Управленческое общение. 3

Содержание 

Введение 3

1. Понятие управленческого  общения. Основные  подходы к его  рассмотрению 4

2. Функции управленческого  общения 7

3. Элементы управленческого процесса 10

4. Анализ системы  управления организацией  на примере ооо  «Автотранс» 14

5. Современные принципы  управленческого  общения 18

Заключение 22

Список использованных источников 23

Приложение А 24

Приложение Б 25

Приложение В 26 

Введение

     Управление  любой системой в простейшем виде может быть рассмотрено в виде контура управления, как совокупность двух взаимодействующих подсистем  – субъекта управления (управляющей  подсистемы) и объекта управления (управляемой подсистемы). Управление – есть процесс воздействия субъекта на объект в целях перевода его  в новое качественное состояние  или поддержания в установленном  режиме. В настоящее время особое внимание в управлении стало уделяться организационной культуре, обеспечивающей удовлетворение потребностей высшего уровня, а также проблемам эффективных коммуникаций.

     Актуальность  данной работы обусловлена тенденцией изучения сущности процесса управления и управленческих отношений.

     Объектом  курсовой работы является взаимосвязь  объекта и субъекта управления, механизмы  прямой и обратной связи.

     Предметом же выступает управленческое общение  и коммуникации в процессе управленческой деятельности.

     Целью данной работы является анализ взаимосвязи  объекта и субъекта управления, а  также выявление основных механизмов прямой и обратной связи, то есть управленческого общения. Поставленная цель достигается посредством решения следующих задач:

     - изучение наиболее важных, типичных форм управленческих отношений, в которых проявляется взаимодействие управляющих и управляемых;

     - определение основных тенденций развития управленческих процессов;

     - анализ механизмов прямой и обратной связей объекта и субъекта управления.

     При написании данной курсовой работы были использованы пособия следующих  авторов: Бурганова Л. А. Теория управления, Глущенко Е.В., Захарова Е.В., Тихонравов Ю.В. Теория управления, Пикулькин А.В. Система государственного управления, Франчук В.И. Общая теория управления, и многих других.

1. Понятие управленческого общения. Основные подходы к его рассмотрению

     Прежде  чем приступить к рассмотрению содержания и особенностей общения руководителя и подчинённого, необходимо ввести понятие управленческого общения, поскольку термин «деловое общение» является слишком широким для  этой ситуации. Ведь он охватывает и  общение, например, врача и пациента, педагога и учащегося. В общении  руководителя и подчинённого ярко выражен  ролевой характер, неравномерно распределены инициативы и обязанности, ответственности, определяющие зависимость одного участника  общения от другого.

     Таким образом, управленческое общение –  это деловое общение между  субъектом и объектом управления в социальных организациях, осуществляемое знаковыми средствами, обусловленное  потребностями управления их деятельностью.

     Предметом анализа в данной работе будет  в основном межличностное общение, то есть общение начальника и подчинённого.

     Общение руководителя с подчинённым неразрывно связано с управленческой деятельностью  вообще. Идея «вплетённости общения» в управление позволяет детально рассмотреть вопрос о том, что  именно в деятельности руководителя определяет общение. В целом же можно  констатировать, что посредством  общения организуется и реализуется  управление. Благодаря присущей ему  функции воздействия, общение позволяет  согласовывать действия различных  его участников [3,с.46].

     Структура управленческого общения.

     Как правило, в общении выделяют три  стороны: коммуникация, понимая в  узком смысле слова как обмен  информацией между субъектом  и объектом управления; интеракция – их взаимодействие, предполагающее определённую форму организации  совместной деятельности; межличностная  перцепция – процесс взаимопознания объектом и субъектом управления друг друга как основа для их взаимопонимания.

     Коммуникативная сторона.

     В процессе общения субъект и объект управления обмениваются разного рода информацией. Не менее важен также  осуществляемый в ходе общения обмен  настроениями, интересами, чувствами. Это предстаёт как коммуникативный  процесс. Комплекс знаков, используемых в данном случае (речь, жесты и  так далее), направлены на обеспечение  исполнения принятого решения.

     Специфика коммуникативных процессов проявляется  в следующих особенностях:

     - В характере процесса обратной связи;

     - Наличии коммуникативных барьеров;

     - Наличии феномена коммуникативного влияния;

       Существование различных уровней передачи информации.

     С точки зрения эффективности управления, для руководителя очень важно  понимание этих особенностей и их учёт в повседневной деятельности. Кроме того очень важно правильно  понимать назначение и уместность следующих  знаковых систем [1,с.112]:

     - Вербальные средства коммуникации – речь, пара- и экстралингвистические системы (интонация, неречевые вкрапления в речь – паузы и так далее)

     - Невербальные, или экспрессивные, средства коммуникации – оптико-кинетическая система знаков (жесты, мимика, пантомимика), система организации пространства и времени коммуникации, система «контакта глазами» [2,c.58].

