Внешняя среда организации как открытая система

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

	ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................	3
1.	СУЩНОСТЬ И СОСТОЯНИЕ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ......................................................................................	5
2.	ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ.....................................................................................................	10
3.	МЕТОДЫ АНАЛИЗА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ......................................................................................	15
	ЗАКЛЮЧЕНИЕ.......................................................................................	22
	СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ..............................	25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Для этого руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде, так и о внешней.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что современная внешняя среда организаций имеет высокую степень сложности и неопределенность. Любая организация должна уметь приспосабливаться к постоянным изменениям во внешней среде и эффективно на них реагировать, но сделать это не так уж и легко, как кажется на первый взгляд. То, как организация будет функционировать в среде, зависит, в первую очередь, от руководства и всего персонала, так как люди – это важнейший ресурс в каждой организации. Но не стоит забывать о том, что сами организации способствуют изменениям во внешней среде, например, выпуская новые виды товаров и услуг, используя новые технологии и т.д.

Целью курсовой работы является изучение внешней среды организации как открытой системы.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:                                             1.Определить сущность и состояние внешней среды организации.

2.Дать характеристику основных элементов внешней среды.

3.Определить методы анализа внешней среды.

Эта проблема решается до сих пор и будет решаться ещё долго, так как изменения во внешней среде происходят каждый день, а то и может чаще. Следовательно, организации должны успевать подстраиваться под них, иначе работа в них будет ухудшаться. А для того, чтобы научится быстро реагировать на изменения, нужно эту проблему постоянно анализировать и искать более правильные пути к их решению. Данная проблема решается эффективно в связи с тем, что в течении её решения между разными организациями существуют некая конкуренция. Поэтому каждый пытается внести каждый раз новый и более эффективный способ её решения.

В процессе написания курсовой работы для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования: экономико-математические и аналитические методы, методы статистической обработки информации и другие качественные и количественные методы.

Была использована литература таких авторов, как Богатая И., Лазарева А., Бугаев А., Гарькуша В. Н., Дорофеева Л. И., Зарубина Ж. Н., Карпов А. Л., Кокарев Д. В., Лебедев К. Н., Лисечко Н. А., Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Семиков В. Л., Ушаков В. Д., Федько В. П., Хангер Дж. Д., Уилен Т. Л. и Ярцева Н. А..

Структура работы состоит из введения, основной части, состоящая из трех глав, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СУЩНОСТЬ И СОСТОЯНИЕ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Любая организация функционирует в определённой окружающей её среде, с которой она находится в определённых связях и взаимодействиях. Эту среду называют внешней средой.

В связи с тем, что современные организации представляют собой открытые системы, они получают из внешней среды энергию, информацию, материальные и другие ресурсы для обеспечения своей деятельности. При этом каждая организация отдаёт во внешнюю среду продукты своей деятельности (товары, услуги и др.). Разрыв связей с внешней средой чаще всего означает для организации окончание её жизненного цикла (гибель).1

Поэтому организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией.

В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.2

Сегодня глобализация, насыщение рынков, ужесточение требований к качеству продуктов расширяют рамки внешней среды организации, а предсказуемость изменений внешнего окружения, наоборот уменьшают.

Прежде чем выделять отдельные элементы внешней среды как открытой системы, определять ее методы оценки, необходимо раскрыть ее сущностные признаки.

К характеристикам внешней среды относят:

1. Взаимосвязанность факторов внешней  среды – уровень силы, с которой  изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Например, в 70-е гг. снижение поставок нефти, прежде всего в силу политической структуры и целей других стран, оказало сильное воздействие на общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки повлек за собой общее повышение цен почти на все. Это же изменение стало катализатором серии правительственных акций, например, попыток регулирования температуры в общественных местах распределения топлива, установления нормативов на эффективность использования топлива, введения налогов на сверхприбыль нефтяных компаний, учреждения крупного федерального проекта по преодолению энергетической зависимости от других стран.

