Влияние научно-технического прогресса на обеспечение длительной физико-химической сохранности документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                           Факультет «Международный» 

                          Кафедра «Русский язык как иностранный» 

                                               Заочное отделение 
 
 
 

                       КУРСОВАЯ РАБОТА  

 по дисциплине: «Архивоведение». 

 на тему:              «Влияние научно-технического прогресса на обеспечение

                               длительной физико-химической сохранности  документов». 
 

 выполнила         Кулакова Татьяна Петровна

 группа                МЗДУ-51

 специальность  Документоведение и документационное обеспечение

                            управления.

 курс                    5

 шифр                 063736

 адрес                  г. Ессентуки ул. Шмидта-70а 
 

 Научный руководитель:

 Ст. преподаватель  Горбачёва М.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                  Ростов-на-Дону                                                                        

                                                        2011 год

                                      Содержание 

              Введение

Глава 1.   Теоретические основы.                                                                        

          1.1  Понятие «текст», «документ», «информация».

Глава 2.   Современные носители и способы закрепления    

                информации.

       2.1 Классификация современных материальных

              носителей.

Глава 3.   Обеспечение сохранности документов.

       3.1 Создание оптимальных условий хранения документов.

       3.2 Размещение документов в хранилище.

           Топографирование.

       3.3 Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование

            и упаковка дел.

       3.4 Обеспечение физико-химической сохранности

           документов.

       3.5  Проверка наличия и состояния дел.

Глава 4.  Влияние НТП на сохранность архивных документов.

       4.1 Необходимость обеспечения длительности физико-

             химической сохранности архивных  документов.

         4.2 Информатизация архивного дела.

             Заключение

             Литература 
 

                                                       Введение 

      Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время  – первый, кто имеет дело с  информацией, созданной в прошлом.  Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

      Государственные органы, органы  местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ.

     Задачей  архивистов остаётся сохранение  документов, отражающих особенности  деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

      Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

      Дифференцированный подход предполагает  выделение из общего объема  хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных  объектов на уровне фондов, частей  фондов, отдельных документов. Основой  для приоритетного выделения  являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность).

      Комплекс мероприятий по созданию  нормативных условий, соблюдению  нормативных режимов и надлежащей  организации хранения архивных  документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

     Нормативные  условия хранения архивных документов  обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных  (нормативных) противопожарного, охранного,  температурно-влажностного, светового  и санитарно-гигиенического режимов  в здании и помещениях архива;

- применением  специальных средств хранения  и перемещения архивных документов.

    Основной  целью курсовой работы является  исследование проблемы обеспечения  сохранности архивных документов  как одного из главных направлений  работы архивов. От того насколько  верно была выбрана стратегия  хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

     В данной курсовой работе раскрыты следующие вопросы: понятие «текст», «документ», «информация», современные носители и способы закрепления информации, долговечность документа, способы обеспечения сохранности.

 Глава 1. Теоретически основы. 

            1.1 Понятие «текст», «документ», «информация».

      Текст – это речевое произведение, состоящее из ряда предложений, расположенных в определённой последовательности и объединённых в целое единством темы, основной мысли и с помощью различных языковых средств.

      Существует две основных трактовки  понятия «текст»: «имманентная»  (расширенная, философски нагруженная)  и «репрезентативная» (более частная). Имманентный подход подразумевает отношение к тексту как к автономной реальности, нацеленность на выявление его внутренней структуры. Репрезентативный – рассмотрение текста как особой формы представления знаний о внешней тексту действительности.[10]

      Основными признаками текста являются:

1. завершённость, смысловая законченность, которая проявляется в полном раскрытии замысла и в возможности автономного восприятия и понимания текста;
2. связность, проявляющаяся, во-первых, в расположении предложений в такой последовательности, которая отражает логику развития мысли; во-вторых, в определённой структурной организованности, которая оформляется с помощью лексических и грамматических средств языка;
3. стилевое единство, которое заключается в том, что текст всегда оформляется стилистически: как разговорный, официально-деловой, научный, публицистический или художественный стиль;
4. цельность, которая проявляется  во вместе взятых связности, завершённости и стилевом единстве.

      Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе

документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами  практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной информации в обществе.

       Документ – явление сложное  и древнее. Появление письменности  ознаменовало переход человечества  к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых  систем стало возможным отделить  информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующий передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

       В России термин «документ»  был введён Петром Первым именно  в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении 18 века в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

       В конце 19 века наблюдается  тенденция к сужению границ  понятия «документ»: сначала оно  рассматривалось как любой предмет,  служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определённые правовые отношения.

       В начале 20 века  бельгийский учёный  Поль Отле в Международном  институте документации уже использовал  «документ» как термин, объединяющий  всю зафиксированную на различных   носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощённый в материальной форме.

       На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документо-

ционном  процессе.

