек, за исключением  сокращений, образованных сочетанием  аббревиатуры с полным словом (типа УФ-лучи), например: АПН - Агентство  печати "Новости", ЛатвССР - Латвийская  Советская Социалистическая Республика, торгпред - торговый представитель. Аббревиатуры, составляющие исключение (п. 2.3), пишутся через дефис, если аббревиатура предшествует полному слову (ИК-спектр - инфракрасный спектр). Если аббревиатура пишется за полным словом, дефис не ставится (приборы СВЧ - приборы сверхвысокочастотные). 

      2. Все инициальные аббревиатуры  пишутся прописными буквами (АСУ  - автоматизированная система управления). 

      Если  аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными  буквами (например, "предусмотрено ГОСТом", "содержится в ГОСТе"). 

      3. Усечения пишутся с прописной  или строчной буквы в зависимости  от написания полного наименования (Минхиммаш - Министерство химического  машиностроения СССР, универмаг  - универсальный магазин). 

      Аббревиатуры, образованные из частей слов, пишутся строчными буквами, за исключением названий организаций и учреждений (профком, замдиректора, Моссовет, Госплан). 

      4. В том случае, если наименование  какого-либо понятия составляется  из двух самостоятельных аббревиатур,  между ними делается пропуск (АН СССР, ЦК КПСС). 

      5. Род аббревиатур определяется  по стержневому слову (УСОРД  - унифицированная система организационно-распорядительной  документации - жен. род; ЦГАДА  - Центральный государственный архив  древних актов - муж. род; РСУ - ремонтно-строительное управление - ср. род)⁹. 

      Ряд сокращенных слов в настоящее  время перешли в разряд обычных  слов, приобрели склоняемость и собственную  категорию рода, независимую от расшифровки (вуз - муж. род (стержневое слово "заведение" - ср. род); загс - муж. род. (стержневое слово "запись" - жен. род)). 

      К правилам написания графических  относятся следующие:

      1. Имена существительные, прилагательные  и причастия сокращаются одинаково  во всех падежных формах ед. и мн. ч. (экз. - экземпляр (ед. ч.), экземпляра (род. п.), экземпляры (мн. ч.); гл. - глава (ед. ч.), главы (род. п.), главы (мн. ч.); л. - лист (ед. ч.), листа (род. п.), листы (мн. ч.)). 

      2. Сокращения, принятые для имен  существительных, распространяются  на образованные от этого же  корня имена прилагательные и причастия как в полной, так и в краткой форме (изд. - издание, изданный, издан, издано). 

      3. Графическое сокращение не должно  оканчиваться на гласную, если  она не начальная в слове,  а также на й, ь, ъ. 

      4. Прописные, строчные буквы и дефисы в графических сокращениях употребляются в соответствии с написанием полного наименования (Ю.-З. ж.д. - Юго-Западная железная дорога, ж.-д. - железнодорожный (но ж.д. - железная дорога)). 

      При сокращении слова не опускается начальная  часть слова, нельзя также опускать все гласные буквы (не следует, например, сокращать слово "фабрика - "фбрка", так как будут опущены линейно не расчлененные части "а" и "и"). Это правило нарушается при сокращении слов "миллион" - млн., "миллиард" - млрд., "столбец" - стб., а также при сокращении имен собственных. 

      Таким образом, в унифицированных текстах  используются определенные сокращения слов, которые классифицируются по двум направлениям: графический и лексический способы. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов. Унификация текстов рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие.

      В унификации текстов выделяют три  основных этапа, в которых в дальнейшем становился видно структуру текста, языковые средства выражения, а так  же разработку унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Рассматривается метод выделения постоянной и переменной информации текста. А также ясность, точность, убедительность и информационная емкость текста.

      В унифицированных текстах различают  три формы представления: трафарет, анкета, таблица, связный текст. Особое внимание уделяется оптимизации структуры связного текста. В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение.

      В унифицированных текстах используются определенные сокращения слов, которые классифицируются по двум направлениям: графический и лексический способы.

      Таким образом, в данной исследовательской работе, мною была предпринята попытка ознакомиться с структурой унифицированного текста, а также проанализировать и изучить все тонкости периода формирования унифицированных текстов документа.  
 
 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. ГОСТ 7.12-77 Система информационно-библиографической документации. Сокращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати. [утвержден постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 13. 12. 1994]. М.: ИПК  издательство стандартов. 1994. 156 с.
2. ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК  издательство стандартов. 1983. 135 с.