Управление заказами в логистической системе. 4

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине: «Логистика»

на тему: «Управление заказами в логистической  системе» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Воронеж 2011 

Замечания руководителя: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………….4

Глава 1. Теоретические  основы управления заказами в логистической  системе……………………………………………………………………………6

1. Понятие и цели управления заказами. Составляющие длительности цикла заказа……………………………………………………………......6
2. Формирование портфеля заказов……………………………………...…9
3. Получение и обработка заказов. Технология выполнения заказов…..11

Глава 2. Практические основы управления заказами в логистической  системе………………………………………………………………………..…15

2.1. Краткая характеристика  предприятия……………………………....…….15

2.2. Организация  управления заказами. Формирование портфеля заказов…17

2.3. Анализ экономической деятельности предприятия………………...……25

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию управления заказами на предприятии……………………………………………………………………...32

3.1. Стимулирование  деятельности работников……………………………….32

3.2. Внедрение на предприятие программы «1С Предприятие 8.0»…………33

Расчётная часть…………………………………………………………….……36

Заключение…………………………………………………………………...…42

Список  литературы…………………………………………………….……….43 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

       Одна  из целей компании – удовлетворение покупателя. Та компания, которая наиболее качественнее, быстрее и дешевле выполнит заказ покупателя, получит существенное конкурентное преимущество на рынке. С другой стороны, ускорение выполнения заказа и снижение себестоимости повышают финансовые показатели внутри компании. Правильное управление заказами выходит на первый план в тактическом управлении компании. Такой подход накладывает определенные требования к системе автоматизации предприятием. Управление заказами есть управление бизнес-процессами компании и, соответственно, грамотный инжиниринг рабочих потоков увеличивает эффективность компании в количественных (финансовых) и качественных (сроки работы) показателях.        

       Управление  логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности.

• Управление заказами. Формирование портфеля заказов.
• Установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по избранным критериям.
• Разработка плана поступления готовой продукции от производственных цехов на сбытовые склады логистической системы, его реализация и координация.
• Управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирование и управление запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению по требованиям заказчиков, упаковка, маркировка и т. д.).
• Разработка и реализация многовариантного распределения готовой продукции.
• Разработка планов поставки. Формирование товарных (грузовых) потоков.
• Управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы.

       Цель  курсовой работы – изучить особенности  управления заказами в логистической  системе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1. Теоретические  основы управления заказами в логистической системе. 

1. Понятие и цели управления заказами. Составляющие длительности цикла  заказа.

    Управление  заказами - это деятельность, осуществляемая в период времени между моментом получения предприятием заказа и  моментом, когда персонал склада получает указание на отгрузку продукции, чтобы выполнить заказ.

    Управление  заказами в фирме начинается с приема и обработки заказов потребителей готовой продукции (ГП). Укрупнено, не касаясь маркетинговой стратегии фирмы, задачей управления заказами является качественное удовлетворение спроса от приема заказа до доставки ГП конечному потребителю в соответствии с правилами логистического микса.

    Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих так называемый логистический цикл заказа: прием и предварительная обработка информации о заказе; передача; конфигурирование; определение источников выполнения заказа; планирование; мониторинг выполнения и доставки заказа потребителю.

    Отдельные процедуры обычно объединяют в две комплексные активности: обработка заказа и выполнение заказа.

    Основными целями управления заказами с позиций интегрированной логистики являются:

    1. Определение времени выполнения цикла заказа в соответствии с требованиями потребителей.

    2. Высокое качество менеджмента заказов, определяемое минимальными потерями при доставке заказов и максимизацией ожиданий к качеству ГП и логистического сервиса.

    3. Уменьшение всех запасов в интегрированной логистической сети.

    4. Увеличение возврата на вложенный капитал, в частности, инвестиции в складское хозяйство, грузоперерабатывающее оборудование, транспортные средства и инфраструктуру и т. п.

    5. Увеличение способности удовлетворять заказы непосредственно с производственных подразделений фирмы за счет уменьшения запасов ГП во всех других звеньях логистической сети. 

    6. Уменьшение общих логистических издержек. 

    Цикл заказа включает: 

    1. Прием и предварительная обработка заказов – Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных потоков, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе телемаркетинга и других источников, используемых фирмой. 

    2. Конфигурирование – Каждый заказ состоит из ряда продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. Менеджмент заказов идентифицирует эти требования, даже когда они не совсем четко специфицированы документально. 

