Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией

Министерство  образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО  «Саратовский государственный технический  университет»

Институт  развития бизнеса и стратегий 

Кафедра менеджмента, маркетинга и логистики 
 

Курсовая  работа

По дисциплине «Делопроизводство» 
 
 

На тему «Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией» 
 

Вариант № 9 

                                                                                                      Выполнил:

Студент заочного обучения

МНЖ-31  группы

Таспаева  А.К.  

                                                                                                      Проверил:

Шикина  Надежда Ивановна 
 
 

Саратов 2010 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение...........................................................................................................3

  1. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией…………………………………………………………………….5
    1. Унифированные системы документации………………………….…….5
    2. Унифицированные формы документов…………………………….….12
    3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов……………………………………………………….………18
  2. Недостатки и перспективы развития унифицированные системы документации……………………………………………………………………23
    1. Анализ недостатков унифицированные системы документации……...23
    2. Перспективы развития унифицированные системы документации….25
 
  1. Виды приказов по личному составу..........................................................34
    1. Унифицированные формы приказов по личному составу…………….36
    2. Виды приказов по личному составу…………………………………….38
 

Заключение..........................................................................................................41 

Приложение…………………………………………………………………….43 

Список  используемой литературы......................................................................46 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования  обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией –  это в значительной степени непрерывная  череда процессов составления и  перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация форм документов.

     Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

     Сосредоточив  свое внимание на данной проблеме, мы выбрали  актуальное на современном этапе  направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

     Целью данного курсового проекта является систематизация, накопление и закрепление  знаний о роли унифицированных систем документации в управлении.

     В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:

     - рассмотреть унифицированные системы  документации, их характеристику  и роль;

     - изучить унифицированные формы  документов;

     - охарактеризовать недостатки и  перспективы УСД;

     - проанализировать перспективы развития УСД.

     Цель  и задачи работы обусловили выбор  ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

     Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и  логику излагаемого материала. 

 

     1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ

     1.1 Унифицированные  системы документации

     Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих  документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

     Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих  документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы  документации.

     Система документации —  это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению1.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Помимо  общих для всех учреждений и предприятий  функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

     В условиях научно-технической революции  произошло резкое увеличение объемов  информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Унификация  и стандартизация рассматриваются  как процессы установления единого  подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями  нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.2

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.3

     Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.4

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

     • единообразия построения форм документов;

     • регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

     • исключения из документов дублируемых  данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

     • сокращения количества традиционно  включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

     • единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь  сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и  в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

     • определения совокупности реквизитов и показателей для каждого  вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных  и к восприятию человеком;

     • установления единых правил составления  и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей.5

     К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

     Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

  • документация по созданию организации, предприятия;
  • документация по реорганизации организации, предприятия;
  • документация по ликвидации организации, предприятия;
  • документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
  • документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
  • документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
  • документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
  • документация по кадрам.

     Унифицированная система банковской документации:

  • платежная документация по безналичным расчетам через банки;
  • документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
  • документация по кредитным операциям банков;
  • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
  • документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
  • выходная документация банков;
  • документация по депозитарным операциям банков;
  • платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
  • документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
  • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов;
  • выходная документация банков — внутрибанковские формы документов; документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
  • документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
  • бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.

     Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных  учреждений и организаций:

     • финансовая документация;

     • отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

     • учетная бухгалтерская документация.

     Унифицированная система отчетно-статистической документации:

     • документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

     • документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

     • документация по статистике труда;

     • документация по статистике материальных ресурсов;

     • документация по статистике финансов;

     • документация по социальной статистике;

     • документация по статистике промышленности;

     • документация по статистике сельского  хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

     • документация по статистике капитального строительства;

     • документация по статистике внешнеэкономических  связей;

     • документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

     • документация по статистике транспорта и связи;

     • документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен  и тарифов.

     Унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской  документации предприятий:

     • отчетная бухгалтерская документация;

     • регистры бухгалтерского учета;

     • первичная учетная документация.

     Унифицированная система документации по труду:

  • документация по состоянию рынка труда;
  • документация по трудовым отношениям;
  • документация по повышению квалификации работников органов по труду;
  • документация по охране труда;
  • документация по минимальным потребительским бюджетам;
  • документация по обращениям в органы по труду.

     Унифицированная система документации Пенсионного фонда  Российской Федерации:

  • документация по учету и распределению средств;
  • документация по планово-экономической деятельности;
  • документация по контрольно-проверочной деятельности.

     Унифицированная система внешнеторговой документации:

  • оперативно-коммерческая документация;
  • товаросопроводительная документация;
  • расчетная внешнеторговая документация;
  • документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
  • транспортная внешнеторговая документация;
  • экспедиторская внешнеторговая документация.

     Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков  конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

     1.2 Унифицированные  формы документов

     Унификация  в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов  заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества». Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

     Основная  цель унификации документов заключается  в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную  информацию для эффективного решения  задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

     Унификация  текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

     Унификация  состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивидуальный номер налогоплательщика).

     Унификация  структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая – существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).

     Не  менее важным аспектом унификации служебных  документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

     В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справка с места работы). При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания.

     Форма документа появляется как результат  упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая  должна обеспечить юридическую полноценность  будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др.6

     В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

     Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

     - Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ);

     - межгосударственные и государственные  стандарты РФ на унифицированные  системы документации (УСД);

     - Типовые методические указания  по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;

     - Основные положения Единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации и унифицированных  систем документации в РФ;

     - другие руководящие документы  Госстандарта РФ;

     - общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.

     Проведение  унификации опирается на реализацию следующих принципов:

     - унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;

     - единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

     - комплексность унификации. При ее  проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

     - информативность, т.е. включение  в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач или их комплексов  с заданной точностью, а также  для придания документам юридической  силы;

     - группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения,

     - обоснованное определение минимально  допустимых площадей для размещения  реквизитов;

     - стабильность требований к документам, исходя из использования форм  документов в течение достаточно длительного периода времени;

     - экономичность за счет обоснованного  включения документов в систему  документации и широкого применения  бланков;

     - сопряжение с действующими системами  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации.