Управление запасами. 16

Оглавление

Введение 2

1. Основные цели логистической функции «управления заказами» 5

2. Этапы цикла управления заказами 11

3. Планирование выполнения заказа конкретного потребителя 22

4. Получение и обработка заявки в системе ON-LINE 23

Заключение 25

Список литературы 26

Введение

В современном бизнесе менеджмент, связанный с управлением заказами, становится критическим с точки  зрения потребительского сервиса. Многочисленными  исследованиями установлено, что время  на выполнение таких процедур как  прием, подготовка, передача, обработка, мониторинг заказов составляет от 50 до 70 % общего цикла его выполнения для большинства предприятий. Поэтому  для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время  и количество составляющих цикла  за счет более эффективного менеджмента.

Управление  заказами – это совокупность операций между получением заказа и моментом передачи товара в собственность потребителю.

Заказ – информационная единица, инициирующая движение материальных, информационных и финансовых потоков в «тянущей» логистической системе.

Цель  написания данной работы – изучить  структуру управления заказами.

Задачи:

1. разобрать основные цели логистической функции «управление заказами»;
2. изучить этапы цикла управления заказами.

1. Основные цели логистической функции «управления заказами»

1. Высококачественное обслуживание  потребителей по всем параметрам  его заказа.

2. Сокращение времени выполнения  заказа.

3. Уменьшение запасов  в цепи  «снабжение – производство –  распределение» за счет точных  параметров спроса указанных  в заказе конкретного потребителя.

4. Снижение производственных и  логистических затрат, исключение всех издержек в логистической системе.

Управление заказами является одной  из важнейших функций распределительной  логистики. Ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше, чем доля транспорта и управления запасами. Однако роль данной функции очень значительна. В сущности, именно она обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков по логистическим цепям на пути от производителя к потребителю. В широком смысле управление заказами является синтетической функцией, присущей управлению материальными потоками, как на этапе материально-технического обеспечения, так и на этапе сбыта готовой продукции. Однако приоритетное значение она приобретает лишь, интегрируясь с функциями маркетинга, так как в условиях рыночных отношений именно этот союз является определяющим для всей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Основным комплексным показателем  в рассматриваемой области является портфель заказов. Портфель заказов  представляет собой совокупность заказов  потребителей (покупателей) имеющихся  на определенную дату. Данный показатель используется как в микро-, так и в макрологистике.

В микрологистике он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы).

В макрологистике - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. В Соединенных Штатах этот показатель регулярно рассчитывается Министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетене. Объем портфеля заказов зависит от многих факторов внешнего и внутреннего порядка.

Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции отражающих спрос  потребителей.

При его формировании должны быть учтены производственные и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся формализованным базисом в процессе управления материальными потоками.

В последние годы расширяется внедрение  автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме времени. Они позволяют создать  принципиально отличную от традиционной систему организации логистической деятельности, охватывая не только сферу распределения, но также производство и сферу закупок (размещение заказов на материальные ресурсы).

Значительное повышение дает безбумажная  технология управления заказами. Это  технология подбора продукции по заказам (заявкам) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным.

Безбумажная технология обработки  заказов позволяет уменьшить  число ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотоками в среднем в 5 раз. А также повысить производительность труда в 2-3 раза.

В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум  логистических работ и операций:

- оформление поступивших заказов и уточнение их спецификаций;

- формирование и структуризация  портфеля заказов;

- разработка, согласование и утверждение  плана удовлетворения заказов;

- оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами;

- подготовка и оформление товарных  потоков в соответствии с принятыми  к исполнению заказами;

- контроль поступления товарных  потоков заказчикам и анализ  их оценки о качестве выполнения  заказов;

- поддержание обратной связи  заказчика с поставщиком.

В связи с тем, что предприятия  обычно стремятся расширить свою производственно-хозяйственную деятельность, то соответственно расширяются и  логистические связи. Это ведет к экспоненциальному росту текущей информации. Обостряется проблема и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля выполнения заказов. Помощь в разрешении данных проблем оказывает применение компьютеризированных методов управления заказами.

