Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Управлінське документознавство сучасність та перспективи розвитку

ЗМІСТ

ВСТУП.........................................................................................................3

РОЗДІЛ 1 МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА…………………………………………………………5

1.1.Уточнення понять «документознавство», «управлінське документознавство»………………………………………………………………..5

1.2. Стан розробки проблематики управлінського документознавства….7

1.3. Методи дослідження управлінського документознавства…………..8

РОЗДІЛ 2 ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ СУЧАСНОСТІ ТА РОЗВИТКУ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА………………………………14

2.1. Роль управлінського документознавства в документознавчій науці і практиці……………………………………………………………………..…… 14

2.2. Зміст управлінського документознавства сучасності…….……… 17

2.3. Сучасні вимоги до управлінських документів…………………….. 23

РОЗДІЛ 3 ПРАКСІОЛОГІЧНИЙ АНАЛІЗ ДОСЛІДЖЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА :СУЧАСНОСТІ ТА ПЕРСПЕКТИВ РОЗВИТКУ …………………………………………………….26

3.1. Проблеми сучасного управлінського документознавства………… 26

3.2. Перспективи розвитку управлінського документознавства ……… 29

ВИСНОВКИ…………………………………………….………………… 35

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ………..………………….. 37

ВСТУП

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми.

Актуальність теми полягає у тому,що на даному етапі розвитку управлінське документознавство ,ще не до кінця сформоване ,не усталене на–укою тільки розвивається. Паперова база переходить у електронну ,документи також потребують модернізації на управлінському рівні. Управлінська дія–льність, здійснюється в органах державної влади, місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності .Її нормативне та науково–методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому. Оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах,а і якість керування будь–якою установою.

Стан розробки проблеми розуміння сучасного стану організації управлінського документознавства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії управлінського документознавства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє .Вчені ,які досліджували дану проблему Кушнаренко, Н. Н., Швецова–Водка, Валентина Бездрабко В.В., Ваганова О.В., Гончарова Н. І., Загорецька О. М., Кулешов С. Г. ,Леміш Н. О. ,Мітяєв К. Г.,

Проблемна ситуація полягає у тому,що на даному етапі розвитку управлінське документознавство ,ще не до кінця сформоване ,не усталене наукою,воно тільки розвивається. Паперова база переходить у електронну , документи також потребують модернізації на управлінському рівні.

Мета курсової роботи створити системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення управлінських документів,визначити перспективи його розвитку.

Об’єктом дослідження є документознавча наука і практика.

Предметом дослідження управлінське документознавство.

Завдання теми є:

1) проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи документознавства, як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;

2) .охарактеризувати сучасний стан та проблеми організації до куме–нтознавства;

3) визначити методи дослідження управлінського документознавства;

4) узагальнити місце та роль управлінського документознавства в до кументознавчій науці;

5) Викласти своє бачення структурування сучасного управлінського документознавства;

6) дати характеристику вимогам до сучасних управлінських до куме–нтів;

7) проаналізувати проблеми сучасного управлінського документозна–вства;

8) визначити основні перспективні напрямки розвитку управлінського документознавства.

Гіпотеза порівняно із загальним документознавством ,управлінське документознавство характеризується більшою структурованістю.

РОЗДІЛ 1

МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

1.1.Уточнення понять «документознавство», «документ», «управлінське документознавство»

Для забезпечення чіткості наукового дослідження, необхідно уточнити, в якому значенні в курсовій роботі будуть використовуватись основні поняття. Це надзвичайно важливо, особливо у зв’язку з наявністю в джерелах за авторством різних дослідників дещо відмінних одне від одного визначень. При чому відмінності можуть носити як формальний, так і змістовний характер.

Для дослідження нашої теми необхідно уточнити такі поняття: «документознавство», «документ», «управлінське документознавство», а також використані в темі роботи слова «сучасний стан», «перспектива», «розвиток». Документозна́вство – наука про документ та документообіг; наукова дисципліна, яка досліджує процеси створення й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно–комунікаційних систем та методи їхньої діяльності ( С.Г. Кулешовим).

Вчена С.Н. Кушнаренко дає таке визначення документознавству: наукова дисципліна, шо вивчає в історичному розвитку закономірності утворення документів, способи їх становлення, становлення та розвиток систем документації і систем документування. Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у документознавстві. Міжнародна організація зі стандартизації подає таке визначення (ІСО): документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ). ДСТУ 2392–94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності. ДСТУ 3017–95. Документ II. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й просторі. ДСТУ 2732–94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення. Найбільш ревалентним для обраної теми є визначення Документа II: двостороння одиниця – об'єднання матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою способом ,створеним людиною.

