Управление временем руководителя

Министерство  образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования 

«Ярославский  государственный технический университет»

Кафедра «Экономика и управление» 
 
 

                                           Курсовая работа защищена

                                           с оценкой 

                                           Руководитель,

                                           ассистент

                                           (                       ) М. Е. Степанова 
 
 
 
 
 
 

УПРАВЛЕНИЕ  ВРЕМЕНИМ РУКОВОДИТЕЛЯ 

Расчетно-пояснительная  записка к курсовой работе

по дисциплине “Менеджмент” 

ЯГТУ 080502.65-011 КР 
 
 
 
 

Нормоконтролер Работу выполнила

ассистент студентка гр. ЭМС-31

(                          ) М. Е. Степанова (                ) С. В. Мастакова

      01.04.2011 
 
 
 
 
 
 
 

2011

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

 «Ярославский  государственный технический университет»

Кафедра «Экономика и управление» 

З А Д А Н И Е      № 11

ПО КУРСОВОМУ  ПРОЕКТИРОВАНИЮ 

Студенту  С.В. Мастаковой факультет ИЭФ курс 3 группа ЭМС-31 

1  Тема  проекта 

Управление  временем руководителя

2 Представить следующие материалы

1. текстовые

Расчетно-пояснительная  записка к курсовой работе

3 Рекомендуемая  литература и материалы

П. Друкер «Энциклопедия менеджмента», «Эффективный управляющий», С.В. Потапов «Как управлять временем», Г. Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать работать и жить».

4 Дата  выдачи задания 30.11.10 г.

5 Срок  сдачи законченного проекта 30.03.11 г.

6 Отметка  о явке на консультацию:

   1)____________________2)___________________3)_______________

   4)____________________5)___________________6)_______________ 

Руководитель  проекта                                 Зав кафедрой 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

     41 с., 14 рис., 4 табл., 15 источников, 3 прил.

     ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ, УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ, ХРОНОФАГИ, ДЕЛЕГИРОВАНИЕ  ПОЛНОМОЧИЙ, БИОЛОГИЧЕСКИЕ ЧАСЫ, ПРИНЦИП  ПАРЕТО, МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

     Объектом  исследования является система управления МОУ Константиновской СОШ, действующей  в условиях динамично изменяющейся внешней среды.

     Цель работы – предложение рекомендаций по улучшению использования времени руководителей МОУ Константиновской СОШ.

     В процессе работы проводился анализ эффективности использования рабочего времени пяти руководителей МОУ Константиновской СОШ.

     В результате анализа сделан вывод  о том, что руководители используют своё время не достаточно эффективно, выявлены причины такого использования времени.

     Анализ проводился по следующим факторам: умение планировать свой рабочий день, умение делегировать полномочия сотрудникам и говорить «нет», наличие хронофагов, поддержание порядка на рабочем месте, эффективность коллективных «планёрок» и некоторым другим.

     Были  предложены меры по повышению эффективности использования рабочего времени, показана необходимость проведения тренинга по тайм-менеджменту.

     Доказано, что при внедрении тайм-менеджмента в деятельность организации рабочий день руководителя будет использоваться более эффективно и будет проходить в более спокойной атмосфере. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 
 

Введение…………………………………………………………………………...5

1 Тайм-менеджмент  как основа успешности руководителя XXI века………...7

     1.1 Сущность, цели и задачи управления  временем………………..........7

     1.2 Основные законы и секреты управления временем………………….9

     1.3 Факторы, влияющие на работоспособность руководителя………...16

     1.4 Делегирование полномочий и умение сказать «нет»……………….19

2 Анализ управления временем руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………………………………21

     2.1 Оценка эффективности рабочего времени руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………...21

     2.2 Определение биоритма руководителей  МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………………………………25

     2.3 Проблемы введения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ………………………………………………………………………………26

3 Рекомендации  по улучшению использования времени  руководителей МОУ Константиновской  СОШ………………………………………………………...29

     3.1 Этапы введения тайм-менеджмента в МОУ Константиновской СОШ........................................................................................................................29

     3.2 Влияние введения тайм-менеджмента на деятельность руководителей МОУ Константиновской СОШ………………………………..32

Заключение…………………………………………………………………….....34

Список используемых источников……………………………………………..36

Приложение  А. Тест: «Жаворонок или Сова? Определение Ваших биологических часов»…………………………………………………………...37

Приложение Б. Стандартная вежливая форма отказа………………………....38

Приложение  В. Анкета: «Насколько эффективно Вы распределяете своё рабочее время?»………………………………………………………………….39 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 
 

     Руководитель, не умеющий правильно организовать свое рабочее время, не добьётся успеха. Это относится не только к управленцам, но для них этот навык особенно важен, ведь руководитель распоряжается  не только своим временем, но и планирует  время своих подчинённых.

