Управління зовнішньоекономічним підрозділом

З М І  С Т

ВСТУП 
 

     Сучасний  етап розвитку Української економіки  відрізняється динамізмом і якісними змінами у всіх сферах суспільного  життя. У період переходу економіки країни до ринку, коли багато підприємств стали незалежними, нормальне їхнє функціонування в подібних економічних умовах практично неможливе без добре організованої діяльності на вітчизняному та зарубіжних ринках. Від того, як побудований механізм управління підприємством в умовах ринку залежить ефективне функціонування підприємства в цілому.

     Проблема  ефективного управління зовнішньоекономічною діяльністю є надзвичайно актуальною для українських підприємств. Відхід від централізованого планування діяльності підприємств, приватизація і економічні перетворення в Україні змушують підприємства дивитися в майбутнє, формувати свою стратегію, визначати свої головні достоїнства і конкурентні переваги, ліквідовувати стратегічні загрози і небезпеки, прагнути до завоювання зарубіжних ринків.

      Визначальною  рисою сучасного цивілізаційного  розвитку виступає глобалізація, яка  охоплює багатогранні напрями взаємодії  країн світового співтовариства. Зокрема, вона є передумовою виходу все більшої кількості країн  на світовий ринок, поглиблення їх взаємозв'язків та активізації торгівельних відносин. Сьогодні міжнародний обмін товарами відіграє важливу роль у взаєминах між державами. Зовнішньоекономічна діяльність є однією з основних форм економічних відносин України з іноземними державами. Зовнішня торгівля є найважливішим джерелом одержання прибутку держави. Досягнення максимальної ефективності зовнішньоекономічних операцій, а, отже, максимізація прибутку можлива тільки з використанням знань і досвіду, накопичених протягом тривалого часу.

      Зовнішньоекономічна діяльність підприємства може відбуватись  шляхом імпорту та/або експорту товарів. Кожний з них може приносити підприємству чималі  прибутки, однак в роботі на зовнішніх ринках особливого значення набуває ефективне управління зовнішньоекономічною діяльністю, що дозволяє отримати довгострокові переваги.

     З розширенням та активізацією ЗЕД  особливо актуальною стає проблема побудови ефективної системи управління ЗЕД  на підприємстві. Успіх діяльності підприємства все більше і більше залежить від того, наскільки добре організована його ЗЕД. Звідси для ефективного управління зовнішньоекономічною діяльністю на рівні підприємства потрібна адекватна умовам його роботи структура управління. Організаційна структура управління зовнішньоекономічною діяльністю підприємства визначається перш за все тими цілями і завданнями, які вона покликана вирішувати. Її мета - максималізація прибутку на довготривалий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Організаційна структура управління ЗЕД, як і внутрішньофірмового управління, повинна постійно розвиватися і вдосконалюватися, пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі і сфері управління. Її форми і методи не можуть залишатися незмінними.

     Дуже  часто на вітчизняних підприємствах організація діяльності ЗЕД відбувається за допомогою підрозділу ЗЕД, форми побудови якого й функціональні розмежування є різними. Правильно побудована робота даного підрозділу сприяє активізації зовнішньоекономічної діяльності підприємства, збільшенню обсягів експортної та імпортної діяльності та збільшенню прибутків підприємства. Все це зумовлює актуальність теми курсової роботи.

     Метою курсової роботи є дослідити теоретичні та практичні аспекти управління зовнішньоекономічним підрозділом  підприємства.

     Основні завдання, що покладено в процесі  написання цієї роботи:

• розглянути поняття управління підрозділом та методи оцінки його роботи;
• дослідити систему управління зовнішньоекономічним підрозділом підприємства;
• розглянути механізм управління зовнішньоекономічним підрозділом на підприємстві;
• здійснити оцінку ефективності роботи зовнішньоекономічного підрозділу підприємства;
• запропонувати вдосконалення організаційної структури управління ЗЕД підприємства;
• розробити заходи щодо підвищення ефективності управління зовнішньоекономічним відділом на підприємстві.

