Управление запасами при помощи авс-анализа

1 Теоретические аспекты анализа управления запасами в       логистической системе на предприятии

1. Понятие и классификация товарных запасов

Товарные запасы ― это часть товарного обеспечения, представляющая собой совокупность товарной массы в процессе движения её из сферы производства в сферу потребления. Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения спроса покупателей. Большая часть финансовых средств торгового предприятия, в связи со спецификой деятельности, сосредоточена в товарных запасах [26].

На характер процесса пополнения запасов  товаров влияют особенности производства и транспортировки товаров, а  особенности потребления определяют характер процесса расходования запасов. Таким образом, эффективное управление товарными запасами является приоритетной, первоочередной задачей в экономике  торговли.

Товарные запасы выступают в  качестве необходимого условия оборота  товаров. Они создаются на всех стадиях  их движения, на складах промышленных предприятий, на заготовительных пунктах, складах оптовых и розничных  предприятий. Пожалуй, сейчас мы впервые  можем сказать, что на различных  предприятиях цель образования товарных запасов и объективные тенденции  их развития не имеют принципиальных отличий. Кроме того, что в современном  обществе товарные запасы создаются  с целью удовлетворения потребностей граждан, в то же время соблюдаются  интересы получения максимальной прибыли  при реализации товаров. Следовательно, правильное планирование и формирование торгового ассортимента на предприятиях торговли и поставка товаров в  целом, ведут к увеличению объемов  реализации товаров, а следовательно, к ускорению товарооборачиваемости.

Товарные запасы на торговом предприятии  должны отвечать следующим требованиям [15]:

- нормироваться, т.е. достигать определенных размеров, для того чтобы в течение определенного периода удовлетворять спрос;

- постоянно пополняться и обновляться.

По своей экономической сущности товарные запасы выполняют 3 функции:

- обеспечивают непрерывность товарного обращения, в процессе которого происходит их систематическое образование и расходование;

- удовлетворяют платежеспособный спрос населения, т. к. являются формой товарного предложения;

- регулируют соотношение между объемом и структурой спроса и товарного предложения.

Формирование товарных запасов  всегда связано с дополнительными  финансовыми расходами. По своему содержанию затраты, связанные с созданием  и содержанием можно разделить  на несколько групп:

- отвлеченная часть финансовых средств из оборота вызывает их «омертвление», т.е. чрезмерное увеличение запасов прекращает движение капитала, нарушает финансовую стабильность предприятия, заставляя руководство в срочном порядке изыскивать необходимые для операционной деятельности денежные средства;

- расходы, которые возникают в связи с хранением и владением запасами. Это расходы, связанные с арендой и содержание складских помещений, оплатой труда, перемещением запасов, страхование имущества и др.;

- расходы, связанные с риском потерь из-за устаревания и порчи, а также хищений и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей и др.

В свою очередь, отсутствие необходимого объема запасов приводит также к  увеличению дополнительных расходов. В целом, торговые предприятия, создавая запасы товарно-материальных ценностей, преследуют следующие основные мотивы:

- поддержание непрерывности торгового процесса. Товарные запас должен обеспечить время транспортировки, время, затрачиваемое на входной контроль, предпродажную подготовку товаров, комплектацию, предотвратить, в случае нарушения установленного графика поставки, простой торгового процесса, изменения спроса и т.д.;

- стоимость отрицательного уровня запасов (дефицита).

