Управление проектом разработки электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк»

                  Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа по дисциплине «Управление проектами»

на тему «Управление  проектом разработки электронного архива»  в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                          Выполнил студент  группы

             Проверил:

 

                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      Улан-Удэ

2013 г.

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. Теоретические основы систем управления проектами 5

1.1.Теория проектного менеджмента 5

1.2. Проект и его окружение 10

1.3. Проблема управления информационными данными и обзор развития информационных технологий в области данной проблемы. 17

Глава 2. Анализ предметной области и проблем архивирования документов в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк» 23

2.1.Анализ деятельности  Банка 23

2.2. Анализ проблемной области 32

2.3. Определение цели и задач для реализации проекта «электронный архив» 41

Глава 3. Управление проектом разработки и внедрения электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк» 43

3.1. Концепция проекта  создания электронного архива 43

3.2. Планирование проектной работы и оценка экономической эффективности от разработки  и внедрения системы 45

3.3. Разработка, стабилизация и внедрение системы «Электронный архив» 52

Заключение 57

Список использованных источников 59

Приложение 1 61

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

          На протяжении многих веков человечеству приходилось реализовывать множество проектов. Возрастающая сложность проектов, с одной стороны, и накопленный опыт управления, с другой, сделали необходимым и возможным создание идеологии и методологии управления проектами. Бурное развитие кибернетики, теории управления и исследования операций в середине 20 столетия позволило создать ряд формальных моделей и тем самым заложить систематическую научную основу управления проектами.   В настоящее время практически любой вид деятельности не обходится без проектирования, иначе возможна большая финансовая потеря или плохое качество выполнения работы. В проектировании нуждаются так же  и информационные системы, ведь несвоевременная и некачественная работа вряд ли заинтересует заказчика. Создание баз данных, автоматизация деятельности, разработка и внедрение программного обеспечения и т.д. – все это требует проектный подход. Непосредственно перед началом разработки проекта необходимо исследовать предметную область объекта, выявить сильные и слабые стороны. Конкретным объектом данного курсового проектирования является ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк».                                                                           

         Деятельность банка достаточно  хорошо автоматизирована, но есть  серьезная проблема – отсутствие  электронного архива кредитных  дел заемщиков, что вызывает  большую затрату времени на  поиск необходимого дела, а так  же неудобства, связанные с физическим  поиском в самом архиве, так  как кредитные дела слабо структурированы  и иногда имеют хаотичную расстановку  из-за невежества сотрудников.  Следовательно, из этого образуется  цель – создание электронного  архива кредитных дел заемщиков  в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк» методом проектирования. Согласно  цели формируются задачи, такие  как:

         - понять сущность управления проектами;

- рассмотреть  особенности управления проектами; 

- изучить предметную область Банка, рассмотреть более подробно проблему архивирования кредитных договоров

- представить  логические и физические модели  данных «как есть» и 

   «как будет»

- разработать  собственный проект по созданию  и внедрению в Банк системы  "электронный архив"

Программные проекты должны завершаться  в ограниченные сроки и при  этом оставаться в рабочем состоянии  с гарантией качества. Возникает  ключевая проблема – необходимо достичь  баланса между качеством исполнения и скоростью разработки. Этому  способствуют специально разработанные  программы для проектирования, например: Rational Rose, ERwin с унифицированными инструментами и сервисом, ускоряющими промышленную разработку ПО, а так же требования, предъявляемые к любому проекту. При помощи этих инструментов проектирование становится не только нужным, но и интересным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы систем управления проектами

1. Теория проектного менеджмента

 

        Появление и развитие нового направления в менеджменте - проектного менеджмента, обусловлено целым рядом объективных факторов. Прежде всего - это ускорение научно-технического прогресса и, как следствие, сокращение жизненного цикла товаров и технологий их производства. Второй причиной стало усложнение многих видов производств и самой продукции, за счет увеличения числа элементов, из которых они образуются, что в результате сформировало потребность в использовании новых приемов и методов в управлении. Немаловажную роль в появлении проектного менеджмента сыграло расширение и усложнение экономических   взаимоотношений между агентами, как на внутреннем, так и на внешнем рынках. Последним фактором явилась интернационализация производства, при которой отдельные виды работ по единой программе выполняются в различных странах, что также требовало использование инструментов проектного менеджмента [ 2, стр.108].Начиная с 80-х годов прошлого столетия, специалисты начали активный поиск нового инструмента в области менеджмента для решения различных задач управления. При этом, требовалось увеличивать производительность и снижать затраты, так как уже в это время разработка и реализация высокоэффективных проектах по существу становится основным условием выживания в конкурентной борьбе.

