Управлении запасами

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение.

    Внутренние  изменения и внешние противоречия торговой организации, так или иначе, связаны с товарными запасами, что говорит о необходимости научного подхода к управлению ими. Однако прежде чем приступать к научному управлению запасами, необходимо правильно представлять себе роль и значение запасов,  факторы и их образования, мотивы их создания. Обратимся к существующим в теории и практике определениям товарных запасов.  

    Согласно  справочнику по материально-техническому снабжению товарные запасы - продукция, находящаяся в процессе обращения (на складах производственных предприятий, торговых и сбытовых организаций, в розничной торговой сети и в пути) и предназначенная для реализации. Сущность товарных запасов хорошо показана К.Марксом в «Капитале». По Марксу, «посредством акта Т`-Д` реализуется как авансированная капитальная стоимость, так и прибавочная стоимость. Кругооборот обуславливает фиксацию капитала. Лишь выполнив функцию, соответствующую той форме, в которой он находится в данное время, он приобретает форму, в которой может вступить в новую фазу превращения…Задержка товаров – необходимое условие их продажи». Таким образом, из данных определений вытекает, что основная роль товарных запасов – обеспечение непрерывности процесса воспроизводства, а также реализация прибавочной стоимости.      

Существование хотя бы одного из следующих факторов приводит к необходимости иметь  запасы:

     1) колебание спроса на товары;

     2) колебание сроков поставки товаров  с предприятия;

     3) определенные условия, требующие  закупки продукции партиями;

     4) наличие некоторых издержек, связанных  с дефицитом (отсутствием запаса) или запаздыванием доставки.

     В большинстве ситуаций, возникающих  в торговой деятельности, наблюдается  совместное появление этих факторов. Очевидно, что лишь в исключительно  редких случаях предприятие сможет работать при отсутствии запасов.

Модель  управления запасами состоит из трех блоков:

1)Блок прогнозирования продаж — прогнозирование недельных/дневных продаж товара;

2)Блок управления запасами — оптимизационное планирование гарантийного запаса, текущего запаса и т. д. с учетом выбранной модели управления запасами для каждой товарной категории;

3)Блок управления поставками — оптимизационное планирование поставок внутри логистической сети компании с учетом планируемых продаж, поставок от производителя, наличия остатков, транспортных мощностей, различных ограничений и бизнес-правил. 
 

1. Основные положения  теории управления  запасами.

    Теория  управления запасами относится к  числу наиболее молодых отраслей исследования операций, хотя отдельные  результаты ее получены достаточно давно. Впервые подобная задача применительно  к определению резервных денежных фондов была математически сформулирована Эджвортом Ф. в 1888 г. В начале XX века появился целый ряд статей по определению  наиболее экономичного объема поставки марки материального ресурса  на предприятие.

    Основы  современной теории управления запасами – постановка задачи, анализ влияющих на решение факторов, способ учета  неопределенности в спросе – были сформулированы в работах Эрроу  К., Гарриса В., Маршака С. и Дворецкого А. Разработка этих идей в дальнейшем была подхвачена в ряде статей, обсуждающих  как отдельные аспекты самой  теории, так и вопрос в целом.

    В качестве примеров рассматриваемых  задач в зарубежной литературе по управлению запасами можно привести следующие: определение «точки заказа», «оптимальной партии заказа» (с фиксированным  заказом, с фиксированной периодичностью заказа), «системы с двумя фиксированными уровнями запасов» и т.д. В созданной  теории рассматриваются, например, такие  задачи как:

• управление запасами однородного продукта на изолированном складе при фиксированной задержке поставок;
• управление запасами при случайной задержке поставок;
• управление многономенклатурными запасами и т.д.

    При решении этих задач рекомендовано  оценивать экономичность (и, если удается, оптимизацию) управления запасами. Оцениваются  стоимости: хранения, поставок, штрафных санкций и т.п., осуществляется статистический анализ спроса и т.д. В разработанной  теории постановка практических задач  управления запасами, как правило, приводит к многономенклатурным ситуациям, к необходимости совместного  рассмотрения группы складов, случайным  задержкам поставок по времени. Все  эти факторы существенно усложняют расчет оптимальных стратегий.

    Ситуация, рассматриваемая при расчете, однако, сильно упрощается при                              выполнении каждого из следующих условий:

• поставка товаров производится от независимых поставщиков;
• штрафы за недостачу либо суммируются по всем номенклатурным позициям, либо отсутствуют совсем;
• на выбор параметров стратегий управления запасами не наложено общих для группы номенклатурных позиций ограничений или такие ограничения несущественны;
• критерием качества организации снабжения для каждого склада служит сумма затрат на данном складе;
• отношение среднеквадратического отклонения задержки поставок к ее среднему значению мало.

