Управление организацией как системой

      Содержание:

      Введение…………………………………………………………………….3

1. Теоретические основы понятия «система»..……………………….4

      1.1.    Понятие и свойства систем…………………………………….........4

      1.2.    Классификация систем…………………………………………........6

2. Управление организацией как системой………………………….13

      2.1. Сущность организации…………………………………………... …15

      2.2. Подходы к управлению организацией………………………….......17

      2.3. Особенности системного подхода  к управлению организацией …20

3. Характеристика реальной организации как системы…………….24

      Заключение………………………………………………………………...29

      Список  использованных источников..…………………………………...31

      Приложение………………………………………………………………..32 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение.

      Именно  поэтому распространенность восприятия организации как системы, приоритет применения такого применения на практике обуславливают необходимость всестороннего и комплексного ее исследования. Основным содержанием такого исследования становится обоснование основополагающих понятий, отражение внутреннего строения организации.

      Сущность  понятия «организации» выделяется уже в самом распространенном определение системы как совокупности взаимосвязанных элементов. Именно установление взаимосвязи в системе  понимается под объективным процессом динамичной организации. Значение этого понятия в исследование происхождения, построение и развитие современной цивилизации является определяющим.

      Ведущее значение понятия «система» обуславливает  общую систематизацию представлений  в качестве универсального подхода к отражению и анализу любого объекта. Более того, взаимосвязи между отдельными  объектами также рассматриваются с позиции систематизации, определяющей их в качестве элементов гиперсистемы. Такой подход предопределяет исключительное значение исследования социально–экономической системы, системного разнообразия, условий и форм его возникновения, становления и развития, целей и средств ее разработки, построения и совершенствования.

      Теория  систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению.[6, с.79] Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, необходимо сначала определить, что такое система.

      Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.[13, с.160]

      Основные  составляющие элементы понятия "система" приведены в таблице 1.1.

      Таким образом, под системой будем понимать множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство

1.  Понятие и свойства системы

      Система [13,с.161] – это целое, созданное  из частей и элементов, взаимодействующих  между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (Рис.1).

      Рис. 1 Схема функционирования системы

      Отличительными  характеристиками системы является структурность (наличие составляющих ее элементов) и возможность разложения системы на составляющие и процессность (в некоторых случаях цикличность) т.е. возможность повторения процесса существования для сохранения системы.

      Для составления и описания системы  используются следующие понятия:

1. Состояние. Состояние описывают либо через входные воздействия и выходные результаты, либо через макро параметры и макро свойства системы (давление, скорость)
2. Поведение - если система способна переходить из одного состояния в другое, то говорят, что она обладает поведением, т.е. поведение системы это ее состояние во времени, поведением пользуются, когда неизвестны правила, закономерности перехода из одного состояния в другое.
3. Равновесие – способность системы в отсутствие внешних разрушительных воздействий (или при постоянном воздействии) сохранять свое поведение сколько угодно долго.
4. Устойчивость – способность системы возвращаться в состояние равновесия после того, как она была из этого состояния выведена внешними воздействиями.

      Машины, компьютеры, телевизоры — все это  примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы.

      Свойства  системы – это качество элементов, дающих возможность количественного  описания системы, выражения ее в  определенных величинах. Свойствами систем являются[12,с.14]:

1. Самосохранение. Система стремится сохранить свою структуру (это свойство основано на объективном законе организации – законе самосохранения);
2. Система имеет потребность в управлении (существует набор потребностей человека, животного, общества, стада животных и большого социума);
3. В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств своих элементов).

      Помимо  перечисленных свойств системы  обладают свойствами эмерджентности, синергичности и мультипликативности.

      Свойство  эмерджентности – это одно из первично-фундаментальных  свойств больших систем, означающее, что целевые функции отдельных  подсистем, как правило, не совпадают  с целевой функцией самой БС; появление  качественно новых свойств у организованной системы, отсутствующих у ее элементов и не характерных для них.

      Свойство  синергичности – одно из первично-фундаментальных  свойств больших систем, означающее однонаправленность действий в системе, которое приводит к усилению конечного результата.