         В тоже время отсутствие должной заинтересованности работников в результатах производственной деятельности, ограниченность и высокая стоимость ресурсов привели к формированию новых принципов управления и внедрению проектного менеджмента с целью развития бизнеса. В настоящее время проектный менеджмент стал общепризнанной методологией хозяйственной деятельности, обязательной для делового международного сотрудничества [1, стр. 24].

         Проектный менеджмент (англ. project management) в широком понимании – это профессиональная деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов путем воздействия на работников для успешного осуществления проектов.

         Состав и структуру проектного  менеджмента во многом определяют  стандарты, специально разрабатываемые  международными организациями.

В целом, стандарт – это документ, который представляет правила, характеристики, руководства  для определенных организаций [ 2, стр. 2].          На сегодняшний день особо выделяются две организации, занимающиеся разработкой международных стандартов – это Project Management Institute (PMI), она имеет свои представительства во многих странах мира, в том числе и в России. PMI является профессиональной ассоциацией по управлению проектами. PMI имеет свой свод знаний по управлению проектами, он называется PMBok (Project Management Body of Knowledge) и считается одним из самых авторитетных в области управления проектами. 

          Вторая организация, это - International Project Management Association (IPMA). IPMA считается международной ассоциацией по управлению проектами. PMI имеет свои представительства в 170 странах, а IPMA только в 45, но это не мешает ей быть очень известной и уважаемой во всем мире ассоциацией [16, стр. 1]. 

Международные стандарты: 
• ICB IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee: Caupin G. Knopfel H., Morris P., Motzel E., Pannenbacker O. Bremen: Eigenverlag, 1999. pp.112.  
• ISO 10006 Quality Management – Guidelines to quality in project management (12/97). (ISO 10006 Управление качеством – Руководство по качеству при управлении проектами (12/97)  
• ISO 10006:1997 Quality management -- Guidelines to quality in project management 
• ISO 10007:1995 Quality Management – Guidelines for configuration management  
• ISO 9000:2000 Quality Management Systems – Fundamental and Vocabulary.  
• ISO 9004:2000 Quality Management Systems – Guidelines for performance improvements 
• ISO 15188:2001 Project management guidelines for terminology standardization 
• ISO 15288:2000 Life Cycle Management – System Life Cycle Processes 
• ISO/AWI 22799 Building construction -- Process management -- Guidelines for project management systems  
• ISO/IEC TR 16326:1999 Software engineering - Guide for the application of ISO/IEC 12207 to project management 

        Разработано множество национальных стандартов управления проектами, представленных АРМ (Великобритания), VZPM (Швейцария), GPM (Германия), AFITEP (Франция), CEPM (Индия), PROMAT (Южная Корея)  Проектный менеджмент представляет собой также методологию организации, планирования и координации использования, человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта (говорят также - проектного цикла), направленную на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов, техники и технологий управления [16, стр. 1]. 

          Проектный менеджмент выполняет  ряд следующих функций:

• целеполагание (формирование инвестиционного замысла проекта, инициация проекта или его очередной фазы, разработка концепции проекта и т.д.);
• планирование (планирование предметной области проекта, структурная декомпозиция проекта, определение работ и их взаимосвязей, планирование ресурсов, календарное планирование работ, планирование контрактов и поставок и т.д.);
• организация (организация и координация выполнения плана проекта, формирование команды проекта, организация офиса проекта, распределение информации, размещение заказов на работы, услуги, поставки, заключение контрактов и их сопровождение и т.д.);
• мотивация (создание системы мотивации и стимулирования всех участников проекта);
• контроль (представление отчетов о ходе выполнения работ проекта, контроль предметной области, сроков выполнения, стоимости проекта, контроль мероприятий по снижению рисков, контроль качества проекта, контроль выполнения контрактов, завершение проекта).

Если сравнить проектный менеджмент с общим, то необходимо отметить следующее:

• сфера проектного менеджмента имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с соседними областями.
• область общего управления содержит знания, которые следует иметь каждому менеджеру проекта.
• область технического управления содержит специальные знания в конкретной области деятельности. Это то, что делает менеджера проекта специалистом в этой области.
• вспомогательные и поддерживающие дисциплины помогают менеджеру проекта лучше выполнять свои функции [ 3, стр. 5].

