Управление докуметацией в РФ
32
СОДЕРЖАНИЕ
Введение……………………………………………………..
ГЛАВА 1 Теоретико-методологическое обоснование управления....................
1.1 Управление документацией в менеджменте...................
1.2 Понятия «информация» и «документ»....................
ГЛАВА 2 Управление документами...................
2.1 Программные продукты управления документами...................
2.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»...................
Заключение....................
Список использованной литературы....................
ВВЕДЕНИЕ
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов. Исследование столь актуальной темы обусловлено несколькими факторами: во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления, прежде всего, государственного; во-вторых, потребностью архивной службы России в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки; в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Объект исследования – процесс управления.
Предмет исследования – процесс управления документацией в Российской Федерации.
Цель — проанализировать процесс управления в Российской Федерации.
Задачи:
- дать определение понятий «управление документами», «информация», «документ»;
- раскрыть понятие «функции менеджмента»;
- проанализировать требования к программным продуктам процесса управления;
- проанализировать требования ГОСТ Р ИСО 15489 – 1- 2007 к процессу управления документами.
Гипотеза исследования. Процесс управления документами в фирме базируется на нормативных документах и информационных технологиях.
Степень научной разработанности проблемы. Во время написания данной работы были изучены научные труды следующих ученых: Ларина М.В.,Соковой А.Н.,а так же нормативно-медотодические документы: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
Методологическая основа исследовании: системный подход, исторический.
Методы исследования: метод системного анализа; метод классификации; изучение документов; исторический.
Теоретическая и практическая значимость работы. Данная работа может быть применена в работе такого структурного подразделения,как служба ДОУ или в организации процесса управления государством непосредственно через управление документацией.
ГЛАВА 1 Теоретико-методологическое обоснование управления
1.1 Управление документацией в менеджменте
«Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента [3].
Любая деятельность требует управления. Менеджмент - это особый вид деятельности, специфический характер которой связан с выполнением управленческих действий - функций управления. Впервые состав управленческих функций был предложен А. Файолем: "Управлять - это значит предвидеть, планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать".
В современной специальной литературе рассматривается множество функций менеджмента, например: прогнозирование, целепологание, планирование, организовывание деятельности, мотивирование персонала, контроль, учет и анализ. Методы и техники реализации специфических функций менеджмента лежат в основе профессиональной деятельности любого менеджера [4].
Любое предприятие для поддержания своего существования, реализации корпоративных целей выполняет различные виды деятельности, называемые функциями. Впервые основные виды управленческой деятельности описал и формализовал А. Файоль. Он утверждал, что управлять - это значит планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.
В дальнейшем состав этих функций был дополнен.
Выделение функций менеджмента происходит в результате разделения и специализации труда в сфере управления. Применяются различные классификации функций управления.
Дадим определение основным функциям менеджмента.
Планирование - это вид управленческой деятельности по установлению целей и путей их достижения. Результатом процесса планирования является система планов, включающая корпоративные, функциональные планы, планы работников и т. п.
Организовывание (организация) - это вид управленческой деятельности по разработке структуры управления, распределению полномочий и ответственности.
Мотивация - это вид управленческой деятельности по побуждению человека к деятельности, имеющая определенную целевую направленность.
Контроль - это вид управленческой деятельности по обеспечению достижения организацией своих целей.
Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.
Процесс менеджмента отражает рекомендованную последовательность выполнения функций, точнее последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций.
Этот цикл управления является универсальным по отношению к объекту управления, которым является не только организация в целом, но и отдельные подразделения, функции, методы и т. н.
Например, функция организации деятельности, например, производственной деятельности, включает в себя построение структуры, распределение заданий, функций, полномочий и ответственности среди подразделений (положение о подразделениях) и исполнителей (должностные инструкции). Эта деятельность должна иметь четкий целевой ориентир, например, повышение гибкости и адаптивности организационной структуры. После чего разрабатывается план организационных изменений, распределяются обязанности, при этом должна быть продумана система мотивации и контроля, позволяющие минимизировать сопротивление персонала процессу изменений и, в итоге, достичь поставленных целей, т. е. создать организационную структуру, позволяющую гибко и адекватно реагировать на изменение потребностей рынка.