     Всем  известная истина – «Время - деньги», начинает изменять свое значение. По словам одного из ведущих аналитиков и практиков  брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с этим трудно не согласится.  Время – это специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство – необратимость. Ещё одна особенность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере – 1440 минут или 86400 секунд в день.

     В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных  приемов и методов, имеющих общее  название тайм-менеджмент. Термин «тайм-менеджмент»  переводится с английского языка  как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять  невозможно.

     Степень разработанности проблемы. Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей  степени консультантами по управлению, нежели учеными. Среди отечественных  работ в области управления временем стоит отметить исследования и подходы  Г. Х. Попова, среди западных - технологии Ст. Кови, Л. Зайверта, К. Меллера. Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX века оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.

     Классики  научного менеджмента (в частности, Тейлор) впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда. П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху», без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI веке.

     Актуальность  исследования – тайм-менеджмент является одним из инструментов повышения  адаптивности организации к постоянно  меняющейся в XXI веке внешней среде. Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же им часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку.  Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

     Объектом  исследования является система управления МОУ Константиновской СОШ, действующей  в условиях динамично изменяющейся внешней среды.

     Предмет исследования - методы и приёмы тайм-менеджмента.

     Цель  курсовой работы – предложение рекомендаций по улучшению использования времени руководителей МОУ Константиновской СОШ.

     Для достижения этой цели в исследовании ставятся следующие задачи:

     1) Исследование различных методик и приёмов тайм-менеджмента;

     2) Анализ основных хронофагов руководителей;

     3) Рассмотрение процесса делегирования полномочий и умения отказывать;

     4) Анализ рабочего времени руководителей  МОУ Константиновской СОШ.

     В первой главе рассмотрены теоретические  основы тайм-менеджмента.

     Во  второй главе проведён анализ фактического состояния использования рабочего времени руководителями МОУ Константиновской СОШ, проанализированы результаты заполнения анкет и выделены основные проблемы, препятствующие внедрению тайм-менеджмента в организации.

     В третьей главе были обоснованы предложения  по совершенствованию использования  рабочего времени руководителями, а  именно разобраны предлагаемые этапы  внедрения тайм-менеджмента и представлен прогноз улучшения фактического состояния проблемы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Тайм-менеджмент как основа успешности руководителя XXI века

    1.1 Сущность, цели и задачи управления временем 
 

    «Время – бесценный и невозобновляемый ресурс и до тех пор, пока временем не управляют, ничем другим управлять нельзя», - Питер Друкер, классик современного менеджмента.

    Управление  временем (тайм-менеджмент) – это планирование, распределение и контроль использования рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом [1, с. 13].

    Управление  временем (тайм-менеджмент) – это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности [2, с. 19].

    Для руководителя XXI века тайм-менеджмент становится стилем жизни. Всё больше организаций приобщаются к этой технологии управления временем путём различных тренингов. Сделав запрос в Google по словосочетанию "тайм-менеджмент тренинг", вы найдете 90 000 страниц, сотни из которых будут представлять тренинговые агентства или тренеров-одиночек, специализирующихся на тайм-менеджменте. Однако овладеть этой методикой можно и самому. Важно осознать ценность времени, так как это единственный ресурс, которым природа наделила всех одинаково, однако далеко не каждый человек умеет грамотно распорядиться двадцатью четырьмя часами в сутках. Главная особенность времени – это его ограниченность, им нельзя запастись впрок, время нельзя ничем заменить.

    Мнение  многих зарубежных менеджеров, что  тайм-менеджмент не приживётся в России, сейчас опровергнуто успешными русскими руководителями и бизнесменами, однако, действительно, русскому человеку сложнее  принять необходимость управления временем. Во многом это объясняется  нашим менталитетом, нежеланием руководителей  тратить время и деньги на обучение, а также недостаточной мотивацией.

    Безусловно, для любой деятельности нужна  мотивация и для изучения тайм-менеджмента необходимо мотивировать самого руководителя, причём не материальными стимулами, а, например данными исследований.

