Управленческие документы и их особенности

Введение

Договоры являются практически самой обширной группой документов, применяющейся во многих областях жизни общества и хозяйства. Между тем договоры не входят ни в одну из систем документации. Это говорит о специфике договоров как документов, оформляющих различные хозяйственные и другие отношения. Сейчас, когда существует огромное количество как государственных, так и негосударственных организаций, договорные отношения получили особое развитие. Поэтому необходимо уделять внимание правилам их составления и оформления.

Договорные отношения и связанные с ними договоры освещались еще в литературе советского времени. Договоры рассматривались как документы, оформляющие хозяйственные отношения между государственными предприятиями и являлись средством осуществления планов материально-технического снабжения и товарооборота. Несмотря на то, что вопросы оформления договоров вызывают постоянный интерес, работ, освещающих эту тему в целом, не много.

Актуальность данной курсовой работы заключается в необходимости изучения разнообразия видов договоров, а главное правильного их оформления, для правомерного использования.

Объектом курсовой работы являются все виды договорной документации. Предметом – особенности составления договорной документации.

Целью данной работы ставится освещение вопросов, связанных с особенностью составления договоров. Достаточно непросто изучить принципы составления всех видов договоров, поэтому нами выделены наиболее распространенные с тем, чтобы определить их особенности.

Из поставленной цели вытекают следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие договора;
2. Рассмотреть виды договоров;
3. Изучить особенности  составления договорной документации.

Наше исследование основывается, прежде всего, на положениях законодательных и нормативных правовых актов в области как договорных отношений, так в области документационного обеспечения управления. Мы опирались на нормы  Гражданского кодекса Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации,  государственные стандарты и др. Кроме того, источниковой базой для нашей курсовой работы послужили работы авторов: Брагинский М.И., Е.А. Суханова, Калпина А.Г., Масляева А.И., Ефимова О.А., Кузнецова Т.В., Лосев В.И., Рогожин М.Ю., Стенюков М.В., Фокс Ч., Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, заключение и библиографический список.

Глава 1. Управленческие документы и их особенности

1.1. Основные нормативные  документы, регулирующие работу  с управленческими документами

Конституция Российской Федерации, с точки зрения документоведения, устанавливает субординацию нормативных правовых актов.

Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации. Конституция утверждает права и свободы человека, гражданский мир и согласие, сохраняя исторически сложившиеся государственно единство.

Основой гражданского законодательства в стране является Гражданский кодекс РФ. Регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целью фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения и др.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защиту прав и интересов работников и работодателей.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Базовым в информационном законодательстве является Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при: 1. осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распределении информации; 2. применение информационных технологий; 3. Обеспечение защиты информации.

Нормативными актами РФ и субъектов РФ утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов.

Порядок изготовления и применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня, например, Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ».

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены степени секретности сведений, составляющих государственною тайну, определен порядок проставления на документах грифа секретности.

Законом РФ от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи» создана правовая основа для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности. Целью этого закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

В Федеральном законе РФ от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регулируются правоотношения связанные с реализацией гражданином РФ закрепленного за ним Конституцией РФ права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а так же устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. Распространяется на все обращения граждан, за исключением обращением, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленным федеральными конституционными законами или иными нормативными актами.

Обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе закреплено в Федеральном законе от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документа Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества, государства.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документов составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Росархивом, Минфином России, Минтруда России, Минюстом России и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов, требование к формированию документов, требование к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организации, в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества уровня документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; - содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; - содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; - содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

ГОСТ 51 141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Таким образом, при работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создания архива организации, обеспечивающего сохранность документов и т.д.

1.2. Основные системы документации, применяемые в деятельности организаций

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

• Документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы:
1. организационные (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

2. распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжения, решение, указания и т.п.)

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

3. справочно-информационные (служебные письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры, и т.п.)

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации1.

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

1.2 по личному составу (по трудовым отношениям) приказы  по личному составу, трудовые  книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.п.

• документы по функциям управления:

2.1. документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным операциям (платежные поручения, счета-фактуры, акты, ревизии, кассы и т.д.)

2.2. документация по поставке  товаров и перевозке грузов (по снабжению и сбыту), хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и т.д.