      Свойство  мультипликативности – одно из первично-фундаментальных  свойств больших систем, означающее, что эффекты, как положительные, так и отрицательные, в БС обладают свойствами умножения.

        1.2. Классификация систем

      Всесторонний  анализ внутреннего строения организации  обеспечивается с помощью использования  системного подхода. Уникальной характеристикой  при рассмотрении  систем являются внутренние отношения частей. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.

      Хотя  организации распадаются на отдельные  части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют  не только системы, но и подсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

      Классификация систем может быть проведена по различным  признакам, однако основной является группировка  их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

      Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической системе ограничен и последствия решений обычно предопределены. Биологическая система включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например муравейник, человеческий организм и др. Набор решений в этой подсистеме также ограничен из-за медленного эволюционного развития. Тем не менее последствия решений в этих подсистемах часто оказываются непредсказуемыми. Социальная подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Набор решений в этой подсистеме характеризуется большим динамизмом как в количестве, так и в средствах, и методах реализации.

      Социальные, биологические и технические системы могут быть: искусственными и естественными, открытыми и закрытыми, полностью и частично предсказуемыми (детерминированные и стохастические), жесткими и мягкими.

      Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

• целями;
• функциями;
• процессом управления;
• квалификацией менеджеров;
• распределением полномочий для достижения определенных целей.

      В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

      Управление - это процесс воздействия на систему  с целью поддержания заданного  положения или перевода ее в новое  состояние.

      В настоящее время в составе  организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;
2. техника управления;
3. функции управления;
4. методология управления.

      Надо  отметить, что систему управления можно рассматривать как с  позиции статики, т. е. как некий  механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность.

      Различаются системы открытые и закрытые.[2,с.648] Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, является самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается  в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

      Открытая  система характеризуется взаимодействием  с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

      Для закрытых систем характерна детерминированность  и линейность развития. Открытые системы  предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром  в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющую позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

      Руководители  в основном занимаются системами  открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере, не явно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

      Крупные составляющие сложных систем, таких  как организации, человек или  машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится в последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

      Подсистемы[12,с.32] могут, в свою очередь, состоять из более  мелких подсистем. Поскольку все  они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

      Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых  подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют, какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

      На  рис. 2 представлено упрощенное изображение  организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

      Рис. 2  Организация – открытая система

      Поскольку это довольно новый подход, мы еще  не можем полностью оценить истинное воздействие данной школой на теорию и практику управления. Тем не менее, уже сейчас можно сказать, что его влияние велико и, мне кажется, будет расти в будущем. По словам профессоров Розенцвейга и Каста, теория систем обеспечила дисциплину управления основой для интеграции концепций, разработанных и предложенных более ранними школами. Многие из этих более ранних идей, несмотря на то, что они не могут рассматриваться как полностью правильные, имеют большую ценность. На системной основе вероятно можно будет синтезировать новые знания и теории, которые будут разрабатываться и появляться в будущем.

      Однако  теория систем сама по себе еще не говорит  руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой (рис. 3). Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

      Каждая  организация должна обладать всеми  признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации. Таким образом, системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности. Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений, а также наибольших затрат ресурсов и времени.

2. Управление  организацией как системой.

      Проблемы  развития и адаптации являются основными  для концепции организации как  системы. На каждую систему воздействуют внешние силы, которые заставляют ее приспосабливаться к изменениям внешней среды. Человеческие системы, или социальные организации, испытывают постоянное давление, приводящее к изменениям. Все мы являемся, например, свидетелями изменений в социальной этике, касающихся ответственности предприятий перед обществом. Каким образом организация может обеспечить приспособляемость и изменения одновременно с постоянным ростом? Проблема поддержания жизнеспособности организации составляет существенную часть системного подхода.

      Итак, мы рассмотрели причины, по которым  современную предпринимательскую  организацию следует рассматривать  как систему. Основными особенностями организации как системы являются следующие: деление на организационные элементы, взаимодействие этих элементов между собой и их окружением, поддержание информационного потока и связи, стремление к росту и сохранению жизнеспособности, а также необходимость в интегрированных и эффективных процессах принятия решений.

