Устав и положение организации

21

ОГЛАВЛЕНИЕ

Пояснительная записка:

Введение …………………………………………………………..              С. 4

Теоретическая часть:

Раздел 1. Роль организационных документов в организации ….              5-7

Раздел 2. Требования к содержанию и оформлению

              Устава организации ……………………………………..               8-12

Раздел 3. Требования к содержанию и оформлению

              Положения об организации …………………………….               13-20

Опытно-экспериментальная часть:

Приложения ……………………………………………………........               21-22

Заключение …………………………………………………………..               23

Список литературы …………………………………………………               24

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе развития государства и общества в целом сложи­лась определённая нормативно-методическая база.

Моя курсовая работа состоит из теоретической и опытно-эксперимен­тальной части.

В теоретической части раскрывается назначение, составление, особенно­сти оформления Устава организации и положения об организации; роль органи­зационных документов.

Курсовая работа построена на основе законодательных, нормативных ак­тов, учебниках по делопроизводству, журналах связанных с делопроизводством и секретарским делом.

Первый раздел «Роль организационных документов в деятельности орга­низации» раскрывает их особенность, цель разработки организационных доку­ментов, виды.

Второй раздел «Требования к содержанию и оформлению устава органи­зации» раскрывает назначение, составление и особенности оформления. Под­писание Устава; положения, которые должен содержать Устав; его содержание; реквизиты; кем утверждается; как и кем регистрируется, разрабатывается и ут­верждается. Закон Республики Беларусь от 14 декабря 1990 года «О предпри­ятиях в Республике Беларусь» где предприятие осуществляет свою деятель­ность на основании Устава, который утверждается собственником или уполно­моченным им органом.

В третьем разделе рассказывается о требованиях к содержанию и оформ­лению Положения об организации. Структура текста, оформление реквизитов, виды положений. В каком случае положение об организации получает юриди­ческую силу.

Опытно-эксперементальная часть состоит из приложений: макетов Устава и положения об организации.

Заключение содержит краткие выводы по данной курсовой работе.

РАЗДЕЛ 1. РОЛЬ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Главная особенность организационно-распорядительных документов со­стоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий.               Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обя­зательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом не­действительным.

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Устав и Положение об организации реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно про­цедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и дейст­вуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые Устав или Положение об организации.

              В общем объёме документации группа организационных документов со­ставляет самый маленький процент. Однако, несмотря на незначительное коли­чество, именно такие документы играют главную роль в деятельности любой организации.

              Устав и Положение об организации определяют порядок функционирова­ния любого сообщества людей, т.е. они предназначены организовать что-либо. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают по­рядок её создания, работы, структуру и штатную численность. Фактически, с разработки организационных документов, где закрепляются цели, функции, за­дачи, права и обязанности начинается существование любого предприятия, уч­реждения, организации, общества.

              К видам организационных документов в первую очередь относятся ус­тавы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

Устав и Положение об организации имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае возникновения конфликтных ситуаций.

              По своему содержанию организационные документы являются докумен­тами сложными и разрабатываются чаще всего отделом или специально назна­чаемой или выбранной группой лиц (комиссией), имеют обычно несколько ре­дакций, проходят стадии обсуждения и согласования, утверждаются и имеют длительный срок действия – до замены новыми.

              Каждый вид организационных документов имеет свои особенности в про­цессе составления.

Сложность подготовки Устава организации и Положения об организации – это большой объём различной информации в них (это многостраничные тек­стовые документы), высокая степень ответственности любого должностного лица за невыполнение требований, содержащих в этих документах, вызывают необходимость чёткой регламентации не только формы, но и их содержание. Поэтому схемы построения Устава организации и Положения об организации содержат структуру текста, т.е. обязательные разделы содержательной части.

При составлении организационных документов сначала раскрываются данные разделы, а затем, при необходимости, добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации, на­пример, режим работы, порядок реорганизации или ликвидации подразделения и т.п.

РАЗДЕЛ 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ

И ОФОРМЛЕНИЮ УСТАВА ОРГАНИЗАЦИИ

              Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации (см. Приложение 1).

              Устав – нормативно-правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, или свод законов, договоров, положений по определённому вопросу.

Устав – это сложный и объемный документ, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и гра­ждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определённой сфере государственного управления, хозяйствен­ной деятельности или иной деятельности.

Уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами мест­ных Советов).

В Уставе определяются структура, функции и права организации.