Согласно теории управления запасами, создание запасов  почти всегда неизбежно и хранение их связано с ограничениями, налагаемыми  политикой фирмы, направленной на получение  прибыли. Запасы создаются для удовлетворения спроса. Из всех возможных путей  решения этой проблемы наиболее приемлемым является создание запасов. Аналогично политика управления запасами также должна быть наилучшей альтернативой из всех возможных линий поведения. Наличие альтернативных линий поведения означает, что администрация предприятия обязана принимать решения. Следовательно, задачи управления запасами являются задачами принятия решений. Находится набор правил

принятия  решении, удовлетворяющих функции цели (такой, как, например, минимизация издержек), подверженной определенным ограничениям налагаемым политикой фирмы, наличием помещений, капитала, рабочей силы и т. д. В качестве критериев оптимизации обычно  выбираются также следующие: минимальная величина совокупных издержек, минимальная величина запаса, максимальная вероятность бездефицитной работы, максимальная рентабельность, максимальная оборачиваемость оборотных средств. 

    Почти для всех методов решения этих задач требуется построение модели процесса (математической, статистической, имитационной). Обычно такие модели основаны на системе соотношений, связывающих  интересующие нас переменные величины. Эти соотношения позволяют обнаружить и выразить противоречия в пределах операции и организации, а также  дают возможность заменять один показатель другим.

    Использование моделей для анализа и решения  научных проблем – вопрос не новый. Моделирование является общим методом во многих науках. Модель Уилсона не является единственной или наилучшей моделью из числа имеющихся в настоящее время, в то же время она помогает понять поведение запасов и во многих практических случаях позволяет эффективно регулировать и контролировать уровни запасов.

    Модель  может принимать любую форму. Имитационные модели часто являются почти точным аналогом процесса управления запасами. Модели массового обслуживания являются статистическими и предполагают определенные допущения относительно распределения спроса и распределения  моментов пополнения запасов и относительно их взаимодействия. В некоторых моделях  соотношения между показателями кажутся слишком  упрощенными, и  тем не менее, эти модели дают полезные и важные результаты. Для того чтобы  модель оказалась полезной, она должна удовлетворять требованиям: обеспечивать возможность применения математического  аппарата (непосредственно, путем соответствующих  упрощающих аппроксимаций или с  помощью моделирования на вычислительной машине) и должна приводить к решениям или разумным выводам. Кроме того, модели, которые необходимо существенно  изменять при небольших колебаниях характера процесса, имеют до некоторой  степени ограниченную ценность. Еще  более важно, чтобы в модели рассматривался и численно оценивался процесс принятия решений, приемлемый в реальных условиях. Модель, в которой обычные решения  могут приниматься лишь после  математических вычислений, совершенно не подходит для большинства торговых и промышленных предприятий. С другой стороны, неприемлема и модель, упрощенная до такой степени, что она становится слабо связанной с реальной действительностью. Таким образом, полезные и эффективные  модели заключены между этими  двумя предельными случаями. Наличие  быстродействующих вычислительных машин позволяет применять все более сложные модели, а прогресс в понимании поведения запасов сможет расширить круг полезных моделей в сторону нижнего предела.

    Классификация запасов по времени представлена на рис. 2.

    Максимальный  желательный запас определяет уровень запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот уровень может превышаться. В различный системах управления максимальный желательный запас используется как ориентир при расчете объема заказа.

    Пороговый уровень запаса используется для определения момента времени выдачи очередного заказа.

    Текущий запас соответствует уровню запаса в любой момент учета. Он может совпасть с максимальным желательным уровнем, пороговым уровнем или гарантийным запасом.

    Гарантийный (или страховой) запас предназначен для непрерывного снабжения потребителей в случае непредвиденных обстоятельств.

Рис. 2. Виды запасов по времени учета

    При анализе управления запасами должны рассматриваться некоторые стоимостные показатели. Иногда в качестве такого показателя используют коэффициент оборачиваемости. В то же время, анализ издержек, уровень которых зависит от принимаемых решений по управлению запасами, показывает, что коэффициент оборачиваемости не является достаточной и полной оценкой эффективности товарно-материальных запасов. Имеется несколько касающихся материальных запасов видов издержек, которые не учитывает коэффициент оборачиваемости. Они включают издержки, связанные с заказом товаров, издержки по поддержанию и хранению требуемого уровня запасов, издержки  дефицита.