    3. Передача заказов – Для передачи заказов от одного ЗЛС к другому должны быть использованы все возможные средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах.

    4. Определение источников выполнения заказов – Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых продуктовых и сервисных атрибутов. Эти источники могут размещаться как в дистрибутивной сети, так и в самом производстве ГП. 

    5. Планирование – Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в каждую торговую точку. 

    6. Мониторинг и контроль – Процедуры выполнения и доставки заказанных объемов ГП потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.

    Длина цикла заказа напрямую определяет уровень запасов, который должен поддерживаться в дистрибутивной сети менеджментом заказов: чем короче цикл заказа, тем меньше должен быть поддерживаемый запас с точки зрения удовлетворения потребительского спроса.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Формирование  портфеля заказов.

       Основным  комплексным показателем в управлении заказами является портфель заказов.        

       Портфель  заказов представляет собой совокупность заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату.        

       Данный  показатель используется как в микро-, так и в макрологистике.        

       В микрологистике он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы).        

       В макрологистике - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. Так, в Соединенных Штатах этот показатель регулярно рассчитывается Министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетене.        

       Объем портфеля заказов зависит от многих факторов внешнего и внутреннего  порядка. Например, от общеэкономической  ситуации, деловой активности, покупательского  спроса, уровня загрузки и состояния производственных и логистических мощностей и др.        

       Портфель  заказов составляется на основе соответствующих  заявок на поставку продукции, отражающих спрос потребителей. При его формировании должны быть учтены производственные и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся формализованным базисом в процессе управления материальными (товарными) потоками.

       Портфель  заказов предприятия – это  количество продукции, которое должно быть произведено за определенный период времени и поставлено покупателям в соответствии с заказами или заключенными контрактами. При формировании портфеля заказов отдел сбыта координирует поступающие заказы с возможностями предприятия: с имеющимися производственными мощностями, обеспеченностью финансовыми, материальными ресурсами, научно-техническим потенциалом, опытом кадров. Эту работу отдел сбыта проводит совместно с производственным отделом, финансовым и другими подразделениями предприятия.

       При формировании портфеля заказов предприятия-поставщики учитывают нормы заказа продукции  и транзитные нормы.

       Норма заказа – это минимальное количество определенного вида продукции, менее  которого завод-поставщик не производит и не поставляет одному адресату. Нормы заказа продукции устанавливаются при поставке многоассортиментной продукции, т.е. когда групповая номенклатура содержит дробный ассортимент.

       Транзитная  форма отгрузки представляет собой  минимальное количество продукции, которое предприятие-поставщик отгружает в один адрес.

       При недогруженных производственных мощностях  предприятие может принять дополнительный заказ на изготовление требуемых  заказчику изделий, что весьма актуально  для российских предприятий. Однако не всегда принятие дополнительного заказа выгодно изготовителю. Это обусловлено тем, что при увеличении количества изготовляемой продукции растут такие производственные расходы, как материальные, заработная плата производственного персонала с соответствующими отчислениями, затраты на содержание и эксплуатацию оборудования и некоторые другие расходы. Все перечисленные расходы можно отнести к переменным.

       В то же время при увеличении объема выпуска продукции часть расходов не возрастет. К ним относятся: административно-управленческие расходы и некоторые другие. Перечисленные расходы являются постоянными.

       Существует  определенная условность деления расходов на переменные и постоянные, так  как в разных условиях одна и та же статья расходов может быть зависимой  или независимой от объема производственно-хозяйственной деятельности предприятия. 
 

3. Получение и обработка заказов. Технология выполнения заказов.

    Система управления заказами должена быть способна к приему и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации. 

    Система управления заказами после их получения и предварительной обработки должена определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить агрегированные требования на заказ. Этой процедуре обычно предшествуют определенные действия, основными из которых являются:

    - контроль точности и достоверности информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т. п.;

    - контроль наличия требуемой позиции ГГТ;

    - подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном дефиците товара;

    - регистрация и контроль кредитоспособности покупателя;

    - перезапись информации о заказе, если это необходимо;

    - выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов.

    Как правило, эти действия составляют единую процедуру, которая за рубежом называется «order entry» («вход заказа»). Указанная процедура обязательно предшествует этапу планирования и выполнения заказа и обеспечивает необходимую информационную (документированную и электронную) и финансовую базу логистических активностей по выполнению заказов. Большинство зарубежных фирм старается автоматизировать выполнение операций «order entry» в головном отделе продаж и вычислительном центре на базе современных информационно-компьютерных технологий.

