Внешняя среда организации и ее влияние на организацию

Министерство транспорта

Российской Федерации 

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

ГОУ ВПО «Дальневосточный государственный

 университет путей  сообщения»

Кафедра «Менеджмент»

КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ»

НА ТЕМУ:

«Внешняя среда организации  и ее влияние на организацию».

Выполнил: Дроздович Екатерина

№ группы ц 29

Преподаватель: Олейникова

Евгения Юрьевна

Хабаровск 2012г.

Содержание

Введение……………………………………………………………………….….3

1. Внешняя среда организации

1.1.    Общая характеристика  внешней среды организации ……………….…..4

1.2. Среда прямого воздействия …………………………………..……...……8

1.3. Среда косвенного воздействия……………..………….……….......….…11

2.  Исследование организационного поведения на примере    Общества с ограниченной ответственности «Альфа»

2.1  Характеристика ООО «Альтера»…………………………….…..…….......17

2.2 Диагностика влияния внешней среды ……………………………….…….20

Заключение………………………………………………………………….…....25

 Список используемой  литературы………………………………………….....29

Введение

Среда – это совокупность объективных условий, в которых  осуществляется деятельность фирмы.

Внешняя среда - факторы, которые  находятся вне организации и  влияют на результаты её деятельности. Влияние факторов внешней среды  на устойчивость положения компании на рынке получило признание лишь в 50-х гг. ХХ в., когда ряд стран  встал на путь постиндустриального  развития.

Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегическо¬го управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь углубленное представление не только о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, но и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Стратегическое управление рассматривает внешнее окружение как совокупность двух сред: макроокружения и непосредственного окружения. В работе представленной мною работе мы рассмотрим более подробно то, как они анализируются, какие стратегические выводы следуют из результатов анализа.

Целью нашей работы является процесс влияния внешней среды на организационное поведение.

Задачей нашего исследования является выявления полижительного или отрицательного влияния венешней среды на организационное поведения в ООО «Альфа». Мы стремимся к внедрению новых технологий в управлении поведения сотрудников и повышения уровня выполнения трудовых задач и вопросов сотрудниками предприятия.

Объект исследования юридическое  лицо в организационно- правовой форме  общество с ограниченной ответственностью «Альфа».

Предметом исследования является организационное поведение отдельно взятого предприятия, в нашей  работе это  ООО «Альтера».

Методами исследования в  нашей работе будут анализ и синтез, наблюдение и сравнение.

1. ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

1. Общая характеристика внешней среды организации.

В соответствии с системным  подходом организация рассматривается  как открытая система, активно взаимодействующая  с внешней средой.

Внешняя среда включает те элементы хозяйственной системы, которые  влияют на организацию, ее функционирование, результаты и последствия деятельности, но не относятся к внутренним переменным.Основными  характеристиками внешней среды  являются ее сложность, динамизм и неопределенность.[6]

Сложность внешней среды  как системы характеризуется  наличием многих элементов, каждый из которых является подсистемой, а  также взаимосвязями между этими  элементами. Сложность внешней среды проявляется в ряде моментов. В конкретной ситуации на функционирование организации оказывает влияние большое число условий и факторов. Они имеют различную природу. К техническим факторам относятся имеющиеся технологии, материалы. Социальные условия и факторы включают социальные нормы, ценности, предпочтения и т.д. Организационные факторы - это используемые организационные структуры, типы хозяйственных связей. Можно выделить также экономические, правовые, политические, культурно-исторические факторы и условия.[5]

На деятельность организации  оказывает влияние и международное  окружение, особенно если организация  осуществляет международные операции. Например, необходимо учитывать таможенные, налоговые законодательства страны-экспортера или импортера, требования по качеству, правила сертификации и т.д.

По характеру воздействия  на организацию выделяют среду прямого  воздействия и среду косвенного воздействия.

К среде прямого воздействия  относятся поставщики, потребители  и конкуренты, а также государственные  органы и правовые нормы, непосредственно  влияющие на деятельность организации.[5]

К среде косвенного воздействия  относятся факторы внешней среды, которые влияют на организацию опосредовано. Они учитываются при разработке стратегии организации. Это общеэкономическая  ситуация, например, фаза цикла (спад или  подъем), уровень безработицы, темпы  инфляции, технологический прогресс, политический климат и т.д.