Если на торговом предприятии возникает  дефицит запасов, то возникает возможность  возникновения дополнительных расходов. Они делятся на три вида и имеют  отрицательное влияние на деятельность предприятия:

- расходы в связи с несвоевременным, запоздалым выполнением заказа, когда его нельзя выполнить за счет имеющихся товарно-материальных запасов;

- расходы в связи с потерей сбыта, когда постоянный заказчик обращается в какую-то другую фирму за покупкой, они измеряются в показателях потерянной выручки;

- расходы в связи с потерей заказчика, когда отсутствие запасов отражено не только потерей торговой сделки, но и тем, что заказчик ищет другие источники снабжения;

- сезонность, так как иногда только в определенный период времени можно доставить продукцию потребителю или произвести ее. В некоторые регионы нашей страны только в ограниченный период времени можно доставить продукцию конечному потребителю, а спрос на нее имеется в течение всего года;

- наличие скидок при покупке крупной партии товаров;

- инфляция и возможные спекуляции на росте цен. Торговые предприятия, предвидя рост цен, создают большие размеры запасов, с целью получения прибыли в дальнейшем из-за роста цен [5].

Запасы являются важнейшим инструментом обеспечения баланса спроса и  предложения на рынке. В связи  с тем, что в цене товара значительную часть составляют издержки, связанные  с нахождением его в форме  запаса, одной из важнейших задач  распределительной логистики является максимальное сокращение этих издержек и времени пребывания материальных запасов в статичном состоянии.

С логистической позиции товарные запасы представляют собой материальные потоки, которые вышли из сферы  производства, но еще не поступили  в сферу потребления.

Запасы можно классифицировать по различным признакам.

Несмотря на большое число признаков  классификации, наиболее часто применяемой  является дифференциация материальных запасов, представляющая собой некий  сплав критериев по отношению  к логистическим операциям и  функциональной принадлежности [32].

По отношению к базисным логистическим  активам запасы подразделяют на: совокупные, запасы в снабжении, производственные и сбытовые.

В экономической литературе, все  запасы, имеющиеся и включающие в  себя сырье, основные и вспомогательные  материалы, полуфабрикаты, детали, готовые  изделия и т.п. определяются как  совокупные. Снабженческие, производственные и сбытовые запасы составляют совокупные материальные запасы торгового предприятия, являются объектом оптимизации логистического управления с позиции общих издержек.

Запасами в снабжении принято  называть материальные ресурсы, которые  находятся в логистических каналах  от поставщиков до складов материальных ресурсов, предназначенные для обеспечения  бесперебойной торговли.

Производственные запасы в сфере  торговли называются запасы материальных ресурсов и незавершенного производства, предназначенные для собственного потребления, их основная цель обеспечить ритмичное функционирование торгового  процесса.

Сбытовыми, товарными запасами являются запасы готовой продукции, находящиеся  на складах торгового предприятия  и в каналах сферы обращения. Они предназначенные для удовлетворения спроса потребителей, для продажи. Запасы в каналах сферы обращения  делятся на запасы в пути или транспортные запасы и запасы на предприятиях розничной  и оптовой торговли.

В логистической системе предприятия  можно выделить складские, транспортные и запасы грузопереработки [11].

К складским запасам относятся  запасы продукции, находящиеся на складах  различного типа и уровня определенных звеньев логистической системы, как внутрифирменных, так и логистических  посредников.

Транспортные запасы включают в  себя запасы материальных ресурсов, незавершенного производства или готовой продукции, находящиеся в процессе транспортировки от одного звена логистической системы к другому или в пределах одного звена логистической системы.

Запасы грузопереработки, без логистической операции хранения, относятся к специфическим складским запасам.

По своему функциональному назначению запасы делятся на текущие, страховые  или гарантийные, подготовительные, сезонные, запасы продвижения готовой  продукции, спекулятивные и неликвидные  запасы.

Текущий запас это часть запаса, основная часть производственных и  товарных запасов, обеспечивающая непрерывность  торгового процесса между очередными поставками. Его размер постоянно  меняется.

Страховой запас предназначен для  непрерывного обеспечения материалами  или товарами торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств. Его размер может  колебаться от спроса на готовую продукцию, невыполнение договорных обязательств по поставкам, сбои в производственно-технических  циклах и др. Размер страхового запаса на торговом предприятии следует  определять на основе сопоставления  затрат на их содержания и упущенной  выгоды из-за возникновения дефицита [6].

