Управление запасами как элемент системы распределения
Введение
Управление запасами – это оптимизация запасов произведенных товаров, незавершенного производства, сырья и других объектов деятельности предприятиями с целью уменьшения затрат хранения при обеспечении уровня обслуживания и бесперебойной работы предприятия. Управление запасами в логистике – оптимизация операций, непосредственно связанных с переработкой и оформлением грузов и координацией со службами закупок и продаж, расчет оптимального количества складов и места их расположения.
Если говорить о запасах в системе распределения, то это, безусловно, запасы готовой продукции, содержащиеся для последующей реализации клиентам. Эффективное управление запасами позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей, создавая такие запасы каждого товара, которые максимизируют чистую прибыль.
Объектом исследования моей курсовой работы являются запасы готовой продукции на предприятии и рациональное управление ими. Целью исследования является изучение состава и структуры товарных запасов, выявление «узких» мест в системе распределения.
Исходя из поставленной цели, можно выделить следующие основные задачи выполнения курсовой работы:
- изучение теоретического материала по вопросам управления запасами и выделения особенностей для запасов готовой продукции;
- характеристика системы управления товарными запасами на предприятии ООО «Арт-лист»;
- анализ и выработка рекомендательной базы по повышению эффективности управления товарными запасами предприятия.
1 Управление запасами как
1.1 Причины формирования
запасов в системе
Запасы – это материальные ценности, оборотные средства в виде сырья, материалов, топлива, полуфабрикатов, готовой продукции, не используемые в данный момент в производстве, хранимые на складах или в других местах и предназначенные для последующего использования [1, с. 381]. Материальные запасы – это часть материальных ресурсов, находящиеся на складах в сферах производства и обращения, а также в пути, временно не участвующие в производственном процессе, но необходимые для обеспечения его непрерывности в целях удовлетворения спроса потребителей (как внешних, так и внутренних потребителей в пределах предприятия) [12].
Значение и место материальных запасов в логистической системе предприятия можно наглядно увидеть на схеме «Материальные запасы как элемент логистической системы» в Приложении А.
Все материальные запасы на предприятии можно разделить по критерию исполняемой функции на производственные запасы, запасы незавершенного производства и товарные запасы [3, с. 93]. Производственные запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей, предназначены для производственного потребления. Цель создания производственных запасов – обеспечить ритмичное функционирование производственного процесса. Запасы незавершенного производства – это находящиеся на разных стадиях производственного процесса запасы деталей, полуфабрикатов и другой продукции, изготовление которой еще не закончено. Товарные запасы представляют собой уже готовую продукцию предназначенную для конечного потребителя, а также запасы находящиеся на пути следования товара от поставщика к потребителю, т.е. на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.
В рамках изучения дисциплины «Логистика распределения», которая является важной частью общей логистической системы, обеспечивающей рационализацию физического перемещения продукции к непосредственно потребителю, нашего пристального внимания заслуживают именно товарные запасы. Логистика распределения изучает последний, заключительный этап товародвижения, а как функция на уровне производственных предприятий соответствует сбыту готовой продукции как стадии воспроизводственного процесса, создающей добавленную стоимость продукта.
По другой классификации, а именно по критерию причины формирования/в целях планирования материальные запасы можно разделить на следующие группы [5, с. 54]:
- текущие запасы, которые подразделяются на максимально желательные, средние и минимальные;
- подготовительные (буферные) запасы, которые подразделяются на обычные и специальные и чья величина зависит от количества времени, необходимого для осуществления подготовительных операций и от объема их среднесуточного потребления в производстве (в среднем от1 до 3 дней);
- страховые (гарантийные) запасы, объем которых постоянен и определяется в зависимости от норм;
- сезонные запасы;
- переходящие запасы, которыми являются остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на конец отчетного периода.
Запасы в той или иной форме присутствуют на предприятиях люых форм собственности и любых видов деятельности, являются неотъемлемым элементом логистической системы. К причинам образования материальных запасов на предприятии можно отнести множество факторов. Рассмотрим некоторые из них.
