Внутренние и внешние коммуникации таможенных органов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………...3

Глава 1. Общие положения о коммуникациях………………………….5

1.1 Понятие коммуникации: виды, принципы, задачи………………....5

1.2 Коммуникативный процесс  и препятствия в коммуникациях……..8

1.3 Таможенные коммуникации………………………………………...11

Глава 2. Практика построения коммуникаций  в таможенных

органах……………………………………………………………………14

2.1 Характеристика деятельности  ФТС………………………………..14

2.2 Состояние внутренних и внешних таможенных коммуникаций…16

Глава 3. Направления развития внутренних и внешних коммуникаций   

в Российской Федерации………………………………………………..23

3.1 Перспективы развития внутренних и внешних таможенных

коммуникаций……………………………………………………………23

3.2  Повышение эффективности  внутренних коммуникаций на

примере таможни………………………………………………………...26

Заключение………………………………………………………………32

Список используемой литературы……………………………………...33

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Под коммуникациями принято понимать общение, когда информация передается от человека к человеку; взаимодействие людей в процессе их деятельности. В расширенном смысле коммуникация понимается как средство связи объектов материального и духовного мира, общение — обмен информацией между людьми, передача и обмен информацией в социуме, участие в процессах массовой информации.

Данная курсовая работа посвящена внутренним и внешним коммуникациям. Тому, в чем человек принимает участие ежедневно, но лишь единицы делают это достаточно согласовано. Практически невозможно переоценить значимость коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, что бы облегчить предприятию достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если у людей не будет возможности обмениваться информацией, тогда они не смогут работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации является сложный процессом, состоящим из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли ясными другому лицу. Каждый шаг является пунктом, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть потерян.

Цель данной курсовой работы - ознакомиться со всеми сложностями коммуникаций. Уделяя особое внимание коммуникации таможенных органов, динамике их развития, а также тому, что необходимо предпринять для более результативного взаимодействия как на уровне структурных подразделений Федеральной таможенной службы (ФТС).

Для достижения поставленной цели предполагается решение следующих задач:

- осмысление и понятие процесса коммуникации

-рассмотрение системы внутренних и внешних таможенных коммуникаций в их современном состоянии и перспектив их развития

-выработка предложений  по совершенствованию внутренних  коммуникаций.

Актуальность данной работы заключается в том, что на современном этапе развития таможенных органов, необходима срочная разработка и внедрение новейших коммуникационных моделей, от этого в дальнейшем, во многом, будет зависеть вся эффективность деятельности таможенных органов, их репутация в глазах участников ВЭД и обычных людей, которая на нынешний день, судя по последним опросам общественного мнения, является, к сожалению, ничтожно малой.

Объектом настоящего исследования является ФТС РФ.

Предметом являются внешние и внутренние коммуникации ФТС РФ.

Методы исследование: метод сравнений и аналогий; метод экспертных оценок; статистический метод; метод обобщения и др.

Практическая значимость состоит в ориентированности на совершенствование управления коммуникациями в ФТС РФ.

Структура курсовой работы - состоит из трех глав, введения, заключения и списка литературы. Первая глава посвящена общим положениям о коммуникациях, вторая – практике построения коммуникации в таможенных органах и третья глава- направлениям развития коммуникаций в РФ.

 

 

 

ГЛАВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О КОММУНИКАЦИЯХ

1. Понятие коммуникации: виды, принципы, задачи

На данный момент в нашем мире существует множество определений понятия коммуникаций. Исследователи(Н.Блинов и С.Съедин) определили, что понятие коммуникации имеет четыре значения:

1) Это - путь сообщения (воздушные  или водные коммуникации)

2) Это - форма связи (радио)

3) Это - процесс сообщения  информации с помощью технических  средств - средств массовой информации (печати, радио, телевидения и т.д.)

4) Это - акт общения, связь  между двумя и более индивидами, сообщение информации одним лицом  другому.

Ими было установлено , что к проблемам управления ближе всего четвертое значение термина ,так как управленческое воздействие содержит в себе информационный характер. Исходя из этого исследователи определили коммуникацию как "передачу информации от одного лица, ее домысливание другим лицом с тем, чтобы информацию можно было осуществить".

Также существуют основные задачи, которые каждая из них решает:

-внутренняя внешняя таможенная коммуникация;

-объединение отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последние в единую и целостную систему общества;

-внутренняя дифференциация общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций и институтов;

-отъединение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их и взаимодействия, что может привести к более глубокому пониманию ими своей специфики и к более действенному выполнению функций, которые им присущи;

-создание предпосылок и основных компонентов для подготовки, принятия, и осуществления управленческого решения.

