Управленческие структуры

Оглавление.

1. Понятие управленческой структуры…………………………….……. 1

2. Управленческие проблемы и причины их возникновения …………..4

3. Процесс, техники управления …………………………………………... 7

4. Список используемой  литературы ……………………………………. 11 

1. Понятие управленческой структуры

(вопрос №16)

 

Термин «структура» пришел в  русский язык из латинского и переводится  как «строение», «порядок», «расположение», «связь».

Структуру того или иного объекта  можно рассматривать, во-первых, как  определенный тип сочетания его  отдельных частей, и, во-вторых, как  упорядоченную совокупность связей между ними. Однако часто она рассматривается  по принципу «или — или», что является ошибочным подходом, ибо речь идет лишь о двух сторонах одной и той  же медали, хотя и относительно самостоятельных.

Исходя из приведенного общего определения  управленческая структура (организационная  структура управления) представляет собой упорядоченную совокупность органов управления (должностей, подразделений  и служб), находящихся в определенной взаимной связи и соподчинении и  объединенных коммуникационными каналами.

Органы управления различаются  размером и структурой, объемом полномочий; характером, масштабами и трудоемкостью  решаемых задач; потребностью в информации; материально-технической базой.

Во главе органа управления (управленческого  звена) находится руководящая должность  — организационная единица, которая  реализует совокупность его прав, обязанностей и ответственности. Все  остальные должности лишь обеспечивают ее действия и являются по отношению  к ней подчиненными.

Нужно иметь в виду, что управленческая структура может быть не только формальной (совокупность подразделений, должностей, предписанных взаимосвязей), но и неформальной (совокупность группировок, лидирующих личностей, неофициальных контактов). Только рассмотрение их в единстве дает представление о полной структуре  управления.

Управленческие структуры можно  классифицировать по следующим основаниям:

1) по степени сложности, которую  характеризуют:

• число подразделений и мест их расположения;

• среднее количество подчиненных  у одного руководителя;

• количество уровней управления;

• важность принимаемых решений  и проч.;

2) по принципам разбиения (функциональный, объектный и т.д.);

3) по степени централизации (централизованные  или децентрализованные);

4) по целевому назначению (стратегические, оперативные, информационные) и т.  д.

Структура управления обладает потенциалом, состоящим из потенциала высшего  руководства и руководства отдельными подразделениями.

Формирование управленческой структуры  основывается на процессах дифференциации (разделении работ, полномочий, ответственности, определении степени автономности звеньев управления) и интеграции (создании сети коммуникаций,

формальных объединяющих механизмов).

В результате углубления специализации  число обособившихся в рамках организации видов деятельности постоянно растет. Поскольку они  нуждаются в координации, наряду с горизонтальным появляется и вертикальное разделение труда. В его рамках одни субъекты специализируются исключительно  на производственной деятельности, а  другие — на управленческой, где  также происходит специализация:

1) по объектам (производство, сбыт, финансы и проч.);

2) по функциям (операциям);

3) по целям (задачам, связанным  с конкретным результатом);

4) смешанная (по всем основаниям).

Небольшим организациям, не имеющим  подразделений, свойственна управленческая структура с одним звеном (в  лице руководителя), которая является одноуровневой.

Специальное управленческое подразделение  здесь создается чаще всего из соображений престижа.

Появление в результате горизонтального  разделения труда нескольких самостоятельных  производственных подразделений требует  специального органа, координирующего  процесс управления ими. Это делает управленческую структуру двухуровневой.

При дальнейшем росте числа координируемых объектов приходится создавать несколько  групп двухуровневых структур управления, объединяя в трехуровневую, их д.

Таким образом, структура управления продолжает расти вверх вслед  за увеличением числа подразделений  в организации, причем гораздо быстрее, превращаясь из так называемой «плоской»  во все более «высокую». [1]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Управленческие проблемы и причины их возникновения

(вопрос №26)

 

Управленческая проблема представляет собой сложный вопрос, задачу, требующую своего уяснения, изучения, оценки и решения.

Проблемы всегда имеют определенное содержание, возникают в свое время  и на своем месте, вокруг них всегда есть круг лиц или организаций, их порождающих, однако предприятие не останавливается из-за этого в развитии. Меняется соотношение его внутренних переменных, изменяется внешнее окружение, и в результате, естественно, возникают сложные вопросы, которые необходимо решать. Здесь имеется причинно-следственная связь. Например, изменились ставки налогов, устарела технология и т. д.

Чтобы уяснить причины возникновения  проблем, необходим причинно-следственный анализ. В ходе его проведения можно  обнаружить истинные причины, отсеять  побочные, неглавные, сопутствующие, уяснить, глубоко изучить и оценить  ситуацию. Тем самым будет подготовлена предпосылка к принятию необходимого решения.