В процессе управления заказами большое  значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация  по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической системы. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системы. Длительный срок удовлетворения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки. В то же время небольшой срок выполнения заказов может привести к ошибкам при их обработке и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потоки.

Во многих странах время выполнения индивидуализированных заказов  стандартизовано определенными  рамками. Например, в США оно (включая  время производства) в системе  распределения составляет минимум - 7 дней, максимум - 72 дня. В ФРГ заказы на материалы и изделия имеющегося ассортимента выполняются минимум  за 24 часа. Заказы, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются  в среднем за 14 дней.

В последние годы в области деловых  взаимоотношений появился термин "легко  выполняемый бизнес". Это не просто словосочетание, а признание преимуществ  логистической концепции в сфере распределения. Смысл этого термина заключается в том, что продуценты могут получать заказы без больших усилий, если применяют электронные системы обмена информацией.

В логистической системе наиболее эффективны динамические модели планирования производственно-хозяйственной деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованных технических средств, возможность контроля возникающих ситуаций и т.д. Этим процедурам в любой логистической системе уделяется первостепенное внимание, так как процесс управления в распределительной логистике подвержен случайным колебаниям.

Чем крупнее логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами. Наиболее эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на теории массового обслуживания (теории очередей).

Одной из основных задач теории массового  обслуживания является изучение процессов  образования спроса на обслуживание во времени. Эти процессы описываются  потоками однородных событий. В логистике  поток однородных событий, образованных моментами поступления в логистическую систему заказов, называется входящим потоком требований. При формулировке любой задачи, решаемой на основе теории массового обслуживания, логистическая система описывается как система массового обслуживания. Для этого формализуется ее структура и указываются вероятностные характеристики, управляющие ее поведением. Так, в случае системы с ожиданием при рекуррентном входящем потоке требований достаточно задать функции распределения вероятностей двух случайных величин: времени обслуживания заказа в данной логистической системе и времени между поступлением последовательных заказов (требований). Для системы с временными ограничениями необходимо, кроме того, задавать распределение максимально допустимого времени ожидания и времени пребывания его в логистической системе.

Для описания логистических систем больше всего подходят случайные процессы, с дискретными компонентами, показывающими, в каком качественном состоянии находится система и непрерывными компонентами, показывающими степень выполнения операций или время для их окончания. Такие процессы при соответствующих условиях построения являются марковскими процессами. Основные показатели обслуживания интерпретируются как функционалы от стационарных (реже нестационарных) характеристик марковских процессов. Универсальным способом оценки показателей логистических систем является имитационное моделирование систем с использованием метода Монте-Карло. Для принятия решений в области управления заказами необходимо разработать алгоритм извлечения необходимой информации.

В процессе совершенствования логистической системы следует стремиться к тому, чтобы контроль общей системы распределения стал непрерывным процессом. Это однако потребует определенных затрат времени и ресурсов. Хорошо, когда данный контроль имеет двухуровневую структуру: стратегический контроль управления заказами и тактический контроль.

Стратегический контроль осуществляется в следующих случаях:

- когда предприятие (фирма) изменяет  маркетинговую и логистическую стратегию, например, при переходе от реализации товарной продукции через посредников к прямым продажам конкретным потребителям (могут быть модификации данного примера);

- если предприятие по той  или иной причине меняет (уменьшает,  увеличивает) размеры деятельности;

- в случае диверсификации производства  и деятельности;

- при ассортиментном обновлении;

- при потере или приобретении  крупных, стратегически важных  заказов;

- при изменении территориально-отраслевых ориентации на рынке;

- при изменении общеэкономической  конъюнктуры и т.д.

Цель тактического контроля в управлении заказами заключается в выявлении  текущих отклонений от плана удовлетворения заказов, а также извещение руководства  о необходимости принятия коррективных мер.