Руководитель того или иного предприятия обычно работает с информацией - сведениями, которые отражают состояние внутренней и внешней среды организации. Информация удовлетворяет потребности субъекта управления в знаниях обо всех факторах, элементах и переменных, которые необходимы ему для осуществления управления. По данным американских ученых можно сделать вывод ,что руководитель 50-90% своего времени затрачивает на обмен информацией( на коммуникацию), осуществляя свои роли: источника и приемника информации - в межличностных отношениях, передатчика какой-либо информации - в информационном обмене, переработчика информации - в процессе принятия решений и реализации функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля. Посредством коммуникации связываются субъекты и объекты управления, подразделения организации между собой, организация и все элементы ее внешней среды. Информационные потоки объединяют все процессы внутри организации и ее контакты с внешним миром, также они объединяют функции управления и в целом являются сущностью управления. Без информации не может быть управления. В связи с этим коммуникация- это связующий процесс.

Понятие "коммуникация" выходит за рамки простого общения людей и передачи информации от человека к человеку. Хоть понятия информация и коммуникации тесно связаны между собой, они не равнозначны друг другу. Информация –это отражение в сознании человека окружающего мира, которая закреплена каким - либо способом и поэтому она располагает свойством воспроизводимости. А коммуникации - это связи, на основе которых лежат интересы и ценности человека.

Увеличение эффективности коммуникаций необходимо. Увеличение возможно осуществить в результате применения нескольких принципов коммуникации:

1. ясности. Сообщение обладает ясностью в том случае, если оно выражено ясным языком и представлено таким образом, что может быть понято получателем;
2. целостности. Цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;

3) стратегического использования неформальной организации (наиболее эффективной коммуникация возможно в случае, если руководители используют неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации.)

По признакам места осуществления коммуникации подразделяются на внутренние и внешние. Внутри каждой организации виды коммуникаций бывают межличностные и организационные. Вербальное общение сопровождается невербальными формами (тональность голоса, мимика т.п.). В организации могут встречаться также неформальные коммуникации (общение людей с друзьями, знакомыми, когда они рассказывают о своих делах, комментируют различные издания СМИ). В результате введения внутренних компьютерных сетей и электронной почты внутренние коммуникации испытывают значительные изменения.

1.2 Коммуникативный  процесс и препятствия в коммуникациях

            Коммуникативный процесс.

            Под коммуникативным процессом представляется  необходимая предпосылку становления, формирования и функционирования всех соц.систем. Коммуникативный процесс обеспечивает связь между людьми и общностями, делает допустимой связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта между людьми, его обогащение, разделение труда и обмен продуктами, организацию коллективной деятельности, трансляцию культуры.

Коммуникационный процесс представляется сложным и многофакторным. Коммуникационный процесс возможно представить в виде следующей схемы (рис.1):

Рис.1 Структура коммуникационного процесса.

Основными элементами коммуникативного процесса являются:

1) Субъект коммуникативного  процесса - отправитель и получатель  информации (коммуникатор и реципиент);

2) Средства коммуникации - код, который применяется для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики), а также каналы, по которым может передаваться сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, компьютер);

3) Предмет коммуникации (какое - то явление, событие) и отображающее его сообщение (какая-либо статья, телесюжет);

4) Эффекты коммуникации, которые  выраженны в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

Основной целью коммуникативного процесса является обеспечение обмена с осмыслением информации, установление двусторонних или многосторонних информационных связей.

 

Преграды в коммуникациях.

Исследования, которые проводились в США, указывают на то, что 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей полагают, что несовершенные коммуникации являются главной помехой на пути достижения эффективности их организации. При планировании, принятии решений, мотивации, организации деятельности и контроле необходимо обладать постоянным обменом качественной информацией, то есть эффективные коммуникации. Но достигнуть этого довольно непросто. Обмен информацией  - это одна из самых трудных задач как для рыночных, так и для государственных структур. Неэффективность коммуникации является одной из главных сфер возникновения проблем.

Рис.2 Процесс передачи информации с препятствиями в виде шума.

 

Преградами на пути передачи информации могут стать разнообразные факторы, например: преграды определенные восприятием, , невербальные преграды, плохая обратная связь, неумение слушать. Всех их можно коротко охарактеризовать как - шум. (Рис.2)

Преграды, которые определенны восприятием, появляются по причине конфликта, происходящего между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут истолковывать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от их накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, увлечений, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций состоит в существовании препятствий, которые  обусловлены социальными установками людей. Плохая обратная связь – один из видов преград на пути к полноценным коммуникациям, так как она дает возможность установить, в самом деле, ли ваше сообщение, принятое получателем истолковано в том значении, который вы изначально ему придали. Неумение слушать- как бы это необычно не звучало, но это является одной из важнейших и самых распространенных в наше время препятствий в коммуникациях. Большинство управляющих полагают, что самое важное это лишь вести себя спокойно и предоставить возможность другому человеку говорить. Но ошибка состоит в том, что руководитель слушает только информацию, не стараясь при этом анализировать чувственного состояния говорящего.