Управлінське документознавство – являє собою напрям у структурі спеціального документознавства. Управлінське документознавство досліджує проблеми документування управлінської інформації та ЇЇ функціонування у документованій формі саме у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян. Розділ документознавства, об'єктом якого є управлінська документація. Управлінське документознавство входить до циклу дисциплін природничо–наукової та фундаментальної підготовки бакалавра за спеціальністю 6.020100 "Документознавство та інформаційна діяльність". Воно досліджує проблеми документування управ–лінської інформації та її функціонування у документованій формі у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян.

Сучасний стан теперішній , нинішній , тогочасний, сьогоднішній, новий, новітній, сьогоденний. Сучасний етап історичного розвитку;

У процесі керування використається не вся інформація, а тільки та ЇЇ частина, що необхідна для процесу керування. Разом з тим, одержання інформації необхідно на окремому етапі управлінської діяльності, а протягом усього процесу управлінського впливу суб'єкта керування на об'єкт керування.

Згідно з вище зазначеним, управлінський документ – це документ, який містить управлінську інформацію та використовується в управлінській діяльності.

1.2.Стан розробки проблеми управлінського документознавства

Документознавство належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ, її складники визначені недостатньо чітко. Ця наука виникла не одразу, вона пройшла в своєму розвитку кілька етапів. Формування синтезуючої науки про документ відбувалося практично століття. Спочатку це були праці бельгійського вченого П. Отле, який заклав головні методологічні засади документознавчої науки. Він запропонував назвати нову науку що вивчатиме документаційну діяльність бібліологією або документологією, що було б пов’язано з ототожненням книги та документа. П. Отле заклав теоретичні основи документології у багатьох статтях, монографії «Трактат про документацію» (1934 р.), а також у практичній діяльності міжнародного інституту документації та пізніше Міжнародної федерації з документації. Предметом нової науки стали процеси, пов’язані з пошуком, збиранням, систематизацією і поданням в користуванні різних видів документів.

Становлення документознавства як самостійного напрямку наукової діяльності відбувалося на початку ХХ століття. В остаточне формування документо–знавства вагомий внесок зробили зарубіжні науковці, такі як відомий теоретик бібліотечної справи, професор, доктор педагогічних наук Столяров Ю.М. та його послідовниця, також професор і доктор педагогічних наук Кушнаренко Н.М. Першим оприлюдненим авторським продуктом докладного аналізу змісту документознавства і перспектив його розвитку став підручник Кушнаренко Н.М. «Документовединее» (1997), що безперечно є історичним фактом. Вузловим моментом концепції Кушнаренко Н.М. стало визначення документознавства, як науки про документ і документно–комунікаційну діяльність.

Стверджуючи, що документознавство ретроспективно і прогностично досліджує документ як джерело інформації і засіб комунікації. [6,с.48] Серед документознавчих розробок проблеми організації понятійного апарату документознавства в Україні слід відзначити дослідження О.М. Загорецької . Термінологічні стандарти в галузі документаційного забезпечення управління розглянуто за хронологічним принципом: від радянського загальносоюзного ГОСТ 16487–70 до українського національного ДСТУ 2732:2004. Стосовно наповнення ГОСТ 16487–70 зауважено, що у стандарті відсутні визначення “технологічних” термінів. Критично проаналізовано зміст основного терміна діловодства, яким є документ – “засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини ”. Автор класифікує таке визначення документа як загальнонаукове, що не враховує специфіку діловодства. Подано характеристику визначень із затвердженого Головархівом СРСР документа “Державна система документаційного забезпечення управління”. Під документаційним забезпеченням управління в ДСДЗУ розумілася “діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією в процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства”.

1.3. Методи дослідження управлінського документознавства

Як наука управлінське документознавство досліджує інформаційні процеси створення, обігу та зберігання управлінської документації. Для цього управлінське документознавство застосовує певні наукові методи. Ці методи можна підрозділити на загальнонаукові й спеціальні. До числа загальнонаукових відносяться ті, якими користуються всі або більшість наук (системний метод, метод моделювання, функціональний метод, методи аналізу та синтезу).