Во-первых, к причинам формирования
материальных запасов на предприятии
относят вероятность нарушения установленного
графика поставок (непредсказуемое снижение
интенсивности входного материального
потока). В этом случае запас необходим
для того, чтобы не остановился производственный
Возможность колебания спроса (непредсказуемое увеличение интенсивности выходного потока) также можно отнести к причинам формирования запасов. Спрос на какую-либо группу товаров можно предсказать с большой долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретный товар гораздо сложнее. Поэтому, если не иметь достаточного запаса этого товара, не исключена ситуация, когда платежеспособный спрос не будет удовлетворен, то есть клиент уйдет с деньгами и без покупки.
В-третьих, это сезонные колебания производства некоторых видов товаров. В основном это касается продукции сельского хозяйства. Например, урожай картофеля в России убирается в начале осени. Потоки же этого клубнеплода идут по товаропроводящим цепям круглый год. Следовательно, где-то должен накапливаться запас.
Скидки за покупку крупной партии товаров также могут стать причиной создания запасов (некоторые наши соотечественники хранят дома сравнительно большие запасы продовольствия именно по этой причине).
Пятой по счету причиной является такое явление, как спекуляция. Цена на некоторые товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создаст запас с целью получения прибыли за счет повышения рыночной цены.
Можно также отметить издержки, связанные с оформлением заказа, как причину формирования запасов на предприятии. Процесс оформления каждого новою заказа сопровождается рядом издержек административного характера (поиск поставщика, проведение переговоров с ним, командировки, междугородние переговоры и т.п.). Снизить эти затраты можно сократив количество заказов, что равносильно увеличению объема заказываемой партии и, соответственно, повышению размера запаса [3, с. 12].
Возможность равномерного осуществления операций по производству и распределению – важная причина формирования запасов [4, с. 184]. Эти два вида деятельности тесно взаимосвязаны между собой: распределяется то, что производится. При отсутствии запасов интенсивность материальных потоков в системе распределения колеблется в соответствии с изменениями интенсивности производства. Наличие запасов в системе распределения позволяет осуществлять процесс реализации более равномерно, вне зависимости от ситуации в производстве. В свою очередь, наличие производственных запасов сглаживает колебания в поставках сырья и полуфабрикатов, обеспечивает равномерность процесса производства.
Рассмотрим также возможность немедленного обслуживания покупателей. Выполнить заказ покупателей можно одним из следующих способов:
- произвести заказанный товар;
- закупить заказанный товар;
- выдать заказанный товар немедленно из имеющегося запаса.
Последний способ является, как правило, наиболее дорогим, так как требует содержания запаса. Однако в условиях конкуренции возможность немедленного удовлетворения заказа может оказаться решающей в борьбе за потребителя.
Сведение к минимуму простоев производства из-за отсутствия запасных частей очень важно для осуществления производственного процесса.
Также стимулирует создание материальных запасов на предприятии желание упростить процесса управления производством. Речь идет о создании запасов полуфабрикатов на различных стадиях производственного процесса внутри предприятия. Наличие этих запасов позволяет снизить требования к степени согласованности производственных процессов на различных участках, а, следовательно, и соответствующие издержки на организацию управления этими процессами.
Часть из указанных выше причин формирования материальных запасов на предприятии относится в основном к производственным запасам, однако большая часть актуальна и для товарных, которые актуальны для логистики распределения. Следовательно, можно сделать вывод, что предприниматели, как в торговле, так и в промышленности вынуждены создавать запасы, так как в противном случае увеличиваются издержки обращения, то есть уменьшается прибыль [10, с. 3]. В то же время запас не должен превышать некоторой оптимальной величины. На эту величину влияют факторы определения нормы запаса, которые будут рассмотрены в следующем подпункте.
товарый запас экономический
1.2 Факторы, определяющие величину товарных запасов
Как было сказано выше, каждая организация стремится к экономии и увеличению прибыли. Следовательно, материальные запасы должны быть оптимальны, т.е. их размер должен быть достаточен для удовлетворения потребностей и не превышать грань, после которой содержание материальных запасов становится источником дополнительных расходов для организации.