1.3 Таможенные  коммуникации

Всемирная таможенная организация (ВТО) в 1995 г. разработала для стран-членов обусловленные рекомендации по управлению коммуникациями в таможенном деле. ВТО предложила принципы управления коммуникациями, которые могут применяться в системе коммуникативного управления таможенной службой России при условии ее адаптации к переменам и ситуации в стране.

Для выполнения задач, которые стоят перед таможенной администрацией любой страны, необходимо установление и поддержание соответствующего баланса между обеспечением законного перемещения груза и поездок граждан при нужном уровне осведомленности общества о законах и нормативных актах, в рамках которых действует таможенное ведомство, а так же осуществлением эффективного контроля за исполнением данных законо. Кроме того, своими действиями таможенная администрация должна вселять уверенность участникам ВЭД и обществу, что их взгляды и соображения приняты во внимание и будут учтены при расстановке приоритетов в политике ведомства и воплощении в жизнь намеченных программ.

Эффективно налаженные коммуникации приносят взаимную выгоду таможенному ведомству, бизнес-сообществу и обществу. Главная цель хорошо отлаженных коммуникативных связей - достижение полной информированности общества о деятельности таможенного ведомства и применяемой им законодательной базе, что бесспорно, существенно влияет на создание и поддержание положительного имиджа и высокой деловой репутации всей таможенной службы. Поэтому, одним из приоритетов таможенной администрации должна стать разработка эффективной программы коммуникаций. Она должна содержать в себе следующие компоненты:

1) партнерские взаимоотношения  между руководством таможенного  ведомства и профессиональными  коммуникаторами (сотрудниками службы  по связям с общественностью);

2) адекватные цели обеспечения выполнения программы персоналом и ресурсами;

3) расположение рабочих  мест коммуникаторов в близости  от ведомственных источников  информации в среде, где они  будут иметь возможность вовремя получать, обмениваться и использовать информацию при планировании и консультировании.

Грамотно разработанная коммуникативная стратегия:

-содействует увеличению эффективности управления непосредственно институтом таможни;

- оказывает огромную помощь сотрудникам таможни в работе;

-обеспечивает поддержку деловому сообществу;

-позволяет своевременно, качественно и полноценно информировать участников ВЭД об их правах, обязанностях и нововведениях.

Близкое сотрудничество со СМИ- это одно из основных и перспективных направлений развития коммуникативной стратегии таможенного ведомства любой страны. Хорошо налаженные отношения со средствами массовой информации должны стать одним из главных звеньев в информационно-коммуникативной стратегии государственного института таможни. СМИ быстро и эффективно докладывают информацию до широких слоев населения и до целевой аудитории, что делает их ценным инструментом для служб по связям с общественностью, призванных выстраивать взаимоотношения ведомства с внешними коммуникаторами. "Связи со СМИ" предполагают установление и поддержание эффективных коммуникаций с представителями различных печатных и электронных средств массовой информации. Явным является тот факт, что принципы, на которых организованы отношения между институтом таможни и СМИ зависят от общей информационной и коммуникативной политики, которая проводится государством.

Вывод по главе I:

По признакам места осуществления коммуникации подразделяются на внутренние и внешние. Посредством коммуникации связываются субъекты и объекты управления, подразделения организации между собой, организация и все элементы ее внешней среды.

Эффективно налаженные коммуникации приносят взаимную выгоду ведомству. Грамотно разработанная коммуникативная стратегия содействует увеличению эффективности управления непосредственно институтом таможни, оказывает помощь сотрудникам таможни в их работе, обеспечивает помощь деловому сообществу, позволяет вовремя, качественно и полноценно информировать участников ВЭД об их правах и обязанностях, нововведениях и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II. ПРАКТИКА ПОСТРОЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ

2.1 Характеристика  деятельности ФТС

Федеральная таможенная служба (ФТС)- это уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации функции по выработке государственной политики и нормативному правовому регулированию, контролю и надзору в области таможенного дела, а также функции агента валютного контроля и особые функции по борьбе с контрабандой, иными злодеяниями и административными правонарушениями.

Руководство деятельностью Федеральной таможенной службы исполняет Правительство РФ.