Для организации текущего контроля необходимо иметь:

- комплекс соответствующих логистических стандартов;

- полноценную базу данных;

- оперативное информационное обеспечение  о понесенных затратах входе  выполнения заказов;

Все эти требования должны быть согласованы  между собой и интегрированы  с формализованной программой управления заказами и анализа производственно-хозяйственной  деятельности в целом и логистической в частности.

Показатели контроля и анализа  должны быть простыми, но достаточными для указания на необходимость проведения более глубокого изучения проблемной ситуации и принятия коррективных мер.

2. Этапы цикла управления заказами

Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих так называемый цикл заказа:

1. прием и предварительная обработка информации о заказе;

2. передача;

3. конфигурирование;

4. определение источников выполнения заказа;

5. планирование;

6. мониторинг выполнения и доставки заказа потребителю.

Отдельные процедуры, как показано на схеме (рис 1), обычно объединяют в  две комплексные активности: обработка  заказа и выполнение заказа.

Рис. 1 Составляющие общего цикла заказов

Способность быстро и надежно удовлетворять заказы потребителей также важна, как и высокое качество поставляемых товаров. Фокусирование менеджмента на удовлетворение заказов потребителей привело к необходимости учета каждого отдельного заказа и определения соответствующих активностей для его выполнения.

Ключевым фактором успеха менеджмента  заказов должно быть нахождение эффективных  путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и требованиями к качеству продукции. В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности.

Фокусируясь на входных требованиях  потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и  минимизации затрат на эти цели. Интегрированный подход к менеджменту  заказов выдвигает определенные требования к составляющим цикла  заказа, основными из которых являются:

Прием и предварительная обработка  заказов. – Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных  потоков, включая пункты розничной  торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе теле маркетинга и других источников, используемых фирмой.

Конфигурирование. – Каждый заказ  состоит из ряда продуктовых и  сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. Менеджмент заказов идентифицирует эти требования, даже когда они  не совсем четко специфицированы  документально.

Передача заказов. – Для передачи заказов от одного звена к другому  должны быть использованы все возможные  средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах.

Определение источников выполнения заказов. – Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых  продуктовых и сервисных атрибутов. Эти источники могут размещаться  как в дистрибутивной сети, так  и в самом производстве продукции.

Планирование. – Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются  планы выполнения заказов по укрупненным  и специфицированным группам  товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в  каждую торговую точку.

Мониторинг и контроль. – Процедуры  выполнения и доставки заказанных объемов  продукции потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов  и качества поставок с помощью  эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.

1. Приём и предварительная обработка  информации по эффективным видам  связи (Эффективность = Максимальный  объём информации/ Минимальное время).

Эффективными  видами связи являются технологии передачи данных в электронном виде:

1.1. стандарт EDIFACT (Electronic Documents Interchange Administration, Commerce and Transport) – электронный обмен данными стандартного формата в сферах управления, торговли и транспорта в виде буквенно-цифровой кодировки;

1.2. по сети Интернет:  напрямую  на сайт поставщика или через  площадки электронной торговли; 
1.3. торговым представителем поставщика с помощью карманного  компьютера (Заявка on-line);

1.4. встроенными в кассовый аппарат  компьютерами для учета запасов  в розничном магазине и подачи  автоматического заказа на поставку  в режиме реального времени;

Основная  задача на данном этапе: сбалансировать неравномерность поступления заказов  по времени, так как перегрузка системы  управления заказами в сезонные или  активные периоды затормаживает  функционирование цикла управления заказами и ухудшает качество логистического обслуживания потребителей. Неравномерность поступления заказов можно регулировать в периоды с низкой активностью заказов путём: а) предоставления скидок, в) инициированием активизации заявок потребителей через визиты агентов или по телефону. В периоды с высокой активностью поступления заказов, неравномерность их поступления можно регулировать наценками.

2. Уточнение и дополнение данных. Первоначальная информация в  заказе от нового потребителя,  как правило, не содержит информации  о полноте и точности заказа, необходимых допоставках запчастей,  сопутствующих материалах, послепродажном  сервисе. 