     Каждая  в отдельности знаковая система  являет собой некий рычаг в  установлении правильного (корректного), зависящего от ситуации, контакта с  подчинёнными, умение влиять на его  психику и его внутреннее состояние  без непосредственного вмешательства. Невозможно, например, создание доброжелательной и доверительной атмосферы в  беседе, если один из её участников своим  внешним видом постоянно подчёркивает своё превосходство. В результате нарушается один из основных принципов проведения беседы – создания атмосферы взаимного  доверия. Интеллектуальный потенциал  подчинённого в таком общении  скорее всего не будет использован.

     Интерактивная сторона

     В результате взаимодействия объекта  и субъекта управления решение принимается  последним, то есть вышестоящим. И задача взаимодействия усложняется тем, что  объект управления должен её воспринять на уровне побуждения к действию. Стратегии  общение, избранные руководителем (в  большинстве случаев неосознанно), определяет стиль общения и управления. В литературе описаны пять основных типов управляющих в зависимости  от направленности руководителя на интересы дела или на заботу о взаимоотношениях с людьми [3,с.52]:

     - «либерал» (максимальное внимание к людям, минимальное внимание к работе);

     - «организатор» (высокая ориентация на эффективную работу в сочетании с доверием и уважением к людям);

     - «манипулятор» (умеренное внимание к работе, незначительное внимание к людям);

     - «пессимист» (незначительное внимание к производству и к людям);

     - «диктатор» (максимальное внимание к работе, незначительное внимание к людям).

     Перцептивная  сторона

     С точки зрения эффективности управления, процесс восприятия объекта и  субъекта управления друг другом не являются равноценным. Каждый руководитель понимает, насколько важно сформировать необходимый  образ у подчинённого. В менеджменте  существует даже такое понятие как  самопрезентация руководителя. Вместе с тем, особенность именно этой стороны  делового общения в управлении зачастую не учитывается.

     Межличностная перцепция – процесс взаимопознания субъектами общения друг друга как  основа для их взаимопонимания. Эта  сторона управленческого общения  включает в себя определённые механизмы  взаимопонимания и прогнозирования  поведения партнёра. Важную роль при  этом играют коммуникативные барьеры, механизмы психологической защиты личности.

2. Функции управленческого общения

     Предмет изучения общения руководителя с  подчиненным является многосторонним и неоднозначным. В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют  сотни различных функций, которые  в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

     Для такого аспекта рассмотрения, как  этика делового общения в управлении, наиболее важны следующие функции [9,с.37]:

     Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые  сотрудники не только осваивают коммуникативные  умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также  очень важно как в плане  межличностной адаптации, так и  для осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при  этом умение действовать в интересах  коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.

     Контактная  функция. Цель этой функции – установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчинённого к приёму и передаче сообщения  и поддержания взаимосвязи в  форме взаимоориентированности.

     Координационная функция, цель которой – взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации  их совместной деятельности.

     Функция понимания, то есть не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и так далее).

     Амотивная функция, цель которой – возбуждение  в партнере нужных эмоциональных  переживаний («обмен эмоциями»), а также  изменение с их помощью собственных  переживаний и состояний.

     Ориентация  в этих функциях и умелое пользование  ими помогает выявить причины  возникающих трудностей при реализации конкретной задачи управленческого  общения. Разработка теоретических  основ управленческого общения  имеет своей целью повышение  его эффективности. Поэтому не праздным является вопрос о том, какое управленческое общение мы будем считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации рассматривают с точки  зрения достижения целей участниками  общения. Но в управленческом общении  может быть два и более партнеров, и каждый из них может иметь  свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей  целью убедить подчинённого в  необходимости выполнения какой-либо работы, а подчинённых, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого  поручения. Цели противоположны и, при  отсутствии компромиссного решения, решение  для одного из участников будет «неэффективным» [4,с.187].

     Эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным  следует считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания  между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия [7,c.106].

     Жанры общения руководителя с подчинёнными

     Руководитель  в процессе своей деятельности проходит несколько стадий поведения: от самой  жёсткой, категоричной, где надо проявлять  жёсткость и нежелание идти на компромисс, до самой мягкой, лояльной, где руководитель становится равным собеседником без признаков доминирования. Но следует различать ситуации, где  и как надо себя вести. В следующей  таблице приводятся виды общения, выделенные по функциональному назначению, или  жанры общения, как их иногда называют.

