Управленческие решения в органах государственного управления

Федеральное государственное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Северо-Кавказская академия государственной службы

Кафедра государственного и муниципального управления

Курсовая работа

на тему:

«Управленческие решения в органах государственного управления: совершенствование организации подготовки и реализации»

Выполнил:

студент группы 532

Калошин

Александр Николаевич

Научный руководитель:

Беклемищев

Евгений Петрович

доцент

Ростов-на-Дону

2009г

Содержание

Введение

Реальные ситуации, которые складываются в современной общественно-политической жизни нашей страны и, в частности, в экономической деятельности, все чаще можно охарактеризовать одним словом – сложные. При разработке решений в таких сложных ситуациях руководители всех рангов сталкиваются с рядом методологических и технологических проблем, связанных прежде всего со слабой изученностью новых задач, многоаспектностью последствий принимаемых решений, неясностью обстановки принятии решения, высокой динамичностью всех процессов и т.д. В этих условиях интеллектуальные возможности человека могут войти в противоречие с объемом информации, который необходимо осмыслить и переработать в ходе управления разнообразными технологическими и социальными процессами, как на производстве, так и в сфере услуг. Многогранность сферы деятельности руководителя требует организации четкого управления подчиненными менеджерами. Таким образом, основой управления является  решение руководителя, принимаемое для организации выполнения самых разных задач.

Проблемы, связанные с выбором  решений о рациональных способах достижения поставленных целей при ограниченных ресурсах, вставали перед людьми всегда. Исторический путь эволюции менеджмента насчитывает свыше ста лет. Оформлялись различные течения и школы, рассматривающие управление и, в частности, процесс принятия управленческих решений, как залог эффективности и прибыльности предприятия. Среди них можно выделить научный менеджмент Ф.Тейлора, Г.Гантта, Г.Форда, классическую школу А.Файоля, школу человеческих отношений М.Фоллет, школы науки управления, опирающиеся на количественный, системный, ситуационный подходы и ряд других течений. Техническая революция XX века, быстротекущая экономическая и политическая жизнь требовали подготовки большого числа современно мыслящих менеджеров. Таким образом, не слепое следование сложившимся стереотипами управления, а решительность и инициативность, помноженные на убедительность и доказательность, стали с середины XX века главными приоритетами управления.

XXI век открывает огромные возможности перед организациями и их руководителями. Однако, усложнение производства и экономики в целом, возрастание роли научно-технических факторов, влияющих как на внутреннюю, так и на внешнюю среду организации требует принятия взвешенных и продуманных управленческих решений. Необходимость и актуальность изучения процесса разработки, принятия, реализации, контроля управленческих решений обусловлена их ведущей ролью в управлении и функционировании системы в целом. Умение принимать решения,  способность творчески решать проблему является главным профессиональным качеством менеджера, и эффективность управления во многом зависит от качества принятых решений, а так же от их исполнения.

Итак, целью курсовой работы станет анализ управленческого решения как необходимого элемента управления, раскрытие места, роли, процессов и методов принятия управленческого решения в деятельности менеджера.

Реализация поставленных целей  предполагает решение следующих  задач:

• выявить сущностные характеристики управленческого решения;
• классифицировать многообразие управленческих решении;
• обозначить этапы и процедуры разработки, принятия, реализации  управленческого решения;
• осветить методологическую основу принятия управленческого решения;
• установить психологические аспекты принятия управленческого решения.

Ввиду актуальности темы курсовой работы поставленная цель и задачи будут  реализованы путем анализа теоретического материала по данной проблеме.

Глава 1. Сущностные характеристики управленческих решений

1.1. Сущность управленческих решений

Процесс принятия решений сопровождает человека всю его жизнь, начиная  от выбора профессии, устройства семьи, проведения отдыха и распределения бюджета и заканчивая решениями, стратегически важными для развития государства в целом. Формирование и выбор этих решений происходит эмпирически: путём логического мышления и интуиции. Человек готовит и принимает различные решения в рамках своей служебной деятельности. Особенно важно умение анализировать ситуацию и принимать осмысленные решения для менеджеров, профессиональная деятельность которых строится как на личном принятии управленческих решений, так и на организации работы сотрудников для этих целей.