     Издержки  заказа связаны с размещением заказов и прямо зависят от частоты, с которой они размещаются. Эти издержки включают расходы на ведение учетной документации, на подготовительно – заключительные операции, транспортные расходы по перемещению товаров между предприятиями и складами. Наиболее удобным, хотя и не наиболее точным методом определения расходов по подготовке, оформлению и подаче каждого заказа, является деление общих годовых расходов отдела закупок (заработная плата работников отдела, материальные и накладные расходы) на число подаваемых за год заказов. В литературе предлагается и другой способ определения издержек заказа, а именно - точный хронометраж и выборочное обследование в целях определения средних затрат времени на подготовку и подачу заказов.

     Во-вторых, существуют издержки хранения, которые включают стоимость капитала, омертвленного в запасах, затраты на содержание товара на складе и другие издержки, связанные с физическим присутствием товаров. Вкладывая деньги в запасы, фирма, таким образом, отказывается от использования этих средств для других целей (например, для приобретения нового оборудования, разработки новых продуктов, размещения средств в краткосрочных ценных бумагах и т.д.). Следовательно, стоимость капитала, должна учитываться при инвестировании в запасы. Расчетная стоимость может быть вычислена, исходя из стоимости получения банковской ссуды, чтобы инвестировать в запасы, процента по краткосрочным ценным бумагам, на который предприятие может рассчитывать при отказе от инвестирования в запасы, либо уровня прибыльности проекта капиталовложений, который нельзя осуществить при инвестировании в запасы, либо нормы рентабельности инвестиций в запасы. После определения стоимости капитала, необходимо добавить некоторые другие расходы, зависящие от размера запасов. Они обычно включают расходы по налогу на имущество и страхованию запасов, расходы из-за недостач или из-за ограничения срока хранения, операционные расходы, связанные с хранением запасов (например, за аренду занимаемых помещений, за пользование отоплением, светом и т.д.).   
 

Таблица 1

Пример  определения уровня издержек на хранение (руб.) методом средней  стоимости  

    Получаем  стоимость содержания запасов (в  виде коэффициента): 

    Другими словами, стоимость содержания запасов  на каждую сотню рублей запаса составляет 6.45 рублей в год.

    Третий  и последний вид издержек составляют издержки дефицита, возникающие, когда спрос на продукт превышает наличие его на складе. Существуют трудности с расчетом данного вида издержек. Они возникают тогда, когда покупатель намерен ждать следующей поставки требуемого товара, но не отражаются в документах. Хотя  издержки дефицита трудно измерить, они оказывают сильное влияние на эффективность использования товарно - материальных запасов. Часто эти издержки приравнивают к недополученной прибыли, если покупатель принимает решение о покупке товара у конкурирующей фирмы. Более того, эти издержки могут быть еще более существенны в случаях, когда теряется значительная часть доброго имени фирмы. Одним из часто используемых показателей для контроля за издержками дефицита является уровень обслуживания. Он может быть рассчитан различными способами, например, как процент единиц товара (или заказов покупателей), отгруженных непосредственно со склада в общей сумме спроса на товар за период.

    Традиционный  критерий оптимизации в задачах  управления запасами -  минимизация  рассмотренных выше издержек.

    Реализация  задачи возможна при использовании  экономико-математических расчетов и знаний в области теории управления запасами. Таким образом, задача выбора необходимых запасов материальных ресурсов имеет альтернативный характер и должна решаться оптимизационными методами. 

                      2. Типы моделей управления запасами. 

Несмотря на то, что любая модель управления запасами призвана отвечать на два  основных вопроса (когда и сколько), имеется значительное число моделей, для построения которых используется разнообразный математический аппарат.

Такая ситуация объясняется различием исходных условий. Главным основанием для  классификации моделей управления запасами является характер спроса на хранимую продукцию (напомним, что с  точки зрения более общей градации сейчас мы рассматриваем лишь случаи с независимым спросом).

Итак, в зависимости  от характера спроса модели управления запасами могут быть

детерминированными;

вероятностными.

В свою очередь  детерминированный спрос может  быть статическим, когда интенсивность  потребления не изменяется во времени, или динамическим, когда достоверный  спрос с течением времени может  изменяться.  
 

Вероятностный спрос может быть стационарным, когда  плотность вероятности спроса не изменяется во времени, и нестационарным, где функция плотности вероятности  меняется в зависимости от времени. Приведенную классификацию поясняет рисунок 4.7.

Рисунок 4.7 –  Типы моделей управления запасами в  зависимости от характера спроса

Наиболее простым  является случай детерминированного статического спроса на продукцию. Однако такой вид  потребления на практике встречается  достаточно редко. Наиболее сложные  модели - модели нестационарного типа.

Кроме характера  спроса на продукцию при построении моделей управления запасами приходится учитывать множество других факторов, например:

сроки выполнения заказов. Продолжительность заготовительного периода может быть постоянной либо являться случайной величиной;

процесс пополнения запаса. Может быть мгновенным либо распределенным во времени;

наличие ограничений  по оборотным средствам, складской  площади т.п. 
 