     Функциональные  виды управленческого общения (см. Приложение А)

     Данное  приложение не претендует на полноту, она требует дальнейшей доработки. При этом каждый из видов может  на практике использоваться в различных  формах. Например, приказ может быть доведён в форме просьбы или  требования. Вместе с тем, как показывает практика, всё разнообразие задач  управленческого общения может  быть решено с использованием перечисленных  функциональных видов общения, специфику  и психологическую основу которых  нужно разрабатывать на теоретическом  и практическом уровнях [10,c.98].

     Таким образом, в зависимости от характера  деятельности предприятия (фирмы) в  целом осуществляются разные подходы  к руководству. Атмосфера, царящая  в организации, во многом определяет характер общения как между сотрудниками, так и с руководством. Выделяют команду так называемого «боевого корабля» и «футбольную команду». Если наглядно представить эти два  вида организации производства, то нетрудно будет провести ассоциации в сферу управленческой деятельности. К первой относится «жёсткая»  организация управления, а ко второй – «мягкая». Чтобы определить, какая  система коммуникаций «царит» на вашем предприятии, надо проанализировать его деятельность с помощью следующего приложения (см. Приложение Б).

3. Элементы управленческого процесса

     Основной  целью науки управления является изучение и совершенствование принципов, структур, методов и техники управления. Поиск оптимальных методов управления ведется постоянно и в большом  диапазоне – от технологических  до экономических, административных и  социально- психологических Метод  управления можно определить как  способ воздействия на управляемую  систему для реализации поставленной задачи. Важнейшими элементами управленческого  процесса является объект и субъект  управления, которые путем воздействия  друг на друга достигают определенных результатов в управленческой деятельности.

     Под субъектом управления физическое или  юридическое лицо, от которого исходит  властное воздействие, т. е. административно - управляющий персонал, который  посредством взаимосвязанных методов  управления обеспечивают эффективную  управленческую деятельность. Объектом же управления являются физические и  юридические лица, которые выступают  в роли управляемых, т. е. тем, на что  направлено властное воздействие субъекта управления.

     Любое управление как система состоит  из двух подсистем: управляемой подсистемы, которая и является объектом управления, и управляющей подсистемы – подсистемы, осуществляющей управление в системе. Управляемая и управляющая подсистемы взаимосвязаны каналами передачи информации, которые рассматриваются абстрактно, независимо от их физической при роды. Объект управления представляет собой  систему, состоящую из элементов. Под  элементом системы понимается такая  подсистема, которая в данных условиях представляется неделимой, и не подлежит дальнейшему расчету на составляющие. Элемент всегда является структурной  частью системы и выполняет только свои, ему присущие функции, которые  не повторяются другими элементами данной системы. Элемент обладает способностью взаимодействовать с другими  элементами и интегрировать с  ними, что является признаком целостности  системы [11,c.130].

     Воздействие субъекта на объект управления может  осуществляться только при условии  циркулирования определенной информации между управляющей и управляемой подсистемами. Процесс управления независимо от его содержания всегда предполагает получение, передачу, переработку и использование информации.

     Субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия, которые содержат в себе информацию относительно того, как должен функционировать в  дальнейшем объект управления. Данные импульсы будем называть управленческими  командами.

     Для того чтобы между двумя субъектами существовала управленческая связь  и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, необходимо, чтобы  между этими субъектами существовали отношения управления. Они являются основой возможности осуществления  управления, так как именно они  задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды  выполнять. Отношения управления не являются изначальными отношениями, а  базируются на более глубинных отношениях, таких как экономические либо морально-этические отношения.

     Важным  моментом является то, какие мотивы побуждают субъекта управления к  руководству, какие цели он при этом преследует. В том случае, когда  цели управления совпадают с целями, преследуемыми субъектом управления, последний ориентирован на наиболее эффективное управление. Для того чтобы это существовало, необходимо соблюдение двух условий [6,с.98]:

     1) субъект управления не должен  иметь возможности достижения  своих целей за счет управленческой  деятельности в независимости  от достижения целей управления;

     2) степень достижения субъектом  управления своих целей за  счет управленческой деятельности  должна находиться в прямой  зависимости от степени достижения  целей управления.

     Полная  привязка потребности субъекта управления управлять к результатам функционирования объекта управления наблюдается  в том случае, когда субъектом  управления является субъект собственности. Если субъектом управления является не собственник, а исполнитель, призванный реализовывать функцию управления, потребность управлять у субъекта управления объективно не связана непосредственно со стремлением получения наилучшего конечного результата. Более того, эта потребность зачастую связана со стремлением субъекта управления удовлетворять свои исходные потребности, используя управление, но не ориентируясь при этом на конечные результаты, а в определенных случаях и во вред конечным результатам [9,c.54].