Сложность внешней среды  проявляется не только в большом  числе и многообразии ее элементов, но и в их взаимосвязи. Здесь можно  выделить два уровня взаимосвязей. Во-первых, это взаимосвязи элементов  одного фактора. Примером могут быть взаимосвязи между конкретными  поставщиками, между конкурентами, между элементами законодательной  базы, между государственными органами, регулирующими деятельность организации. Во-вторых, это взаимосвязи между различными факторами внешней среды. Например, политическая нестабильность затрудняет приток инвестиций, а следовательно, замедляется технологическое обновление, затрудняются поставки ресурсов и т.д.

Сложность внешней среды  по-разному влияет на различные внутренние переменные организации, что особенно наглядно при сложной структуре  организации.[5]

Второй важной характеристикой  внешней среды является ее динамизм, который проявляется в ряде моментов.

В соответствии с процессным подходом к менеджменту влияние  внешней среды на организацию  является процессом. Его содержанием  становятся изменения в самой  внешней среде.[6]

Изменения во внешней среде  характеризуются скоростью этих преобразований. Они затрагивают  и законодательную базу хозяйственной  деятельности, и рынки ресурсов, и состояние конкурентной среды.

Для внешней среды современных  организаций характерно ускорение  темпа изменений под воздействием науки, усиление интернационализации  хозяйственной деятельности. Хозяйство  становится сферой технологического применения достижений науки.[6]

Неравномерность изменений  во внешней среде проявляется  в различных темпах изменений  этой среды в конкретных отраслях и в отдельных элементах внешней  среды. Например, у организаций, действующих  в наукоемких отраслях (производство компьютерных систем, биотехнология, разработка телекоммуникаций и т. д.) внешняя  среда изменяется быстрее, чем в  мебельной промышленности; например, быстрее изменяется законодательная  база, структура государственных  органов, регулирующих деятельность организации.[2]

Динамизм внешней среды  приводит к возрастанию ее влияния  на деятельность организаций, особенно имеющих международный характер (осуществляющих операции на внешних  рынках, включающих зарубежные филиалы  и т.д.). Усиливается неравномерность  изменений отдельных внутренних переменных организации под воздействием внешней среды.

Третья характеристика внешней  среды - ее неопределенность.

Для учета сложности и  динамичности внешней среды при  разработке управленческих решений  необходима информация. Однако достоверность  такой информации на момент принятия решения всегда ограничена. Ограничены и возможности организации в  получении и уточнении информации для конкретной ситуации. Под воздействием усложнения внешней среды, ее динамизма, потребность в информации возрастает, а возможность ее получения для  конкретной, быстро меняющейся ситуации сокращается. Это приводит к усилению неопределенности внешней среды.

2. Среда прямого воздействия

Основными факторами среды прямого воздействия  являются поставщики ресурсов; потребители  продукции и услуг; конкуренты; государственные  органы и нормативные акты, непосредственно  воздействующие на деятельность организации.[11]

Анализ  среды прямого воздействия включает рассмотрение отдельных факторов и  их взаимодействия.

Поставщики  – все виды ресурсов организация получает через поставщиков; выполнение ими своих обязательств оказывает прямое воздействие на ритмичность торгово-технологического процесса, объём товарооборота, прибыль, улучшение позиций в конкурентной борьбе. Поставщики: материальных, финансовых и трудовых ресурсов, технологий, техники. 

Поставщики обеспечивают удовлетворение потребности организации в различных ресурсах. Основные виды ресурсов: материальные, трудовые, финансовые, информационные.[5]

Обеспечение материальными ресурсами включает поставки сырья и полуфабрикатов, комплектующих деталей и узлов, оборудования, энергии в соответствии с объемами и структурой потребностей в установленные сроки при  выполнении других условий.

Обеспечение финансовыми ресурсами включает обоснование объема и структуры  необходимых ресурсов, взаимоотношений  с инвесторами, финансовыми и  коммерческими структурами, бюджетом, частными лицами.