                             3. Виды систем управления запасами 

    Оперативные решения, касающиеся момента размещения и размера заказа, реализуются  с помощью выбранной контрольной  системы. Существует много разных типов  контрольных систем. Они реализуются  в привязке к блоку прогнозирования  спроса. В табл.2 приведены четыре основных типа контрольных систем: заказ фиксированного и переменного  количества в сочетании с фиксированным  или переменным периодом между заказами.

Например, при наиболее распространенной системе (Q,R) заказывается фиксированное количество (Q) в момент достижения запасом точки  возобновления заказа (R). При использовании  правила S,T заказ размещается через каждый T интервал времени в размере разницы между требуемым установленным уровнем (S) и текущим количеством к моменту поступления заказа. Эффективное использование любой системы требует правильного определения параметров (Q,R,S,T).  
 

Таблица 2

  Основные  виды систем управления запасами

    Q - заказ фиксированного количества Q

    S - заказ до уровня запаса S

    R - заказ в момент уровня запаса R

    T - размещать заказ в каждый T период  времени.

    При переменном спросе и времени доставки можно использовать либо систему Q,R, либо S,T.

    Используя параметр оптимального размера заказа (EOQ), в системе фиксированного заказа Q,R заказы размещаются при падении  уровня запаса до точки возобновления  заказа R. Точка возобновления рассчитывается как средний спрос в течение  среднего времени доставки плюс страховой  запас.

    Двухбункерная система является примером использования системы Q,R. При использовании этой системы при опустошении первого бункера на складе размещается заказ, который должен поступить к моменту полного расходования второго бункера.

    Система фиксированного времени  заказа (S,T).

    Размер  заказа периодически достигает максимальной величины, равной среднему спросу за период возобновления заказа плюс размер страхового запаса. В процессе оперативного управления для получения размера заказа текущий запас вычитают из требуемого максимального количества в запасе(частота  размещения заказа находится из уравнения EOQ). Страховой запас должен поглощать  неожиданные увеличения спроса и  риск дефицита. В системе фиксированного времени заказа время риска дефицита состоит из времени всего цикла  возобновления заказа (при системе Q,R – только времени поставки).

    Системы управления запасами позволяют снизить  инвестируемый капитал, контролировать транспортные расходы и уровень  обслуживания покупателей, обеспечивают лучший контроль за запасами. Даже на малых  предприятиях наличие персональных компьютеров дает возможность применения рекомендуемых систем управления.

    При компьютерной системе поддерживается точный учет каждого наименования, применяется либо система Q, либо T, прогнозируется спрос и генерируются отчеты об эффективности  управления запасами. 
 

          4.Проблемы управления материальными запасами. 

Роль запасов  в экономике заключается в  том, что они обеспечивают устойчивую работу торговых систем. Однако такой  способ обеспечения устойчивости обходится  недешево. По данным зарубежных источников, содержание в течение года в качестве запаса единицы продукции стоимостью в 1 доллар обходится от 15 до 35 центов и в среднем составляет 25 центов.

Расчеты отечественных  экономистов дают аналогичные результаты: годовые затраты на содержание запасов  составляют от 20 до 30% от их закупочной стоимости. Например, если средний запас  компании составляет 100 млн руб., то это означает, что компания тратит примерно 25 млн руб. в год на содержание запасов.

 Отрицательная роль запасов: они замораживают значительные финансовые ресурсы, которые могли бы быть использованы на другие цели; тормозят улучшение качества, так как организация всегда заинтересована в реализации имеющихся запасов, что сдерживает закупки новых; изолируют звенья логистической цепи и стадии бизнес-процесса; являются причиной расходов на содержание специально оборудованных помещений, а также оплату труда специального персонала; создают постоянный риск потерь в связи с возможной порчей или хищением продукции.

 Следует отметить, что затраты на содержание запасов — один из наиболее существенных факторов, определяющих целесообразность сокращения последних. Несмотря на то, что содержание запасов сопряжено с определенными затратами, предприниматели вынуждены их создавать, так как отсутствие запасов может привести к еще большей потере прибыли. Для каждого изделия, имеющегося в запасе, расходы, связанные с его наличием, должны быть ниже расходов, связанных с его отсутствием. Запасы должны создаваться только по этой причине.

 К основным проблемам управления запасами относятся следующие.

1. Большое число  факторов, влияющих на размер  заказа: величина и возможная  неравномерность расхода, отдаленность  поставщиков, ограничения по ресурсам, способы транспортировки. 

2. Многообразие  видов запасов: текущие, страховые,  сезонные и др.