     Объект  управления получает управленческие команды  и функционирует в соответствии с содержанием данных команд.

     Необходимым является наличие у субъекта управления рычагов воздействия (мотивации) на объект управления, с помощью которых  можно побуждать его выполнять  управленческие команды. Для того чтобы  механизм мотивирования приводил к  достижению поставленных целей, необходимо выполнять следующие требования:

     1) он должен обладать действенностью  на протяжении всего времени  функционирования объекта управления  и не ослабевать по мере  удовлетворения потребностей объекта  управления. Этого можно добиться  за счет комплексного использования  рычагов воздействия, периодического  чередования методов мотивирования  ориентации, стимулирующих воздействий  на удовлетворение стабильных  долгосрочных потребностей;

     2) механизм стимулирования должен  увязывать уровень стимулирования  со степенью достижения конечных  целей. 

     В настоящее время в мировой  практике управления разработан и широко применяется достаточно большой  арсенал средств стимулирования, отвечающих данным требованиям. Формирование механизма мотивирования должно строиться преимущественно на ситуационной основе.

     Информационный  подход к процессам управления различными системами представляется в виде системы с управлением, включающей три подсистемы: управляющую систему (систему управления), объект управления и систему связи.

     Согласно  информационному подходу, управление рассматривается прежде всего как  процесс преобразования информации: информация об объекте управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления. Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются с понятием связь. Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с понятием управление. Если системы способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они обладают обратной связью. Обратная связь создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее не известно [9,c.68].

     Основными группами функций системы управления являются [12,с.88]:

     1) функции принятия решений – выражаются в создании новой информации в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного управления. Это связано с преобразованием содержания информации о состоянии объекта управления и внешней среды в управляющую информацию при решении логических задач и выполнении аналитических расчетов, при порождении и выборе альтернатив;

     2) рутинные функции обработки информации  охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование,  преобразование формы информации  и т.д. Эта группа функций  преобразования информации не  изменяет ее смысл, т.е. это  рутинные функции, не связанные  с содержательной обработкой  информации;

     3) функции обмена информацией связаны  с доведением выработанных воздействий  до объекта управления и обменом  информацией. 

     Объектом  управления является социально –  экономическая система. Она создается  из совокупности функциональных элементов: людей, предметов и средств труда, финансовых и информационных ресурсов. До начала процесса управления отмеченные элементы существуют в качестве необходимых  факторов управления, как начальные  условия функционирования системы.

4. Анализ системы управления организацией на примере ООО «Автотранс»

     Общество с ограниченной ответственностью «Автотранс» создано 22 октября 2002 г. в соответствии с  ГК РФ, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

     Общество  имеет Устав, утвержденный Решением Учредителя №1 от 28.10. 2004.

     Учредителем Общества является физическое лицо. Для  обеспечения деятельности Общества создан уставный капитал в размере 10 000 рублей за счет вклада учредителя денежными средствами.

     Филиалов  и представительств Общество не имеет. Дочерних и зависимых обществ нет.

     Форма собственности: частная.

     Полное  фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Автотранс».

     Сокращенное наименование Общества: ООО «Автотранс».

     Местонахождение Общества: г. Липецк, ул. Проспект Победы, 99.

     Целью деятельности Общества является получение  прибыли.

     Общество  осуществляет любые виды деятельности, не запрещенные, законом, в том числе  предметом деятельности общества являются:

• перевозка грузов автомобильным транспортом;
• перевозки пассажирские, багажа, грузобагажа и грузовые перевозки;
• услуги строительно-дорожными машинами, автоуслуги;
• транспортно-экспедиторские, погрузо-разгрузочные, такелажные, складские работы и услуги;
• деятельность по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств, осуществляемая на коммерческой основе, в том числе: услуги по техническому обслуживанию и ремонту легковых и грузовых автомобилей, автобусов, кузовов, рабочих органов, оборудования и оснастки специальных и специализированных автотранспортных средств;

     Главным критерием развития ООО «Автотранс»  является:

     - улучшение качества обслуживания клиентов компании;

     - увеличение парка собственного подвижного состава и скорости доставки;

     - снижение стоимости услуг.

     Совместная  деятельность отсутствует.

     Основные  рынки сбыта:

     - г. Липецк;

     - Липецкая область;

     Среднесписочная численность работников – 34 чел.

     Организационная структура ООО «Автотранс» представлена на рис.1.

     Учредителем (участником) Общества является физическое лицо гражданин Российской Федерации.