      Основними літературними джерелами при  написанні курсової роботи були українські й іноземні видання, присвячені зовнішньоекономічній діяльності, менеджменту ЗЕД, менеджменту підприємства, маркетингу та економіці підприємства. Для практичної частини роботи були використані дані річних звітів підприємства за 2006-2008 роки. 

РОЗДІЛ 1

  ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬОЕКОНОМІЧНИМ ПІДРОЗДІЛОМ НА ПІДПРИЄМСТВІ 

      1.1. Поняття управління підрозділу ЗЕД та його значення в організації зовнішньоекономічної діяльності на підприємстві 
 

      Управління  - централізована дія на колектив людей  з метою організації і координації  їх діяльності в процесі виробництва. Необхідність управління пов'язана  з процесами розподілу праці на підприємстві.

      Головним  завданням управління є забезпечення зростання ефективності виробництва  на основі постійного вдосконалення  технічного рівня, форм і методів  управління, підвищення продуктивності праці як найважливіших умов отримання і нарощування доходів підприємства.

     Для ефективного керування ЗЕД на рівні підприємства необхідна адекватна  умовам його роботи структура управління. Організаційна структура управління ЗЕД підприємства відображає побудову системи управління в даній сфері, тобто органи, служби, апарат, що здійснює управління ЗЕД та залежить від методів виходу на зовнішні ринки. У цьому зв'язку можна виділити два варіанти:

     1) безпосередній вихід на зовнішній  ринок через власну зовнішньоторговельну  фірму або відділ зовнішньоекономічних зв'язків (у великих системах - через управління зовнішньоекономічних зв'язків);

     2) вихід на зовнішній ринок за  допомогою посередників.

     Науковцями  відзначається, що створення власних  зовнішньоекономічних служб на підприємствах  виправдано, якщо:

     - частка експорту велика в загальному  обігу;

     - зовнішньоторговельні операції  здійснюються регулярно;

     - випускається продукція з високим  рівнем конкурентоспроможності, бажано  унікальна за своїми властивостями;

     - невисокий рівень конкуренції  на відповідному сегменті світового ринку;

     - продукція не потребує серйозної  адаптації до закордонних умов  використання;

     - на підприємстві є необхідна  кількість фахівців із зовнішньоекономічної діяльності [12].

     Проте вбачається, що створення власної  зовнішньоекономічної служби доцільне в тому випадку, якщо підприємство активно здійснює експорт та імпорт та хоче контролювати ситуацію на іноземному ринку (не вдаючись до послу посередників).

     Підрозділ ЗЕД являє собою частину апарату  управління. Його головне завдання полягає в управлінні ЗЕД як елементом єдиної цілісної системи внутрішньофірмового управління. Цей відділ створюється, як правило, для планування, організації і координації ЗЕД. Проте на практиці даний відділ часто здійснює також митне оформлення вантажів.

     Головними завданнями ВЗЕЗ підприємства можуть бути:

     1. Участь в розробці стратегії  ЗЕД підприємства.

     2. Сприяння розвитку ЗЕД підприємства  з метою прискорення його соціально-економічного розвитку.

     3. Управління експортним потенціалом  підприємства, постійне його зміцнення й розвиток.

     4. Забезпечення виконання зобов'язань,  що випливають з договорів  та угод із зарубіжними партнерами.

     5. Вивчення кон’юнктури іноземних  ринків, збір і накопичення відповідної інформації.

     6. Організація експортно-імпортних  операцій, забезпечення їх ефективності.

     7. Здійснення рекламної діяльності.