Основная задача на данном этапе: сформировать (сконфигурировать) информацию потребителя  в стандартную форму заказа на бумажном бланке или в электронной  форме в целях получения точных параметров о будущем материальном потоке. Одновременно поставщику на данном этапе следует осуществить проверку возможности изменений потребителем параметров своего заказа в будущем  и оценить его платежеспособность и статус его потенциальной рентабельности.

После осуществления уточняющих операций необходимо передать полученную информацию всем элементам системы управления заказами. Наиболее эффективным является ввод параметров заказа в универсальную  электронную форму для компьютерной обработки всеми элементами ИЛС, подключенными в информационную логистическую систему класса ERP, CPFR.

3. Информирование потребителей: о  дополнительных услугах, условиях  поставки и расчетов, стоимостью  и уровнем логистического обслуживания, процессе выполнения заказа, месте нахождения груза и другим согласованным параметрам.

4. Запрос информации от элементов  системы управления заказами  обо всех параметрах заказа  с одновременным контролем их  достоверности: наличие заказанного  товара и его место нахождения, реальное количество, совпадение  ассортимента, текущая цена, реальные  сроки выполнения заказа, формы  и схемы поставки, возможный риск  дефицита МР или ГП и др.

5. Определение конкретных исполнителей  заказа.

5.1. Если товар уже имеется в  системе распределения, то определяется  соответствующий торговый или  даже логистический посредник (экспедитор, перевозчик) – в целях оперативного выполнения срочного заказа для наиболее прибыльного потребителя. Точные расчеты объёмов запаса товаров у логистических посредников позволяют регулировать их объёмы в системе распределения, либо планировать объём производства.

5.2. Если в системе распределения  нет в наличии заказанного  товара, то исполнителем заказа  определяется производственная  логистическая система. 

Производственная  логистическая система и система распределения должны оперативно обмениваться информацией в процессе учета, перераспределения и пополнения запасов. Их взаимодействие может быть выражено следующей формулой:

Количество производимой ГП = количество в заказе – запас в системе  распределения.

Это позволяет оптимизировать запасы материальных ресурсов в производственной логистической системе и готовой продукции в системе распределения в соответствии с коэффициентом ожидания заказа (Коз) = Общая длительность цикла управления заказом (этапы 1-8)/ Время выполнения заказа указанное потребителем.

Если Коз>1, то следует запасать стандартные товары (базовой комплектации) на складе готовой продукции у  производителя или осуществлять сборку из компонентов уже после  получения точных параметров заказа.

Если Коз<1, то следует оперативно производить товары по эксклюзивным требованиям заказчика.

6. Планирование выполнения заказа  конкретного потребителя по всем  параметрам п. п. 2-5. В процессе  планирования определяют объём  запасов в производственной логистической системе или в системе распределения, оптимизируют время и затраты на транспортировку, вид транспорта и маршрут доставки. Это способствует увеличению грузосовместимости и грузоподъёмности транспортных средств, повышает надежность поставки заказа.

7. Заключение договора и выполнение  заказа по выбранной схеме  с соблюдением всех параметров  заказа.

Если этапы цикла заказа –  планирование, передача, обработка, отбор  и комплектация, доставка – тщательно  отработаны, умело скоординированы и находятся под строгим контролем, то фирма может существенно повысить производительность и использовать процесс выполнения заказа в качестве эффективного инструмента маркетинга и продаж. При этом следует отметить, что товар не всегда бывает в наличии. Поэтому чтобы выдержать сроки доставки, необходимо при заключении договора о сроках доставки учитывать возможности графика производства.

Эффективно функционирующий процесс  выполнения заказа является ценным внутренним инструментом организации работы фирмы. Большинство этапов цикла заказа повторяются во внутренних операциях  фирмы. Поэтому приобретенный опыт выполнения заказов можно использовать в организации движения материальных потоков внутри фирмы и также вывести её на высокий уровень сервиса.