Что же представляет собой управленческое решение? В научной литературе существует много дефиниций этого явления. Рассмотрим для сравнения некоторые из них. Фатхутдинов Р.А. в учебнике «Управленческие решения» даёт такое определение: «управленческое решение – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента»¹. В учебном пособии «Технология принятия управленческих решений» Голубков Е.П. понятие «управленческое решение» трактует в широком и узком смыслах. В узком смысле данную категорию он определяет как «заключительный акт деятельности по выявлению, анализу различных вариантов решения, направленный на выбор и утверждение лучшего варианта решения»²; в широком смысле как «совокупность всех этапов и стадий по выработке решений»³. В сою очередь Албастова Л.Н. в учебнике «Теория управления» сводит большую часть дефиниций к следующим компонентам:

«- во-первых, акт  выбора альтернатив;

- во-вторых, способ  разрешения проблемы;

- в-третьих, управляющее воздействие;

- в-четвертых,  процесс»⁴.

Основываясь на данных положениях, раскроем сущность понятия «управленческое решение», так как это наиболее полная и охватывающая все стороны данного процесса точка зрения.

Принятие решений возлагается  на человека, компетентного в данной области. Таковым может быть управляющий предприятием, менеджер подразделений, директор отдела и др. Инициатор управленческого решения несёт всю ответственность за их последствия. «Под лицом, принимающим решение (далее ЛПР), понимается человек или группа людей, на которых возложена функция окончательного выбора одного из возможных вариантов решения»⁵. То есть субъект управления может принять как индивидуальное, так и коллективное управленческое решение.

Прежде всего, говоря об управленческом решении, следует отметить, что характерной особенностью любой ситуации, предполагающей принятие решения, является наличие нескольких альтернативных вариантов действий, из которых надо выбрать наилучший. Выбор одного из вариантов и представляет собой решение. Причем варианты действий направлены как на проведение отдельных изменений, так и на сохранение существующего положения, например, высокой рыночной доли, производительности труда. Наиболее сложные решения связаны с проведением различных изменений, прежде всего стратегического характера. Каждая отдельная альтернатива отличается от других способов решения проблемы последовательностью и приёмами задействования активных ресурсов, то есть специфическим набором указаний кому-либо что и как сделать. Наилучший вариант действий принято называть оптимальным. «Решение называется оптимальным, если оно обеспечивает экстремум (максимум или минимум) критерия выбора при индивидуальном ЛПР или удовлетворяет принципу согласования суждений при групповом ЛПР»⁶. В условиях неопределенности не всегда возможно нахождение оптимального решения в строго формальном виде. Во многих случаях лицо, принимающее решение, осуществляет оптимизацию в неявном виде, опираясь на некоторые общие принципы и свои предпочтения. В этом плане оптимальное решение трактуется  как  наилучшее решение для данных конкретных условий. Наряду с оптимальным управленческим решением существует и допустимое, если оно удовлетворяет определённым ограничениям: ресурсным, правовым, морально-этическим. Это варианты действий, эффективность которых может удовлетворить лицо, принимающее решение, всегда стремящееся найти оптимальный или хотя бы рациональный вариант. Однако на практике часто принимаются удовлетворительные, а не рациональные или оптимальные варианты. Таким образом, принятие управленческого решения предполагает выбор из ряда имеющихся альтернатив.

Понятие проблемы является ключевым в управленческой деятельности. Проблема рассматривается как неудовлетворённость  чем – либо. Это может выть неудовлетворённость внешним окружением организации или её внутренним состоянием. Именно для решения проблем необходимо управленческое решение. В понятие проблемы можно включить желание и имеющиеся возможности лица, принимающего решение, устранить существующий в организации дискомфорт. Другими словами, если нет желания или отсутствуют возможности устранить что-либо, что вызывает неудовлетворённость у менеджера, то для него и проблем нет. Вначале проблема воспринимается на уровне чувственных ощущений, затем складывается представление о расхождении желаемого и достигнутого. Таким образом, проблема выступает начальным пунктом во всей управленческой деятельности, в разработке и принятии решений. На основе анализа проблемы организуется целенаправленная деятельность по достижению цели. До самого завершения операции по реализации задач все участвовавшие в разрешении проблемы лица остаются в неведении относительно истинного успеха или неуспеха. И лишь после станет ясно, правильно ли была определена проблема и удалось ли её нейтрализовать. В принятии решений также большую роль играет искусство,  как творческая индивидуальная способность личности в определении решения проблемы, нахождении оригинальных способов действий в сложных ситуациях. Однако, искусство не повторяется и этим координально отличается от науки. Поэтому ориентация только на искусство принятия  решений не позволяет ставить и решать вопрос о планомерном повышении эффективности решений. Только научный подход даёт основу для постановки и целенаправленного решения проблемы. Выявление и анализ проблем, определение путей их решения, формирование и оценка альтернативных вариантов решения не являются полностью формализованными процедурами. Их выполнение может осуществлять только человек, обладающий необходимым объёмом знаний, интуицией и опытом.