     8. Організація протокольних заходів та ін.[10]

     До  його основних завдань як органу управління також належать:

• планування експортно-імпортних операцій;
• маркетингова діяльність;
• участь у виставках, ярмарках, презентаціях;
• підготовка і укладання зовнішньоторговельних контрактів;
• прийом іноземних партнерів і відрядження власних спеціалістів за кордон і т.д.[12]

     Для вирішення поставлених завдань  відділом ЗЕД повинні бути реалізовані  наступні функції:

• підготовка рішень директора підприємства по стратегії розвитку ЗЕД підприємства;
• координація дій відповідних управлінських органів підприємства у сфері ЗЕД, контроль за витрачанням валютних засобів;
• вивчення кон'юнктури зарубіжних ринків, регулярний збір, накопичення, обробка відповідної інформації;
• підготовка пропозицій по зняттю з виробництва застарілої експортної продукції;
• аналіз і систематизація відгуків зарубіжних споживачів і рекламацій, ознайомлення з ними науково-технічних і виробничих служб підприємства.

     Таким чином, можна сказати, що підрозділ  ЗЕД здійснює управління зовнішньоекономічної діяльністю підприємства, забезпечуючи підприємству можливість виходу на зарубіжні  ринки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1.2. Система управління  зовнішньоекономічним  підрозділом підприємства 
 

      Організація ЗЕД - дуже складна і клопітка робота. Вона вимагає уважного опрацювання  таких питань як кон’юнктура ринку, потенціальні покупці і продавці, встановлення ділових контактів  з ними, проведених переговорів, підписання угод і т.д.

      Організаційна структура управління ЗЕД визначається тією метою і завданнями, які вона покликана вирішувати. ЇЇ мета - максимізація прибутку на довготривалий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Організаційна структура управління ЗЕД, як і внутрішньофірмового управління, повинна постійно розвиватися і вдосконалюватися, пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі і сфері управління. Її форми і методи не можуть залишатися незмінними [10].

      Перед підприємствами - суб'єктами ЗЕД завжди стоять два важливих питання:

      1. Як сформувати найбільш сприйнятливу  і ефективну оргструктуру управління?

      2. Як керувати нею, щоб досягти  поставленої мети?

      На  формування організаційної структури  управління ЗЕД значний вплив  здійснюють такі фактори:

• розмір фірми;
• значення і характер зарубіжної діяльності;
• ступінь диверсифікації і складність продукції, що випускається;
• характер експортної і виробленої на іноземних підприємствах продукції;
• специфіка ринків приймаючих країн і рівень конкуренції на них та ін.

     Відділ  зовнішньоекономічних зв'язків, або  підрозділ ЗЕД, є складовою системи  управління підприємством-суб’єктом  ЗЕД.

     До  його складу входять: протокольний відділ, відділ науково-технічного співробітництва, відділ маркетингу і ряд інших.

     ВЗЕЗ  зазвичай очолює начальник відділу. Відділ складається із ланок (груп, секторів, бюро і спеціалістів). Організаційна структура управління відділом ЗЕД підприємства схематично може бути представлена таким чином (рис. 1.1).

      Рис. 1.1. Схема відділу зовнішньоекономічних зв'язків по секторах 

     Кожен із секторів (груп) має свої конкретні  завдання і виконує відповідні функції. Наприклад, комерційний сектор повинен забезпечувати: виконання зобов'язань з міжнародних контрактів і угод, участь у підготовці і проведенні комерційних переговорів; організацію поставок згідно контракту і контроль за їх виконанням; перегляд рекламацій по експорту й імпорту та ін.

     Економічний сектор покликаний забезпечувати прогнозування і планування ЗЕД підприємства; аналіз ефективності експортно-імпортних операцій; контроль за виконанням плану; валютний контроль і т.д.

     Сектор  маркетингу як ведуча служба підприємства вивчає кон’юнктуру світових товарних ринків, приймає участь у визначенні цін на експортну продукцію, в розробці і здійсненні рекламних заходів, аналізі конкурентів, можливостей руху товару і т. ін.