Подготовительный запас на торговом предприятии составляет часть сбытового  запаса, предназначенного для подготовки материальных ресурсов к производственному  или личному потреблению. Наличие  данного вида запаса вызвано необходимостью выполнения определенных логистических  элементарных действий по приемке, оформлению, погрузке-разгрузке, дополнительной подготовке товара к реализации.

К сезонным запасам относятся запасы материальных ресурсов и готовой  продукции, создаваемые и поддерживаемые на предприятии при явно выраженных сезонных колебаниях спроса или характера  производства у поставщиков.

Запасы продвижения готовой  продукции формируются и поддерживаются в дистрибутивных каналах для  быстрой реакции на проводимую торговым предприятием маркетинговую политику продвижения товара, обычно сопровождаемую широкомасштабной рекламой в средствах  массовой информации. Эти запасы, должны удовлетворить спрос на данный товар, в случае резкого увеличения на него. Чаще всего они являются товарами широкого потребления, аудио - и видеотехника.

Спекулятивные запасы обычно создаются  торговыми предприятиями для  материальных ресурсов в целях защиты от возможного повышения цен на них  или введения протекционистских  квот или тарифов.

Устаревшие, неликвидные запасы, как  правило, образуются, когда логистические  циклы в дистрибьюции и торговле не совпадают с жизненным циклом товара. В этом случае морально устаревшие товары не находят сбыта. Задачей экономиста-менеджера является предотвращение возможности появления таких запасов.

В различных системах управления запасами на предприятии максимально желательный  запас используется как ориентир при расчете объема заказа [39].

Пороговый уровень запаса используется для определения момента времени  заказа следующих партий.

Текущий запас в любой момент времени может совпадать с  максимально желательным запасом, пороговым уровнем или страховым  запасом.

Таким образом, запасы играют как положительную, так и отрицательную роль в  хозяйственной деятельности торгового  предприятия. Положительная роль запасов  заключается в том, что они  обеспечивают непрерывность торгового  процесса и сбыта, сглаживая непредвиденные колебания спроса, сбои в поставках, повышая надежность логистической  системы предприятия. Негативной стороной запасов является то, что в них  замораживаются значительные финансовые ресурсы и объемы товарно-материальных ценностей торгового предприятия, которые могли бы быть использованы им на другие цели, например инвестиции в новые технологии, маркетинг, повышение  производительности труда и т.п.

Основной проблемой логистического управления запасами торгового предприятия  является согласование, координация  зачастую противоположных целей  различных сфер предприятия (маркетинга, торговли и финансов) по отношению  к запасам. Например, менеджмент маркетинга заинтересован в наиболее высоком  уровне удовлетворения потребителей за счет эффективно пополняемых запасов, способных быстро и комплексно реагировать  на изменение спроса. С позиции  сбытового менеджмента, запасы должны прежде всего обеспечить непрерывность  торгового процесса и сбыта, и  в тоже время минимизация затрат, связанных со снабжением. Финансовый менеджмент заинтересован в наименьшем уровне запасов в логистической  сети торгового предприятия с  точки зрения оборотного капитала, ускорения оборачиваемости запасов, уменьшения общих издержек, связанных  с управлением запасами и повышением отдачи на вложенные в запасы инвестиции.

В связи с разным целевым назначением  и подходом к запасам указанных  сфер менеджмента торгового предприятия  между ними могут возникать конфликты, сглаживание которых является одной  из ключевых задач логистического менеджмента. Обычно эта задача решается на основе критерия минимальных общих затрат, связанных с формированием и  политикой управления различными видами запасов в логистической системе.

2. Основы оценки товарных запасов

Созданные на торговом предприятии  товарные запасы оцениваются рядом  показателей: суммой запасов в стоимостном  выражении, количеством запасов  в натуральном выражении, размером товарных запасов в днях оборота.