 

Таблица 1. Сравнение функций общего (функционального) и проектного менеджмента

 

Функциональный менеджмент	Проектный менеджмент
-  Ответственность за поддержание  существующего состояния	- Ответственность за возникающие  изменения;
-  Полномочия определены структурой  управления	- Неопределенность полномочий
- Устойчивый круг задач	- Постоянно изменяющийся круг  задач
- Ответственность ограничена утвержденными  функциями	- Ответственность за «пакет» межфункциональных  задач
- Работы выполняются в стабильных  организационных структурах	- Работа в структурах, действующих  в пределах проектного цикла
- Основная задача - оптимизация	- Преобладание инновационной деятельности
- Успех определяется достижением  промежуточных функциональных результатов	- Основная задача - разрешение конфликтов
- Ограниченная изменчивость условий  и ситуаций	- Успех определяется достижением  установленных конечных целей
	- Неопределенность внутренне присуща  деятельности.

 

[ 8,стр. 156].

         В ходе управления проектами необходимо достичь две группы целей:

а) обеспечить планомерное повышение потенциала системы, для которой выполняется проект;

б) добиться эффективности использования ресурсов в процессе осуществления проекта.

         Соответственно и задачи проектного менеджмента подразделяются на базовые и интегрирующие. Базовые задачи связаны с управлением предметной областью проекта (содержательная сущность), управлением качеством проекта, управлением временными ресурсами, а также управлением стоимостью проекта и, соответственно, экономической эффективностью внесенных изменений.

В отличие  от базовых, интегрирующие задачи предполагают управление персоналом проекта, управление коммуникациями, управление контрактной  работой и управление рисками.

         Специфика проектного менеджмента заключается в том, что это, как правило, инновационное управление, т.е. чаще всего оно ориентировано на получение нового продукта или услуги.

         Таким образом, проектный менеджмент представляет собой не только науку, но и искусство руководства людскими и материальными ресурсами на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению потребностей участников проекта.

1.2. Проект и его окружение

 

Управление  проектами - это искусство и наука  координирования людей, оборудования, материалов, финансовых средств и  графиков для выполнения определенного  проекта в заданное время, в пределах бюджета и к удовлетворению заказчика (потребителя).

Управление  проектами позволяет:

• разработать и обосновать концепцию проекта, оценить его         эффективность с учетом факторов риска и    неопределенности,

• выполнить технико-экономическое обоснование и разработать бизнес-план проекта;

• осуществить системное планирование проекта на всех фазах его жизненного цикла, разработать смету и бюджет, подобрать исполнителей через процедуру конкурсов (торгов);
• организовать реализацию проекта, в том числе подобрать так называемую «команду» проекта;
• обеспечить эффективный контроль и регулирование, а также управление изменениями, неизбежными в ходе реализации проекта, организовать эффективное завершение проекта;
• в полной мере учесть «человеческий фактор», оказывающий нередко решающее воздействие на эффективность проекта в целом.

          Существует множество определений понятия «проект». Вот некоторые из них. Проект – это организационная идея новой уникальной формы, организованной во времени.

         Проект - ограниченное во времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, с возможным ограничением расходования средств и ресурсов и со специфической организацией.

         Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Степень уникальности проектов может сильно отличаться. Обычно она определяется возможностью использования прошлого опыта. Источники уникальности могут иметь разную природу, в том числе в специфике конкретной производственной ситуации. Проект как система деятельности существует в рамках своего жизненного цикла до момента получения конечного результата.

         Этапом зарождения проекта является  возникновение идеи о возможности  что-то сделать и получить какой-либо  результат. В процессе проработки  идея принимает конкретные очертания  в виде целей проекта.

        Постановка целей – необходимое  и важное условие для успешной  реализации проекта, которая позволяет  сконцентрировать усилия на одном  или нескольких конкретных направлениях.

        Цель проекта – желаемый результат  деятельности, достигаемый при реализации  проекта в заданных условиях. Каждый проект включает как  минимум одну цель, сопровождающую  задачами.

Достижение  целей проекта характеризуется  тремя основными показателями:

- качество

- время

- издержки

Каждый проект имеет свою структуру – основные части, элементы, необходимые для  эффективного осуществления процесса управления проектом. Принятая структура  проекта с выделенной в ней  иерархией образует информационный язык проекта, на котором общаются все  его участники. В зависимости  от вида проекта разрабатываются  и используются различные структурные  модели. Наиболее существенные из них  показаны на рисунке 1.1. Ответственность  за структурирование и декомпозицию работ возлагается на заказчика, подрядные предприятия – консультантов и других участников проекта. Основным шагом является так же разбиение всех работ на этапы, что позволяет выполнять работу планомерно, прорабатывая каждый элемент. Данная процедура помогает вести работу последовательно, что исключает вероятность возникновения серьезных ошибок.