Таким образом, в любой организации обязательно функционируют такие системы документации как организационные, распорядительные, справочно-информационные и т.д., т.е. те документы, которые помогают создавать, регулировать и контролировать деятельность организации. Договорная система документации, представленная такими документами как договор, соглашение, контракт не является исключением. Организации любой организационно-правовой формы с помощью данных документов регулируют различные взаимоотношения с организациями-партнерами и т.д.

Глава 2. Особенности договорной системы документации

2.1. Понятие «договор», основные виды

Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении, или прекращении гражданских прав и обязанностей.2

Договор служит идеальной формой активности участников гражданского оборота. Важно подчеркнуть, что, несмотря на изменение его социально - экономического содержания, в ходе истории общества сама по себе конструкция договора как порождение юридической техники остается в своей основе весьма устойчивой.

С течением времени вместе с развитием системы общественных отношений, опосредствуемых договорами, расширился состав возможных участников: наряду с физическими лицами (гражданами) в этой роли стали выступать коллективные образования, признанные самостоятельными субъектами гражданского права - юридическими лицами. Все более многообразными становились предусмотренные в законодательстве типы договоров, усложнялись комбинации элементов, используемых при конструировании договорного правоотношения, и др.

Конструкция договора применяется в различных отраслях права: международном, публичном, административном и др. И все же наиболее широко используется она в гражданском праве.

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержания соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Если после заключения договора принят закон, устанавливающий обязательные для сторон правила иные, чем те, которые действовали при заключении договора, условия заключенного договора сохраняют силу, кроме случаев, когда в законе установлено, что его действие распространяется на отношения, возникшие из ранее заключенных договоров.

Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей, является возмездным.

Безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления.

Данные виды договоров различаются в зависимости от опосредуемого договором характера перемещения материальных благ. Если «одна сторона должна получить плату или иное встречное возмездное предоставление за исполнение своих обязанностей».

В безвозмездном договоре имущественное предоставление производится только одной стороной без получения встречного имущественного предоставления от другой стороны.

Кабалкин А. считает, что в условиях перехода к рынку большинство договоров является возмездными. Так, договор купли-продажи — это возмездный договор, который, в принципе, безвозмездным быть не может.3

Публичным договором признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание и т.п.).

Коммерческая организация не вправе оказывать предпочтение одному лицу перед другим в отношении заключения публичного договора, кроме случаев, предусмотренных законом и иными правовыми актами.

Признание того или иного договора публичным влечет за собой ряд серьезных правовых последствий, направленных на защиту прав потребителей - наиболее экономически слабой стороны в договоре: во-первых, для коммерческой организации исключается действие одного из основных принципов гражданского права - принципа свободы договора. Это означает, что коммерческая организация лишается права выбора контрагента и решать вопрос о заключении или о незаключении договора; во-вторых, в соответствии с п. 1 ст. 426 ГК коммерческая организация не вправе оказывать предпочтение одному лицу перед другим в отношении заключения договора, кроме случаев, предусмотренных законом и иными правовыми актами; в-третьих, условия договора должны быть одинаковыми для всех потребителей, если только законом и иными правовыми актами специально не предусмотрены льготы для отдельных потребителей (п. 2 ст. 426 ГК); в-четвертых, коммерческая организация не вправе отказываться от заключения публичного договора с потребителем, в противном случае, последний на основании п. 3 ст. 426 ГК и п. 4 ст. 445 ГК может обратиться в суд (арбитражный суд) с иском о понуждении к заключению договора, о разрешении разногласий по отдельным условиям договора независимо от согласия на это коммерческой организации - субъекта публичного договора. В случае необоснованного уклонения от заключения договора потребитель вправе также требовать возмещения причиненных убытков.

Единственно возможным основанием для освобождения коммерческой организации от заключения публичного договора и ответственности является отсутствие у нее возможности предоставить потребителю соответствующие товары, услуги, выполнить для него соответствующие работы. Например, коммерческая организация, осуществляющая гостиничное обслуживание, отказывает гражданину в предоставлении гостиничных услуг из-за отсутствия свободных мест. При этом бремя доказывания отсутствия возможностей для заключения договора закон возлагает на коммерческую организацию. 
Важная особенность публичных договоров состоит в том, что Правительству РФ в случаях, предусмотренных законом, предоставляется право издавать правила, обязательные для сторон при заключении и исполнении публичных договоров (типовые договоры, положения и т.п.). В этом проявляется вполне понятный отход законодателя от дозволительного регулирования договорных отношений, от принципа свободы договора. Издание Правительством РФ общеобязательных правил призвано обеспечить защиту прав потребителей, так как отношения, регулируемые публичным договором, - это чаще всего отношения коммерческих организаций с массовым потребителем. Вместе с этим необходимо подчеркнуть, что стремление урегулировать гражданско - правовые отношения путем установления предписаний не характерно для современного российского гражданского права. Это было свойственно ранее действовавшему законодательству, что объяснялось господством командно-административных отношений в экономической жизни.