Любой товар относится к категории  товарного запаса вплоть до момента  продажи. И он является постоянно  существующей величиной, поскольку  товарные запасы продаются не сразу, а постепенно, то есть регулярно  возобновляются. Размер товарных запасов  различен в зависимости от конкретных хозяйственных условий. Абсолютная величина товарных запасов всё время изменяется в зависимости от поступления и реализации товаров. Поэтому товарные запасы соизмеряются с товарооборотом, с этой целью они выражаются в днях. Данный показатель ― относительный, он характеризует величину товарного запаса, находящегося в магазине на определённую дату, и показывает, на сколько дней торговли хватит этих запасов [7].

Анализ товарных запасов проводится для оценки времени и скорости товарного обращения, соответствия размера и структуры товарных запасов потребностям товарооборота  торгового предприятия.

Главной целью анализа является оценка влияния товарных запасов  на конечные результаты хозяйственной  деятельности торгового предприятия. Анализ товарных запасов торгового  предприятия включает:

- сравнение фактического размера торговых запасов с данными за предыдущие периоды или расчетными значениями;

- сравнения фактической структуры товарных запасов со структурой за предыдущие периоды;

- расчет показателей товарооборачиваемости и средних товарных запасов;

- сравнение фактических показателей товарооборачиваемости с аналогичными показателями за предыдущие периоды;

- анализ влияния разных факторов на товарные запасы и товарооборачиваемость.

На торговых предприятиях традиционно  применяют несколько методов  анализа и учета товарных запасов.

В торговле традиционно применяют  несколько методов анализа и  учета товарных запасов.

1. Расчет товарных запасов, товарооборачиваемости и их изменения во времени [21].

Товарные запасы в днях товарооборота  Т_д рассчитываются по формуле:

Тд=З/Р1=З*Д/Р             (1),

где: З ― размер (сумма) товарных запасов на определенную дату;

Р ― размер товарооборота за определенный период;

Р₁ ― размер товарооборота за один день в указанный период;

Д ― число дней в указанном периоде.

Время товарного обращения О_д (или товарооборачиваемость в днях товарооборота) рассчитывается по формуле:

Одн=Д*Зср/Р=Зср/Р1       (2),

где: З_ср ― средние товарные запасы за рассматриваемый период.

2. Инвентаризация, т.е. сплошной  подсчет всех товаров путем  измерения из массы, размеров, пересчета. Данные, полученные в  натуральном выражении, оценивают  в действующих ценах и суммируют  по товарным группам. Недостатками  данного метода являются большая  трудоемкость и то обстоятельство, что при проведении инвентаризации  торговое предприятие, как правило,  не функционирует. В то же  время этот метод позволяет  выявить, какие именно товары  пользуются наибольшим спросом,  и, таким образом, обоснованно  оптимизировать ассортимент. Порядок  и периодичность проведения инвентаризаций определены Министерством финансов Респулики Беларусь и обязательны для торговых предприятий всех форм собственности и уровней подчиненности.

3. Оперативный учет или снятие  остатков это процесс сверки  материально ответственными лицами  фактического наличия товара  с данными товарного учета.  К недостаткам данного метода  относится меньшая точность, чем  при инвентаризации; к достоинствам ― работа предприятия продолжается в прежнем режиме.

4. Балансовый метод основан на  формуле [16]:

З_н + П = Р + Д_р + З_к   (3),

где: З_н, З_к ― товарные запасы соответственно в начале и в конце периода;

П ― поступление товаров за рассматриваемый период;

Р ― товарооборот за анализируемый период;

Д_р ― документированный расход (естественная убыль) товаров за анализируемый период.

Балансовый метод менее трудоемок, чем предыдущие методы. Он позволяет  обеспечить эффективный оперативный  учет и анализ товарных запасов. Существенным недостатком данного метода является то, что разного рода, не установленные, потери, приводят к некоторому искажению  рассчитанного размера товарных запасов. Для минимизации этих потерь следует систематически сопоставлять данные балансового учета с данными  инвентаризации и оперативного учета. Используя балансовый метод, можно  легко осуществлять оперативный  контроль за движением товаров. Особенно эффективен балансовый метод при автоматизированном учете на базе компьютерной сети.

