Управление документооборотом на предприятии

Содержание

Введение

1. Теоретическая  часть............................................................................................3

1.1 Развитие делопроизводства..............................................................................3

1.2 Организация  документооборота......................................................................5

1.3 Регистрация  документов...................................................................................7

1.4 Контроль исполнения  документов...................................................................8

2. Организационно-экономическая  характеристика СПК «Климушинский»

2.1 Местонахождение  и условия деятельности хозяйства................................11

2.2 Экономическая  характеристика объекта исследования..............................15

2.3 Делопроизводство  в системе управления.....................................................17

3. Анализ делопроизводства  в СПК «Климушинский».....................................18

3.1 Номенклатура  дел............................................................................................18

3.2 Формирование  дел...........................................................................................21

3.3 Подготовка  документов к хранению.............................................................24

4. Пути совершенствования  делопроизводства в анализируемом  хозяйстве..27

Заключение.............................................................................................................28

Литература 
 
 

Введение 

      Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документы  закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

      Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

      К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения  документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

      Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

      Таким образом, целью курсового проекта  является систематизация, закрепление  и углубление теоретических знаний по делопроизводству на примере хозяйства  СПК «Климушинский».

      Задачи  курсового проекта:

1. Изучить номенклатуру  дел хозяйства.

2. Рассмотреть  порядок оформления (регистрации)  документов, поступающих в хозяйство.

3. Проследить  последовательность прохождения  документов и обработки до  сдачи их на хранение.

4. Разработать  мероприятия по совершенствованию  ведения делопроизводства. 

1. Теоретическая часть

1.1 Развитие  делопроизводства

      Документ  – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим  или физическим лицом для использования  в своей деятельности.

      Движение  документов – это движение управленческой информации для выполнения функций  управления, принятия решений и их претворения в жизнь.

      Делопроизводство  – совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации  документооборота.

      При создании документов необходимо соблюдать  принцип достаточности и неизбыточности. 

      Культура  работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение  эффективности управления.

      Документооборот – это регламентированная схема  движения документов по пунктам обработки  для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических  операций с документами.

      Требования  к документообороту:

1. Прямоточность  движения (либо сверху вниз –  нисходящее, либо снизу вверх  – восходящее, без создания петель).

2. Избирательность  в распределении документов в  соответствии с функциональными  обязанностями.

3. Необходимость  и достаточность маршрута.

4. Единообразие  маршрута.

      Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел.

      Документооборот – одна из функций организации.

      Документооборот состоит из следующих документопотоков:

1. Входного, состоящего  из документов вышестоящих организаций,  органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных  организаций (организаций, существующих  во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.

2. Выходного,  состоящего из информации, направляемой  из организации во внешнюю  среду.

3. Внутреннего,  состоящего из документов, циркулирующих  между подразделениями и отдельными  исполнителями внутри организации. 

      Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с другими  организациями.

1.2 Организация  документооборота

      Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело.

      На  предприятии существует следующая  организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

      - организационные документы;

      - распорядительные документы;

      - информационно-справочные документы.

      На  предприятии существует также служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений).

      Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

      Служба  документационного обеспечения  принимает к обработке только правильно оформленные документы. В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

      Конверты  от поступающих документов оставляют  в том случае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения  документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов:

      - направляемые на рассмотрение  руководителю предприятия;

      - направляемые непосредственно в  структурные подразделения или  конкретным исполнителям.

      Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

      На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

      Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в ДОУ. Если документ должен исполняться  несколькими подразделениями или  должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

      Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  служба ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

      Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки  мер по совершенствованию работы с документами.

1.3 Регистрация  документов

      Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставленная на нем индекса  и даты с последующей записью  необходимых сведений о документе  в регистрационных формах.

      Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и дальнейшего  использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

      Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и  внутренние - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он не должен регистрироваться повторно.

      Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно. Регистрационный  индекс входящих и исходящих документов включает:

      - порядковый номер в пределах  регистрируемого массива документов;

      - индекс по номенклатуре дел.