Для современной  организации возрастает значение обеспечения  менеджмента качественной информацией. Это может быть информация о рынках сбыта, планах конкурентов, приоритетах  государственной политики, новых  разработках продукции и т.д.[7]

Особое  место занимает обеспечение организации  трудовыми ресурсами, соответствующими ей по количеству, структуре, уровню общей  и профессиональной подготовки, возрасту. Наиболее значимым здесь является привлечение  высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления, а также  обучение способных руководителей, в том числе внутри организации.[5]

Потребители (клиенты) – организация существует для удовлетворения их потребностей. В условиях рынка вкусы и запросы стремительно меняются. Фирма должна знать своих потребителей, анализировать причины изменений (в доходах, семейном положении, численности и так далее).

Потребители приобретают произведенные товары или услуги. В зависимости от объема спроса различают мелких и крупных потребителей. Учет запросов последних необходимое условие успешной деятельности организации. В зависимости от отношения к потребителям можно говорить о различных стратегиях организации: продавать уже производимую продукцию; производить продукцию, в которой нуждается потребитель; формировать своего потребителя, убеждая его в необходимости приобретения продукции, которая будет производиться.[9]

Государственные и муниципальные органы также непосредственно воздействуют на организацию, а следовательно, относятся к среде прямого воздействия. Это налоговая и санитарная инспекции, органы статистического учета и т.д.[6]

В результате взаимодействия организации с поставщиками и потребителями формируется система хозяйственных связей - одна из важнейших характеристик среды прямого воздействия.[12]

Другая  характеристика - это состояние рыночной среды. Здесь прежде всего определяется характер среды - монополия (чистая, естественная), олигополия или монополистическая конкуренция.  

Конкурент - предприятие, лицо, соперничающее в достижении идентичных целей, в стремлении обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке.

Конкуренты могут вести борьбу за различные объекты. Традиционно - за рынки сбыта продукции. В настоящее время это также борьба с производителями заменяемой продукции, за деньги потребителей. Объектами конкуренции могут быть и ресурсы: трудовые, материальные и финансовые, научно-технические разработки  и  т.д.[4]

Стоит ли помогать конкуренту? Приведем достаточно известный пример. Во время кризисного состояния  корпорации "Крайслер" помощь ей пришла со стороны более мощного  конкурента "Дженерал моторз". Что было причиной? “Крайслер” располагает развитой дилерской сетью, в первую очередь в США. И в случае краха  фирмы  эта сеть могла бы быть приобретена динамично развивающимися зарубежными конкурентами "Дженерал моторз."

Государственное воздействие осуществляется через законодательство и  деятельность государственных органов. Законодательно регулируются трудовые отношения между работниками и работодателями, налоговые, таможенные отношения, охрана труда, условия производства определенных видов продукции, защита прав потребителей, экологическая нагрузка на окружающую среду и т.д..[6].

Государственные органы по характеру выполняемых  ими функций могут быть условно  разделены на контролирующие  и  регулирующие.  При этом используются различные способы и  методы  воздействия на организации - выдача лицензий, установление ставок налогов и квот, регулирование уровня цен и тарифов, определение мест строительства  и т.д.

3. Среда косвенного воздействия

Факторы среды косвенного воздействия имеют  более сложную структуру, многоплановый  характер. Они в меньшей мере, чем факторы среды прямого  воздействия, испытывают влияние организации. Информация о среде косвенного воздействия  часто неполная. В условиях усиления воздействия этой среды на конкурентоспособность  организации здесь приходится полагаться на субъективные оценки, а не на аналитические  данные.[4] 

Технологии как фактор среды косвенного воздействия характеризуют общий уровень производительных сил. Это наиболее динамичный фактор данной среды. Уровень и темп изменения технологий в различных отраслях существенно отличаются. Однако наиболее наукоемкие отрасли и производства - компьютерные технологии, системы телекоммуникаций, производство синтетических материалов - оказывают значительное и все возрастающее воздействие на другие организации, эффективность их деятельности. На смену трудоемкой и фондоемкой стадиям развития производства пришли наукоемкие технологии, позволяющие экономить традиционные ресурсы.[12]

Темпы инфляции, безработицы, ставки налогов и банковских кредитов, формы и масштабы государственной поддержки бизнеса и т.д. непосредственно воздействуют на взаимосвязи организации с поставщиками и потребителями, на поведение конкурентов. Например, установление налоговых льгот способствует притоку капитала, а следовательно, облегчает удовлетворение потребности в финансовых ресурсах. Прогноз повышения уровня инфляции побуждает увеличивать материальные запасы, получение кредитов. Возрастание спроса на материальные и финансовые ресурсы также затрудняет их приобретение.