У науці не існує єдиного підходу стосовно тлумачення слова " методологія". В одному випадку, під методологією розуміють філософську, світоглядну основу науки, а в іншому – науки про методи й методики.

Метод – це спосіб пізнання, шлях дослідження, прийом або система прийомів для досягнення певної мети.

Принцип – це основне, вихідне положення, керівна ідея певної науки або діяльності. Методологія науки загалом має такі значення:вчення про методи пізнання й перетворення навколишньої дійсності сукупність підходів, способів, методів, прийомів, процедур, що застосовуються в будь–якій науці.

У загальному документознавстві, як систематизуючій науковій дисципліні всього циклу документознавчих наукових напрямів, застосовуються ті ж методи та методологічні прийоми, що й в останніх. [13,с. 14]

У дисциплінах документознавчого циклу поняття "методологія" використовують переважно як методологію науки, яка вивчає документознавчу практику. Необхідність визначення "документологічних методів" виникає в тому разі, коли практична документознавча діяльність розглядається як різновид науково–пізнавальної діяльності, оскільки будь–яка пізнавальна діяльність застосовує певні методи пізнання об'єктивної реальності. На думку Швецової–Водки Г.М., усю сукупність методів документознавчих досліджень можна умовно поділити на декілька рівнів, а саме тридцять шість.

Аналізувати понятійний апарат та теоретичні основи( підрозділу 1.1), як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності допоможе такий метод дослідження ,як абстрагування.

Абстрагування – смислова операція, філософський і логічний метод «відволікання», який дає змогу переходити від конкретних предметів до загальних понять і законів розвитку. Походить з традиції античної аналітичної філософії Платона ,Арістотеля та отримав розвиток у філософії «Просвітництва» Локка,Юма ,Спінози,Лейбніца , Декарта .Як метод найбільш завершеного вигляду набув у німецькій філософії «ідеалізму» Гегеля і Шелінга. В 20 столітті в вітчизняній загально–науковій і філософській літературі можна зустріти у вигляді парних діалектичних висловлювань: «Сходження від абстрактного до конкретного», або навпаки «Перехід від конкретного до абстрактного». Як мислительний метод чи операція в наш час використовується скрізь у наукових дослідженнях, особливо при переході від прикладних досліджень до теоретичних висновків і навпаки. Як такий належить і розглядається у філософській галузі «Логіка і Методологія науки». У нашій курсовій роботі цей метод дасть можливість аналізувати понятійний апарат та теоретичні основи , як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності .

Охарактеризувати сучасний стан проблематики організації документознавства допоможе ретроспективний аналіз. Ретроспективний аналіз проводиться після здійснення господарських операцій. Він використовується для моніторингу реалізації економічної стратегії підприємства, виконання плану, виявлення невикористаних резервів, об'єктивної оцінки результатів діяльності підприємств. Визначити методи дослідження (підрозділа1.3) ми можем використовуючи дедукційний метод дослідження[12,с.208].

Деду́кція – процес виведення висновку, що гарантовано слідує, якщо вихідні припущення істинні то висновок на їх підставі є чинним. Висновок повинен базуватись винятково на основі попередньо наведених доказів та не повинен містити нової інформації про предмет що досліджується. Дедукція була вперше описана у працях давньогрецьких філософів, таких як Арістотель. Процес виведення дедуктивно вірний тоді і лише тоді, коли з точки зору логіки за умови вірності вихідних припущень висновки також вірні.

Дедуктивний, – заснований на дедукції; дедуктивний метод – спосіб дослідження, при якому окремі положення логічно виводяться із загальних положень.

У логіці використовуються два загальних методи отримання висновків: дедукція та індукція. Головною відмінністю індукції є те що для її застосування не вимагається знати усі факти до того як зробити умовивід. Оскільки на практиці неможливо все з'ясувати перед тим як робити умовивід, дедукція не має широкого застосування у реальному світі, окрім математики й природничих наук, які використовують математичні методи. Індукція, натомість, оперує набором неповних фактів, та на їх основі робить висновок який напевно слідує, не даючи жодних гарантій щодо його істинності. Попри це, індукція дає можливість набувати нові знання, котрі не є очевидними при розгляді вихідних тверджень [2,с 440 ].