Рис. 1.1. Структура проекта [1, стр. 26].

         Каждый проект имеет свой жизненный цикл (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения). Жизненный цикл проекта – это период времени, включающий в себя все этапы от идеи до ее реализации. Жизненный цикл важен, т.к. управление проектом включает в себя т акие методики инструмента, которые востребованы на конкретных этапах.

Рассмотрим  следующие фазы проекта: начальную, основную, завершающую  и фазу выполнения гарантийных обязательств.

Начальная фаза. На этом этапе выполняется  разработка концепции проекта, сравнительная  оценка альтернатив, утверждение концепции. Фаза характеризуется относительно небольшой интенсивностью инвестиций.

Основная  фаза. Здесь наблюдается максимальный объем инвестиций, выполняется наибольший объем работ по реализации проекта.

Завершающая фаза. На этой фазе достигаются конечные цели проекта и подводятся итоги.

Фаза  гарантийных обязательств. Осуществляется эксплуатация результатов проекта.

Ниже представлен  рисунок системы затрат проекта (по Г. Керзнеру)

 

 

Рис. 1.2. Система затрат проекта по Г. Керзнеру [1, стр. 27].

Управление  проектами - отдельная область менеджмента, предназначенная для управления временной деятельностью с уникальными результатами. Традиционное функциональное управление бизнесом, ориентированное на управление устоявшимися бизнес-процессами, не справляется с быстрыми и постоянными изменениями.

         Отличительными признаками проекта являются:

• четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований;
• внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач, и ресурсов;
• определенные сроки начала и окончания проекта;
• ограниченные ресурсы;
• определенная уникальность целей проекта и условий его осуществления;
• неизбежность различных конфликтов.

Любой проект существует не изолированно, а в  окружении множества различных  субъектов и - соответственно - под  их влиянием. Он возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой. Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться одни элементы (объекты) и удаляться другие. Окружение  проекта представляет собой сложный  комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме  того, большинство проектов сами воздействуют на внешнюю среду. Факторы окружения  сами меняются во время осуществления  проекта. К факторам ближнего окружения  относят:

- руководство  предприятия (определяет цели  и основные требования к проекту);

- сферу финансов (определяет бюджетные рамки,  способы и источники финансирования);

- сферу сбыта  (формирует важные требования  и условия к проекту, связанные  с рынком сбыта, поведением  покупателей и действием конкурентов);

- сферу производства (связана с рынком средств производства, определяет выбор технологии, оптимизацию  мощностей и затрат);

- сферу материального  обеспечения (связана с рынком  сырья и полуфабрикатов и формирует  требования к обеспечению сырьем, материалами по приемлемым ценам);

- сферу инфраструктуры (связана с рынком услуг и  выдвигает требования к рекламе,  транспорту, связи, информационному  и прочему обеспечению).

Факторами внешнего окружения являются: политические условия (политическая стабильность, поддержка  проекта правительством, уровень  преступности); экономические факторы (тарифы и налоги, уровень инфляции и стабильность валюты, банковская система); правовые условия , социальные условия, инфраструктура (наличие и стоимость сырья, воды, энергии, уровень конкуренции и пр.); природные и климатические условия. Задачей управляющего проектом является анализ и учет всех значимых факторов окружения.

Жизненный цикл проекта можно разделить на три основные фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.

В рамках первой фазы производится прединвестиционное исследование и планирование развития проекта, разработка концепции проекта, анализ условий воплощения первоначального  замысла, предпроектное обоснование  инвестиций и оценка жизнеспособности. Инвестиционная фаза включает проведение торгов, заключение контрактов на закупки и поставки ресурсов и проведение строительно-монтажных работ.

В рамках завершающей фазы осуществляется эксплуатация объекта, замена оборудования, расширение, модернизация и закрытие проекта.

Рассмотрим  классификацию проектов:

Таблица 2. Классификация  проектов

По составу и структуре	- монопроекты        - мультипроекты        - мегапроекты
По сфере деятельности	- экономические - организационные - технические - смешанные
По предметной области	- инновационные - инвестиционные - образовательные - исследовательские
По масштабу	- небольшие - средние - большие
По времени	- краткосрочные - среднесрочные - долгосрочные

 

           Как правило, проектирование осуществляется определенной командой или участниками. Сущность проектного менеджмента заключается в сосредото -  - чении    прав и ответственности за достижение целей проекта у одного чело- - века или небольшой группы. Участники проекта — основной элемент его структуры, т. к. именно они обеспечивают реализацию его замысла и несут ответственность за успех проекта на всех стадиях. Главный участник – заказчик - будущий владелец и пользователь результатов проекта. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Стратегия проекта определяет процессы, действия и результаты достижения цели, учет реакции конкурентов [1, стр. 7].

        Этот человек - менеджер проекта, который обеспечивает осуществление проекта, реализуя ключевые функции по управлению проектом. В целом такое «управление» предполагает, что отдельный индивидуум не может справиться с решением большого объема задач, поэтому требуется объединение специалистов и разделение труда. Отсюда возникает необходимость в системе управления, преследующей определенные цели. Чтобы достичь определенных целей, требуются ресурсы, которые необходимо мобилизовать, скомбинировать, скоординировать и использовать.

1.3. Проблема управления информационными данными и обзор развития информационных технологий в области данной проблемы.

 

          Быстрое и неуклонное увеличение бумажных документов актуально для всех предприятий, учреждений и организаций. Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

          Конечно, решением данной проблемы  может выступить внедрение ИС  на предприятие, но тут возникает  новая проблема – защита информации. Дело в том, что защита ИС  должна быть системной. Понятие  системности заключается непросто  в создании соответствующих механизмов  защиты, а представляет собой  регулярный процесс, осуществляемый  на всех этапах жизненного  цикла ИС. Все средства, методы и мероприятия, используемые для защиты информации, объединяются в единый целостный механизм – систему защиты. Для создания таких систем требуется иметь определенные теоретические знания, а именно: что представляет  собой защищенная информационная система, что такое система защиты информации и какие требования предъявляются к ней, какие существуют угрозы и причины нарушения безопасности информационных технологий и т.д.

         

Чтобы грамотно управлять информационными данными, необходимо применять информационные технологии.

          Информационные технологии –  это любой способ преобразования  информации. В информационной системе  может использоваться несколько  таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее. [18, стр. 1].

В любой информационной системе организуются определенные процессы, чтобы

·     выявить информационные потребности;

·     осуществить отбор источников информации;

·     осуществить сбор информации;

·     выполнить действия по обработке информации, оценке ее полноты и значимости и по представлению ее в удобном виде;

·     вывести информацию для предоставления потребителям или передачи в другую систему;

·     организовать использование информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии;

·     организовать обратную связь – по результатам обработки данных осуществить коррекцию взаимодействия с внешней средой. [10, стр. 15].

Рассматривая  проблему управления информационными  потоками в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк», стоит отметить главное - отсутствие электронного архива и избыток бумажной информации. Соответственно, использование информации становится более трудоемким процессом, так как приходится работать с бумажной документацией вручную.  Безусловно, создание электронного архива очень трудоемкий процесс и требует финансовых вложений.

Для преобразования бумажной документации в электронный  вид можно использовать технологию потокового ввода документов.

Данная технология предусматривает решение пяти основных задач:

1. Создание технологической цепочки, позволяющей переводить в электронный вид большое число документов, представленных на бумаге. Здесь используются появившиеся в последнее время мощные сканеры, обрабатывающие до 150 страниц в минуту, или большое количество низко производительных сканеров (до 6-12 страниц в минуту), или несколько сканеров средней производительности (30-50 страниц в минуту). В процессе ввода документы проходят несколько этапов обработки, часть из которых полностью автоматизирована, часть выполняется с минимальным взаимодействием с пользователем.
2. Полученные графические образы документов необходимо отсортировать. В общем случае необходимо распределить получившуюся «кучу» (несортированный набор графических образов документов) по «корзинам».
3. На уже отсортированных графических представлениях документов необходимо определить те места, на которых расположены искомые переменные данные, используя при этом заранее известную структуру документа.
4. Данные, расположенные в местах, определенных в предыдущей задаче, необходимо перевести из графического вида в текстовый. При решении этой задачи используются системы оптического распознавания текстов, представляющие собой интенсивно развивающийся сектор рынка программного обеспечения. Наиболее известными российским пользователям являются такие системы, как "Cuniform","Tiger","Fine Reader".
5. Полученные и распознанные данные необходимо записать в соответствующую базу данных или информационную систему х[10, стр. 3].