Рис.1 Основные факторы среды  косвенного воздействия.

Состояние экономики как фактор среды косвенного воздействия включает ряд характеристик.[10]

Во-первых, это самые общие характеристики экономической системы - численность  населения, наличие и использование  ресурсов, тип государственного устройства, денежная система, валютное положение, отраслевая структура экономики, параметры  внутреннего рынка, объем, структура  и география экспорта и импорта  и т.д.

Во-вторых, это анализ общих условий развития предпринимательства: характеристика экономической стабильности, наличие  рыночной и технической инфраструктуры, законодательная база, инвестиционный климат, условия формирования новых  рыночных субъектов, формы и масштабы государственного регулирования экономики.

В-третьих, это конкретное состояние, стадия развития экономики, включая оценку экономической  конъюнктуры, уровня и темпов инфляции, фазы экономического цикла.[13]

Социокультурные факторы проявляются в социальных ценностях и установках, приоритетах, национальных традициях, влияющих на деятельность организации. В каждой стране существуют представления об этичных методах ведения бизнеса, необходимых стандартах качества обслуживания, допустимых уровнях воздействия на окружающую среду. Типичными примерами таких факторов, которые должны быть учтены организацией, являются существующая в Японии традиция пожизненного найма, движение “зеленых” и спрос на изделия из натурального меха; представления о том, что женщины не склонны рисковать, и их выдвижение на должности высших руководителей.[4]

Некоторые социальные установки изменяются с  возрастом. Сравнительно молодые работники  стремятся к независимости в  работе, охотно принимают на себя ответственность. В более старшем возрасте на первый план выходит стремление сохранить  свой статус, желание социальной защищенности и т. д.. Это влияние факторов внешней  среды должно учитываться в системах мотивации.[6]

Политические  факторы определяют общую политическую ситуацию в стране, уровень ее стабильности, предсказуемости. Высокий уровень  политического риска приводит к  замедлению научно-технического обновления производства, устареванию структуры, снижению конкурентоспособности национальных предприятий в конкурентной борьбе.[11]

Однако  и в сравнительно стабильной ситуации происходят столкновения различных  хозяйственных субъектов и представляющих их интересы политических сил и лоббистских  групп. В переходной экономике России это столкновение трех комплексов - военно-промышленного, топливно-энергетического  и аграрного. В настоящее время  борьба идет в сфере приватизации бывшей государственной собственности, а также за распределение бюджетных  средств. Ясно, что решение этих проблем, с одной стороны, определяется политическими  факторами, а с другой - влияет на них.

Политика  местных властей оказывает существенное влияние на занятость в регионе  и размещение предприятий, их воздействие  на окружающую среду, добычу и использование  природных ресурсов, создание производственно-технической  и социальной инфраструктуры.[11]

Например, число площадок под застройку  всегда ограничено. В настоящее время  местные власти в большей мере заинтересованы в выделении их для  строительства производственных объектов, а не жилья. Причина этого - и в  том, что работники уплачивают подоходный налог по месту работы.

Факторы среды косвенного воздействия существенно  отличаются в различных странах. Это необходимо учитывать организациям, участвующим в международном  бизнесе.[7]

Ясно, что  мера влияния факторов среды косвенного воздействия на осуществление организацией различных видов международного бизнеса будет существенно отличаться. Наиболее существенным это влияние  будет при создании совместных предприятий, меньшим - при осуществлении капиталовложений, особенно - портфельных, еще меньшим - при выдаче лицензий.[7]

Различным будет и влияние конкретных факторов среды косвенного воздействия. Общей  предпосылкой эффективного международного бизнеса является политическая ситуация в стране, где организация осуществляет свои операции. Существенное влияние  на международный бизнес оказывают  состояние экономики, развитие технологий. В ряде случаев, например, при экспорте определенных потребительских товаров, решающую роль могут сыграть социокультурные  факторы. При размещении новых производств  необходимо добиваться поддержки местных  властей.