      Подводя итог сказанному в этой части курса, мы должны отметить, что общая теория систем исходит из предположения о существовании сложного комплекса функционально связанных между собой элементов или частей. Предпринимательские организации и другие институты, в которых важную роль играют человеческие взаимоотношения, относятся к числу открытых систем и не имеют четко выраженной структуры. Это социальные, т.е. созданные человеком, системы. Только процесс организации позволяет превратить сложный комплекс людей, материалов, механизмов и других ресурсов в эффективное предприятие.

      Простое и легко воспринимаемое определение  предпринимательской организации следующее: организация- это совокупность людей, материалов, механизмов и других ресурсов, интегрированных в единую социальную систему и привязанных к цели, которая достигается с помощью ряда последовательных взаимодействий ее элементов.

      Одна  из основных особенностей современности  состоит в широкой распространенности человеческих организационных взаимоотношений.

      Фундаментом деятельности больших, сложных организаций  является деятельность ряда более или менее неформальных групп, имеющих внутренние связи. В этом случае общая система (предпринимательская организация) - это комплекс, который является результатом взаимодействия ряда подсистем. Рост крупных, сложных организаций был одной из главных особенностей эволюции современных индустриальных обществ. Многие специальные виды деятельности, которые ранее выполнялись независимо друг от друга разными специалистами, теперь интегрируются в больших организациях.

      Предпринимательская организация, назначением которой является производство и перераспределение материальных продуктов или услуг, представляет собой одну из наиболее высокоразвитых форм человеческих социальных организаций. Она отличается следующими особенностями: увеличением размеров и сложности, специализацией, увеличением разнообразия целей, способностью к изменениям и приспособляемостью к внешним требованиям.

      Современная теория организации развивалась  из традиционной концепции организации, которая подчеркивала важность структуры организации, иерархических взаимосвязей, власти, специализации, принципа объема контроля, взаимоотношений линейных подразделений и центральных служб, Эта традиционная теория существенно изменилась под воздействием теории человеческих отношений, которая большое внимание уделила индивидуальным и социальным потребностям членов организации. Эта точка зрения привела к формированию понятия организации как единой системы, включающей отдельные личности, неформальные группы, отношения между группами и формальную структуру.

      Однако  ни традиционный подход, ни подход с  точки зрения человеческих отношений  не обеспечили основу для интегрированной, системной организационной модели. Современный подход трактует организацию как систему взаимозависимых частей и переменных, а предпринимательская организация мыслится в виде социальной системы в еще более широкой, более сложной системе всего общества. Руководитель должен представлять предпринимательскую организацию не как изолированные части, а в виде подсистем; он должен знать взаимосвязи между частями и их возможные взаимодействия.

      Основная  задача руководителя предприятия состоит  в том, чтобы объединить эти индивидуальные, часто противоречивые функции в  интегрированную организованную систему, в которой деятельность всех частей направлена на достижение общих организационных целей.

      2.1 Сущность организации                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

      Разнообразное и всестороннее понимание  исключительного  широкого спектра изложения применения термина  «организация» исчерпывающе отражает ее основные, реальные проявления, не вступая  в противоречия с материалистическим или идеалистическим подходом к представлению мироздания. Более того, оно становится необходимой основой построения общей концепции проявления сущности организации, в которой все известные процессы и системы представляются синтезом объективных, субъективных или смешанных процессов, выражающихся в материальных, интеллектуальных или смешанных формах.

      Разумеется, что концепция в целом и  ее составляющие в частности становились  предметом самых разнообразных  исследований на протяжении всего периода  жизни человечества на земле, что и обусловило, в конечном счете необходимость и возможность выделения теории организации в самостоятельную область знаний.

      В широком смысле под «организацией» понимается[11,с.54]:

- внутренняя  упорядоченность, согласованность,  взаимодействие более и менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная ее строением;

- совокупность  действий, ведущих к образованию  и совершенствованию взаимосвязи  между частями целого;

- объединение  людей, совместно реализующих  некоторую программу или цель  и действующих на основе определенных процедур и правил.

      Первые  два определения взаимодополняют  друг друга и характеризуют организацию  как природное явление, отражая  некоторое состояние и процесс; тогда как последнее определение  имеет более узкое, социальное приложение, применительно к организациям, основа которых человек.