ФТС исполняет свою деятельность непосредственно и через таможенные органы и представительства Службы за рубежом во взаимодействии с другифи федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, Центральным банком Российской Федерации, общественными объединениями и другими предприятиями. Международная деятельность ФТС России реализуется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, международными договорами Российской Федерации в области таможенного дела, настоящим Положением, а также в соответствии с установками и поручениями руководителя ФТС России. Общее руководство международной деятельностью исполняет руководитель ФТС России. Заместитель руководителя ФТС России, курирующий в соответствии с распределением обязанностей между руководителем ФТС России и его заместителями вопросы таможенного сотрудничества, осуществляет руководство, организацию и координацию работы по реализации полномочий ФТС России в части сотрудничества с таможенными органами иностранных государств и международными организациями - Приказ ФТС РФ 513 от 29.04.08.

Структурные подразделения центрального аппарата ФТС России, РТУ, таможни, которые непосредственно подчиненны ФТС России, учреждения, которые находятся в ведении ФТС России, а также представительства таможенной службы Российской Федерации за рубежом являются субъектами международной деятельности ФТС России. Международная деятельность ФТС России строится на основе комплексного планирования с учетом международных обязательств Российской Федерации в сфере таможенного сотрудничества, текущих и перспективных задач, которые определяются х руководителем ФТС России, детального плана мероприятий по реализации Концепции развития таможенных органов Российской Федерации, годового плана работы ФТС России, Программы международных связей ФТС России. Финансирование расходов на содержание Федеральной таможенной службы осуществляется за счет средств, которые предусмотрены в федеральном бюджете, а также средств иных источников, которые установлены законодательством Российской Федерации. Федеральная таможенная служба –это юридическое лицо, которое имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации , иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, которые открываются в соответствии с законодательством Российской Федерации. Федеральная таможенная служба имеет геральдический знак - эмблему, флаг и вымпел, который  утверждается в установленном порядке. Место нахождения ФТС - город Москва. Под организационной структурой управления чаще всего понимают упорядоченную совокупность элементов иерархической системы управления и их взаимоотношений друг с другом, которые обеспечивают формирование этих элементов как единого целого. При анализе организационных структур управления в них обычно выделяются следующие элементы: звенья управления, уровни управления и взаимоотношения

Звеньям управления в системе таможенных органов: ФТС России, управления и самостоятельные отделы ФТС России, РТУ, отделы РТУ, таможни, отделы таможен, таможенные посты и отдельные специалисты, выполняющие соответствующие профессиональные или управленческие функции. Они находятся на соответствующих уровнях иерархии управления.

Уровень управления- это совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления организацией.

Структура управления в единой системе таможенных органов состоит из четырех уровней: ФТС России, РТУ, таможни, таможенные посты.(Рис.3)

Рис.3 Организационная структура ФТС РФ.

 

2.2 Состояние внутренних  и внешних таможенных коммуникаций

Что же можно понимать под внутренними и внешними коммуникациями?

К внутренним коммуникациям относится вся циркуляция информации в пределах организации: (Рис.4)

Рис.4 Общий вид внутренних коммуникаций ФТС РФ.

 

Главными целями эффективной внутренней коммуникации являются:

 

1) предоставление персоналу  всей информации, которая необходима для эффективного выполнения повседневной работы;

2) увеличение мотивации у персонала на основании чувства сопричастности и профессиональной гордости;

3) полная осведомленность  персонала о таможенной политике, о целях и приоритетах ведомства;

4) воспитание у персонала  ведомства отзывчивости и внимания  к проблемам, с которыми сталкиваются  как бизнес-сообщество, так и широкая  общественность;

 

5) предоставление персоналу  возможности широкого обсуждения  проблем службы и обмена идеями  внутри трудового коллектива  для совершенствования таможенного труда.

Внешняя коммуникация –это потоком информации, который исходит из таможенного ведомства и направлен на снабжение широкой общественности, бизнес-сообщества нужными им сведениями о таможенной политике и действующем таможенном законодательстве (Рис.5):

 

Рис.5 Схема внешних коммуникаций таможенных органов.

 

Также внешние коммуникации –это вся информация которая поступает в ведомство, о взаимодействии таможни с внешними коммуникаторами - участниками ВЭД и общества.

 

Главными направлениями эффективной внешней коммуникации являются:

1) предоставление обществу  своевременной, полезной и точной  информации;

2) мониторинг степени  осведомленности бизнес-сообщества и общественности о своих правах и обязанностях в правовом поле таможенного законодательства;

3) проведение различных образовательных программ для ознакомления общества с ролью института таможни в жизни государства;

4) обеспечение руководства  таможенной службы своевременной  информацией о потребностях и проблемах, с которыми встречается общество при трансграничных коммуникациях.