8. Контроль выполнения заказа: по  всем параметрам, для оперативной  корректировки этапов: (переключение  заказа из системы распределения  на производство нового товара, замена перевозчика, экспедитора,  транспортного средства, маршрута).

Скоординированное, быстрое и 100% выполнение заказов, в соответствии с требованиями конечных потребителей завоюет лояльность заказчика, инициирует повторные заказы, создаст имидж надежного поставщика и обеспечит конкурентные преимущества на рынке.

Затраты: на транзакционные операции п.п. 1-5, на выполнение условий договора п.п. 6-8.

Издержки: на выполнение повторных операций, нарушение договорных обязательств.

Обработка заказов

Современная комплексная потребительская  окружающая среда требует поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах  с помощью коммуникационных технологий. Большинство фирм заинтересовано в  наиболее простых и надежных схемах приема и обработки заказов. Поэтому  менеджмент заказов должен быть способным  к приему и обработке заказов  всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.

Заказы, поступающие непосредственно  от потребителей почтой, факсом, телефонной или курьерской связью, могут быть документированными или бездокументированными (речевыми). Информация, содержащаяся в этих заказах, предварительно обрабатывается путем заполнения соответствующих стандартных первичных документов, а затем переносятся на магнитные носители ПК, формируя соответствующие базы данных.

Рис. 2 Схема приема-передачи информации о заказах

Процедура обработки заказов часто  включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях  ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после  их получения и предварительной  обработки должен определить те источники  в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ. Этой процедуре обычно предшествуют определенные действия, основными из которых являются:

контроль точности достоверности  информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т. д.;

контроль требуемой позиции  продукции;

подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном  дефиците товара;

регистрация и контроль кредитоспособности покупателя;

перезапись информации о заказе, если это необходимо;

выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов.

Используя полученную информацию, менеджмент заказа определяет те источники его  выполнения, которые могут реализовать  заказ с наибольшей эффективностью, т. е. минимальными затратами.

Повышенное внимание в процессе определения источников выполнения заказов должно быть уделено затратам, связанным с последующей их реализацией, а именно: транспортными издержками, затратам на консолидацию, управление запасами, затратам на информационные логистические активности (обработку, планирование, мониторинг).

После определения источников выполнения заказов необходимо разработать  план реализации каждого заказа из соответствующего источника и доставки его потребителям. Если источников выполнения заказов немного, то основная задача планирования заключается в  выборе соответствующего перевозчика, вида транспорта, грузовых объемов  и графиков отправки заказов потребителям.

Выбор поставщика

Одним из основных моментов является – выбор поставщика. Важность его  объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует  большое количество поставщиков  одинаковой продукции, но главным образом  тем, что поставщик должен быть надежным партнером.

Анализ поставщиков конкретного  вида продукции и их последующий  выбор осуществляется в соответствии с определенным набором критериев. К числу важнейших критериев  выбора поставщика относятся: качество поставляемых изделий и сервиса, надежность поставок, финансовые возможности (способности) удовлетворить требование фирмы-потребителя, расположение (дислокация), сопутствующий сервис и другие.

Среди наиболее важных критериев отбора находится, конечно, качество. Качество поставляемой продукции должно удовлетворять  по характеристикам, спецификации, техническим  и конструктивным параметрам, физическим и химическим свойствам и т. д., т. е. полностью удовлетворять требованиям  соответствующих оговоренных заранее  стандартов, отраженных, как правило, в сертификатах.

Надежность поставщика также является одним из ключевых (критических) показателей, определяющих его способность удовлетворять  на достаточно длительном промежутке времени требования фирмы-потребителя  к качеству продукции, срокам и объемам  поставок.

Большое значение при выборе поставщика имеют его возможности или  способности удовлетворять определенным требованиям потребителей. Сюда относятся  производственные мощности, используемое технологическое оборудование, складская  система и дистрибутивная сеть поставщика, наличие возможностей доставки продукции  в больших количествах, уровень  организации и контроля за поставками.