1.4 Контроль  исполнения документов

      Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность  за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

      Формальный  контроль делится на:

      1. Предварительный, который имеет  активное управленческое влияние  на ход исполнения документов  и регулирует процесс подготовки  и принятия решения. Предварительный  контроль отслеживает те процедуры,  которые предшествуют принятию  решения.

      2. Итоговый, проводится службой делопроизводства  периодически и обеспечивает  сбор и обработку аналитической  информации об исполнительной  дисциплине предприятия.

      Контролю  исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений  в нормативные и инструктивные  документы.

      Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов  служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.

      Состав  наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых  сроков их исполнения указывается в  инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

      В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

      1. Постановка на контроль.

      2. Ведение контроля.

      3. Снятие с контроля.

      4. Анализ исполнительской дисциплины.

      Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после реального и  окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и  в случаях сообщения результатов  заинтересованным учреждением или  наличием документального подтверждения  исполнения документа.

      При организации делопроизводства в  системе управления следует исходить из того, что документооборот –  одна из важнейших обслуживающих  функций, которая должна выполняться  специальной службой или специально выделенными сотрудниками. Функцией такой служит документационное обеспечение  деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и  размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел  к сдаче в архив.

      Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством  подразделения, техническое и программное  обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников  по ведению документов.

      Типовые сроки исполнения документов устанавливаются  актами высших органов государственной  власти и управления, а также центральных  функциональных и отраслевых органов  управления.

      Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.

      Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке: типовые сроки - принятием  нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

      Перенесение срока исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после  получения докладной записки  от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции  руководителя и переносится из резолюции  в контрольную карточку.

      Карточки  контролируемых документов (контрольная  картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

      Службой контроля осуществляются следующие  операции:

      - формирование картотеки контролируемых  документов;

      - направление карточки контролируемого  документа (пункта задания) в  подразделение исполнитель;

      - выяснения в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и  телефона исполнителя;

      - напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

      - получение информации о ходе  и результатах исполнения;

      - запись хода и результатов  исполнения в карточке контролируемого  документа;

      - регулярное информирование руководителей  о состоянии и результатах  исполнения;

      - сообщение о ходе и результатах  исполнения документов на оперативных  совещаниях, заседаниях коллегиальных  органов;

      - снятие документов с контроля  по указанию руководителей;

      - формирование картотеки исполненных  документов.

      Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем  порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий  последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения  срока.

      Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе.

2. Организационно - экономическая  характеристика СПК  «Климушинский»

2.1 Деятельность хозяйства

      СПК «Климушинский» - это сельскохозяйственный  производственный кооператив, т.е.  организация созданная гражданами  на основе добровольного членства  для совместной деятельности  по производству, переработке, сбыту  сельскохозяйственной продукции,  основанный на объединении их  паевых взносов с целью удовлетворения материальных и других потребностей членов кооператива, а также получения прибыли.

      СПК «Климушинский» осуществляет деятельность по разведению крупного рогатого скота  черно-пестрой породы разных поколений  а, также по выращиванию зерновых культур и многолетних трав.

      Управление  кооперативом осуществляет общее собрание, Правление во главе с председателем.

     От  реализации молока и мясопродукции  в 2010 году в СПК ”Климушинский” было получено 60,6% и 25,35 выручки соответственно. К тому же молоко и мясопродукция являются основной продукцией, позволяющей ежедневно иметь денежные поступления. Поэтому система ведения молочного и мясного скотоводства должна обеспечить стабилизацию поголовья коров, повышение продуктивности. Для улучшения этих показателей в хозяйстве необходимо разработать мероприятия по увеличению производства молока и мясопродукции.

      Кооператив  является юридическим лицом, имеет  расчетный, валютный и другие счета  в учреждениях банков, самостоятельный  баланс, печать со своим наименованием. В своей деятельности кооператив руководствуется настоящим Уставом  и действующим законодательством. Имущество кооператива составляют его основные фонды и оборотные  средства, также акции, ценные и приравненные к ним бумаги. Уставный фонд кооператива  составляет 1000 млн. рублей.