До того, как произошло резкое падение цен на бензин, среда прямого воздействия многих организаций также была под ударом, поскольку профсоюзы требовали компенсаций в связи со скачками цен на потребительскую продукцию. Некоторые фирмы, например, выпускавшие автомобили для загородных путешествий и крупные модели, а также занимавшиеся автомобильным туризмом, пострадали из-за оттока потребителей. Но в некоторых случаях эффект оказался положительным. Пошли в гору дела у ряда фирм, производящих теплоизоляционные материалы, разрабатывающих синтетические топлива и выпускающих электромобили и устройства, работающие от солнечной энергии. В то же время в этих секторах возросла конкуренция, поскольку многие фирмы решили добиваться своей доли в развивающихся отраслях производства.3

2. Сложность внешней среды –  число факторов, на которые организация  обязана реагировать, а также  уровень вариативности каждого  фактора.

Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии.

3. Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения  в окружении организации. Эта  характеристика, как и все остальные, будет специфической для каждой  организации (отрасли). Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

4. Неопределенность внешней среды  – является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу, конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации недостаточно и есть определенные сомнения в ее точности, внешняя среда становится менее определенной и принимать верные управленческие решения становится труднее.4

Обобщая вышеперечисленные признаки, с учетом взглядов на рассматриваемую проблему, можно дать следующее определение внешней среде как экономической категории: внешняя среда представляет собой динамично изменяющуюся совокупность факторов и условий искусственного или объективно-независимого происхождения, которые организация не способна контролировать, но которые напрямую или косвенно оказывают на нее положительное либо отрицательное воздействие.

Внешняя среда, с одной стороны, создает саму возможность существования данного бизнеса или фирмы, с другой стороны, она противостоит фирме, периодически создавая условия, направленные на ее разрушение. Фирма или ее отдельный бизнес сохраняют свою устойчивость, пока их собственная организация достаточна для сопротивления воздействию экзогенных условий.5

Для того чтобы уменьшить зависимость организации от неопределённости, необходимо научиться снижать её уровень. Этого можно достичь следующими способами: улучшением взаимодействия и повышением уровня информированности о состоянии внешней среды; выбором новой стратегии; изменением организационной структуры и др.

Для улучшения взаимодействия и повышения уровня информированности целесообразно сделать организацию более открытой и активно взаимодействующей с внешней средой. Организация может узнавать о внешней среде, о конкурентах, о деловом окружении. Вместе с тем организация получает больше возможностей для того, чтобы передавать деловую информацию во внешнюю среду.

Внешнее окружение способно повышать или понижать эффективность практически любого бизнеса, как бы он ни был привлекателен с позиций роста, рентабельности, уровня стабильности внешней среды и оптимизации хозяйственного портфеля. Анализ внешнего окружения имеет особое значение для принятия управленческих решений по выбору объектов инновационной деятельности. Результаты такого анализа должны показать, во-первых, силу и направление воздействия каждого элемента внешней среды на конечные результаты данного предприятия, действующего в конкретной сфере деятельности и, во-вторых, вид целесообразной стратегии для данного объекта инновационной.6

Таким образом, внешняя среда управления в целом характеризуется многокомпонентностью, ростом сложности, подвижности, неопределенности, нарастающей взаимосвязанностью основных элементов, так что изменение хотя бы одного из них влечет изменение многих других элементов. 

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

 

Внешняя среда организации – это совокупность факторов, субъектов и условий, находящихся за пределами организации и способных влиять на ее поведение.

Элементы внешней среды подразделяются на две группы: факторы прямого и косвенного воздействия на организацию (представлены на рис. 1 , ниже).

Среда прямого воздействия (деловая среда, микроокружение) включает такие элементы, которые непосредственно влияют на хозяйственный процесс и испытывают на себе такое же влияние функционирования организации. Эта среда специфична для каждой отдельной организации и, как правило, контролируется ею. 

