Управление внедрением контроллинга на предприятие

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение ……………………………………………………………………………….3.

1. Управление интеграцией………………………………………………………..4.
2. Управление содержанием……………………………………………………….7.
3. Управление сроками и стоимостью……………………………………………10.
4. Управление рисками……………………………………………………………11.
5. Управление качеством………………………………………………………….13.
6. Управление персоналом………………………………………………………..14.

Выводы………………………………………………………………………………...15.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время маркетинговая  деятельность приобрела весомую  значимость. В этой связи для ее усиления как никогда требуется  оперативность, достоверность и  своевременность получения необходимой  маркетинговой информации.

 

Сотрудники небольших  компаний, работающих в маленьком  городе, могут лично знать почти  всех своих клиентов и получать маркетинговую  информацию непосредственно от них. Однако сейчас даже маленькие организации  могут выходить на различные рынки. Большие и средние Фирмы работают на нескольких удаленных друг от друга  рынках и вытекают целый спектр товаров. Поэтому необходима более полная и качественная маркетинговая информация, собираемая в электронной форме. Конкуренция постоянно усиливается, товары все быстрее сменяют друг друга, покупатели становятся более  требовательными при их выборе.

 

Маркетинговая информационная система (МИС) включает в себя индивидов, оборудование и процедуры сбора, сортировки, анализа, оценки и распределения  необходимой своевременной и  достоверной информации, используемой при принятии маркетинговых решений.

 

Основной целью МИС  является помощь специалистам по маркетингу в принятии более прибыльных решений, а не снижение затрат на обработку  данных и бумажную работу. Поэтому  МИС должна быть оценена с точки  зрения воздействия на эффективность  и прибыльность маркетинга. В этом большую поддержку окажут менеджеры различных уровней.

 

Построение МИС — это  комплексная проблема организации  деятельности по развитию МИС. Для построения сложной МИС необходимо, чтобы множество отделов и индивидуумов действовало сообща.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Управление интеграцией

 

Характеризуют интеграцию Маркетинговых информационных систем в трех основных направлениях:

• Интеграция данных (интеграция источников данных и интеграция данных схем);
• Интеграция информационных технологий;
• Интеграция Web и Интернет.

 

Развитие интернет-технологий позволяет серьезные расширение концепции интеграции в современном мире.

На основе вышеуказанных  подходов нами предлагается классификация, согласно которой «Интегрированные маркетинговые информационные системы» можно охарактеризовать:

 

1. По использованию:

• Объединение в единую локальную систему — программный продукт: создание единого программного продукта, в котором будут объединены все компоненты МИС (в крупных корпорациях такие программные продукты существуют);
• Объединение технологий (интеграция данных, информационных технологий и Интернета).

 

2.  По способу сбора информации и попаданию в систему:

• Механический сбор и внесение человеком информации в систему;
• С использованием автоматизированных компьютерных технологий и Интернета.

 

Считается, что интеграция заключается в современных возможностях — объединению данных, информационных технологий и сети Интернет.

 

Интегрированные маркетинговые  информационные системы — это совокупность постоянно дополняющихся ресурсов и методов сбора, обработки и предоставления актуальной и достоверной информации для принятия маркетинговых решений (как тактических, так и стратегических), посредством постоянно меняющихся информационных технологий и возможностей Интернета.

 

Разработка МИС

 

Ниже приведена разработанная  базовая структура данных, позволяющая  на базе современных технолог Internet/Intranet интегрировать маркетинговую информацию

 

Структура данных (для технологий Internet/ Intranet).

 

Документы

(название, место происхождения,  виды информации, время подготовки, диапазон времени, владелец…)

 

Организаторы

(название, место происхождения,  виды деятельности...)

 

Ссылки на другую информацию

(название, владелец, место  происхождения, виды информации, время подготовки, носитель информации (Internet/БД/пресса/…))

 

Виды информации по рассматриваемой  области (для маркетинговой ИС)

- Товары - Рынки - Цены - (Внешняя  среда, реклама)

 

Статистика

(название, показатели, диапазон  времени, место, значение показателя, единица измерения...)

 

События 

(название, время проведения, место, организаторы...)

 

Структура данных МИС

К существенным достоинствам данной структуры данных относится  возможность хранения разнородной  информации: баз данных, документов ссылок на другую информацию в Internet. Эта  структура позволяет каждого  уровня менеджеров обеспечить разный уровень детализации информации и возможность выбора всех требуемых  им сечений информации. Как правило, данные достаточно структурировать:

по видам и подвидам информации;

по территориям и организациям, к которым относится информации

по периоду времени, к  которому относится информация.