Управленческие проблемы классифицируется по следующим признакам:

-степень важности и срочности. Как правило, самые важные проблемы являются и наиболее срочными;

-масштабы последствий, в случаях принятия или непринятия решений, и численность организаций и лиц, которых затрагивают данные проблемы;

-возможность решения проблемы с наименьшими затратами и в оптимальные сроки;

степень риска, связанного с решением данной проблемы, и возможность возникновения новых проблем на этой основе;

-степень структуризации и формализации, возможность выражать проблему в количественных и качественных показателях и т. д.

Кроме того, проблемы могут различаться по способам их разработки: 1) безальтернативный, когда путь решения проблем только один, других вариантов решения нет; 2) бинарный и многовариантный, когда проблему можно решить двумя и более способами; 3) в случаях, когда ни один из способов не может дать положительного ответа на вопрос, как разрешить проблему, применяют комбинационный способ. Он заключается в том, что проводится комбинирование отдельных частей и способов решения проблем, не противоречащих друг другу. В целом это основа для последующего поэтапного решения проблемы. Отдельно рассматривается вопрос о сроках решения проблем.

Виды проблем рассматриваются по следующим критериям:

-стратегические, направленные на формирование базы стратегических данных, их уяснение, изучение, оценку и практическое использование;

-тактические, разрешение которых происходит в более короткие сроки, чем стратегические;

-долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные, текущие;

-по уровням руководства — высшего, среднего и низового звеньев управления.

Каждый менеджер в любой организации или на предприятии с первых шагов в своей деятельности сразу же встречается с массой проблем. Они могут быть маленькими и большими, разрешимыми или неразрешимыми, крайне опасными или не очень. Причина их возникновения кроется в самой работе людей. Управленческие проблемы возникают вследствие нежелательных явлений внутреннего или внешнего свойства, получения результатов работы, отличающегося от запланированного, ошибочных действий руководства и рядовых исполнителей. К основным причинам возникновения управленческих проблем следует отнести:

-изначально ошибочные цели организации, способы и сроки их достижения;

неверные принципы и методы деятельности работников;

-ошибочные критерии оценки возможностей предприятия и сотрудников;

-умышленные нарушения в технике, технологии, финансах, поставках и т. д.;

-изменения в политике и экономике государства;

-природные катаклизмы и стихийные бедствия (пожар, наводнение и др.).[2]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Процесс, техника управления.

(Задание 6. Электронные ресурсы в менеджменте и анализ их эффективного использования (техника управления))

 

Термин "процесс управления" характеризуется как течение  какого-то явления, последовательной смены  состояний, этапов, стадий развития и  совокупности последовательных действий для достижения результата.

Под процессом социального управления можно понимать общее выявления  его функционирования как действие системы управления, как ход реализации управленческих функций. Другими словами, процесс управления - это функционирование системы социального управления.

Процесс управления занимает в системе  управления особое место. Если механизм управления характеризует основополагающие, фундаментальные категории системы  управления, то процесс управления - реальная жизнь системы.

В процессе управления действуют и  взаимодействуют элементы системы  управления, поэтому он означает постоянное возникновение качественно новых  признаков в системе управления. Процесс управления, по сравнению  с другими категориями системы  управления, имеет более творческий характер. Здесь больше субъективизма, труднее найти строгие правила  и принципы, а характер конкретной ситуации приобретает очень большое  значение.

Следовательно, процесс управления - это деятельность объединенных в  определенную структуру субъектов  и объектов управления, направленная на достижение поставленных целей управления путем реализации определенных функций  и применение соответствующих методов  и принципов управления.

Процесс управления имеет три основные характеристики: содержательную, организационную  и технологическую.

Содержательная характеристика (или  содержание процесса управления) определяется характером проблем, решаемых и представляет собой совокупность стадий (операций), которые характеризуют последовательность качественных изменений работ в процессе управления. В связи с этим различают:

- Методологическое содержание процесса управления, которое предусматривает выделение определенных закономерно проходящих этапов и стадий, отражающих специфические черты управленческой деятельности. Исходя из этого, процесс управления можно представить как последовательность двух основных состояний: первый - подготовка и принятие управленческого решения; второй - организация выполнения управленческого решения;

- Функциональный смысл - оказывается  в масштабной последовательности  и реализации основных функций  управления: прогнозирование, планирование, организация, регулирование и  контроль;

- Экономическое содержание - воплощается  в форме определения экономических  потребностей, оценке, распределении  и использовании ресурсов;

- Социальное содержание - определяется  тем, что субъектом и объектом  социального управления всегда  является человек;

- Организационно-правовое содержание  процесса управления проявляется  в последовательности использования  организационных рычагов воздействия:  регламентирование, нормирование, инструктирование, ответственность по соответствующим  правовым закреплением;

- Информационное содержание - состоит  в неразрывной связи процесса  управления и процессов добычи, передачи и обработки информации.