Важной особенностью решения является целенаправленность и осознанность выбора. При принятии решений используется три элемента человеческой психики: ум, чувство и воля. Ум предполагает использование знаний, логического мышления, научных методов. На этой основе осуществляется интеграция и анализ вариантов решений. Такое решение может быть получено как в результате осознанного поиска, экспериментов, так и в результате подсознательного процесса мышления – интуиции. Особенностью интуиции является скрытость логического вывода. Чувство характеризует субъективный характер принятия решений. Это синтетическое сочетание рациональности вариантов решений и мотивов, интересов. Лицо, принимающее решение, также должно использовать свою волю, как при выборе решения, так и при его реализации. Принимаемое руководителем решение выступает как проявление власти. Необходимость волевого акта объясняется тем, что менеджер формирует решение через борьбу интересов и мнений. Очевидно, что, чтобы принятое решение было реализовано, необходимо приложить много энергии, преодолеть сопротивление отдельных лиц и организаций, найти союзников. Реализацией управленческого решения является перевод системы в заданное состояние, которое порой невозможно без управляющего воздействия руководителя.

И, наконец, управленческое решение  рассматривают как процесс, что  опровергает убеждение многих исследователей рассматривать данное явление лишь как функцию управления. Процесс  предполагает очерёдность действия субъекта управления и носит цикличный характер. Он протекает непрерывно и представляет собой множество сменяющих друг друга циклов. Единичный управленческий цикл начинается с постановки цели и завершается её достижением. Управленческие циклы имеют общую структуру, хотя могут существенно отличаться по масштабу, продолжительности существования, целям, задачам. Албастова Л.Н. выделяет следующие стадии процесса принятия управленческого решения:

« I. Разработка и принятие управленческого решения.

  II. Организация выполнения и контроля управленческого решения»⁷.

Эти стадии являются стержнем процесса управления и предполагает последовательное осуществление управленческих операций в строгой логической последовательности. Данные этапы реализуются посредством  установления связей и взаимоотношений между членами организации, вступающих в управленческие отношения.

К управленческому решению применяется  ряд требований, среди которых  можно выделить:

• Ясная целевая направленность деятельности менеджера;
• Ориентированность принимаемого решения на конкретную ситуацию»
• Обоснованность решения;
• Решения не должны быть противоречащими внутренним и внешним обстоятельствам принятия решений, ранее принятым решениям;
• Направленность на получение эффективного результата;
• Своевременность принятия решения (решения должны приниматься оперативно в соответствии с возникающими проблемами)
• Конкретность решения (четко должно быть определено кто? когда?  каким образом должен действовать?)
• Правомочность принятых решений (соответствие требованиям правовых актов);
• Управленческое решение должно быть такой степени точности, чтобы при его реализации не понадобилось дополнительных уточнений.

Управленческое решение, в каком  бы аспекте не было рассмотрено, выступает  как продукт человеческой деятельности, который характеризуется выбором  одного варианта из имеющихся альтернатив, наличием цели деятельности и необходимостью волевого воздействия на кого – либо.

1.2. Классификация управленческих решений.

Определение управленческого решения  раскрывает типичные свойства всякого  управленческого решения безотносительно к основаниям возникновения, содержанию и сферам применения. Между тем решения, используемые в механизме социально – экономического управления, многообразны. Для них имеется много различных причин и оснований, они распространяются на самые различные объекты и регулируют различные отношения и взаимосвязи, возникающие во всех сферах экономики и общественной жизни. Это многообразие решений необходимо классифицировать в соответствии с общими признаками, присущими отдельным видам решений. Рассмотрим классификацию управленческих решений.

Управленческие решения  различают:

1. По количеству лиц, принимающих решение или по форме принятия:

- индивидуальное (единичное), принимаемое  одним лицом;

- групповое (коллегиальное), принимаемое  на основе общего обсуждении двумя и более лицами.

2. По степени повторяемости проблемы:

- традиционные, часто встречающиеся  в практике управления;

- нетипичные, нестандартные решения,  связанные с поиском новых  альтернатив.