Динамика товарных запасов и время обращения товаров складываются под влиянием множества факторов. Изучение характера факторов и механизма их воздействия является необходимой предпосылкой для обоснования и оценки состояния запасов, планирование их размера, разработки и принятия конкретных мер по их регулированию [11].
Все факторы, определяющие размер товарных запасов, можно разделить на внешние и внутренние.
Важнейшими внешними факторами, определяющими размер товарных запасов торгового предприятия, являются:
1) Соотношение между спросом
и предложением в условиях, когда
спрос населения на отдельные
товары превышает его
2) Ритмичность и устойчивость потребления отдельных товаров: чем стабильнее и устойчивее спрос потребителей на отдельные товары, тем меньше потребность в создании товарных запасов на случай непредвиденных колебаний спроса. Внешним признаком равномерности потребления отдельных товаров являются показатели среднеквадратического отклонения и коэффициента вариации однодневного товарооборота от его среднего значения.
3) Ритмичность производства отдельных товаров: производство и закупка отдельных потребительских товаров носит сезонный характер. Это касается овощей, сахара, круп, плодоовощных консервов и т.п. В период сезона эффективного производства торговые предприятия имеют возможность приобретения товаров у непосредственных производителей по минимальным ценам. Наличие этого фактора обусловливает необходимость и экономическую заинтересованность торговых предприятий в создании товарных запасов сезонного обеспечения.
4) Состояние конкуренции на рынке товарных ресурсов: чем выше степень конкуренции на рынке товарных ресурсов, тем большую свободу в выборе поставщиков и удобных условий поставки имеет предприятие. Именно управление закупками, согласование подходящих условий поставки, периодичность, объемы партий поставки, фактор обновления ассортимента, возможность возврата недоброкачественных товаров существенно влияют на размер товарных запасов предприятий.
5) Добросовестность поставщиков по выполнению поставки товарных ресурсов, состояние дисциплины поставок: общая дисциплинированность поставщиков, их обязательность и добросовестность по выполнению договоров поставки определяет потребность торгового предприятия в создании страховых товарных запасов. Чем добросовестнее поставщики предприятия, чем ровнее и безопаснее организовано их собственное производство, тем ниже вероятность невыполнения графика завоза товаров, а соответственно и потребность в создании товарных запасов.
6) Уровень инфляционных ожиданий в условиях инфляционной экономики: одним из побудительных мотивов создания запасов материальных резервов является защита оборотных средств предприятий от инфляционного обесценивания. Чем выше темпы инфляции, тем больше заинтересованность предприятий в максимальном повышении размера запасов с целью защиты денег от инфляции и получения дополнительного дохода от опережающего оборота цен на отдельные товары по сравнению с общим темпом инфляции.
Размер и оборачиваемость товарных запасов определяются также внутренними факторами, которые зависят от деятельности самого торгового предприятия и определяются стратегией и тактикой его деятельности [15]. Таких факторов в зависимости от ОПФ, характера торговой деятельности и условий бизнеса может быть множество, рассмотрим самые общие закономерности.
К таким внутренним факторам относятся:
1) Местонахождение торгового
2) Объем товарооборота торгового предприятия: относительно большие по размеру товарооборота предприятия, как правило, осуществляют торговую деятельность с меньшим уровнем товарных запасов. Это обусловлено тем, что они имеют возможность чаще делать завоз товаров, имея оптового поставщика.
3) Специализации предприятия и структура товарооборота: товары, в зависимости от их качества, особенностей назначения, имеют разное время обращения. Это зависит от свойств некоторых предметов потребления, количества разновидностей, входящих в товарной группы, особенностей приема и комплектования изделий. Так, товары, относящиеся к категории скоропортящихся, теряют свои свойства (мясо, хлеб, молоко) довольно быстро и должны быть реализованы в течение непродолжительного периода времени. Поскольку такого рода товары являются предметами периодического спроса, их запасы, выраженные в днях к обороту относительно выше, чем запасы других товаров. Следовательно, увеличение в розничном товарообороте доли непродовольственных товаров сложного ассортимента в других условиях является фактором роста общего уровня товарных запасов [6, с. 286].