Публичными могут быть признаны договоры возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК), когда коммерческая организация по характеру своей деятельности обязана оказать соответствующую услугу каждому, кто к ней обратится. Публичным является договор об оказании гражданам гостиничных, туристических, медицинских услуг, услуг связи и т.д.

Договор присоединения признается договор условия, которого определены одной из сторон в формулярах иных стандартных формах и могли быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом. Примером договоров присоединения могут служить договоры перевозки, заключаемые железной дорогой с клиентами, договоры проката, договоры бытового подряда и т.д.

В Гражданском кодексе «не установлены случаи и порядок разработки формуляров и стандартных форм договоров, не предусмотрены также какие-либо требования к организациям, разрабатывающим договоры присоединения»4.

Поскольку условия договора присоединения определяются только одной из договаривающихся сторон, необходимо как-то защищать интересы другой стороны, не принимающей участие в определении условий договора. В этих целях п. 2 ст. 428 ГК предоставляет присоединившейся стороне право потребовать расторжения иди изменения договора, если договор присоединения хотя и не противоречит закону и иным правовым актам, но лишает эту сторону прав, обычно предоставляемых по договорам такого вида, исключает или ограничивает ответственность другой стороны за нарушение обязательств, либо содержит другие явно обременительные для присоединившейся стороны условия, которые она, исходя из своих разумно понимаемых интересов, не приняла бы при наличии у нее возможности участвовать в определении условий договора. Так, если в договоре присоединения установлена ответственность присоединившейся стороны в виде значительной по сумме штрафной неустойки и исключена какая-либо ответственность другой стороны, то присоединившаяся к договору сторона вправе потребовать либо исключения из договора условий о ее ответственности, либо установления соразмерной ответственности другой стороны. Однако, если сторона присоединилась к договору в связи с осуществлением своей предпринимательской деятельности, то предъявленное ею требование о расторжении или изменении договора не подлежит удовлетворению, если присоединившаяся к договору сторона знала или должна была знать, на каких условиях заключен договор.

По предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором. В предварительном договоре указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор.

Если такой срок в предварительном договоре не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора.

Предварительный договор должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также другие существенные условия договора. Так, стороны могут заключить договор, по которому собственник жилого дома обязуется его продать покупателю, а покупатель купить его в начале летнего сезона. В указанном предварительном договоре обязательно должны содержаться условия, позволяющие определить тот жилой дом, который в будущем будет продан, а также его продажную цену и перечень лиц, сохраняющих в соответствии с законом право пользования этим жилым домом. В противном случае данный предварительный договор будет считаться незаключенным.

В предварительном договоре указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор. Если такой срок в предварительном договоре не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора. Если в указанные выше сроки основной договор не будет заключен и ни одна из сторон не сделает другой стороне предложение заключить такой договор (оферта), предварительный договор прекращает свое действие.

Договором в пользу третьего лица признается договор, в котором стороны установили, что должник обязан произвести исполнение не кредитору, а указанному или не указанному в договоре третьему лицу, имеющему право требовать от должника исполнения обязательства в свою пользу.

При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.

Данные договоры различаются в зависимости от того, кто может требовать исполнения договора. Как правило, договоры заключаются в пользу их участников, и право требовать исполнения таких договоров принадлежит только их участникам. Вместе с тем встречаются и договоры в пользу лиц, которые не принимали участия в их заключении, т. е. договоры в пользу третьих лиц5.

От договоров в пользу третьего лица следует отличать договоры об исполнении третьему лицу. Последние не предоставляют третьему лицу никаких субъективных прав. Поэтому требовать исполнения таких договоров третье лицо не может. Например, при заключении между гражданином и магазином договора купли-продажи подарка с вручением его имениннику последний не вправе требовать исполнения данного договора.