Организационная характеристика процесса управления охватывает ряд моментов:

- Наличие характеристики участников  процесса управления и определения  порядка их взаимодействия;

- Определение процедуры взаимодействия  различных органов, подразделений,  конкретных исполнителей в процессе  управления путем предсказания  стандартных управленческих действий. Перечень последних зависит от содержания процесса управления, а также задач, поставленных перед ним;

- Организация процесса управления  описывает его как этапы и  стадии процесса, изменяющихся во  времени, а также включает анализ  процесса управления как процесса  принятия и реализации управленческого  решения.

Технологическая характеристика процесса управления включает компоненты:

- Организацию системы управленческой  информации, которая обладает совокупностью  сведений о состоянии объекта  и субъекта управления;

- Делопроизводство (документирование  и документооборот). В целях рационализации  потоков документированной информации (постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний, уставов, положений,  инструкций, актов, предписаний,  протоколов, отчетов, сообщений,  обращений и т.п.) их регламентируют  путем определения получателя, отправителя  и номенклатуры документов. Схема  документирования связей должна  соответствовать структуре органа  управления и его внешним связям;

- Процедуры, разрабатываемые для  всех основных видов управленческой  деятельности: подготовке плана  основных организационных мероприятий,  проведение служебной совещания,  оперативного совещания, коллегии, пресс-конференции и тому подобное. Четко организованная технология  процесса управления всегда предполагает  наличие наборов различных управленческих  процедур;

- Технику управления - орудия и  средства труда, которые предназначены  для выполнения информационных  преобразований в процессе управления. Техника управления может условно  делиться на три группы: материальные  носители информации, средства преобразования  информации, средства оснащения  (оборудование, помещения, сооружения  и средства для создания нормальных  условий труда).

К носителям информации можно отнести  как непосредственно доступные  человеку, так и носители, используемые техническими средствами (бумажные, магнитные носители, используемые на базе лазерной и цифровой техники и т.п.).

К средствам преобразования информации относятся средства механического  и логического преобразования информации, а также универсальные комплексы (АСУ (автоматизированные системы управления), АРМ (автоматизированное рабочее место), центр обработки информации, технические комплексы организационной техники, локальные, корпоративные информационные сети и т.д.).[3]

 

3.1. Задание 6. Электронные ресурсы в менеджменте и анализ их эффективного использования (техника управления)

 

Анализ – это сопоставление  результатов учета и контроля с плановыми заданиями, выявление  причин отклонений и разработка мероприятий  по их устранению.

Рассматриваемое предприятие  – муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение Центр  развития ребенка – детский сад  первой категории №21 г.Шахты Ростовской области (МБДОУ ЦРР – детский сад №21 г.Шахты)

В МБДОУ ЦРР – детский  сад №21 г.Шахты имеется 5 рабочих  мест оснащенных персональными компьютерами. 3 компьютера в бухгалтерии объединены в локальную вычислительную сеть.

На все персональные компьютеры установлены:

• операционная система Windows XP;
• интегрированный пакет Microsoft Office;
• программа Антивирус Касперского Personal, используемая для постоянного контроля над всеми потенциальными источниками проникновения вредоносных программ - электронной почтой, Интернетом, внешними носителями информации.

Из специализированного  программного обеспечения в МБДОУ  ЦРР – детский сад №21 г.Шахты  используется:

• справочно-правовая система «КонсультантПлюс»;
• программное обеспечение «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8», используемое в отделе бухгалтерии.

Однако возможности локальной  вычислительной сети для работы с  документами не используются, нет и специализированного программного обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, можно сделать  вывод, что в полном объеме возможности  персонального компьютера для организации  работы с документами не используются. Так же к недостаткам использования технических средств в МБДОУ ЦРР – детский сад №21 г.Шахты можно отнести использование устаревшего оборудования на тех местах где для выполнение поставленных задач требуется высокопроизводительные системы, в результате происходит значительная трата времени.

Мероприятия по совершенствованию  использования техники управления:

• приобретение специализированного программного обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота;
• замена устаревшего компьютерного оборудования;
• приобретение современного специализированного программного обеспечения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы.

 

1.В. Р. Веснин "Менеджмент" 2006г. 3-е изд., перераб. И доп.-М.:ТК Велби, Проспект,2006г.

2. Вачугов Д.Д. «Основы менеджмента», 2-е изд., перераб. И доп.-М.:Высшая школа, 2005г.

3. Электронный ресурс: http://www.glptf.ru/