       За длительный исторический период  значение понятия «документ»  постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

       Официальная формулировка в законодательстве  РФ: документ – материальный носитель  с зафиксированной на нём в  любой форме информацией в  виде текста, звукозаписи, изображения  и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.[9] 

       Понятие «информация».

        Информация - это некоторая последовательность (налицо упорядоченность) сведений, знаний, которые актуализируемы (получаемы, передаваемы, преобразуемы, сжимаемы или регистрируемы) с помощью некоторых знаков (символьного, образного, жестового, звукового, сенсомоторного типа). Это приращение, развитие, актуализация знаний, возникающее в процессе целеполагающей интеллектуальной деятельности человека. Никакая информация, никакое знание не появляется сразу - этому предшествует этап накопления, осмысления, систематизации опытных данных, взглядов. Знание - продукт такого процесса. Мышление - необходимый атрибут такого процесса. Информация может существовать в пассивной (не актуализированной) и активной (актуализированной) форме.

        Пример. Информация актуализируется  сообщениями, при этом формы  облачения информации в сообщения различны, например, для живых существ - сигналы, жесты, для технических устройств - сигналы. Информация передаваемая от одного человека другому, может передаваться символами (письмо), жестами (сигнальщик на боевом корабле), звуками (диктор), геометрическими фигурами (чертёжник), художественными образами (балерина). Информация передающаяся животными может быть передана звуками (лай, вой, писк), ситуационным поведением (образами). Информация в технических устройствах, автоматах может быть передана электрическими, магнитными, световыми импульсами, как это происходит в ЭВМ.

       Информация по отношению к  окружающей среде (или к использующей  ее среде) бывает трех типов:  входная, выходная и внутренняя.

      Входная информация (по отношению  к окружающей среде) - информация, которую система воспринимает от окружающей среды.

      Выходная информация (по отношению  к окружающей среде) - информация, которую система выдает в окружающую  среду.

      Внутренняя, внутрисистемная информация (по отношению к системе) - информация, которая хранится, перерабатывается, используется только внутри системы т.е. актуализируемая лишь только подсистемами системы. Это несколько идеализированное (особенно с точки зрения физики открытых систем) понятие.

      Пример. Человек воспринимает, обрабатывает входную информацию, например, данные о погоде на улице, формирует выходную реакцию - ту или иную форму одежды. При этом используется внутренняя информация, например, это генетически заложенная (или приобретённая) физиологическая информация о реакции, например, о "морозостойкости" человека.

      Пример. Генетически заложенная  в молекулах ДНК информация  и приобретённая информация (в  памяти) влияют на поведение, на  адаптацию человека в окружающей  среде. В машинах первого поколения внутренняя структура определялась тысячами ламп, причем каждая из них отдельно была невысокой надежности, т.е. вся система была ненадежной в работе. Это влияло на входную информацию, например, такие ЭВМ не были способны на работу в многозадачном режиме, в режиме реального времени (обработки сообщений по мере получения входных данных).

      Информация по отношению к  конечному результату проблемы  бывает:

- исходная (на  начало актуализации этой информации);

- промежуточная  (от начала до завершения актуализации информации);

- результирующая (после завершения её актуализации).

      Пример. При решении системы линейных  алгебраических уравнений информация  от методах решения, среде реализации, входных данных (источники, точность  и т.д.), размерности системы и т.д. является исходной информацией; информация о совместности системы уравнений, численных значениях корня и т.д. - результирующая; информация о текущих состояниях коэффициентов уравнений реализации схемы Гаусса - промежуточная.

      Информация по изменчивости при её актуализации бывает:

- постоянная (не  изменяемая никогда при её  актуализации);

- переменная (изменяемая  при актуализации);

- смешанная  - условно - постоянная (или условно-переменная).

      Возможна также классификация  информации и по другим признакам:

- по стадии  использования (первичная, вторичная);

- по полноте  (избыточная, достаточная, недостаточная);

- по отношению  к цели системы (синтаксическая, семантическая, прагматическая);

- по отношению  к элементам системы (статическая, динамическая);

- по отношению  к структуре системы (структурная,  относительная);

- по отношению  к управлению системой (управляющая,  советующая, преобразующая, смешанная);

- по отношению  к территории, территориально (федеральная,  региональная, местная, относящая к юридическому лицу, относящаяся к физическому лицу, смешанная);

- по доступу  (открытая или общедоступная,  закрытая или конфиденциальная, смешанная);

- по предметной  области, по характеру использования  (статистическая, коммерческая, нормативная, справочная, научная, учебная, методическая и т.д., смешанная) и другие.

      Информация в философском аспекте  бывает, в основном: мировоззренческая;  эстетическая; религиозная; научная;  бытовая; техническая; экономическая;  технологическая.