Качество выполнения предыдущего этапа - необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций.
Связующими процессами являются процесс коммуникаций и принятия решений. В последнее время в состав связующих процессов все чаще ученые относят и процесс целепологания, т. к. установление целей функционирования является необходимым условием начала любой деятельности.
Процесс коммуникаций - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Благодаря коммуникациям руководители (аппарат управления) получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до работников предприятия. Если коммуникации на предприятии налажены плохо, решения могут быть ошибочными.
Процесс принятия решений - это выбор альтернативы.
В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений:
при планировании: постановка целей, определение необходимых ресурсов, выбор способов достижения целей и задач;
при осуществлении функции организовывания: структура производства, структура управления, организация производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, организация труда рабочих и специалистов.
Процесс мотивации включает установление и оценку неудовлетворенных потребностей, формирование целей удовлетворения потребностей, определение стимулирующих воздействий (мер).
Функция координации предполагает принятие решений по способам согласования деятельности различных структурных звеньев, применению технических средств связи и т. п.
Функция контроля связана с принятием решений о том, что, когда и как контролировать, какие виды и формы контроля использовать, как анализировать полученную информацию, а также решения по осуществлению корректирующих действий.
Процесс целеполагания - процесс по установлению иерархии целей и согласования их с параметрами внешней и внутренней среды.
Цель - это предвосхищение результата деятельности.
Динамизм функций выражается в необходимости их подстройки на все возрастающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобрели характер турбулентности. Для этого требуется освоение существующих методов и способов выполнения функций, использование нестандартных решений, творческого подхода к решению проблем. Согласно кибернетическому принципу Эшби, который гласит: только разнообразие может уничтожить разнообразие, можно утверждать, что только применение разнообразных методов функционирования системы может сделать ее поведение предсказуемым, т. е. можно утверждать, что для поддержания интереса, чувства удовлетворенности сотрудников процессом и результатом труда, которые являются основой мотивации, при применении методов воздействия на поведение сотрудников необходимы новизна (для того, на кого направлено воздействие) с элементами приятной неожиданности. Чем большим диапазоном инструментов управления владеет менеджер, чем выше его понимание среды, тем эффективность функционирования предприятия выше.
Динамизм функций можно проиллюстрировать с помощью эволюции принципов менеджмента. Например, перенос доминанты при реализации функции мотивации с "кнута" (теория X) на "пряник", "вкус" которого меняется, в соответствии с теорией Маслоу, от материального вознаграждения до развития творческого потенциала личности.
В постоянном, гибком реагировании на требования рынка всех функций и заключается искусство менеджера, которое может быть реализовано только благодаря применению научных методов управления [4].
1.2 Понятия «информация» и «документ»
Слово «информация» происходит от латинского "informatio" – сведения, разъяснения. Одна и та же информация могут являться новой или устаревшей, актуальной или неактуальной для разных людей. Информация, переданная на электронном носителе, может быть интересна и доступна для человека, владеющего компьютерной грамотностью и бесполезна для того, кто не имеет под рукой компьютера или не умеет им пользоваться [5].
Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [2].
Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации. Сериал – это тоже информация, причем временами очень актуальная. Иногда объектом информации может стать телефон нового салона красоты, в котором сейчас скидки, – и тогда мы начинаем поиск информации. Поиск происходит по информационным каналам. В случае с салоном информационными каналами становятся подруги, справочные, Интернет. А хотя, Интернет – это универсальный источник информации. Он для того и создан, чтобы люди со всего мира складывали в него свою информацию и искали чужую.
Информация в электронной сфере – это число, которое всегда фиксировано. Статичная форма электронной информации характерна для хранения на диске памяти компьютера.
Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной. Информация распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный характер и завит от преинформационных запасов.
Некоторые полагают, что управление документами – скучная, рутинная работа, которую может выполнить любой сотрудник организации. Конечно, большинство людей даже не представляют, что именно стоит за понятием «управление документами», возводя напраслину на деятельность, которая и так недооценена.
Вообще-то, управление документами пересекается с множеством дисциплин. Вы, например, разве знали, что…
● Классификация и индексирование документов являются главными составляющими успеха любой программы управления документами? Отчасти звучит как управление знаниями.
● Сохранение наиболее важной документации – один из ключевых шагов в разработке плана экстренного восстановления данных. Звучит уже как управление инфраструктурой.
● Пренебрежение управлением документами теоретически может привести сотрудников и их компании к уголовному наказанию. Звучит как юриспруденция.
● Что привело Arthur Andersen к краху? (Это аудиторская компания, в течение 10 лет обслуживающая Enron. В рамках программы уничтожения ненужной информации уничтожила документы, впоследствии затребованные федеральными органами). Уничтожение документов – уничтожение «не тех» документов – уничтожение как раз тех документов, что вообще-то следовало бы сохранять в соответствии с регламентами, установленными как для Arthur Andersen, так и для концерна Enron.
Вопреки распространенному мнению, то, чего вы не знаете, может навредить вам. А в случае управления документами то, чем вы хотите пренебречь, может нанести непоправимый ущерб вам и вашей организации.
Недавние скандальные газетные заголовки ясно свидетельствуют о том, что управление документами (либо его отсутствие) это очень важное направление деятельности предприятия, призванное удостоверять и подтверждать достоверность многих бизнес-операций и правительственных действий. Рост общей массы электронных документов, в особенности электронной почты, и потенциальные судебные иски, которые могут быть вызваны этими документами, все больше становится истинным проклятием для юрисконсультов и менеджеров-делопроизводителей многих корпораций и правительственных организаций. Microsoft, Texaco и другие компании, входящие в рейтинг 500 крупнейших компаний, публикуемых журналом Fortune, уже пострадали от утечки электронных сообщений, использованных как улики в громких судебных разбирательствах.
Однако для менеджеров-делопроизводителей электронное сообщение – это лишь один из видов документов в общей системе документооборота (причем не какой-то там малозначительный, а такой же важный, как и другие виды документов). Они то знают, что явные улики (буквально «дымящийся пистолет» в руке убийцы) могут скрываться под разными «личинами», как то бумага, электронные изображения, видеопленка, голосовая запись и т.д. Все это может стать потенциальными уликами и, следовательно, может быть приобщено к материалам дела. Кроме того, менеджер-делопроизводитель несет ответственность и за то, чтобы все необходимая информация могла быть оперативно доступна, на случай если компании придется защищать себя в суде.
Работа менеджера-делопроизводителя сегодня далека от скуки, и во многих организациях их числа уже недостаточно для того, чтобы справиться с неуклонно возрастающим в последние месяцы объемом законов и предписаний, регулирующих работу организаций.
Поэтому неудивительно, что многие компании возлагают огромные надежды на программы управления документами как на средство повышения эффективности работы с возросшим объемом документов всех типов. Это правильный подход. Однако прежде чем выбрать программный продукт, требуется базовое понимание сути управления документами и сопутствующих операций. Если в вашей компании нет четкой политики управления документами и правил хранения и уничтожения документов, программное обеспечение окажется бесполезным [5].
По определению Закона о федеральных документах, документ – это «записанная информация вне зависимости от способа записи и ее характеристик, созданная или полученная организацией в качестве подтверждения ее деятельности и имеющая ценность, которая требует сохранения этой информации в течение определенного периода времени».