Среда косвенного воздействия (макроокружение) включает элементы, которые влияют на процессы, протекающие в организации не прямо, а косвенно, опосредованно. Эта среда в основном не имеет специфического характера по отношению к отдельно взятой организации и, как правило, находится вне ее контроля.

Внешняя среда прямого воздействия включает следующие основные элементы: потребители, поставщики, конкуренты, рынок труда, внешние собственники, органы государственного регулирования и контроля, стратегические альянсы предприятия с другими фирмами.

Макросреду предприятия формируют экономические, политико-правовые, социально-культурные, технологические, международные условия и природно- климатические.7

 

Рис. 1. Сферы внешней среды организации8

Внешняя среда организации разделена на сферы

 

Общее внешнее окружение, которое не связано с конкретной организацией и оказывает на неё косвенное действие

Непосредственное деловое окружение, которое оказывает прямое воздействие на организацию

Состояние общества, экономика, политика, НТП, социально-культурная среда и т.д.

Потребители продукции и услуг, поставщики, деловые партнёры, конкуренты

 

Экономические условия среды отражают общую экономическую ситуацию в стране или регионе, в котором работает предприятие. Она помогает понять, как формируются и распределяются ресурсы. Для этого в первую очередь анализируется величина ВВП (ВНП), темп его роста/падения, уровень безработицы, темп инфляции, процентные ставки, производительность труда, нормы налогообложения, платежный баланс, валютный курс, величина заработной платы и др. Изменение этих макроэкономических показателей влияет на уровень жизни населения, платежеспособность потребителей, колебания спроса; определяет инвестиционную политику, уровень цен, прибыльность и т.п. Важными факторами экономической среды являются денежно-кредитная и бюджетно-налоговая политика государства.

Социокультурные факторы представляют социальные процессы и тенденции, происходящие в обществе. К ним относятся: существующие традиции, ценности, привычки, этические нормы, стиль жизни, отношение людей к работе, вкусы и психология потребителей. Сюда входят социальная структура общества, его демографические характеристики, такие, как уровень рождаемости, средняя продолжительность жизни, средний возраст населения, уровень образования, квалификации и т.д.

Политико-правовая среда включает характеристику политической системы, государственное регулирование бизнеса и основные отношения между бизнесом и правительством.

Любая фирма имеет определенный правовой статус, и именно это определяет, как она может осуществлять свою хозяйственную деятельность и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к законам страны, ему приходится их придерживаться или пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении деятельности. Государство в рыночной экономике оказывает на фирму как косвенное влияние – прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое – через законодательные акты и деятельность местных органов власти.9

Технологические факторы включают научные и технологические нововведения, которые позволяют предприятию модернизировать старую и создавать новую продукцию, совершенствовать и разрабатывать технологические процессы. Организации должны быстро реагировать на новые разработки в их отрасли и сами предлагать нововведения. Только так можно поддерживать высокую конкурентоспособность. НТП несет в себе как огромные возможности для фирм, так и не менее огромные угрозы.10

Природно-климатические факторы включают рельеф местности, площадь территории, среднегодовую температуру, наличие месторождений минерального сырья и других полезных ископаемых, состояние экологии. На деятельность фирмы в той или иной степени будут оказывать влияние изменение климата, ограниченность природных ресурсов, усиление солнечной активности, загрязнение окружающей среды. Например, уменьшение запасов природных ресурсов вызывает необходимость разработки и применения ресурсосберегающих технологий, заменителей традиционных сырья и материалов, отдельных видов энергии, вторичного их использования. Ухудшение экологической обстановки требует строительства очистных сооружений, утилизации отходов, снятия с производства отдельных видов продукции. Все это требует от предприятий дополнительных усилий и средств.