Как организационный документ устав настолько важен, что требований к тек­сту, т.е. к тому, что должно быть отражено в уставе, для ряда его разновидно­стей, установлено в законодательном порядке.

              В уставе прописываются все основные организационные моменты работы организации. Поэтому секретарь не только должен быть с ним знаком, но и иметь копию этого документа под рукой для справочной работы.

              В соответствии с Законом Республики Беларусь от 14 декабря 1990 года «О предприятиях в Республики Беларусь» предприятие осуществляет свою дея­тельность на основании Устава, который утверждается собственником или уполномоченным им органом.

              Устав организации должен содержать следующие положения:

указание на собственника организации;

название и вид организации;

местонахождение организации;

цели деятельности организации;

перечень органов управления и их компетенция;

размер уставного фонда;

порядок образования имущества организации и условия распоряжения этим имуществом;

порядок распределения прибыли (дохода);

условия реорганизации и ликвидации предприятия.

Кроме вышеуказанных положений, являющихся обязательными, собст­венником могут быть внесены в Устав и иные, не противоречащие законода­тельству положения, связанные с особенностями деятельности организации.

Устав организации, зарегистрированный в установленном порядке, хра­нится как документ строгой отчётности.

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым, согласно закону, для её государст­венной регистрации. С момента регистрации приобретает право юридического лица, а фирменное наименование её может быть использовано только данной организацией.

Устав входит в «Унифицированную систему организационно-распоряди­тельной документации», Минск, 2007 (далее – УСОРД). Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

местонахождение (почтовый адрес);

предмет и цель деятельности;

порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и рас­пределения акций и т.д.);

порядок распределения прибыли;

порядок образования учреждения (организации, предприятия);

порядок управления и прекращения деятельности;

органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в Устав могут быть до­бавлены другие сведения:

для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

              Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

наименование организации – автора документа (с указанием министер­ства, ведомства вышестоящей организации);

наименование вида документа – УСТАВ;

дата;

регистрационный номер, место издания (город);

гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегист­рировано);

текст;

              подпись;

              отметка о регистрации устава;

              печать регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она со­стоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистра­цию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистра­ционного номера; подписи; печати регистрирующего органа. Отметка о регист­рации заверяется печатью регистрирующего органа.

Структура текста и его содержание определяется разработчиками устава.

В число его обязательных разделов включаются:

общие положения (определяются цели и задачи организации);

организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

регламент организации (форма и методы управления, права и обязанно­сти должностных лиц);

финансово-материальная база (порядок распоряжения средствами и цен­ностями);

отчетная и ревизионная деятельность;

порядок ликвидации и реорганизации организации.

Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударствен­ного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются но­вые организационные документы.

              Устав может дополняться другими сведениями, предусмотренными законо­дательством о юридических лицах соответствующего вида.

Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее на­звание, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хо­зяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и ут­верждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она со­стоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистра­цию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистра­ционного номера; подписи; печати регистрирующего органа.

Гриф утверждения также вносится на титульный лист и заверяется печа­тью.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, оп­ределяется штатная численность.

              Устав относится к обязательным учредительным документам при созда­нии негосударственных коммерческих организаций.

Устав негосударственной организации содержит дополнительные раз­делы, в которых отражается её специфика и деятельность.

Гриф утверждения оформляется на титульном листе и заверяется печа­тью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреж­дением, а негосударственной – его учредителями, общим собранием акционе­ров.

РАЗДЕЛ 3. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ

И ОФОРМЛЕНИЮ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

              Не менее значимым видом организационных документов является Положе­ние (см. Приложение 2).

              Положение – правовой акт, определяющий порядок деятельности организа­ции, её статус, а также госслужащих и иных лиц в определённых сфе­рах деятельности организации работы структурных подразделений.

              Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предпри­ятий. Во-вторых, как свод правил, регулирующих определённое направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и т.д.).

              На основании положений работают обычно бюджетные организации, ор­ганы власти и управления. Но и коммерческие структуры, действующие на ос­новании устава, создавая свои филиалы, представительства и отделения, разра­батывают для них положения, в которых определяются задачи, функции, права, порядок организации работы и т.д.

              Положения могут быть не только индивидуальными, но также типовыми и примерными. Типовые положения разрабатываются для однотипных органи­заций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положе­ния об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиаль­ных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

              Структурное подразделение или подчиняющееся ему методически, в своей работе опирается на положение об организации, в котором полно очер­чены все виды работ по делопроизводственному обслуживанию.