      Все это (с человеком) составляет ноосферу общества - более высокое состояние биосферы, возникшее в результате эволюции, структурирования, упорядочивания и гармонизации связей в природе и обществе под воздействием целеполагающей деятельности человечества. Это понятие введено впервые В. И. Вернадским в качестве отражения эволюции общества и природы т.е. системы, в рамках которой потенциально может быть реализовано гармоническое, устойчивое развитие (эволюция) систем “Общество” и “Природа”, а также постепенное слияние, интеграция и гармонизация наук о природе, познании и об обществе. Без этого невозможно построение информационного общества. 

      Основные свойства информации (и  сообщений): 

- полнота (содержание  всего необходимого для понимания  информации);

- актуальность (необходимость) и значимость (сведений, знаний);

- ясность (выразительность  сообщений на языке интерпретатора);

- адекватность, точность, корректность (актуализации  знаний);

- интерпретируемость  и понятность (интерпретатору информации);

- достоверность  (отображаемых сообщениями информации);

- информативность,  значимость (сообщений, отображающих  информацию);

- массовость (применимость  ко всем проявлениям);

- кодируемость  и экономичность (кодирования,  актуализации сообщений);

- сжимаемость  и компактность (сообщений);

- защищённость  и помехоустойчивость (актуализации  информации);

- доступность  (интерпретатору);

- ценность (значимость  при достаточном уровне потребителя).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Современные носители и способы закрепления информации.

          2.1 Классификация современных материальных носителей.

      Информатизация общества, бурное  развитие компьютерной техники  и проникновение её во все  сферы человеческой деятельности  определили появление документов на современных , нетрадиционных, т.е. не бумажных носителях информации.

       Появление современных носителей  связанно и с тем, что за  полвека своего существования  сменилось уже пять поколений  компьютеров, причём от поколения  к поколению на порядок и более их производительность и ёмкость запоминающих устройств. А также появлялись новые, более совершенные периферийные устройства – принтеры, сканеры, копиры и т.д.

       К современным носителям документированной  информации относятся: магнитные  карты, магнитные жёсткие диски, оптические диски, голограммы, носители на базе флэш-памяти.       

       Документ представляет собой  двуединство информации и материального  носителя. Поэтому важными признаками, которые могут быть положены  в основу классификации, являются особенности строения, формы материала, на котором фиксируется информация.

        По форме материального носителя  информации документы могут быть:

  - карточными (пластиковые карты);

  - дисковыми  (диск, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения

   информации  являются концентрические дорожки-оптические  диски. 

        В зависимости от возможности  транспортировки материальных носителей  документы можно разделить на:

  - стационарные (жёсткий магнитный диск в компьютере);

  - портативные (оптические диски, носители на базе флэш-памяти).

        В зависимости от способа документирования  документы на современных носителях  информации можно разделить на:

  - магнитные  (магнитные жёсткие диски, магнитные  карты);

  - оптические (лазерные) – документы, содержащие информацию, записанную с помощью

лазерно-оптической головки (оптические, лазерные диски);

  - голографические  – созданные с использованием  лазерного луча и фоторегистрирующего   слоя материального носителя (голограммы).

        Документы на современных носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, видеовоспроизводящей аппаратуры или компьютера.

        По характеру связи документов с технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

  - машинно-ориентированный  документ, предназначенный для записи  считывания части    содержащейся  в нём информации средствами  вычислительной техники (заполнение специальной формы бланков, анкет и т.п.);

  - машиночитаемый  документ, пригодный для автоматического  считывания содержащейся в ней  информации с помощью сканера  (текстовые, графические);

  - документ  на машиночитаемом носители, созданный  средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: жёсткий магнитный диск, оптический диск, носитель на базе флэш-памяти – и оформленный в установленном порядке;

  - документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном  носители с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

  - документ  на экране дисплея, созданный  средствами вычислительной техники,  отражённый на экране дисплея  (монитора) и оформленный в установленном  порядке;

  - электронный  документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.[11] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Глава 3. Обеспечение сохранности документов. 

           3.1 Создание оптимальных условий хранения документов.    

     Оптимальные  условия хранения документов  обеспечиваются:

  - предоставлением  для ведомственного архива помещения  и проведением планово-предупредительного  ремонта помещений;

  - оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

  - применением  специального оборудования для  хранения документов (стеллажей,  сейфов, коробок и т.д.);

  - создание  оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

     В  соответствии с объёмом и составом  хранящихся дел ведомственному  архиву предоставляется отдельное  здание(или часть здания), специально  построенное и оборудованное  или приспособленное для хранения документов.

     Строительство  специального здания ведомственного  архива может производиться как  по типовым проектам зданий  государственных архивов, так  и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными  организациями.

     Оптимальные  условия хранения документов  и работы с ними предусматривают  предоставление следующих помещений  для ведомственного архива:

  - хранилище  для хранения документов. Особо  ценные документы хранят в  специальных помещениях с усиленной  охраной и противопожарным режимом;

  - помещение  для приёма, временного хранения, акклиматизации документов;

  - помещение  для работы исследователей(читальный  зал);