4. Влияние внешней среды.

Целостность организации  и ее открытость как системы обуславливают  четкое разделение внутренней и внешней  среды, зависимость организации  от внешних факторов.[1]

Поскольку организация создается  людьми, то все ее элементы и связи  в той или иной мере имеют переменный характер. К переменным внутренней среды организации относятся  структуры (производства, управления), цели и задачи управления, технологии, люди.[1]

Важнейшая часть внутренней и внешней среды  организации  – инфраструктура, то есть комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих  основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести  коммуникации и организационную  культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.

Коммуникации как связующие  звенья в информационных процессах  управления являются необходимым условием самого управления. Коммуникации —  это и пути сообщения (воздушный, водный), и формы передачи сообщений (устные, письменные), и каналы связи (телефон, радио и др.). Но главное  в коммуникационном процессе - не просто обмен информацией между двумя  и более людьми, а обмен смыслом, содержанием информации. По образному  выражению известного специалиста  по управлению Р. Фалмера, хорошая коммуникация, как и чистый воздух, обычно воспринимается как нечто само собой разумеющееся до тех пор, пока ее отсутствие не начинает портить нам жизнь. Качество коммуникационных процессов и в целом производственных и управленческих процессов во многом зависит от организационной культуры организации. [1]                             

Организационная культура представляет собой систему  норм и ценностей, которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей  отдельного человека находится в  сложной зависимости от ею индивидуальности и личности (характер, взгляды, способности, образование и др.) и от установок  и ценностей в организации, зависящих  также от многих факторов, включая  руководителей организации.[5] Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.[2]

Рис. 1. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности.

Важный элемент культуры — это ценности, т. е. общие убеждения  по поводу того, что хорошо, что плохо  или что безразлично в жизни. Ценности приобретаются при воспитании, образовании, социальных контактах  и т. п.

Организационная культура помогает решить задачи:

• координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;

• мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;

• профилирования, позволяющего обрести характерное отличие от других предприятий;

• привлечения кадров путем пропагандирования в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своего предприятия.[1]

Любая организация обладает сильными и слабыми сторонами, в  том числе и в организационной  культуре. Слабости необходимо преодолевать, используя имеющиеся сильные  стороны.[13]

В любом случае нужны коллективные мероприятия культурной направленности, в ходе которых с определенной осторожностью выясняется соответствие основных рычагов принятия решений  собственной культуре, осуществляется их взаимная притирка и критически решается вопрос о стратегической адекватности внутрифирменной культуры.[10]

Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних  факторов, а именно поставщики (трудовых ресурсов, материалов, капитала), конкуренты, законы и государственные органы, международные события, НТП,  и  др.

2. ИССЛЕДОВАНИЕ ВЛИЯНИЯ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ НА ОРГАНИЗАЦИОННОН ПОВЕДЕНИЕ
1. Характеристика ООО «Альфа»

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа", именуемое в дальнейшем "Общество", создано в соответствии с Федеральным законом РФ  "Об обществах с ограниченной ответственностью", Протоколом внеочередного общего собрания ООО «Альфа-плюс» от 25 марта 2012 года, Гражданским кодексом РФ и настоящим Уставом.

     Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании настоящего Устава и действующего законодательства Российской Федерации. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью "Альфа", сокращенное фирменное наименование Общества на русском языке: ООО "Альфа". Общество является коммерческой организацией. Основной целью деятельности общества является извлечение прибыли. Основными видами деятельности общества является деятельность комиссионеров, агентов, поверенных, и других посредников оптовой торговли, осуществляющих сделки и действия от имени других лиц или фирм, или от своего имени других лиц, за счёт других лиц. Внешнеэкономическая деятельность. Обработка и перевозка грузов и иные виды деятельности не запрещенные законодательством РФ.

Основные функции ООО «Альфа»:

1. оказывать услуги в соответствии со спросом и имеющимися производственными возможностями;