              Кроме того, в организации часто создаются комиссии, которые также дейст­вуют на основании положений о них.

              Например, секретарь часто входит в состав экспертной комиссии организа­ции, создаваемой для проведения экспертизы ценности документов, отложившихся в процессе деятельности организации, и установления сроков их хранения. Эта комиссия также организует и проводит работу на основании по­ложения, в котором закрепляются цели создания комиссии, принципы её ра­боты, как совещательного органа, чем она руководствуется в своей работе, её задачи и права. Экспертные комиссии должны быть в каждой организации и от их деятельности во многом зависит сохранность документов и пополнение го­сударственного архивного фонда.

              Не менее часто в своей работе секретарь руководствуется и второй груп­пой положений – документов, в которых регулируется порядок работы по оп­ределённому направлению, например Типовым положением о ведении дело­производства по обращениям граждан, в котором подробно расписана работа с этой группой документов.

              Положение также входит в состав УСОРД.

              Структура текста положения:

              общие положения;

              основные задачи;

              функции;

              права и обязанности;

              взаимоотношения, связи;

              руководство;

              контроль, проверка и ревизия деятельности;

              реорганизация и ликвидация.

              Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивиду­альными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для од­нотипных организаций и структурных подразделений.

              Различаются положения об организациях и положения о структурных под­разделениях (службах).

              Положение об организации – это документ, на основании которого дейст­вуют государственные бюджетные организации (органы государственной вла­сти и управления всех уровней).

Положение об организации оформляется на общем бланке. При необхо­димости текст Положения согласовывается с заинтересованными должност­ными лицами (например: с руководителем кадровой службы, с юрисконсуль­том).

Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

              Структура текста положения об организации:

I. Общие положения:

В разделе «Общие положения» содержатся официальные полное и со­кращенное наименования организации, определяются цели и основания ее соз­дания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет.

В разделе «Общие положения» указываются:

полное и сокращённое официальное название организации;

её статус;

почтовый адрес;

основания на которых создана организация;

чем она руководствуется в своей деятельности;

наличие филиалов, дочерних фирм, представительств;

предмет и цели деятельности;

наличие зарезервированного товарного знака, фирменного бланка, пе­чати.

              II. Цели и задачи:

В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решае­мые подразделением и определяющие характер и направление деятельности подразделения. Формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основ­ные направления ее деятельности.             

              III. Функции:

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для осуществления поставленных перед ней за­дач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразде­ления.

IV. Права и обязанности:

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наде­ляется подразделение в лице его руководителя.

Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требо­вать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необ­ходимом для реализации возложенных на организацию функций.

К правам относятся:

право на издание распорядительных и нормативных документов;

право на ведение переписки;

право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам;

право представительствовать в вышестоящих и иных органах;

право запрашивать информацию и др.

В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, администра­тивной, при необходимости и уголовной ответственности, которую может не­сти руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В числе обязанностей перечисляются действия, которые органи­зация должна выполнять для реализации своих функций.

V. Взаимоотношения и связи:

В разделе «Взаимоотношения и связи» регламентируются информацион­ные и документационные потоки подразделения, основные документы, созда­ваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осущест­вляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подраз­деление, периодичность и сроки предоставления; в каком порядке и кем рас­сматриваются возникающие разногласия.

              VI. Руководство:

              В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руково­дство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

              VII. Контроль, проверка и ревизия деятельности:

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной дея­тельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых до­кументов.

              VIII. Реорганизация и ликвидация:

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается в каком по­рядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Юридическую силу положение об организации получает после утвержде­ния его вышестоящей организации. Как правило, утверждение положения об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоря­жением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об ор­ганизации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц со­вокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяется учреждениями-разработчиками.

              Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типо­вые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управле­ния, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

Положение об организации утверждается руководителем вышестоящей организации (или распорядительным документом), положение о структурном подразделении – руководителем организации. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Проект положения визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения. Оформляется по­ложение на общем бланке формата А 4.

В каждой организации, независимо от формы собственности должен быть свой Устав. Если организация является филиалом, то для неё разрабатывается Положение, т.к. у головного предприятия будет Устав, который содержит све­дения обо всех его филиалах.

Заголовок к тексту (наименование организации или структурного подраз­деления) должен согласовываться с наименованием вида документа.

Устав и положение об организации имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организаци­онного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Датой основания организации является дата утверждения Устава, Поло­жения.

С точки зрения срока действия Устав и Положение об организации отно­сятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.