По определению, используемому Национальными архивами США (NARA), понятие «документ» включает в себя «все книги, газеты, карты, фотографии, машиночитаемые материалы, а также другие материалы документального характера независимо от их формата и других физических характеристик, созданные или полученные правительственной организацией США в соответствии с Федеральным законодательством или в связи с осуществлением публичной деятельности, сохраненные, либо рекомендованные к сохранению этой организацией или его правопреемником в качестве доказательства факта существования организации, ее функций, политики, принятых решений, процедур, операций и других действий правительства, либо в связи с информационной значимостью данных, содержащихся в данном документе».
Понятно?
Возможно, для неправительственных организаций это звучит слишком запутанно, поскольку они не считают, что данные определения обязательно применимы к ним. Поэтому более обобщенное определение понятия «документ» будет звучать так: «документ – это записанная в любой физической форме информация, созданная или полученная в процессе осуществления организацией своей деятельности, сохраненная в силу своей информационной ценности и являющаяся свидетельством выполняемых организацией функций, проводимой политики, принятых решений, процедур, операций, миссии, программ, проектов и других видов деятельности».
Вот почему не существует унифицированного подхода к определению программы по сохранению документов для каждого его типа – каждая компания должна рассмотреть характер своих бизнес-процессов и решить, что считать документом и какие правила хранения документов необходимо применять. Опять же, правительство и другие регулирующие органы, работающие в данной сфере деятельности, могут помочь в принятии данного решения, точно сформулировав, что они ожидают увидеть при проведении аудиторской проверки или расследования. Вместе с тем, аудит или расследование – далеко не единственный повод к внедрению программы управления документами.
Есть другие способы определить, будет ли данное информационное сообщение считаться документом или нет:
● Является ли данная информация отражением ваших ежедневных бизнес-процессов?
● Является ли данная информация входящей для процесса принятия жизненно важного для вашей организации решения?
● Является ли данная информация доказательством, почему было принято то или иное решение?
● Необходима ли данная информация для юридических, финансовых, аудиторских или налоговых целей?
«Особо важные документы» содержат уникальную или незаменимую информацию и требуют специальной защиты, например, учредительный договор, годовые отчеты и акционерные документы. Этот тип документов является неотъемлемой частью плана экстренного восстановления данных.
ГЛАВА 2 Управление документами
Существует множество различных определений управления документами:
«Управление документами – это профессиональная дисциплина, которая главным образом касается управления системами документооборота (документо-ориентированными информационными системами). Применение систематической и научно обоснованной системы контроля хранимой информации, необходимой для ведения бизнес-процессов внутри организации. Систематический контроль всех организационных документов на протяжении всего их жизненного цикла: от их создания или получения, последующей обработки, рассылки, хранения и использования до конечной утилизации. Цель управления документами – внедрение принципа экономичности и эффективности в систему ведения учета документов, обеспечивающее систематическое уничтожение ненужных документов и одновременно защиту ценной информации с сохранением ее в таком виде, который бы облегчал доступ и использование этой информации».
У некоторых людей сложилось ошибочное впечатление, что управление документами связано с затариванием всех бумаг, что попадают на рабочий стол в процессе ведения бизнеса. В некоторых особо жестко регулируемых отраслях промышленности может показаться, что так оно и есть. Однако в большинстве случаев задача менеджера-делопроизводителя заключается не только в том, чтобы сохранить тот документ, который должен быть сохранен, но и определить, как долго его нужно хранить, где его нужно хранить, кто будет иметь к нему доступ и когда его нужно будет уничтожить (если вообще это нужно).
Существует даже стандарт ISO по разработке программ управления документами. Однако, несмотря на то, что действия, направленные на сохранение документов, считаются систематическими и научно обоснованными, вопрос «что считать документом и как долго его хранить?» должен решаться с учетом установленных правил и с определенной долей субъективности, в зависимости от самого документа. Порой даже само понятие «документ» может показаться несколько запутанным.
2.1 Программные продукты управления документами
Основные элементы программы управления документами включают регламент хранения документов и набор процедур их классификации, определения сроков их хранения и описания механизма уничтожения документов. Классификация документов и их последующее сохранение с соответствующими метаданными необходимы для того, чтобы потом было возможно оперативно найти эту информацию в случае, когда она будет затребована.
