Содержание 

    Введение

    Составление служебных документов — трудный  и сложный процесс, который занимает много времени служащих. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда.        В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык. ¹    Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем. Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии. Принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления.     В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки и т.д.       Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе.         Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.           Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова. Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:            1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со 
временного литературного языка, прежде всего тех из них, 
которые помогают выразить мысль более четко и полно.     В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

    2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно 
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов 
   (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"',
5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

    Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов.² Например, "в целом", "в связи", "в соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

    Краткость изложения достигается путем  замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

    Стандартизированные обороты требуют минимального умственного  напряжения и ускоряют процесс составления  документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.³

    В наши дни одним из сильных средств  воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в адрес", "упреки в адрес"', "передовой форпост науки" и др.

    Необоснованно много встречается словесных  штампов ("надо отмстить", "особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться на вопросе", "учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный инвентарь", "выдана данная справка" и т.д).

    К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: "начать борьбу за...", "увязать вопрос", "заострить  внимание", "нацелить внимание", "поставить во главу угла", "в  центре внимания", "мы имеем на сегодняшний день", "трудно переоценить значение" и т.п.

    Стандартно  звучат слова-спутники, критика —  обязательно резкая, поддержка —  всегда горячая и т.п. 

Глава 1. Оформление документов

1.1 Правила  изложения материала и логического построения текста документа Текст — основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.  В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые — нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй — излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента.

    В редких случаях текст документа  содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, — распорядительную без преамбулы, в письмах и  заявлениях — просьбу без мотивировки.

    Однако  в большинстве случаев текст  документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

    Во  введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.

    В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

    Выводы  не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

    Заключение  — главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

    По  характеру содержания заключения неодинаковы  Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям

    В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается.

    Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут  приняты меры к предотвращению порчи  водопровода.

    Прямое  активное заключение употребляется  в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное — в договорах, инструкциях, положениях и т.д. По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

    В зависимости от содержания документа  в тексте применяется прямой или  обратный порядок расположения логических элементов.⁴ В первом случае за введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним — доказательство. Введения в таких документах нет.

    В обратном порядке излагают несложные  документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что  в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

    Деление текста на логические элементы является, конечно, условным приемом, который помогает, однако, выработать план документа и последовательно изложить содержание. Отнюдь нет надобности искусственно вводить в текстовую часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.

    Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т.п.), стандартом допускается  делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).⁵

    Разделы и подразделы текста должны иметь  заголовки, кратко выражающие суть их содержания.

    Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более доходчивым и выразительным.

    В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение материала в хронологической  последовательности, нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет. А вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

    При работе над описательным текстом  следует стремиться к раскрытию  наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить  требованиям последовательности в  изложении материала.

    Характерной особенностью такого вида текста, как  рассуждение, является, как мы уже  отмечали, наличие доказательства —  одной из основных форм мышления.

    Доказательства  бывают двух видов: дедуктивные и  индуктивные. В первых мысль развивается  в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении. Именно индуктивный метод доказательства лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения производственного плана строительным управлением.

    По  способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

    В повествовании рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности. Этот тип изложения чаще всего применяется в таких документах, как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т.п.

    В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику.

    Весьма  распространенным способом изложения  является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис).

    Рассуждение основано на причинно-следственных связях между явлениями и фактами, но в текстах многих документов используются и другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-уступительных связей, сравнений и сопоставлений фактов, явлений, событий, предметов.

      Следует, однако, отметить, что в  чистом виде названные нами  типы изложения текстов встречаются  редко. Чаще всего они переплетаются  между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.

    Это отнюдь не значит, что составителю  документации не следует учитывать  особенность каждого из видов  изложения. Наоборот, необходимо творчески  их использовать в работе по документированию.

    Тексты  сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами  в соответствии с требованиями.⁶ Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких. 
 
 
 
 
 
 

1.2. Правила сокращений в текстах документов.

    К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными.⁷ Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе написания, нужно пользоваться словарем сокращений.

          Некоторые частные правила использования  сокращений и сложносокращенных  слов:

    1. Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом:

    а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

    б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей.

    2. Названия ученых степеней, званий  или профессий могут сокращаться  в тексте непосредственно перед  фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов. 

    3. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ).

    В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся  прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский  институт строительного и дорожного  машиностроения).

    С прописной буквы пишутся сложносокращенные  слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет.⁸

    Одними  прописными буквами пишутся все  аббревиатуры, читаемые no названиям  букв, например: МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса").

    Если  аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными  буквами вплотную, например: ТАССа, МИДом.

    От  буквенных аббревиатур следует  отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью  и сокращаются только на письме.

    Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных  обозначений метрических мер) пишутся  с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

    4. При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на Ь; так, слово карельский может быть сокращено: к., кар., карельск., а не в виде "ка.", "каре.", "карель.", но: о. Сахалин.

    5. При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.", "грамм."). Как исключение: отт. (по ГОСТ 7.12-93). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ."), русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.", или "искусст.").

    6. Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

    7. Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

    8. Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается.

    9. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

    Точка как знак сокращения ставится точка, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме.⁹ Напр.: г. — при чтении произносят год, а не гэ. Исключение — обозначения единиц физ. величин: они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417—81, пишутся без точки на конце.

    Не  ставится точка:

    1) в конце сокращения, если сокращенное  словосочетание при чтении вслух  произносится в сокращенной форме: это означает, что в тексте употреблена инициальная аббревиатура или сложносокращенное слово, в которых сокращение графически не обозначается; напр.: КПД, а не к.п.д., т. к. читается «капэдэ»; ЭДС, а не э.д.с. (читается «эдээс»), но: а.е. (читается «астрономическая единица»);

    2) в конце сокращения, если выброшена  срединная часть слова, замененная  дефисом, и сокращение заканчивается  на последней букве полного  слова; напр.: г-н, изд-во, ин-т, ин-тов; 

    3) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); напр.: п/п, н/Д;

    4) в середине удвоенного однобуквенного  графического сокращения (сокращение  пишется слитно, и точку ставят  только в конце); напр.: вв., гг., пп. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Написание чисел и оформление таблиц в документах.

    Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

    Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся  смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

    Порядковые  числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

    Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

    Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

    Денежные  суммы пишутся так: вначале сумма  указывается цифрами, а в скобках  — словами, например: в размере 25600 крб. (двадцать пять тысяч шестьсот крб.).

    Если  в тексте документа приводится ряд  числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

    Интервалы между числовым значением величин  записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.

    Цифровой  материал, помещенный в документе, рекомендуется  оформлять в виде таблиц.

    Таблица может иметь заголовок, который  размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают  на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

    Если  текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. ¹⁰Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2. При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

    Таблицу с большим количеством граф допускается  делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы. 
 
 
 
 
 
 
 

1.4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

    С прописной буквы пишутся все  слова в названиях высших органов  власти и управления.

    В названиях республиканских государственных  комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной  буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена.

    Названия  самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут  с прописной буквы.

    Названия  отделов, входящих в состав главных  управлений, пишут со строчной буквы.

    В официальных названиях организаций  с прописной буквы пишется первое слово.¹¹

    Названия  объединений, комбинатов, шахт, трестов  и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся  в кавычках и не склоняются.

    При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются¹².