Внешняя среда прямого воздействия (деловая среда) организации формируется в процессе ее деятельности и меняется со временем. Среда меняется, если меняется продукт, рынки, стратегия и т.д. Главным фактором деловой среды являются потребители. Это все непосредственные покупатели и клиенты: торговые фирмы, официальные дистрибьюторы, магазины, фирмы-производители, торговые агенты, индивидуальные покупатели и клиенты. Влияние потребителей может выражаться в различных формах: в установлении определенного уровня цен, наличии особых требований к качеству, дизайну, техническим характеристикам продукции, формам оплаты и т.д.

Конкретный состав потребителей товаров и услуг организации зависит от области ее деятельности, специфических особенностей продукции и услуг, масштабов производства, рынков сбыта, цен на товары и услуги и от других факторов. К потребителям товаров и услуг относятся: физические лица и юридические лица.11

Многие фирмы ориентируют свои маркетинговые стратегии на крупные группы потребителей, от которых они зависят в наибольшей мере. Анализ потребительского поведения позволяет снизить его негативное влияние и использовать возможности, которые в конечном итоге будут способствовать поддержанию экономической устойчивости.

Второй фактор деловой среды – поставщики материальных и природных ресурсов могут воздействовать на организацию, создавая ресурсную зависимость. Эта зависимость дает власть поставщикам и позволяет им оказывать влияние на себестоимость, качество продукции, сроки ее изготовления и в целом на эффективность деятельности организации.

Поставщики обеспечивают поступление необходимых для функционирования фирмы видов ресурсов, основные из которых – сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, кадры. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков. Многие фирмы осознают, что тесное сотрудничество с поставщиками приносит реальную экономию и повышение эффективности производства. Возможность успешного функционирования фирмы часто зависит от возможности привлечения дополнительных финансовых ресурсов. Поэтому для любой фирмы очень важно, насколько инвестиционно привлекательно она выглядит. В связи с этим в России все больше крупных предприятий – лидеров отрасли, которые переходят на западные стандарты отчетности и внедряют корпоративную культуру.12

Третий фактор – конкуренты – это фирмы, реализующие продукцию на одних и тех же рынках или оказывающие услуги, удовлетворяющие одни и те же потребности. Они конкурируют между собой за ресурсы. И самым главным из них является рубль покупателя. 13

Изучение конкурентов, с которыми фирме приходится бороться за ресурсы, полученные из внешней среды, занимает важное место в поддержании экономической устойчивости. Данное изучение направлено на то, чтобы выявить слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы.

Выделение отдельных элементов внешней среды организации и уровня их воздействия на деятельность предприятий обуславливает повышенный интерес к исследованию внешнего окружения.

Вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, что организации должны взаимодействовать с внешней средой для того, чтобы получать ресурсы и находить потребителей для своей услуги. Зависимость от внешней среды, которая постоянно меняется и находится вне влияния организации, характеризуется эффективностью развития предприятия. Разнообразие состояний внешней среды и нарастание скорости их смены вызывается многими причинами и проявляется по-разному, поэтому необходимо оперативно выявлять существенные факторы внешней среды и предлагать подходящие способы реагирования на внешние воздействия. Такой анализ внешней среды можно дополнить выявлением факторов, способствующих развитию предприятия и максимально использовать их влияние для повышения эффективности деятельности организации.

 

3.МЕТОДЫ АНАЛИЗА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Основная цель анализа внешней среды – это определение и оценка критически важных факторов внешней среды, которые могут оказать влияние на способность коммерческой организации в достижении стратегических целей.14

Процедура анализа внешней среды предполагает использование следующих методов:

1. SWOT-анализ;
2. TOWS-анализ;
3. GAP-анализ;
4. метод составления профиля среды.

Анализ SWOT – анализ сильных и слабых сторон, возможностей и опасностей организации. Он дает возможность построить комбинацию из актуальной информации и субъективных ожиданий менеджеров-планировщиков.