Управление товарными запасами это процесс определения на основе данных анализа товарных запасов  их оптимального размера для конкретного  торгового предприятия. Для определения  оптимального размера торговых запасов  применяют следующие способы [27].

1. Различные способы технико-экономических  расчетов с использованием математических  методов и моделей применяют  как в розничной, так и в  оптовой торговле. Наиболее известным  является способ последовательного  определения оптимальных товарных  запасов на каждой стадии движения  товаров с последующим суммированием  на каждой стадии.

2. Способ с постоянным размером  заказа используют преимущественно  в розничной торговле. Это связано  с тем, что применение этого  способа требует постоянных проверок  наличия товаров, что возможно  главным образом в розничной  торговле. Смысл этого способа  заключатся в том, что для  обеспечения оптимального размера  товарных запасов необходимо  либо заказывать одинаковое количество  товаров по мере надобности  через любые промежутки времени,  либо заказывать необходимое  количество товаров через равные  промежутки времени.

3. Способ, основанный на определении  двух уровней наличия товарных запасов на складе: N ― предельный уровень, ниже которого товарные запасы не должны опускаться, и S ― максимальный уровень, установленный расчетными нормами и нормативами. Этот способ применяется для управления товарными запасами на оптовых торговых предприятиях. Наличие товарных запасов проверяют через равные промежутки времени.

Методы анализа и управление товарными запасами не ограничиваются перечисленными выше. Этих методов  гораздо больше, и ни один из них  не является абсолютно безупречным. Торговому предприятию следует  выбрать тот метод, который в  большей степени соответствует  условиям его функционирования.

Товарные запасы в днях оборота  исчисляются по формуле [12]:

ТЗдн = ТЗ / Орто               (4),

где: ТЗдн ― уровень товарных запасов, дни оборота;

ТЗ ― сумма товарных запасов на определённую дату, руб.;

Орто ― объём однодневного товарооборота, руб.

Товарные запасы могут выражаться в натуральных (штуки, метры, тонны  и т.д.) и в стоимостных (в рублях) показателях.

Кроме того, размер товарных запасов  непосредственно связан со скоростью  обращения товаров. При неизменном объёме реализации товаров ускорение  оборачиваемости товаров приводит к снижению товарных запасов, и, наоборот, замедление оборачиваемости требует  большей массы товарных запасов.

Скорость обращения товаров  или время, в течение которого израсходуются товарные запасы, называется товарооборачиваемостью.

Товарооборачиваемость выражается числом оборотов или количеством дней, необходимых на один оборот.

Средний товарный запас рассчитывается по формуле средней хронологической [5]:

ТЗср = (1/2 ТЗ0 + ТЗ1 + ТЗ2 +. +1/2 ТЗn) / (n - 1)     (5),

где: ТЗср ― средние товарные запасы, руб.;

ТЗ0, ТЗ1, ТЗ2 … ТЗn ― товарные запасы на конкретные даты, руб.;

n ― количество периодов.

Или по формуле средней арифметической простой:

ТЗср = (ТЗн + ТЗк) /2     (8),

где: ТЗср ― средние товарные запасы, руб.;

ТЗн ― товарные запасы на начало периода, руб.;

ТЗк ― товарные запасы на конец периода, руб.

Товарооборачиваемость в днях рассчитывается по формуле:

Тоб = ТЗср / Орто          (9),

где: Тоб ― товарооборачиваемость или время обращения, дни;

ТЗср ― средние товарные запасы, руб.;

Орто ― объём однодневного товарооборота, руб.

Товарооборачиваемость может выражаться числом оборотов и рассчитываться следующим образом:

Тоб = Орто / ТЗср          (10),

где: Тоб ― коэффициент товарооборачиваемости, число оборотов;

Орто ― объём однодневного товарооборота, руб.;

ТЗср ― средние товарные запасы, руб.