Целостность документов зависит от трех составляющих: содержания, контекста и структуры исходного документа. Подлинность документа является важной характеристикой при определении, является ли данная информация достоверным отражением какого-либо события или сделки. Вот почему управление электронными документами, в особенности электронной почтой, веб-страницами и интерактивными сообщениями сопряжено с таким количеством трудностей. Способность создавать большее количество документов за более короткий срок повысило производительность во многих организациях, но этот прирост производительности может быть потерян, если в процессе ведения бизнеса, а тем более в такие критические моменты как, проведение аудиторской проверки или при необходимости предоставления вещественного доказательства, невозможно найти ключевые документы компании. Поиск утраченных документов стоит денег, что подразумевает собой потерю производительности и - в большей степени – появление штрафных санкций и судебных издержек.
Отсюда вытекает необходимость использования программы управления документами, которая способна облегчить процесс обработки и архивации документов для многих организаций.
Эти продукты призваны помочь пользователям:
● управлять планами хранения документов,
● сохранять документы в соответствующей классификационной группе вместе с заданными метаданными,
● при необходимости осуществлять поиск документов,
● уничтожать документы согласно предписанному расписанию,
● отложить уничтожение документов, когда в компании проводится аудит или расследование,
● отслеживать доступ к документам на протяжении их активного и пассивного жизненного цикла.
Во многих случаях эти системы отслеживают не только электронные документы, но также другие типы источников информации, например, бумажные документы, содержимое сейфов, магнитные ленты и т.д.
При акцентировании внимания на ключевых характеристиках управления документами, таких как описание документа и сертификация стандартов, один немаловажный фактор часто упускается из виду. Управление документами – это процедура, лежащая в основе различных бизнес-процессов внутри организации. Само по себе оно не является отдельной независимой задачей. Подобно тому, как работа с документами и папками является для сотрудника лишь вспомогательной задачей при осуществлении им основной деятельности, управление документами, чтобы быть воистину эффективным, так же должно «вписываться» в основные бизнес процессы данной организации.
Таким образом, при выборе программы не стоит обращать внимание исключительно на ее технологическую «элегантность», так как гораздо более важным фактором является ее совместимость с ключевыми бизнес-процессами. Способность поддерживать основные бизнес-приложения и удачно «вписываться» в общую схему документооборота в конечном счете должно стать самым важным критерием оценки подобных систем[4].
2.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»
1 июля 2007 года введен в действие стандарт в области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: «Part 1:General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство). Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран). Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами. Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ. В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и введен в действие с 1 июля 2007 г. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов: Область применения; Нормативные ссылки; Термины и определения; Преимущества управления документами; Нормативная среда; Политика управления документами и ответственность; Требования к управлению документами; Проектирование и внедрение системы управления документами; Процессы управления документами и контроль; Мониторинг и аудит; Обучение. Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.). Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность. Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно- В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность. Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами». Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности. В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются: характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.; процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология; описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе». Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами». Основными «задачами» предлагаемой методологии являются: предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами; анализ ее деловой деятельности; определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему; оценка систем управления документами, существующих на рынке; разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования; проектирование системы управления документами; внедрение системы управления документами; обследование системы управления документами после внедрения. Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления. Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов». Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими (например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию – создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют. На современном этапе многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных зданиях в центре Москвы, уже используют этот порядок в практике своей работы. При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию государственным. Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами. В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки – в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос вскоре будет урегулирован. Значимость положений национального стандарта заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов. Таким образом, приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)». При работе над национальным стандартом ВНИИДАД максимально адаптировал терминологию стандарта к терминологии, используемой в отечественном документоведении, а также провел существенную редакторскую работу над самим текстом стандарта, написав его «по-русски», сохранив при этом аутентичность его перевода. Нисколько не приуменьшая практическую ценность, актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно- В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» отвечает на эти вопросы. Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России [1].
|