3. По степени охвата и влияния:

- стратегические, связанные с разработкой стратегических документов, ориентированных на достаточно длительную перспективу;

- тактические, детализирующие стратегические  решения на более коротком  интервале времени с точки  зрения выбора способов, методов  реализации стратегических решений;

- оперативные, определяющие содержание  текущей деятельности. Иногда они   приобретают характер срочных решений.

4. По методу разработки решения:

- формализованные, выполняемые  по заранее определённому порядку  действий;

- неформализованные, для решения которых нет заранее определённого алгоритма действий. В данном случае большую роль играют интеллектуальные способности, талант, личная инициатива менеджера.

5. По сфере воздействия:

- локальные, охватывающие одно  или несколько подразделений и служб;

- глобальные, способные повлиять  на деятельность и функционирование  предприятия в целом.

6. По срокам реализации:

- краткосрочные, предполагающие  относительно малый срок между  принятием решения и сроком  его реализации;

- долгосрочные, результаты осуществления которых могут быть удалены на несколько лет.

7. По количеству целей:

- одноцелевые, направленные на  достижение одной цели;

- многоцелевые, направленные на  достижение нескольких целей.

Как правило цели конкурируют друг с другом, что объясняется ограниченностью ресурсов. При выборе решений возникает проблема согласования противоречивых целей. Это предполагает нахождение определённого баланса в распределении ресурсов между целями.

8. По способу фиксации:

- документированные, то есть  закрепленные в письменной форме на материальных носителях;

- не документированные, основанные  на устных соглашениях.

9. По уровню творчества:

- рутинные, практически не предполагающие  творческого потенциала руководителя, применения специальных методов  обоснования решений;

- творческие  решения, основывающиеся  на нетрадиционных подходах, на  умении нестандартно взглянуть  на возникшую проблему.

10. По прогнозируемым последствиям:

- корректируемые, поддающиеся изменениям  в случае выявления отклонений  и их устранения;

- некорректируемые, последствия которых  необратимы.

11. По содержанию:

- социальные;

- экономические;

- политические;

- технические;

- военные и другие.

12. По уровню управления:

- государственные;

- региональные;

- решения на уровне отдельных  организаций;

- решения, принимаемые внутри  организации.

13. По обязательности выполнения:

- директивные, обязательные к  исполнению, не поддающиеся обсуждению;

- рекомендательные, не носящие  обязательного характера и выполняемые  по мере необходимости.

Приведенная классификация не является исчерпывающей. Она упрощает понимание и анализ огромного количества разнообразных управленческих решений. Классификация видов решений по перечисленным признакам приводит к их различным комбинациям, она способствует систематизации знаний и наиболее эффективному их применению.

1.3. Этапы принятия управленческих решений

Как только лицо, принимающее решение, осознало важность и срочность проблемы, которую предстоит решить, оценило  принципиальную возможность выделить на её решение активные ресурсы, у него возникает желание устранить проблему в кратчайшие сроки. В таком случае руководитель приходит в состояние специфического психологического напряжения, обусловленного необходимостью одновременно найти ответы сразу на несколько вопросов:

• В чем существо проблемы?
• С чего начать?
• Какую информацию, какого качества, к какому сроку и откуда получить?
• Какие конкретно из активных ресурсов, когда, где, для чего и в каком количестве задействовать?
• С помощью каких критериев оценивать успех и неудачу планируемой организации?

Подобное психологическое затруднение, в котором оказывается руководитель, стремясь разрешить проблему, состояние  творческого поиска, обусловленное  необходимостью отыскания ответов  на столь разные и все же тесно  переплетающиеся вопросы, называется проблемной ситуацией.

Проблемой принятия управленческих решений  занимались многие ученые, но все они  выделяют общие этапы данного  процесса. Для сравнения рассмотрим графическое изображение этапов выработки решения Воробьёва  С.Н. и Албастовой Л.Н..

Воробьёв С.Н. в процессе принятия управленческих решений выделяет следующие  стадии:

Схема⁸

 Албастова Л.Н. в учебнике «Теория управления» даёт более развернутую наглядную схему процесса выработки управленческих решений, выделяя этапы подготовки, принятия и их реализации:

                   Схема⁹

Основываясь на данные графические  изображения, рассмотрим подробнее  основные этапы подготовки, принятия и реализации управленческих решений.