 

Менеджер проекта и  команда проекта должны рассматривать  все процессы, чтобы определить уровень  применения каждого отдельно взятого  процесса для каждого проекта. Если проект состоит более чем из одной  фазы, процессы в рамках каждой фазы должны исполняться с одинаковой степенью строгости.

Интегративную природу проектов и управления ими можно понять, если рассмотреть другие типы действий, выполняемых во время реализации проекта. Вот несколько примеров действий, осуществляемых командой управления проектом:

• Анализ и осмысление содержания. Это включает в себя требования к проекту и продукту, критерии, предположения, ограничения и прочие влияния, воздействующие на проект, а также то, каким образом управлять ими или рассматривать их в рамках проекта.
• Осмысление того, как обработать имеющуюся информацию и преобразовать ее в план управления проектом с помощью структурированного подхода, как описано в Руководстве PMBOK ®.
• Выполнение операций для производства результатов проекта.
• Измерение и мониторинг всех аспектов исполнения проекта, а также выполнение необходимых действий для достижения целей проекта.

 

                    

 

 

                            Общая схема управления интеграцией проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Управление содержанием

 

Маркетинговая деятельность должна обеспечивать:

поступление надежной, своевременной  и достоверной информации о рынке, структуре и динамике конкретного  спроса, вкусах и предпочтениях покупателей, т.е. о внешних условиях работы фирмы;

инициацию создания товара или  набора товаров (ассортимент), более  полно удовлетворяющего требования рынка, чем конкурентные товары;

воздействие на потребителя, на спрос, на рынок, создающее максимально  возможный контроль сферы реализации. Это и политика цен фирмы и  сервис и реклама и методы торговли и т.д.

Главное в  маркетинге - его целевая ориентация и комплексность, т.е. слияние в  единый "технологический процесс" всех отдельных составляющих маркетинговой  деятельности. Цель маркетинга предприятия - обеспечение устойчивой рентабельности в заданном отрезке времени (5-7 лет). Отсюда прогнозирование всей маркетинговой  ситуации на перспективу.

 

Предварительный анализ МИС

 

1. Определение  проблемы. Очень часто руководство  организации затрудняется правильно  определить, что же разрабатываемая  информационная система должна  делать, каким образом оценивать  эффективность ее работы и  т.д. Проекты по разработке  и эксплуатации ИС могут быть  весьма дорогими и не всегда  очевидно, будет ли положительный  эффект для организации, а если  будет, то как его количественно  оценить.

Реальной  проблемой, для решения которой  требуется МИС, может являться недостаток качественной информации, что не позволяет  проводить адекватный анализ интересующей предметной области (как правило, рынков и товаров, с которыми работает организация). На этапе определения проблемы, помочь разрешить которую должна проектируемая  МИС, проводится приближенный анализ следующих  блоков вопросов:

 

• Цели и задачи вашей организации. Перед определением задач разрабатываемой  информационной системы, следует выяснить цели и задачи, стоящие перед организацией, а также критерии оценки эффективности  ее работы. Цели и задачи МИС, а также  критерии ее оценки, должны быть непосредственно  связаны с ними.

 

• Имеющиеся информационные ресурсы. Проводится оценка текущего уровня информатизации организации: имеющихся информационных систем, квалифицированных специалистов, технических и программных средств, а также возможного развития этих ресурсов на ближайшие год. Во время  обследования необходимо выявить имеющиеся  информационные ресурсы, к которым  целесообразно иметь доступ в  рамках создаваемой МИС. Надо также  скоординировать перспективы развития проектируемой МИС и других ИС, имеющихся и планируемых в  организации, у основных конкурентов  и потенциальных партнеров.

Группы потенциальных  пользователей МИС, а также возможные  оппоненты. Необходимо оценить группы потенциальных пользователей МИС  внутри организации и вне ее. На этом этапе очень важно определить, что хотела бы каждая из групп от создаваемой МИС. Целью является сообразно оценить основных противников  создаваемой МИС и ожидаемых  партнеров.

Ресурсы, выделяемые на разработку и эксплуатацию МИС. Следует  оценить ресурсы (финансовые, кадровые, технические средства и др. которые  предполагается выделить на разработку и эксплуатацию ИС). В данном случае требуется не оценка реальных затрат на создание МИС а примерная оценка того, сколько ресурсов готово выделить на МИС руководство организации.

 

2.Определение  целей МИС. На основании анализа  целей и задач организации,  уже имеющихся информационных  ресурсов и планов и развития, групп потенциальных пользователей,  а также ресурсов, доступных для  разработки и эксплуатации МИС,  можно сформулировать цели МИС.  При этом целесообразно учесть  изменения целей, задач и ресурсов  на несколько лет вперед. К  числу возможных вариантов основной  цели эксплуатации МИС можно  отнести следующие:

 

а) сбор, анализ и доведение до пользователей, в  удобной для них форме, наиболее качественной и подробной информации по рынкам и товарам, с которыми работает организация, при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию МИС;

 

б) сбор, анализ и доведение до пользователей  информации по заданной области, позволяющей  проводить анализ с заданной точностью.

 

3.Определение  основных задач МИС. После определения  целей МИС составляется перечень  основных задач на этап ее  эксплуатации. Для конкретной МИС  целесообразно без особой детализации  указать конкретные задачи, которые  должна решать эта система  в течение следующих нескольких  лет, какую информацию собирать, в каком виде как часто распространять. Все эти моменты уникальны  для каждой конкретной МИС.  В качестве направлений, по  каждому из которых составляются  списки конкретных задач, к  которым можно отметить:

 

сбор, анализ и доведение информации до каждой группы пользователей;

 

контроль  эффективности функционирования МИС;

 

текущую доработку  МИС.

 

4. Определение  критериев оценки эффективности  МИС. Очень важно разработать  и согласовать критерии оценки  эффективности функционирования  МИС. Для организаций, собирающих  информацию для своих нужд, такими  критериями является количество  и качество собранной информации, ее соответствие потребностям  пользователей.

 

Характеристика  маркетинговой информационной системы

 

Маркетинговую информационную систему можно классифицировать по первичным и вторичным источникам информации.

 

Первичные источники маркетинговой информационной системы – это источники оригинальной специфической информации, которая собирается впервые самой фирмой или по ее заказу. Например, исследование спроса на принципиально новую товарную категорию, которая планируется к выпуску. Источниками такой информации будут, например, эксперты в данной отрасли, профильные НИИ, опросы потенциальных пользователей продукции.

 

Вторичные источники маркетинговой информационной системы – это источники информации, которая уже кем-то была получена.

 

Необходимая для маркетинга информация может  быть получена как из внутренних источников, так и из внешних: из системы внутрифирменной  отчетности (вторичный источник); из маркетинговых разведывательных данных (вторичный источник); из маркетинговых  исследований (первичный источник).

 

Элементы  системы маркетинговой информации

Ресурсы

• Помещение
• Компьютеры
• Программное обезпечение
• Базы Даных

Сотрудники

• Контролеры
• Супервайзеры
• Вводчики
• Кодировщики

 

Документация

• Положение о МИС
• Должностные инструкции
• Удостоверения
• Типовые наборы для каждого вида проектов:

     Типовые анкеты

Письма,подтверждающие проведение опроса

            Технические задание на оброботку информации

            Типовые планы (шаблоны) отчетов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Управление сроками и стоимостью.

 

Управление сроками проекта МИС - это процесс, используемый для обеспечения своевременного завершения проекта.

• Определение  состава операций;

• Определение  ресурсов операции;

• Определение  длительности операций;

• Разработка и Управление расписанием.

 

Оценка стоимости программных  продуктов для маркетинговой  информационной системы. Продукт - результат действий или процессов; программный продукт - набор компьютерных программ, процедур и, возможно, связанных с ними документов и данных. Прямая калькуляция затрат. Общая стоимость программного продукта включает в себя 3 составляющие:1)Затраты на создание программного продукта. Обеспечение решения задачи 2)Затраты на эксплуатацию программ и реализующих программных продуктов 3)Затраты на сопровождающие, включающие затраты на хранение и контроль его составления, проведения модификаций и разработка документаций, исправленных ошибок в рекламу и т.д. Состав затрат по типам, элементам при приобретении программного продукта:1)при приобретении программного продукта затраты рассчитываются как единовременные2) затраты, связанные с обновлением программного продукта(един-но) 3) Затраты на обучение персонала работе с ПП 4) адаптация ПП к требованиям предприятия. Состоит из з/п сотрудников, занятыми метод.ми разработками.5) разработка методики с ПП 6)затраты, связанные из-за возникновения сбоев программного обеспечения. 7) Оплата труда специалиста по МГ работающего с ПП. Состоит из з/п и целевых отчислений.