    Определение источников выполнения

    Используя полученную агрегированную информацию, система управления заказами определяет те источники его выполнения, которые могут реализовать заказ с наибольшей эффективностью, т. е. с минимальными затратами на логистические операции физического распределения за требуемое время и с наилучшим качеством. Чаще всего при этом используется логистическая концепция ЛТ в дистрибьюции. Основная масса потребителей обычно расположена вблизи фирмы-изготовителя (сборки) или ее одного-двух главных центров распределения, где находятся и подавляющая часть запасов ГП, которую они заказывают. Это продиктовано стратегическими логистическими решениями в зависимости от целей фирмы на рынке, касающимися географической дислокации заводов и дистрибутивных центров, задачи уменьшения транспортных издержек и затрат на управление запасами и т. п.

    В зависимости от применяемой логистической концепции и требований потребителей могут быть использованы различные правила определения источников выполнения заказов. Например, если фирма применяет концепцию DDT или QR – «быстрого реагирования» – источники выполнения заказа должны находиться территориально как можно ближе к локальному рынку спроса, так как заказы потребителей должны быть выполнены с минимальным временем доставки и в небольших количествах. В других случаях заказы могут быть доставлены транзитом с удаленных дистрибутивных центров или непосредственно с завода-изготовителя напрямую, если требования покупателей не лимитируют существенно сроки и объемы поставок. Если время доставки ГП напрямую с завода-изготовителя лежит в пределах требуемого потребителем времени цикла выполнения заказа, то такая доставка обеспечивает фирме значительное сокращение затрат на управление запасами. Чем точнее исходное прогнозирование спроса и объемов заказов потребителей, тем меньшие запасы необходимо поддерживать в дистрибутивной сети и тем эффективнее политика фирмы в размещении запасов ГТТ.

    Технологии выполнения заказов, основанные на логистической концепции DDT, позволяют некоторым компаниям (например, фирмам-производителям персональных компьютеров) вообще обходиться без запасов ГП в дистрибутивных сетях. В этом случае основная проблема заключается в идентификации логистической активности по транспортировке ГП потребителю, т. е. определению времени доставки, вида и количества транспортных средств, параметров грузовместимости, требований по экспедированию грузов и т. д. Типичные требования покупателей к спецификации ПК, оформленные в конфигурированный заказ, могут быть выполнены заводом, осуществляющим конечную сборку и комплектацию, за один-два дня. В день подачи заказа на ПК по телефону оформляется заводская спецификация требуемой конфигурации компьютера, и в этот же день осуществляется его отгрузка покупателю. Разветвленные ритейлерские сети позволяют поддерживать непрерывный процесс пополнения запасов ПК в розничных магазинах непосредственно с завода.

    Выполнение заказов

    После определения источников выполнения заказов необходимо разработать план реализации каждого заказа из соответствующего источника и доставки его потребителям. Если источников выполнения заказов немного, то основная задача планирования заключается в выборе соответствующего перевозчика, вида транспорта, грузовых объемов и графиков отправки заказов потребителям то относится к случаям высокоцентрализованной дистрибьюции из крупных территориальных распределительных центров при продаже по каталогам, например, станков, автомобилей, строительной техники и т. п. Менеджмент выполнения заказов в них должен быть более быстрым и гибким. Разработка плана выполнения заказа включает коммуникационный план пополнения запасов для тех источников, из которых запасы ГП были взяты. При составлении коммуникационного плана пополнения запасов учитываются прогнозы будущего спроса, необходимых объемов, сопровождающего сервиса, потребных запасных частей и эксплуатационных материалов.

    Управление  заказами должно обеспечить оптимальную маршрутизацию перевозок и минимизацию времени доставки ГП потребителям и в дистрибутивную сеть.

    Конечная стадия процесса управления заказами заключается в составлении отчета о выполнении заказа и оценки степени удовлетворенности потребителя доставленной ГП и сопутствующим сервисом.

    Таким образом, за счет более эффективного логистического менеджмента сокращается время и количество составляющих цикла заказов, повышается не только качество обслуживания потребителей и удовлетворения их ожиданий, но и повышается конкурентоспособность бизнеса.    