Часто зустрічається помилкова думка що дедукція рухається від загального до окремого, те що індукція це рух у зворотному напрямку. Для того ,щоб узагальнити місце та роль управлінського документознавства в документознавчій науці допоможе метод узагальнення.

Узага́льнення – основний елемент логіки та міркувань людини. Воно бере за основу існування множини елементів та однієї або декількох властивостей, спільних для цих елементів. Це є основою дедуктивних міркувань. Необхідно застосування процесу верифікації для з'ясування вірності узагальнення в кожній окремій ситуації. Концепція узагальння має широке застосування в багатьох дисциплінах, інколи маючи спеціалізоване значення. У нашій курсовій роботі цей метод дасть можливість структурувати сучасне управлінське документознавство,використаємо структурно–функціональний метод.

Структурно–функціональний метод – це підхід в описі і поясненні систем, при якому досліджуються їхні елементи і залежності між ними в рамках єдиного цілого; окремі соціальні явища виконують визначену функцію в підтримці і зміні соціальної системи. Кожен елемент цієї структури виконує визначені функції, що задовольняють потреби системи. Діяльність елементів системи програмується загальною структурною організацією, займаними ними позиціями і виконуваними ролями.

Структурно–функціональний метод є однією з найважливіших форм застосування цього методу в дослідженні управлінських явищ і процесів. Сутність його полягає у розділенні складного об'єкта на складові частини, вивченні зв'язків між ними та у визначенні притаманних їм специфічних функцій спрямованих на задоволення відповідних потреб системи управління управлінської документації.

Для того ,щоб визначити основні перспективні напрямки розвитку управлінського документознавства використовуєм аналітико–синтетичний метод сутність якого полягає у тому ,щоб дати нам можливість на основі певного обсягу інформації зробити свої висновки ,які допоможуть у прийняті певних рішень та умов,які дозволять нам спрогнозувати перспективні напрями розвитку даної проблеми. [4,с.6-11].

Висновок до першого розділу

Метою загального документознавства є розбудова наукового знання про документ у єдності його інформаційної, знакової та матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві. Це може бути як сам документ у цілому, так і його складові частини, а також специфічні риси документальної інформаційно–комунікаційної діяльності. При цьому вивчення документа мусить відбуватись як на теоретичному, історичному, так і на практичному рівні. Предмет загального документознавства включає вивчення властивостей та функцій документа, дослідження методів та роботи з документами в процесі комунікаційної діяльності, аналіз перешкод, що заважають ефективному організуванню систем документації, оцінювання переваг та недоліків створеного документа та проблем його сприйняття .Предметом загального документознавства можуть вважатися еволюція та сучасний стан характеристик документів, у тому числі в процесах їх створення та функціонування, як динамічних об'єктів. До предмета загального документознавства можна віднести також питання технологічного характеру: побудова документальних утворень і визначення найбільш ефективних засобів їх вдосконалення та підтримки в різних соціокультурних сферах та інституціях, розроблення питань їх класифікування, реферування, створення пошукового образу [10,с.156].

РОЗДІЛ 2

ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ СУЧАСНОСТІ ТА РОЗВИТКУ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

2.1. Місце та роль управлінського документознавства в сучасній документознавчій науці і практиці.

Місце управлінського документознавства у сучасній документознавчій науці і практиці ,як одна із його основних складових займає важливе місце. Його суть полягає у тому ,що управлінське документознавство – це розділ, об'єктом якого є управлінська документація. Воно досліджує проблеми документування управлінської інформації та її функціонування у документованій формі у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян.

Це сукупність відомостей про внутрішній і зовнішній стан об'єкта керування, необхідна для формування й реалізації керуючого впливу на нього.

У процесі керування використається не вся інформація, а тільки та її частина, що необхідна для процесу керування. Разом із тим, одержання інформації необхідно не на якімсь певному етапі управлінської діяльності, а протягом усього процесу управлінського впливу суб'єкта керування на об'єкт керування.

До числа загальнонаукових відносяться ті, якими користуються всі або більшість наук (системний метод, метод моделювання, функціональний метод, методи аналізу та синтезу).

Спеціальними методами в документознавстві є:методи уніфікації й стандартизації документів; метод формулярного аналізу; метод експертизи цінності документів. [37,с. 96]

Управлінське документознавство має двосторонні зв'язки з іншими науками, у першу чергу, з науковими дисциплінами про інформацію – такими, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка й програмування, інформаційна безпека й захист інформації та ін. Лише разом із цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні й прикладні завдання.