 

Текущие расходы

Покупка необходимых  БД и прочей информации

 Типовые  бізнес-процессы

Разработка  программы, инструментария, расчет выборки, поле, контроль набивка

 

Затраты на организацию

1.аренду  площади

2.заработную  плату сотрудникам

3.налоги

4.использование  робочих мест

5.амортизацию  оборудования

6.стоимость  расходных материалов

7.время на  чистку базы

9.печать  опросных листов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Управление рисками

 

Определение допущений и рисков. На данном этапе  желательно оценить использованные при предварительной оценке МИС  допущения, а также возможные  риски во время разработки и эксплуатации МИС. В качестве типового допущения  обычно предполагается, что ресурсы  на разработку и эксплуатацию МИС  будут выделяться своевременно в  нужном объеме. Примером возможного риска  является случай, когда руководство  предполагает разработать МИС, работающую в сети Internet силами своих сотрудников, не имеющих такого опыта.

 

Существует  множество определений риска, рожденных  в различных ситуационных контекстах и различными особенностями применений. С наиболее распространенной точки  зрения, каждый риск в определенном смысле пропорционален как ожидаемым  потерям, которые могут быть причинены  рисковым событием, так и вероятности  этого события. Различия в определениях риска зависят от контекста потерь, их оценки и измерении. Для наших  целей можно использовать такое  определение: риск — это сочетание  вероятности и последствий наступления  неблагоприятного события (ущерба, опасности). В МИС -проектах неблагоприятным событием может быть уменьшение ценности, управляемости, функциональности, качества, увеличение сроков проекта, недополучение прибыли, предполагавшейся по проекту. Риски в проектах следует понимать широко — как любое событие или условие, которое может оказать позитивное либо негативное влияние на итоги проекта. Такая трактовка присутствует и в финансах, при этом понимается спекулятивный риск, который в условиях неопределенности может привести как к получению прибыли, так и к убыткам. При страховании используется понятие чистого риска, где неопределенности связываются только лишь с потенциальными убытками в будущем. Риски имеют отношение к будущему, их следует отличать от проблем и трудностей, которые имеют место в настоящее время. Цель управления рисками в MSF — максимизировать положительное их влияние, но при этом минимизировать связанные с ними негативные факторы. Управление рисками помогает достичь компромиссов между опасностями и возможностями. Рыночная конкуренция, развитие МИС и др. факторы могут заставить работающую над проектом группу изменить планы и решения в середине проекта. Новый инструментарий, новые технологии, изменяющиеся требования пользователей, растущие угрозы для информационной безопасности, текучесть кадров — все это способно повлечь за собой изменения в МИС -проекте и заставить принимать решения в условиях неопределенности.

 

Основные  риски, как правило, характерны для  любых проектов и заключаются  в несоблюдении сроков реализации проекта, превышения стоимости и несоблюдения параметров качества. Однако основной причиной возникновения этих рисков, является неготовность предприятия  к реализации подобных проектов.

 

• Неготовность топ–менеджмента  к изменениям в бизнес–процессах предприятия и организационной  структуры 
• Незаинтересованность руководителей основных подразделений и их прямых подчиненных
• Смена в ходе реализации проекта менеджера проекта
• Недостаточная квалификация менеджера проекта и ответственных исполнителей

 

Необходимо  отметить, что менеджеры часто  бывают вынуждены принимать управленческие решения в условиях неопределенности и риска, причем не только из-за несовершенства хозяйственного механизма и законодательной  базы, но и из-за недостатка информации и отсутствия систем информационной поддержки управленческих решений.

Основными рисками  в маркетинговой деятельности можно  считать:

· риск производства нового товара;

· риск выхода на новые рынки;

· риск изменения  окружающей среды;

· социальные риски;

· риск разработки комплекса маркетинга;

· коммуникативные  риски;

· прочие риски.

 

Данные, уменьшающие  степень неопределенности и риска  при разработке и принятии управленческих решений в маркетинге, формируют  основу системы информационно-аналитического обеспечения маркетинговой деятельности предприятий и представляют собой  маркетинговую информацию.