Показатели времени и скорости товарного обращения взаимосвязаны, причём обратной пропорциональностью. Увеличение скорости и уменьшение времени  товарного обращения позволяет  осуществить больший объём реализации товара при меньших размерах товарного  запаса. Это оказывает влияние  на снижение расходов связанных с  хранением товаров, сокращению товарных потерь и т.д. Ускорение времени  обращения товаров имеет большое  значение. Оно повышает экономическую  эффективность финансово-хозяйственной  деятельности, являясь одновременно важным условием повышения рентабельности торгового предприятия, а замедление, наоборот, свидетельствует об ухудшении  его работы.

Оборачиваемость товаров можно  ускорить только за счёт совершенствования  всей торгово-коммерческой и экономической  деятельности предприятия. Это требует  глубокого понимания влияния  различных факторов на формировании товарных запасов.

Величина товарных запасов и  оборачиваемость зависят от многих факторов. Рассмотрим факторы, влияющие на величину товарных запасов.

Условно все факторы можно разделить  на внешние, которые не зависят от деятельности работы предприятия, и  внутренние, которые оказывают существенное влияние на товарные запасы в зависимости  от работы предприятия.

Существует 6 основных факторов, влияющих на оборачиваемость и величину товарных запасов [16].

Во-первых, соотношение между спросом  и предложением товаров. В условиях, когда спрос населения превышает  предложение товаров, резко ускоряется их оборачиваемость. А по мере насыщения  рынка и увеличения предложения  товаров наблюдается некоторое  замедление скорости обращения товаров. Одно из условий, способствующих нормализации товарных запасов, - изучение покупательского  спроса, воздействие на поставщиков  с целью расширения ассортимента и улучшение качества товаров.

Во-вторых, объём розничного товарооборота. Для торговых предприятий с большим  объёмом товарооборота характерны, при прочих равных условиях, наличие большого размера товарных запасов и ускоренная товарооборачиваемость. Чем больше объём товарооборота, тем больше и однодневный товарооборот, а, следовательно, и размер товарных запасов. Ускоренная оборачиваемость объясняется тем, что в таких магазинах товар завозят чаще, причём нередко минуя посредников.

В-третьих, сложность ассортимента товаров. Величину товарных запасов  определяют также широта и обновляемость ассортимента товаров. Чем больше ассортимент, тем больше товарных запасов. Время обращения товаров сложного ассортимента, как правило, превышает время обращения товаров простого ассортимента. По товарам сложного ассортимента создаются товарные запасы по различным признакам. Так, в магазине, реализующем товары сложного ассортимента, например, швейные изделия, постоянно должен быть широкий выбор одежды по размерам, ростам, фасонам, расцветкам ткани и т.д., их необходимо подсортировать и готовить к продаже. А эти операции требуют определённого времени и создания дополнительных запасов.

В-четвертых, потребительские и  физико-химические свойства товаров. Они  ограничивают или удлиняют время  оборота. По товарам, стойким в хранении, создают большие товарные запасы сложного ассортимента, длительного  пользования, а также не скоропортящиеся  продовольственные товары. На отдельные  товары в силу их физико-химических свойств устанавливают не сроки  хранения, а сроки реализации, ограниченные несколькими часами. По таким товарам  большие товарные запасы создавать  нельзя.

В-пятых, организация и частота  завоза товаров. Чем чаще завозятся  товары в магазины, тем с меньшими товарными запасами можно выполнить  план товарооборота. В свою очередь  частота завоза зависит от местонахождения  торговых предприятий, условий транспортировки, размещения производственных предприятий. Например, время завоза товаров на Крайний Север, в высокогорные и  отдалённые районы может быть ограничено из-за природных условий и трудностей транспортировки. Естественно, в этих районах время обращения товаров  намного продолжительнее, чем в  других. Чем ближе расположены  промышленные предприятия или оптовые  базы к районам потребления, тем  меньше времени затрачивается на их доставку. Высокая частота завоза характерна для скоропортящихся  товаров.