    По данным фирмы «Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и США, немецкие менеджеры проводят на работе 70 часов в неделю, английские – 60 часов, американские – 58, французские – 56, шведские – 54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров работают по 80 часов в неделю, 24% – по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Самым страшным «киллером» времени стали заседания, конференции, совещания, планерки, занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией подобных мероприятий и считают, что теряют на этом до 30% своего времени.

    Исследования  международной консультационной компании «Chipin&Partner» показывают, что 36% (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное планирование и недостаточный контроль. 43% своего времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и бумажную работу.

    Овладеть  искусством тайм-менеджмента не означает, что ваша жизнь будет полностью подчинена времени и расписана по минутам, наоборот, вы сами решаете для себя, сколько времени вам потребуется на реализацию той или иной задачи и чем больше вы запланируете, тем больше времени окажется в вашем распоряжении. На планирование рабочего дня руководителя обычно уходит не более 10-12 минут, однако это время сэкономит, по меньшей мере, два часа, что позволит «уложиться» в восьмичасовой рабочий день и использовать его с наибольшей эффективностью.

    Отличительная черта эффективного руководителя –  бережное отношение ко времени, когда  остальные воспринимают время как  должное.

    Цель тайм-менеджмента – изыскать временные ресурсы и направить их на реализацию действительно важных задач.

    Основная  задача тайм-менеджмента – выявить принципы эффективного управления временем.

    Тайм-менеджмент даст руководителю следующие преимущества:

    - понимание, что является важным для достижения поставленных целей;

    - более  быстрое достижение целей;

    - успех на работе и в личной жизни;

    - умение избегать стрессовых ситуаций или умение выходить из стресса с минимальными потерями;

    - достижение большего за меньшее время;

    - использование сэкономленного времени для достижения других целей;

    - приятная работа с начальником и подчиненными;

    - больше простора для творчества;

    - больше свободного времени для себя.

    Причины дефицита времени руководителя:

    - отсутствие приоритетов при выполнении дел;

    - спешка при выполнении объемных заданий;

    - большой поток всевозможных рутинных дел;

    - несвоевременное изучение деловой переписки;

    - работа по вечерам и выходным;

    - постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных;

    - работа не по своему профилю;

    - непрерывные помехи в работе;

    - уточнение сведений, постоянное переспрашивание.

    Итак, сущность управления временем – максимально  эффективно организовать своё рабочее  время, правильно расставить приоритеты, решить все поставленные задачи в отведённые сроки, при этом не переутомиться, во время придти домой и переключиться на личные дела, никак не связанные с делами служебными. 
 

    1.2 Основные законы и секреты управления временем 
 

    Прежде  чем приступать к выполнению какой-либо задачи, руководитель должен следовать  алгоритму, представленному на рисунке 1.

Рисунок 1 - Алгоритм выполнения задачи 

    Рассмотрим  несколько законов тайм-менеджмента.

    а) «Десять заповедей тайм-менеджмента» приведены в таблице 1. После изучения любого предмета рано или поздно забывается многое, кроме самого основного. Эти заповеди – «то, что должно остаться после того, как все забудется».  

Таблица 1 - «Десять заповедей тайм-менеджмента» [3] 

     б) Принцип Парето. Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Иногда его называют "правилом 80/20". Его суть представлена на рисунке 2.

     Применительно для рабочей ситуации руководителя – за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% от общего итога.

     Правила экономии усилий [4]:

     - концентрируйтесь на ресурсах, приносящих  наибольшую прибыль;

     - не пытайтесь повысить показатели по всем направлениям деятельности одновременно;

     - рутинную работу поручайте специалистам, которые могут сделать ее более профессионально;

     - выбирайте работодателей с осторожностью;

     - делайте только то, что у вас  получается лучше всего; 

     - обращайте внимание на странности и "иронию судьбы";

     - в каждой области определяйте, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов;

     - ставьте перед собой важные  цели;

     - помните, что "всех денег не заработаешь";

     - максимально используйте удачные  моменты, когда вы способны  показать наивысшие результаты.  

Рисунок 2 - Принцип Парето 

     в) Закон Мёрфи – это универсальный философский принцип. Закон и семь его следствий приведены в таблице 2 в строгой и канонической формулировках, [5] 

Таблица 2 – Закон  Мёрфи и его следствия 

Окончание таблицы 2 

     Конечно, «закон» Мёрфи — это не закон в том смысле, в каком это слово принято употреблять в учебниках, однако он тоже действует. Можно сократить его действие путём тщательного планирования и анализа поставленных задач, расширения временных рамок для какой-либо поставленной задачи, чтобы в вероятных экстренных обстоятельствах суметь выполнить её в срок.