При определении  потребности в маркетинговой  информации необходимо обратить внимание на три вопроса:

 

1.) Для каких  управленческих решений требуется  информация? Можно сформулировать  следующие потребности менеджеров  в маркетинговой информации: для  планирования, разрешения проблем,  контроля. Обычно для планирования  и контроля (в таких случаях  управленческая проблема достаточно  хорошо структурирована) используется  стандартизированная информация. Однако  если информация предназначена  для разрешения нетипичных проблем,  то ее поиск становится объектом  исследования;

 

2.) Насколько  точно определена проблема? Зачастую  менеджер не знает заранее,  какую информацию он хочет  получить. По мере того, как он  больше узнает о проблеме и  точнее может ее сформулировать, изменяется его потребность в  информации и методах ее сбора;

 

3.) Существуют  ли (и если существуют, то, какие)  ограничения (в ресурсах, деньгах,  времени и т. д.) в сборе необходимой  информации? Финансовые ресурсы,  навыки в сборе информации, операционные  возможности и временные ограничения  оказывают влияние, с одной  стороны, на качество, регулярность  получения, полноту собираемых  данных, а с другой - на своевременность  и быстроту получения информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Управление качеством

 

Функция контроля и управления качеством традиционно  рассматривалась как чисто защитная мера, имеющая целью предотвратить  дефекты изготовления и отбраковывать  дефектные изделия. Обычно она считалась  продолжением функции "производство". Сегодня, по примеру японских фирм, управление качеством все в большей  степени становится важным стратегическим оружием в конкурентной борьбе, активно  применяемым для увеличения доли рынка. Во всех странах с рыночной экономикой растет количество предприятий, уделяющих дополнительное внимание программам улучшения качества как  составной части своей стратегии.

 

Для эффективного функционирования МИС следует постоянно  анализировать имеющуюся в ней  информацию, собирать из разных источников новые сведения, обрабатывать их и  на этой основе пополнять имеющиеся  массивы данных.

 • отчетные  данные о деятельности фирмы;

 • сведения  о состоянии и изменении среды  международного маркетинга;

 • результаты  маркетинговых исследований.

 

Остановимся более подробно на каждом из указанных  источников информационного обеспечения  принятия маркетинговых решений. Учитывая, что большую значимость в международном  маркетинге имеют маркетинговые  исследования, особое внимание уделено  рассмотрению этих вопросов.

 

Управление  качеством (англ. quality control) — деятельность оперативного характера, осуществляемая руководителями и персоналом предприятия, воздействующими на процесс создания продукции с целью обеспечения  её качества путём выполнения функций  планирования и контроля качества, коммуникации (информации), разработки и внедрения мероприятий и  принятия решений по качеству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Управление персоналом

 

 

Функциональные  обязанности персонала, занятого эксплуатацией  МИС 

Требования  к менеджеру проекта 

 

 Менеджеры  проектов должны обладать многими  качествами лидера для того, чтобы  повышать эффективность команды.  Это имеет значение в любой  сфере деятельности. Ниже приводятся  те качества менеджеров проектов, которые требуют пристального  внимания:

 

 Умение  нанимать. Немногие решения важны  так же, как решения о найме.  Необходимость правильно подыскать  работу  для каждого человека  является очевидной, но является  трудноразрешимой задачей. 

 

 Умение  взаимодействовать с заказчиком. Умение избегать враждебности  во взаимоотношениях между заинтересованными  сторонами является предпосылкой  успеха.

 

 Умение  принимать решения. Определение  нечеткое. В бесконечно большом  числе книг по менеджменту  не было дано четкого определения.  Однако необходимо помнить принцип:  правильное решение, принятое  не вовремя, никому не нужно. 

 

 Умение  создавать команду. Работа в  команде требует от менеджера  умения устанавливать доверительные  отношения, объединять различные  мнения в рамках единого направления  командной работы.

 

 Умение  убеждать. Менеджер проекта должен  убедить все заинтересованные  стороны (включая самого себя) в правильности принятых решений  и расставленных приоритетов,  доказать, что достижения соответствуют  поставленным целям.  На практике  убеждение требует продолжительных  переговоров и не всегда легких  и простых  компромиссов.

 

Выводы

 

Роль информации в бизнесе быстро растет. В рамках информационной экономики одним  из важнейших ресурсов, используемых организациями, является информация. Существование  организаций зависит от того, насколько  подробно, своевременно и качественно  удается отслеживать маркетинговую  информацию о рынках и товарах, с  которыми она работает.

 

МИС должны создаваться не изолированно, а во взаимообусловленности и взаимосвязи  с другими информационно-экономическими системами (ИЭС).

 

Среди обеспечивающих средств в построении МИС основными  будут: информационное обеспечение, комплекс средств (КТС) с созданием автоматизированного  рабочего места, учитывая локальную  и глобальную сеть и программно-математическое обеспечение.

 

Информационное  обеспечение для МИС должно включать как собственную информацию, так  и информацию, полученную из других ИЭС.