Анализ проблемной ситуации, как  начальный этап, - это наиболее ответственная  задача, результаты которого определяют всю дальнейшую работу. Технологически задача анализа проблемы предполагает составление списка проблем, выбор наиболее важной проблемы с трансформацией её в чётко сформулированный вопрос (задачу), одинаково понимаемый всеми, кто участвует в выработке решений. Если исследователь убеждён, что  выбранная проблема действительно является ключевой, надо сформулировать цель предстоящих действий. Решая частную подзадачу формулирования целей и формирования результата, руководитель должен представить себе разрешение проблемы как достижение некоторой цели, то есть наиболее желаемого состояния системы. Формулирование цели содержит указания чего, к какому сроку и где достичь. Но для оформления решения этого еще не достаточно, так как формулировка цели содержит наряду с формальными и вербальные, слабо формализуемые параметры. Эти вербальные параметры цели также необходимо задать в виде измеримого результата. Чтобы устранить подобное противоречие, часто достаточно составить список из всех сказуемых, фигурирующих в формулировке цели, затем сосредоточить своё внимание на сути содержания каждого из этих сказуемых. При этом необходимо стремиться ответить на вопросы: «Что следует за этими действиями в данной ситуации?». Формируется модельное представление исхода в виде совокупности частных результатов. При анализе каждой из имеющихся целей вводится критерий. В результате получаем схему соответствия целей установленным критериям.

Принятие решения предполагает  также формирование списка факторов, оказывающих какое – либо влияние на данный процесс. Необходимо глубоко разобраться в том, какие обстоятельства будут воздействовать на результат операции в большей степени, на что следует ориентироваться при принятии окончательных решений, на что следует рассчитывать при различных отношениях руководителя к риску. На данной стадии необходимо полное раскрепощение фантазии, не допускается никакая критика и сомнения в том, включать или не включать претендентов в список факторов. Таким образом, мы получим наиболее полную картину как внешних, так и внутренних факторов, оказывающих влияние на процесс принятия решений.

Не менее важное значение имеет  получение исходной информации, отвечающей требованиям надёжности, достоверности, адекватности, точности, полноты. При  получении информации важно не только взвешенно определить требования к качеству информации, но и установить наиболее предпочтительный её источник и способ получения. Не менее важным оказывается вопрос и о выборе формы представления полученной информации. Иногда с трудом добытая информация из-за пренебрежительного отношения к вопросу о её представлении оказывается невыразительной и неубедительной, слабо свидетельствует в пользу предполагаемого варианта решения проблемы, а значит, оказывается не эффективной.

 Задача формирования множества альтернатив является одной из самых главных. Именно её решение позволяет ответить на вопрос, какими способами будет достигаться цель. Множество альтернатив должно быть по возможности более широким, что обеспечит свободу выбора решений и сведёт к минимуму возможность упустить «лучшие» решения. Однако, это требование входит в противоречие с естественными ограничениями по времени. Не возможно бесконечно долго вырабатывать решения, иначе не останется времени на его реализацию. Отсюда следует, что множество альтернатив должно быть обозримым и оставалось время на оценку их предпочтительности. Все элементы альтернатив должны обеспечивать достижение целей. Формирование предпочтений происходит на основе углублённого анализа альтернатив,  цели предстоящих действий. Поскольку при одних исходах цели, преследуемые менеджерам, достигаются в большей степени, а при других – в меньшей, то они различаются по предпочтительности. Именно на основе множества альтернатив существует система предпочтений, отражающая его личные представления о лучшем и худшем достижении цели. Система предпочтений может быть выявлена различными способами. Её формальным выражением является критерий выбора решения.

Выбор той или иной альтернативы руководителем должен быть осознанным. При выборе имеется в виду, что требуется выявить «наилучший» вариант, который будет рассматриваться как первый претендент на реализацию. Но необходимо иметь в виду, что для обеспечения «осознанности» решения, для окончательного выбора необходима адаптация «наилучшей» альтернативы к условиям операции. Эта работа осуществляется лично руководителем или экспертами под его личным контролем.

Весьма важное значение имеет задача оценки фактической эффективности  решений, именно здесь становится ясно, какие из частных решений  были приняты верно, а какие варианты оказались частично или полностью ошибочными. На основании выводов, которые делает руководитель после получения информации о фактически достигнутых результатах, её обработки и анализа, формируются выводы, рекомендации, вносятся необходимые корректировки в модели и элементы решения. Все это «замыкает» процесс выработки решений.

 К данному процессу Фатхутдинов  Р.А. предъявляет следующие требования:

« - качество процесса, определяемое профессионализмом лиц, принимающих решения, качеством технических средств для принятия решений, должно быть не ниже качества «входа» системы;

   - организация процесса разработки управленческого решения должна отвечать принципам пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, автоматичности, ритмичности, специализации;