Роль управлінського документознавства у сучасній науці та практиці визначається тим ,що особливу увагу приділяє організаційно–розпорядчій документації, що є підсистемою управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Таким чином, за більш ніж двохсотрічну історію діловодство, завдячуючи прикладним та фундаментальним дослідженням управлінського документознавства, мало змогу пройти шлях від локальних проектів до системних рішень, що охоплюють процеси керування документами і їх комплексами в окремих організаціях, корпораціях і галузях державного управління [14,с.256]. Сформувався ринок інформаційних технологій і інформаційних послуг, який дає змогу обрати оптимальний варіант системи керування документацією в цілому в організації. На наш погляд, створено передумови для відходу від традиційних форм ведення діловодства, від класичного поділу документації «за системами» і переходу до створення високоефективних систем керування повним комплексом інформаційно–документаційних ресурсів, що використовують сучасні науково–технічні досягнення на всіх стадіях життєвого циклу документів, для реалізації стратегічних і оперативних цілей управління в будь–яких організаціях, особливо в державному управлінні. Така система називається системою керування документацією і грунтується на принципах економічності, ефективності і на широкому використанні нових ІТ, що дає змогу врахувати інтеграційні тенденції, домінуючі в суспільному процесі. [8,с.190] Останнім часом, у зв’язку з поширенням новітнix ІТ, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно новi умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково–методичного, але й нормативно–правового забезпечення. Це привело до прийняття нових законодавчих актів, внесення змін i доповнень до тих, що залишаються чинними i регулюють piзні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збереженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990–х – на початку 2000–х p.p., що прямо або опосередковано визначають зміст керування документацією, пов’язані з електронним документуванням i документообігом [22,с.170].

Насамперед, це стосується розроблення документаційних систем, впровадження стандартів і оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних apxiвів. Управлінське документознавство в такому контексті значною мірою споріднене з керуванням документацією, загальні принципи та наукові засади організації технологічних процесів якої відображені у прийнятому в 2001 р. міжнародному стандарті та національному стандарті ДСТУ 4423:2005 „Інформація та документація. Керування документаційними процесами”. На сучасному етапі розвитку української держави проблеми документаційного забезпечення управління посідають важливе місце в процесах становлення нової системи суспільних відносин на базі загальних правових норм і в умовах зміни парадигми управлінської діяльності. [9,с.208]

Практичне використання здобутків управлінського документознавства на сучасному етапі втілюється в розробці таких документів:

– дві редакції термінологічного стандарту з діловодства й архівної справи;

– державні стандарти побудови державної уніфікованої системи документації;

– національний стандарт, що встановив вимоги до оформлення ОРД;

– Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД);

– Національний стандарт ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» тощо[24,с.90]

2.2. Зміст управлінського документознавства сучасності

У контексті нашої курсової роботи ми висвітлили зміст у вигляді класифікації управлінського документознавства сучасності ,оскільки змістом є склад даної теми. А головна складова управлінського документознавства це документація та класифікація документів Класифікації, в основу яких покладена ознака змісту документа, називають семантичними. У них проводиться поділ на види і підвиди відповідно до змісту.

Класифікація для існування в реальному вимірі, як зазначав піонер інформатики, основоположник науки про документ Поль Отле, повинна бути виражена. Її вираження може бути лише синтетичним. Вона повинна об’єднувати одночасно краще з того, що принесла наукова Термінологія, Нотація, схематичне Зображення, Вимір і Стандартизація, Математика [1,с .848].

Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем Мітяєвим К. Г. у середині 60–х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів[18,с.36].

Упровадження на початку 80–х років в діловодство комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А.Ю Соковою М. [34,с.359] .Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує [29,с.96] .Ця система реалізована певною мірою в державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює Кулешов А. М., лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації [7,с 194] . Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована Соковою А. М.

Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах [31,с.17]. Всі системи документації офіційного походження, як зазначає Кулешов С. Г., можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні [11,с.720]. Базові – це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо та чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів[17,с.50].

Дисциплінарні це види документації,що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково–технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. Кулешов С. Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово–комунальну і т.п., до гуманітарної –соціологічну ,екологічну , етнографічну і т.п., а до природничої – геологічну, картографічну, метереологічну тощо [21,с 177]. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільнореєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш менш сталими системами до кінця не вирішені [5,с.301].