Представленная ниже матрица SWOT отражает основные принципы анализа (таблица 1). Информация, расположенная в левом верхнем и правом нижнем квадрантах, представляет наибольший интерес. В левом верхнем квадрате находятся факторы, которые должны в перспективе определять дальнейшее успешное развитие предприятия. Факторы, попавшие в правый нижний квадрант таблицы, также должны стать объектом пристального внимания менеджеров. Они свидетельствуют о вероятных источниках проблем и сложностей в процессе реализации стратегического плана.

Таблица 1

Матрица SWOT-анализа

 

Критерии	Возможности	Опасности
Сильные стороны	Позволят ли данные сильные стороны получить прибыль благодаря использованию данной возможности?	Позволят ли данные сильные стороны избежать этой опасности?
Слабые стороны	Препятствуют ли данные слабые стороны использованию этой возможности?	Препятствуют ли данные слабые стороны избеганию этой опасности?

SWОТ-анализ – это действенный инструмент оценки стратегического состояния организации на основе понимания ее внутренних сильных и слабых сторон и внешней среды, которая представляется в виде возможностей и угроз. Он включает в себя внешний анализ, основным предназначение которого является определение и понимание возможностей и угроз, которые могут возникнуть для коммерческой организации в настоящем и будущем, а также определение стратегических альтернатив.15

Таким образом, анализ SWOT не только  позволяет выявить отличительные особенности организации, конкретные способности и ресурсы, которыми она обладает, но и отыскать возможности, которые в настоящее время из-за недостатка каких-то ресурсов не могут быть реализованы и потому организация не может получить конкурентные преимущества.

Однако данный метод имеет множество недостатков:

1) перечень элементов, требующихся  для анализа, может быть очень  длинным;

2) в нем не применяются весовые  коэффициенты, отражающие приоритеты;

3) в нем используются формулировки  со слишком широким толкованием;

4) один и тот же фактор может  относиться к двум категориям;

5) этот анализ никак логически  не связан с реализацией стратегии.16

В 1982 году профессор Хайнц Вайхрих (Heinz Weihrich) предложил новый вид SWOT-модели. Свою SWOT-модель он назвал TOWS-матрицей и рассматривал ее как концептуальную основу систематического анализа, который облегчает сопоставление внешних угроз и возможностей с внутренними слабостями и силами организации. Чтобы заполнить матрицу TOWS для конкретной организации необходимо выполнить следующие шаги.

1. Постановка цели исследования.

2. Выделение объектов исследования.

3. Заполнение таблицы внешних  факторов (EFAS).

4. Заполнение таблицы внутренних  факторов (IFAS).

5. Заполнение матрицы результатов  анализа стратегических факторов (Strategik Factors Analysis Summary, SFAS), в которой объединены все стратегические факторы, влияющие на деятельность организации. В их состав включаются внешние факторы из таблицы EFAS и внутренние – из таблицы IFAS.

В этих таблицах могут перечисляться около двадцати внешних и внутренних факторов. Полученное таким образом число факторов оказывается слишком большим, чтобы специалисты могли ими в полной мере воспользоваться при формулировании стратегии. При применении матрицы SFAS лицо, принимающее стратегические решения, должно свести все возможности, угрозы, сильные и слабые стороны к десяти или даже меньшему количеству стратегических факторов, учитывая при этом весовые коэффициенты отдельных факторов, приведенных в таблицах EFAS и IFAS. Другими словами в матрице SFAS должны остаться лишь факторы из таблиц EFAS и IFAS с наибольшими весовыми коэффициентами.17

6. Заполнение матрицы TOWS и разработка  несколько возможных стратегий  для организации с учетом конкретных комбинаций четырех наборов стратегических факторов:

– стратегии SO вырабатывается на основе анализа способов, которые могли бы быть выбраны, чтобы использовать свои сильные стороны и реализовать имеющиеся возможности;

– стратегии ST делают ставку на сильные стороны организации, чтобы при этом избежать угроз;

– стратегии WO пытаются воспользоваться возможностями и при этом ликвидировать слабые места;