     Завдання  науково-технічного сектору: вивчати  діючі на світовому ринку технічні вимоги до товару; аналізувати технічний  рівень і якість продукції, її конкурентоздатність; брати участь в розробці пропозицій по оновленню виробництва, випуску нової продукції; забезпечувати технічне обслуговування експортної продукції та ін.

     Протокольний  сектор готує і організовує протокольні  заходи, виконує доручення керівництва  фірми по зустрічах, прийому і  проводах представників зарубіжних фірм, які прибули на підприємство з візитом [7].

     На  великих підприємствах підрозділ  ЗЕД може складатися з груп та фахівців (рис.1.2).

     Рис.1.2. Схема підрозділу ЗЕД, створеного по групах 

     Можна виділити функції та завдання даних  груп:

     1. Інженерно-технічна. Її головне завдання  полягає в створенні і зміцненні  експортного потенціалу і виробничо-технологічної бази підприємства в цілому. Її функції:

• участь в розробці нових експортних виробів і випробуваннях дослідних зразків;
• розробка пропозицій по модернізації виробництва і освоєнню нових технологій;
• вивчення вимог зарубіжних споживачів до якості продукції, що експортується, забезпечення їх обліку проектувальниками і виробниками;
• організація технічного обслуговування продукції, що експортується.

     2. Комерційна. Функції:

• забезпечення виконання зобов'язань по міжнародних контрактах і угодах;
• участь в підготовці і проведенні комерційних переговорів;
• організація експортних і імпортних постачань;
• підготовка пропозицій про зняття з виробництва виробів, що не мають попиту на зовнішньому ринку;
• розробка заходів щодо підвищення рентабельності експортних постачань і раціоналізації імпорту.

     3. Економічна. Функції:

• прогнозування і планування ЗЕД підприємства;
• аналіз ефективності експорту і імпорту;
• прогнозування очікуваного результату від ЗЕД: величини прибутку, рентабельність, масштаби розширення збуту, валютна виручка і т.д.[4]

     Іноді зовнішньоекономічні служби фірми  будуються на двох рівнях:

• вищий - у вигляді центральних служб стратегічного управління зовнішньоекономічною діяльністю;
• низовий - у вигляді відділів оперативної роботи.

      Управління  підрозділом являє собою процес організації праці з метою виконання мети та завдань даного підрозділу. Забезпечується управління підрозділом певними методами управління.

      Найчастіше  виділяють наступні методи:

      1) адміністративні (організаційно-розпорядчі);

      2) економічні;

      3) соціально-психологічні [4].

     Адміністративні методи - системи прямого адміністративного впливу на підлеглих, які здійснюють керівні органи або окремі керівники в межах своїх повноважень для досягнення цілей.

     Цей вплив здійснюється шляхом видачі обов'язкових  для виконання наказів, розпоряджень, приписів, які примушують підлеглих виконувати чергові задачі (завдання). Формою адміністративного впливу є також видані різні положення, інструкції та інші службові документи, які визначають права та обов'язки службових осіб апарату управління.

     Адміністративні методи управління умовно можна поділити на організаційні і розпорядчі.

     Організаційні методи, в основному, вирішують наступні завдання:

     1)  підбір і розстановку кадрів;

     2)  постановку завдань для кожного  виконавця;

     3)  визначення їх функцій, прав  і обов'язків;

     4)  проведення інструктажів для  працівників;

     5)  планування та організацію їх  виконання;

     6)  погодження роботи в часі і  просторі;

     7)  контроль виконання [22].

     За  допомогою цих методів певними  способами і прийомами досягається ефективне функціонування керуючої і керованої систем та їх структурних елементів.

     Під економічними методами управління розуміють такі способи і прийоми впливу, які ґрунтуються на використанні економічних законів та інтересів, які дозволяють планомірно, ритмічно організувати виробничу діяльність і прямо або опосередковано стимулювати підрозділ чи окремих виконавців на підвищення ефективності роботи.