 

Анализ проблем и современного состояния таможенных коммуникаций.

В настоящее время перед институтом таможни России стоят три основные задачи. Первая задача заключается в том, что таможенные органы обязаны осуществлять таможенные и акцизные сборы, составляющие в настоящее время существенную часть бюджетных средств государства(более 40%), обеспечивать контроль исполнения многих правительственных решений в области внешнеэкономических связей. Вторая задача состоит в том, что таможенное ведомство обязано играть ведущую роль в защите общества от потоков, которые запрещены к ввозу в страну и подпадают под ограничения товаров. Третья задача- таможня обязана оказывать помощь торговле. Но тем не менее для того чтобы широкая общественность и бизнес-сообщество могли правильно оценить и осознать весь объем работы, который проводится таможенным ведомством, нужны грамотно спланированные и точно реализованные коммуникационные программы, которые рассчитаны на внешних и на внутренних коммуникаторов. Но в наше время, когда стремительно изменяются экономические, политические и социальные факторы, при разработке коммуникативных стратегий, очень сложно эффективно решать задачи без информации об общественном мнении.

Для того чтобы учитывать общественное мнение в разработке коммуникационных программ, несколько лет назад на базе нескольких таможен ФТС РФ провел опрос. В опросе приняли участие участники ВЭД, представители общественности, и сотрудники таможенных органов. Данный опрос проводился с целью выявления мнений об организации работы таможенных органов в РФ. После проведения опроса было обнаруженно множество проблем во внешних и во внутренних коммуникациях таможенных органов.

Анализ результатов опроса представителей бизнес-сообщества.

В рамках данного опроса мнения об организации работы таможенных органов опрашивались участники ВЭД. Давая ответы на вопросы, которые были заданы и рядовым гражданам, представители бизнес-сообщества показали более лучшую осведомленность о деятельности таможенных органов. Практически на все вопросы они ответили правильно, что не удивительно, так как они в силу своей деятельности чаще общаются с представителями таможен и следят за информацией в таможенной сфере, в отличие от обычных граждан. Тем не менее мнения об оценке репутации таможенных органов у участников ВЭД . Итак, 15,8% представителей бизнес-сообщества не считают таможню организацией с добропорядочной репутацией, 30,5% считают, что репутация таможни находится на критически низком уровне, 52,1% оценили репутацию таможни как "в целом положительную", 2,1% участников ВЭД считают что репутация таможни довольно высока. Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что основная часть участников ВЭД относится к таможне не как к партнеру, а с предостережением и недоверием. По результатам опроса можно сделать вывод, что в глазах общественности и бизнес-сообщества, российская таможня является одним из наиболее коррумпированных ведомств государства. Для решения этой проблемы необходим  комплексный подход. Необходимо разработать коммуникативную стратегию с тщательно спланированной системой информационного воздействия на общество, которая изменит сложившиеся стереотипы восприятия таможенных органов.

Анализ результатов опроса сотрудников таможенных органов.

Также был проведен опрос для сотрудников таможенных органов с целью выявления проблем коммуникаций таможенных органов. Сотрудникам таможенных органов был задан ряд вопросов, в которых говорилось о современной репутации таможни, какова важность фактора репутации организации в обществе и т.д. При ответе на вопрос о важности репутации организации как потенциального места работы, мнения таможенников разделилось. 52 процента опрошенных, оценили этот фактор как очень существенный, 35% опрошенных таможенников оценили как важный. На вопрос « Какой имеет статус таможенные ведомства играют в России», мнение таможенников разных возрастных категорий разделилось. Более 35% молодых сотрудников таможни высказали свое мнение о том, что таможенная служба в настоящее время испытывает основательные проблемы, это связано с тем, что российское общество отказывает ей в доверии и уважении. Мнение представителей среднего возраста (30-40 лет) отличается. Они считают, что репутация хотя и низкая, но в целом положительная. Таможенники старше 40 лет согласились с молодыми сотрудниками и с представителями среднего возраста. Исходя из этого опроса можно сделать вывод, что около 40% таможенников полагают ,что репутация данного ведомства в обществе чрезвычайно проблема. Мнения таможенников сильно сходятся с мнениями простых граждан и это вполне разумно, так как таможня в установленной мере-это закрытый государственный институт, но также она является неотъемлемой частью нашего социума, а сами таможенники, являясь частью общества, разделяют его мнение, в том числе и о своей службе. Это доказывает высокую социальную зрелость таможенников, их не безразличие к выполняемой работе.