4) Организация и доля завоза товаров: чем чаще завозятся товары в магазины, тем меньшими затратами можно обеспечить выполнение плана товарооборота, и наоборот. В свою очередь, частота завоза может зависеть от местонахождения предприятия, размещения основных поставщиков, транспортных условий. Чем ближе расположены поставщики, базы к районам потребления, тем чаще происходит завоз товаров в торговые предприятия, тем меньше размер товарных запасов [9, с. 306].
5) Площадь торгового зала и форма торгового обслуживания: размеры товарных запасов, находящихся в торговом зале, должны обеспечить представительную выкладку всего ассортимента товаров, имеющегося в наличии. Чем больше площадь торгового зала, тем больший размер товарных запасов должно находиться непосредственно в торговом зале. Существенное влияние создает и форма торгового обслуживания. При самообслуживании потребность в товарных запасах, находящихся в торговом зале, выше, чем при обслуживании через прилавок.
6) Состояние складского
7) Организация коммерческой
8) Финансовых положение предприятия: формирование товарных запасов может осуществляться различными способами:
– путем оплаты товаров, поступающих денежными средствами предприятия;
– путем получения коммерческого кредита от поставщиков (получение товаров с отсрочкой платы);
– путем приема товаров под реализацию или на комиссию.
Применение каждого способа формирования товарных запасов и соотношение между ними напрямую зависят от финансовой устойчивости торгового предприятия, его платежеспособности, финансово ого положения, степени доверия к нему [8, с. 211].
Вывод об оптимальном размере товарных запасов можно сделать, если брать во внимание всю совокупность указанных факторов.
1.3 Управление запасами в сфере обращения оптовой и розничной торговли
Управление запасами в сфере обращения – комплексная, сложная задача. Как было сказано в предыдущем пункте, множество как внешних, так и внутренних факторов влияет на выбор оптимального объема товарных запасов на складе.
Если рассматривать ближе характер спроса, то станет ясно, что основная разница в способе формирования запасов для сферы обращения состоит в ответе на вопрос: оптовой или розничной торговлей занимается предприятие. Рассмотрим отдельно оба случая.
В розничной торговле потеря контроля над запасами может стать критичной для предприятия [7, с. 21]. Она приводит к уменьшению прибыли, акционерной стоимости компании, вредит репутации и портит отношения с клиентами. Склады – это основной ресурс в розничной торговле. Наличные запасы должны находиться под строгим контролем в режиме реального времени. Понимание того, когда настало время пополнить запасы потребительских товаров, какие товары залежались на складе, обладание точной информацией по поводу того, когда необходимо сделать новые закупки – все это помогает розничным сетям быстрее адаптироваться к быстро меняющимся требованиям потребителей.
При всем многообразии подходов в управлении запасами можно выделить так называемые творческий и математический подходы.
Творческий подход подразумевает тщательную и кропотливую работу над заказами, когда ответственный за заказ сотрудник компании принимает в расчет регламентированный перечень условий для создания каждого заказа. Основой для этого метода служит предпосылка, что предугадать спрос невозможно, поэтому составление заказов не может быть все время одинаковым.
Математический подход – это метод, при котором любой
заказ рассчитывается автоматически,
исходя из того или иного алгоритма [13].
В розничной торговле эти методы в чистом
виде применять сложно, т.к. даже на товары
повседневного спроса в магазинах с практически
постоянным потоком покупателей существует
разница не только в сезонных, но и в дневных продажах одного и того же товара.
Поэтому спрос – не единственное, что определяет управление запасами. Есть множество других факторов:
- возможности по обработке количества поставок собственным складом;
- емкость склада и торгового зала;
- периодичность заказов (в том числе и связанная со временем хранения);
- стабильность поставок.
Большое значение в управлении запасами имеет и алгоритм заказов. Выбирая алгоритм заказов, целесообразнее остановится на фиксированном интервале между поступлениями товаров, т.к. в этом случае есть возможность планировать равномерную загрузку складских помещений.
Рассмотрим особенности управления запасами для оптовых торговых предприятий. Для оптовиков характерен более узкий диапазон рисков, чем для розничных торговцев, но их риски глубже и более продолжительны. Оптовики закупают у производителей крупные партии товаров, а продают их розничной торговле мелкими партиями. Экономическая роль оптовиков – снабжать розничных торговцев специально подобранным ассортиментом продукции разных производителей и небольшими партиями.