    В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум логистических работ и операций:

• Оформление поступивших заказов и уточнение их спецификаций.
• Формирование и структуризация портфеля заказов.
• Разработка, согласование и утверждение плана удовлетворения заказов.
• Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами.
• Подготовка и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к исполнению заказами.
• Контроль поступления товарных потоков заказчикам и анализ их оценки о качестве выполнения заказов.
• Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком.

Глава 2. Практические основы управления заказами в логистической  системе. 

2.1. Краткая характеристика  предприятия. 

     Название: ООО «Точка Зрения»

     Отрасль: оптово- розничная торговля оптическими товарами

     Местонахождение : г. Воронеж, ул. Краснодонская, д.5

     Уставный  капитал: 1135 тыс. руб.

     Число занятых: (на 01.01.2011) 110 чел.

     Часы  работы: с 10 до 21 час

       ООО «Точка Зрения» - торгующее  оптикой предприятие города. На  торговой площади в 1600 квадратных  метров размещены главный офис со складскими помещениями и 7 филиалов - магазинов оптики. Все 7 филиалов ООО «Точка Зрения» находятся на первых этажах жилых домов и являются встроенно-пристроенными помещениями.

     Персонал  составляет 110 сотрудников, 86 из которых  заняты непосредственно на обслуживании посетителей.

     Согласно  принятой классификации ООО «Точка Зрения» относится к разряду крупных предприятий торговли. По товарной специализации – магазины классифицируются как - узкоспециализированные, специализированные, комбинированные, универсальные, смешанные. ООО «Точка Зрения» по товарной специализации относится к специализированным магазинам.

     Филиалы ООО «Точка Зрения» являются стационарными магазинами. По формам обслуживания - самообслуживание, обслуживание через прилавок. ООО «Точка Зрения» имеет обе формы обслуживания.

     Основной  целью предприятия является получение  прибыли.

       Основными видами деятельности  общества являются:

• организация торговли промышленными товарами;
• закупка и продажа оптовых партий товара;
• оказание платных услуг населению.

     Высшим  органом управления Общества является собрание проводимое не реже 1 раза в  год.

     Рис. 1 – Организационная структура  предприятия ООО «Точка Зрения» 

     Руководит предприятием генеральный директор.

     Анализируя  структуру предприятия необходимо заметить, что в ней отсутствует  служба маркетинга. В настоящее время  маркетингом занимается рекламная  служба предприятия, подчиненная заместителю  генерального директора по общим  вопросам. 
 
 

2.2. Организация управления заказами.  

    Управление  заказами на предприятии ООО «Точка Зрения» начинается с приема и обработки заказов потребителей (покупателей).

    В современном бизнесе менеджмент, связанный с управлением заказами, становится критическим с точки  зрения потребительского сервиса. Многочисленными исследованиями установлено, что время на выполнение таких процедур как прием, подготовка, передача, обработка, мониторинг заказов составляет от 50 до 70 % общего цикла его выполнения для большинства предприятий. Поэтому для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время и количество составляющих цикла за счет более эффективного менеджмента.

    Рис. 2 Составляющие общего цикла заказов

    Необходимо  отметить, что хорошо скоординированные и быстрые поставки продукции потребителям в соответствии с их заказами обеспечивают ООО «Точка Зрения» конкурентные преимущества. Способность быстро и надежно удовлетворять заказы потребителей также важна, как и высокое качество поставляемых товаров. Фокусирование менеджмента на удовлетворение заказов потребителей привело к необходимости учета каждого отдельного заказа и определения соответствующих активностей для его выполнения.

    Ключевым  фактором успеха системы управления заказами должно быть нахождение эффективных путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и требованиями к качеству продукции. В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности.

    Фокусируясь на входных требованиях потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и  минимизации затрат на эти цели.

Обработка заказов.

    Современная комплексная потребительская окружающая среда требует от ООО «Точка Зрения» поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах с помощью коммуникационных технологий. Большинство фирм заинтересовано в наиболее простых и надежных схемах приема и обработки заказов. Поэтому менеджмент заказов должен быть способным к приему и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.

    Заказы, поступающие непосредственно от потребителей почтой, факсом, телефонной или курьерской связью, могут быть документированными или бездокументированными (речевыми). Информация, содержащаяся в этих заказах, предварительно обрабатывается путем заполнения соответствующих стандартных первичных документов, а затем переносятся на магнитные носители ПК, формируя соответствующие базы данных. 

    Рис. 3 Схема приема-передачи информации о заказах 

    Процедура обработки заказов часто включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после их получения и предварительной обработки должен определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ.