Управление рабочим временем

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

«Чувашский государственный  педагогический университет

им. И. Я. Яковлева»

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине:

Теория управления

Тема:

Управление рабочим  временем

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Студентка 2 курса

заочного отделения

факультета Управления

Орлова Татьяна Сергеевна

Проверил (а): Гурджиян В. Л

к. э. н., доцент

 

 

 

 

Чебоксары 2013 г.

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….3

1.   Рабочее время и его планирование………………………………………5

1.1 Значение фактора времени……………………………………………….8

1.2 Фотография рабочего дня………………………………………………..10

1.3 Управление временем…………………………………………………....11

  1. Характеристика управления рабочим временем в ПК «Петровский бастион»………………………………………………………………………15
    1. Изучение внутренней среды организации……………………………...16
    2. Внешняя среда организации…………………………………………….23

2.3 Анализ использования рабочего времени руководителя ПК «Петровский бастион»………………………………………………………………………25

3.   Рекомендации по совершенствованию управления рабочим временем руководителя ПК «Петровский бастион»………………………………......35

Заключение…………………………………………………………………...39

Список использованной литературы………………………………………..41

 

Введение

 

Для руководителей  современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники растрачивают впустую. По данным ряда исследований, на это уходит как  минимум 10 % рабочего времени. Управление рабочим временем предусматривает его структурирование, распределение по задачам, решаемым сотрудником в рамках текущей деятельности или задач, выходящих за ее рамки. Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть у каждой запланированной условно неделимой задачи есть как минимум три критически важные для бизнеса характеристики - дата начала, дата окончания и затраченное время.

Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день бизнес и его среда не стоят на одном месте и стремительно развиваются, поэтому руководитель должно уметь грамотно и четко формулировать свои цели и задачи, согласовывать время и ставить приоритеты.

Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки  и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым  нужно родиться и который нужно  развивать и совершенствовать. Управление рабочий время

Целью данной курсовой работы является изучение организации рабочего времени персонала, предоставление и управление им.

Задачи работы:

  • рассмотреть понятие, виды рабочего времени;
  • изучить организацию рабочего времени как элемента системы организации труда;
  • выделить показатели эффективности использования рабочего времени;
  • проанализировать организацию и использование рабочего времени в ПК «Петровский бастион»;
  • предложить мероприятия по совершенствованию организации и использования рабочего времени в ПК «Петровский бастион». 

Объект исследования: Система управления временем в компании ПК «Петровский бастион».

Методология исследования: общенаучные и аналитико-прогностические методы.

Методика исследования: фотография рабочего времени

Методы исследования: метод самоконтроля рабочего времени.

 

1. Рабочее время и его планирование.

 

 

Планы — это непременная  часть деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера зависит от того, умеет  ли он планировать свою собственную  деятельность. Ведь менеджер — это  человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.

Практический опыт многих менеджеров позволил выработать целый  ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной  работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы: правила начала, середины и окончания  дня.

Правила начала дня:

  1. Необходимо начинать день с позитивным настроением.
  2. Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправлять без спешки.
  3. По возможности начинайте работу в одно и то же время.
  4. Начинайте рабочий день с проверки плана дня.
  5. Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.
  6. Начинайте работать сразу же, без раскачки.-
  7. Согласовывайте план дня с секретарем.

Правила середины рабочего дня:

  1. Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.
  2. Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.
  3. Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.
  4. Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.
  5. Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.
  6. Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».
  7. Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигнет своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.

Правила конца рабочего дня:

  1. Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.
  2. Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.
  3. В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.
  4. Старайтесь уходить домой с хорошим настроением.

Определите, в какое время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.

Основные причины невыполнения планов. Любое планирование не имеет  смысла, если не контролировать выполнения плана. Это так же справедливо  для организаций, как и для  отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю за тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.

Контроль за выполнением  планов предполагает оценку результатов  и их сравнение с тем, что было запланировано.

Реальные и запланированные  результаты нередко не совпадают. Для  того чтобы избежать подобного в  будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное  не совпадает с выполненным. Здесь  есть три основные возможности:

  1. Планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;
  2. Было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;
  3. Планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали к их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка, — это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.

Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать  важные выводы, которые затем будут  использованы при дальнейшем планировании.

Не сваливайте груз ответственности  на других людей и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни  и нести ответственность за собственные  поступки.

Иногда планы не реализуются  по другим причинам.

Перечислим их:

  1. Планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным и оригинальным они ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;
  2. Проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.

Такие ошибки также встречаются, однако реже, чем те, которые были указаны выше.[5]

 

1.1 Значение фактора времени

 

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над  собой, овладел умением управлять  собой, с уважением относится  ко времени.

Каждый человек постоянно  своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его  ни было отпущено, почти всем его  не хватает. Известный эксперт по рационализации труда А. МакКензи1 опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

Из каждых ста менеджеров:

  • лишь один имеет достаточно времени;
  • десятерым требуется на 10% больше времени;
  • сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
  • остальным не хватает 50% времени.

Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку  «Время – деньги», однако:

  • время – это не только деньги;
  • время дороже денег;
  • время – это сама жизнь.

О значении времени можно  сказать и следующее:

  • время необратимо;
  • время нельзя умножить;
  • время нельзя накопить;
  • время нельзя передать;
  • время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и  качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей  различны.

Постоянный недостаток времени  при напряженном трудовом ритме  – явление, наблюдаемое у большинства  руководителей во всем мире. Поэтому  сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время деловых людей и прежде всего руководителей? Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Можно сказать, что нередко  еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях  часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко  начинаются и заканчиваются с  опозданием.

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев2 подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно. [8]

 

1.2 Фотография рабочего дня

 

Фотография рабочего дня, один из методов изучения использования  рабочего времени путём непрерывного наблюдения и измерения всех его  затрат на протяжении смены. Проводится в целях выявления резервов повышения  производительности труда.

С помощью фотографии рабочего дня решаются следующие основные задачи:

  • определение фактического баланса использования рабочего времени,
  • фактической выработки продукции и темпов её выпуска на протяжении смены;
  • выявление потерь рабочего времени, анализ причин, их вызвавших;
  • получение данных для расчёта нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени перерывов на отдых, а также норм обслуживания рабочими агрегатов и машин.

Проведение фотографии рабочего дня позволяет выявить устаревшие и ошибочные нормы, провести анализ использования рабочего времени  передовыми рабочими; определить рациональный состав бригады и формы разделения труда при бригадном методе организации  труда; получить данные о часовой  выработке продукции в течение  смены.

В зависимости от числа  объектов наблюдения и целевого задания  применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

  • индивидуальная,
  • групповая,
  • бригадная,
  • фотография рабочего дня многостаночника,
  • маршрутная,
  • самофотография рабочего дня.

Фотография рабочего дня  проводится по следующим этапам: подготовка, проведение наблюдения (в процессе последнего записываются все последовательные действия рабочего или рабочих, регистрируются затраты времени на протяжении смены  или её части), анализ его результатов, разработка организационно-технических  мероприятий, направленных на ликвидацию потерь рабочего времени, проектирование нормативного баланса рабочего дня, расчёт коэффициентов рабочего времени.[7]

 

 

 

1.3 Управление временем

 

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.[6]

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

  • Анализ.
  • Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
  • Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
  • Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
  • Реализация — конкретные, шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
  • Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и  далее осуществлять проекты, то целесообразно  вести хронометраж и фиксировать  результаты анализа хронометража в  виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей  расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в  процессе любых проектов или программ.

Методы управления временем:

  1. Принцип Парето3
  2. Ускоренный анализ по Эйзенхауэру4.

Принцип Парето – примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел. Принцип Парето гласит, что 80% положительных результатов мы получаем, прикладывая лишь 20% усилий. А на получение оставшихся 20% результатов нам требуется приложить целых 80% усилий. Получается, что если сосредоточить все усилия на первостепенных вещах, то можно достигнуть грандиозных результатов. Другими словами принцип Парето рассказывает, как с минимальными усилиями добиваться максимальных результатов. Кроме этого, принцип 80/20 утверждает, что от некоторых занятий стоит вообще отказаться как от малоэффективных. Согласно данному принципу 20% дел дают 80% прибыли, а 80% дел дают лишь 20% прибыли. Так зачем же заниматься низкоприбыльными делами? Зачем тратить 4/5 своего времени практически впустую? Не лучше ли посвятить это время делам, приносящим основной доход? Принцип Парето учит использовать время более качественно.

Ускоренный анализ по Эйзенхауэру. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

 

Срочное и важное

Разрешение  кризисов;

Неотложные  задачи;

Проекты, у которых подходят сроки сдачи.

Выполняет менеджер

Несрочные дела

Планирование  новых проектов;

Налаживание отношений;

Оценка  полученных результатов.

Менеджер  может решить сам

Срочное, но не важное

Некоторые звонки;

Некоторые совещания;

Общественная  деятельность.

Менеджер  может делегировать

Не срочное и не важное

Рутинная  работа;

Некоторые письма;

 

Менеджер  должен делегировать


 

 

2. Характеристика управления рабочим временем в ПК «Петровский бастион»

 

Полное наименование предприятия: «Производственная компания Петровский бастион» находится по адресу г. Красноярск 9 Мая, 67. Генеральным директором компании является Зарыхляев П.И. ПК «Петровский бастион» самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы своего развития. ПК «Петровский бастион» оплачивает все налоги предусмотренные Законом РФ. Каждый работник имеет трудовую книжку. Внешний контроль над деятельностью ПК «Петровский бастион» осуществляют налоговые, природоохранительные, антимонопольные органы, общество «Защиты прав потребителей» и др. на основании действующего законодательства.

Целью компании является наиболее полное обеспечение безопасности, защита дома и офиса заказчика от противоправных посягательств; услуги, при максимальной прибыли и минимальных издержках  для предприятия.

Разработаны высокотехнологичные  двери, обеспечивающие максимальную защиту, безопасность и комфорт.

С 2000 года компания занимается изготовлением, установкой и обслуживанием  входных дверей, ворот, заборов, вагончиков, сейфов, решеток и других металлоизделий любого размера и с учетом всех требований заказчика по городу Красноярску и близлежащим населенным пунктам. Также предлагается продукция компании DOORHAN: автоматические сдвижные, секционные, распашные ворота, рольставни, шлагбаумы, противопожарные двери. Производство оснащено современным оборудованием, мощным гибочным станком, используется точечная и полуавтоматическая сварка в среде защитного газа. Это позволяет стабильно держать высокое качество и сочетать массовое производство с работой «под заказ». В 2005 году компания открыла собственное столярное производство, которое динамично развивается и поставляет на рынок металлические дверные блоки из деревянного массива.

Основными заказчиками являются жители города Красноярска со средним  и высоким достатком в возрасте от 20 до 50 лет.

Основными производственными  цехами являются те, где осуществляется процесс производства (сварочный  цех, покрасочный цех, столярный  цех и цех сборки). В 2008 году на «Выставке дверей», проходившей  в городе Красноярск ПК «Петровский бастион» заняла первое место среди конкурирующих производителей, благодаря сочетанию качеств прочности, практичности и дизайна дверей.

 

2.1 Анализ внутренней среды организации

 

Внутренняя среда организации  оказывает постоянное и самое  непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет  несколько срезов, каждый из которых  включает набор ключевых процессов  и элементов организации, состояние  которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Возрастной и образовательный  уровень работников предприятия

На сегодняшний день штат сотрудников компании составляет около 150 человек.

Средний возраст и образование:

  1. отдел снабжения: 25-30 лет, высшее;
  2. сбыт: 23-28 лет, высшее;
  3. бухгалтерия: 30 лет, высшее;
  4. аппарат руководства: 38-45 лет, высшее;
  5. производство и ремонт: 35-40 лет, среднетехническое, высшее.

Коллектив компании довольно молод. Среди сотрудников сложилось  такое мнение, что устроиться на работу в ПК «Петровский бастион» — только полдела: главное — удержаться в компании, потому что от сотрудников  здесь требуют полной самоотдачи. Многие из работников имеют два высших образования, но продолжают учиться: осваивают  современный менеджмент, маркетинг  и другие предметы рыночной экономики.

Умение работников работать в команде является одним из наиболее важных условий эффективного функционирования предприятия. Именно согласованные  действия всех сотрудников обеспечивают достижение предприятием своих целей.

В своих сотрудниках компания в лице её генерального директора  ценит в первую очередь творческий потенциал, неординарность мышления и  инициативность, а также именно умение работать в команде.

Степень допуска исполнителей к  принятию решений

Любое решение, принимаемое  сотрудниками того или иного отдела, согласуется с его руководителем. Также и решения руководителей  отделов должны быть согласованы  с высшим руководством.

Однако важным критерием  эффективности деятельности персонала  и продвижения по служебной лестнице является умение сотрудников самостоятельно принимать решения.

Наличие системы мотивации  кадров

Основу системы мотивации  на предприятии составляет выплата  премий. Это предусматривает единовременную выдачу работнику определенной денежной суммы в связи с достижением  им более высоких успехов в  труде по сравнению с другими  работниками.

Что касается отделов сбыта, снабжения, то здесь сотрудникам  выплачивается процент от объёма совершённой сделки. Сотрудники остальных  отделов получают материальное вознаграждение в зависимости от выполнения ими  планов.

В компании развита, помимо материальных поощрений, система поощрений моральных  – объявление благодарности за успешное выполнение сотрудником поставленных перед ним задач.

Наличие системы аттестации кадров

Функции по проведению аттестации в компании распределяются между  линейными руководителями.

Они, основываясь на корпоративной  политике, разрабатывают общие принципы оценки персонала и контролируют их исполнение на практике.

Очередная аттестация на ПК «Петровский бастион» проводится ежегодно и является обязательной для всех сотрудников.

Основа аттестации – описание проделанной работы и результатов  по основным видам деятельности.

Проведению аттестации предшествует подготовительная работа:

  • разработка критериев и показателей оценки по категориям должностей;
  • подготовка необходимого числа бланков оценочных листов деятельности работника;
  • знакомство аттестуемых с инструкцией по заполнению оценочных листов;
  • утверждение графика проведения аттестации;
  • подготовка необходимых материалов на аттестуемых;
  • оказание организационно-методической помощи подразделениям по проведению аттестации служащих.

Организация аттестации в  подразделениях возлагается на их руководителей. Организация же аттестации руководителей  подразделений ПК «Петровский бастион» возлагается на его правление.