     Отже, економічні методи управління забезпечують регулювання процесів виробництва і розподілу за допомогою використання економічних важелів: собівартості, ціноутворення, зарплати, фонду матеріального заохочення, прибутку та інших.

     На  відміну від адміністративних, економічні методи довготривало та поступово діють на об'єкт управління, скеровуючи його у бажане русло за допомогою матеріальних стимулів та інтересів окремих виконавців або цілих колективів.

     Але не тільки адміністративні та економічні методи мають бути в арсеналі управління підрозділом підприємства. Щоб не порушувався системний підхід, вони повинні застосовувати також і соціально-психологічні методи.

     Соціально-психологічні методи мають різноманітний арсенал  способів та прийомів впливу, які відпрацьовані  і рекомендуються соціологією, психологією, педагогікою та іншими науками, які  вивчають людину і міжособистісні стосунки.

     Соціально-психологічні методи можна поділити на:

     1)   планування соціального розвитку (покращення умов праці, побуту, відпочинку);

     2)   розвитку трудової і соціальної активності колективу (соціальні заохочення інтересів, обмін досвідом, путівки тощо);

     3)   стимулювання ініціативи (повноваження виступати від колективу (фірми) на конференціях, входження до складу комісій, комітетів, публічна похвала, клопотання про нагороди, публічна видача грамот, подяка із занесенням до трудової книжки, рекомендації для виступу по радіо, у пресі, телебаченню) [4].

     Арсенал методів із створення здорового  мікроклімату в підрозділі великий. У зарубіжній та вітчизняній практиці використовуються наставництво, поручительство, рекомендації, обговорення сам на сам, у колективі тощо.

     Отже, при побудові організаційної структури  управління зовнішньоекономічною діяльністю на фірмі, як правило, відбувається комбінування різних типів і формування унікальних, оригінальних структур управління, що відповідають умовам діяльності на зовнішніх ринках саме даної фірми саме на даному ринку і, саме з даною продукцією [16]. 
 
 

РОЗДІЛ 2

  ОСОБЛИВОСТІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬОЕКОНОМІЧНИМ ПІДРОЗДІЛОМ (НА ПРИКЛАДІ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА ДП «ДОЛМАРТ УКРАЇНА») 

      2.1. Аналіз фінансово-господарської діяльності досліджуваного підприємства  
 

      Компанія  ДП «Долмарт Україна» заснована в 1993 році і є імпортером й дистриб'ютором вин, коньяків і шампанського провідних  виробників зі всього світу. Вже впродовж 18 років компанія «Долмарт Україна» - одна з провідних компаній-імпортерів алкогольних напоїв і елітних вин в Україні.

      Місія компанії «Долмарт Україна» полягає  у відродженні і розвитку культури пиття вина в Україні. В асортименті компанії представлені французькі, італійські, австралійські вина, вина Іспанії і Нового Світу від провідних виробників.

      Основною  метою  ДП «Долмарт Україна» є досягнення лідируючих позицій на ринку елітного алкоголю, засобами досягнення цього  є висококласний, професійний рівень обслуговування, індивідуальний підхід до кожного з клієнтів.

      Клієнтами підприємства є найбільші мережі супермаркетів, ресторани, бари, готелі по всій Україні. Тісна співпраця  з клієнтами дозволяє підприємству рухатися до своєї мети - підвищувати  інтерес споживачів до вина, сприяти популяризації знань про історію виноробства, про процес виробництва вина і культуру пиття. Підприємство також експортує харчові продукти українського виробництва в країни СНД та Європи.

      Для оцінки ефективності господарської  діяльності ДП «Долмарт Україна», користуючись фінансовою звітністю підприємства, проаналізуємо основні фінансово-господарські показники його діяльності у їх динаміці (табл. 2.1.). 
 

     Таблиця 2.1 

     Основні показники фінансово-господарської  діяльності ДП «Долмарт Україна» в 2006-2008 рр.