      Для занятия данной деятельностью лицензий или другого разрешения государственных  органов не требуется. Слабым местом сельскохозяйственного производства является, прежде всего, изменчивость погодных условий, которые во многом определяют результаты деятельности хозяйств и их финансовое состояние. Еще одно слабое место - сезонный характер производства и сбыта продукции. Реализовывается продукция по установленным государственным закупочным ценам.

      Производственную  деятельность кооператив осуществляет через имеющиеся структурные  подразделения:

      - 4 производственных участка;

      - 3 фермы по выращиванию и откорму  крупного рогатого скота 

Производственно-финансовая деятельность СПК  «Климушинский».

       Результаты  производственной и финансовой деятельности СПК 

       « Климушинский»

       Таблица 1.

       Анализируя  хозяйственно-финансовую деятельность предприятия, можно сделать следующие  выводы: хозяйство работает с прибылью (в отчетном году она равна 3683 тыс. руб.), рентабельна как в отрасли  растениеводства, так и животноводства, несмотря на высокие цены на удобрения, горюче-смазочные материалы, среднюю урожайность (24,9ц/га) и другие факторы.

2.2 Экономическая характеристика  объекта исследования

      Отрасль сельскохозяйственного производства является стратегически важной и  социально значимой, так как здесь  производятся продукты питания и  сырье для многих отраслей промышленности.

      На  техническом вооружении кооператива  имеется 70 тракторов, 11 зерноуборочных комбайнов (КЗС-I0К, КЗР-I0 - 3, Лида-1300 - 4, Лексион, Джон-Дир), 2 кормоуборочных комплекса (КСК-I00А, Ягуар).В СПК «Климушинский» применяются передовые технологии земледелия.

      Что касается отрасли растениеводства  хозяйства, то среди зерновых культур  наибольшее количество площади отведено под пшеницу, ячмень. Это обусловлено как потребностью в кормах, так и тем, что это наиболее урожайные культуры в условиях хозяйства.

      Специалистами и работниками цеха растениеводства  постоянно проводится работа по повышению  культуры земледелия. На l га сельхозугодий планируется в 2011 году внести 2,6 ц минеральных удобрений в действующем веществе, на 1 га пашни - 3,3 ц. Проводится известкование кислых почв, внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур. Данные мероприятия способствуют получению стабильных урожаев.

      Из  экономической оценки сельскохозяйственных культур видно, что наиболее продуктивными  кормовыми культурами по урожайности  являются многолетние травы на сено, а также овес, рожь, пшеница.

      Удой  на 1 корову за 2007 год составил 5125 кг, план на 2008 год - 5280 кг; среднесуточный привес КРС - 620 грамм, план - 650 грамм.

      Крупный рогатый скот СПК «Климушинский» содержится в типовых коровниках. Организована работа на ферме односменная двух цикличная. Кормление животных двухразовое. Обычно суточный объем кормов делится на две части.

      Основная  часть рациона распределяется в  настоящее время по кормушкам  тракторными раздатчиками «Хозяин». Поят животных из автопоилок ПА -1, одна поилка на двоих животных.

      Содержание  животных в зимний период - стойловое, в летний стойлово-пастбищное. В  зимний период в хозяйстве организованы длительные прогулки коров с целью  укрепления здоровья, повышения продуктивности и воспроизводительной способности. Интенсивное ведение скотоводства возможно только при наличии в  хозяйстве прочной кормовой базы, которая способна обеспечить животных необходимым количеством полноценных  кормов. Рациональное полноценное кормление  способствует увеличению продуктивности скота и повышению качества продукции. В скотоводстве применяют разнообразные  виды кормов, отличающиеся как вкусовыми, так и физическими свойствами, химическим составом, содержанием аминокислот, витаминов.