Каждый руководитель и менеджер должен рассматривать запасы как важную часть активов, в которую иммобилизуются денежные средства [14]. Это стадия в оборотном капитале, продолжительность которой определяет потребность в денежных средствах предприятия. Размер запасов зависит от масштабов деятельности предприятия. На размеры запасов влияют число поставщиков, их надежность и отдаленность, складские мощности, разнообразие покупателей и их постоянство, количество заказов, прогноз цен, ассортимент, реальная экономия от ускорения оборота запасов и т.д.
Задача о запасе возникает при условии, когда количество ресурсов можно регулировать и существует по крайней мере одна статья затрат, убывающая при увеличении запаса.
К управляемым переменным в задачах о запасах относят:
- поступающий объем ресурсов (определение объема закупок, процесса производства для отдельного вида или набора ресурсов);
частоту или сроки поступления ресурсов (определение периодичности или темпа производства, получения партий ресурсов);
степень готовности продукции, хранящейся в виде запасов (определение степени готовности хранящихся ресурсов к использованию).
Управление запасами может быть прямым и косвенным [2, с. 58]. Прямое управление ориентировано на стабилизацию размера запаса или обеспечение заданной стратегии изменения запаса. Косвенное управление базируется на стабилизации параметров производства (численности работающих, объема выпуска) или удовлетворении параметров потребления. В этом случае размер запасов меняется в соответствии с колебанием потоков поступления или потребления материалов.
Прямое управление запасом опирается на контроль запаса и реализуется через следующий инструментарий:
- заказ фиксированной партии материалов в фиксированное время;
- заказ материала фиксированными партиями в рассчитываемые моменты времени (с учетом интенсивности расхода);
- заказ материала в фиксированные моменты времени с изменением размера партии (с учетом фактически сложившегося уровня запаса);
- заказ материала в рассчитываемые моменты времени и с расчетным размером поставки (с учетом фактического уровня запаса и прогнозируемого уровня потребления).
Существуют условия, при которых отсутствует возможность непрерывного контроля запасов, но допускается контроль через определенные интервалы времени. В такой ситуации необходимо определять частоту осуществления контроля, количество заказываемых или производимых ресурсов после очередной контрольной проверки.
Есть известное правило в бизнесе, да и не только в бизнесе: 20% усилий приносят 80% результата. Данное правило часто называют также правилом 20/80 или законом Парето[12]. Для его внедрения в сферу обращения необходимо применить ABC-анализ к имеющимся товарным запасам и выявить перечень товаров (готовой продукции), которые в совокупности дают предприятию 80% дохода или прибыли. Это будет группа товаров А. Далее определяется перечень товаров, приносящих следующие 15% дохода. Эта группа запасов – группа В. Все оставшиеся запасы помещаются в группу С.
Данный вид анализа необходим для того, чтобы по-разному управлять разными запасами. Например, практикующие логисты на крупных предприятиях советуют дорогие запасы группы А закупать более мелкими партиями, чтобы не омертвлять капитал, а также чаще и точнее проводить их инвентаризацию. Наоборот, запасы группы С советуют закупать большими партиями, а инвентаризацию проводить «на глаз».
Также не менее важен для оценки товарных запасов XYZ-анализ. XYZ-анализ предназначен для учёта неопределённостей, возникающих в логистическом потоке. Данный анализ позволяет учитывать предсказуемость спроса на продукцию и поставок от поставщиков. Коэффициент вариации – это отношение среднего квадратичного отклонения к математическому ожиданию случайной величины. В качестве случайной величины в зависимости от задачи могут выступать продажи, поставки. Группа Х является наиболее прогнозируемой, Z – наименее.
Совместное применение двух видов анализа для управления товарными запасами на предприятии дает возможность адаптировать управление под каждую из девяти образующихся при сведении ABC- и XYZ-анализа групп товарных запасов и, как следствие, приводит к повышению оборачиваемости и снижению уровня издержек предприятия.