Юридическая сила документа, формуляр документа и формуляр-образец документа

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ГОРОДА МОСКВЫ

КОЛЛЕДЖ АВТОМАТИЗАЦИИ И

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ № 20

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ

Руководитель УСП № 5

__________ Т.И. Стеняева

«___» __________ 20 14 г.

КУРСОВАЯ РАБОТА

По МДК: Документационное обеспечение управления.

Тема: «Юридическая сила документа, формуляр документа

и формуляр-образец документа»

Москва

2014 

Содержание

Введение

Информация- это сведения (сообщения и данные), независимо от формы их представления.1  В современном обществе существует большое количество информации, а также различных методов и средств ее обработки и хранения. Именно поэтому, на сегодняшний день любому человеку важно, не только обладать актуальной и достоверной информацией, но и иметь определенные носители информации. Основные особенности данных носителей, определяются характером заключенной в них информации. В своей каждодневной деятельности, любая организация занимается сбором, обработкой, накоплением, хранением, поиском и распространением информации. Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Документ-основной носитель информации в современном обществе, так как все чаще информация имеет фиксированный, документальный характер. Документы делятся на два вида: документы личного происхождения и официальные документы. Документы личного характера обычно создаются людьми вне сферы их служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Документы личного характера очень важны для любого человека так как они удостоверяют его личность, сообщают другим гражданам или организациям основные сведения о деятельности, социальном статусе, гражданстве и других признаках определенного лица.

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами и обязательно должны быть оформлены и удостоверены в установленном законом порядке. Документы имеют большое значение в управленческом процессе потому, что они отражают управленческую деятельность организации, на их основе принимаются управленческие решения. Важно отметить, то, что документы являются главным аргументом в спорных ситуациях, а также гарантом прав на недвижимость и собственность.

Объектом исследования автор считает деятельность людей, которая направлена на документирование информации.

Предмет исследования – это документ как носитель информации.

Все названные вопросы требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях «юридическая сила документа», «формуляр документа» и «формуляр-образец документа».

Автор данного исследования ставит перед собой следующие задачи: изучить основные понятия: «юридическая сила документа», «формуляр документа» и «формуляр-образец документа»; исследовать состав реквизитов, придающих документу юридическую силу; раскрыть основные требования современного законодательства к составлению документов.

В работе автор планирует использовать следующие источники:

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003

"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями).
3. Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 2013 г.
4. Румынина Л. А. «Документационное обеспечение управления».
5. Журнал «Делопроизводство».
6. Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)».

Теоретический анализ выбран автором работы в качестве метода исследования.

Структура курсовой работы включает в себя пять глав, в которых отражены основные понятия, раскрыта тема курсовой работы, представлен итог исследования.

В качестве приложения к работе представлены образцы формуляров документа, схемы расположения реквизитов документа.

Глава 1. Основные понятия

Для дальнейшей работы автору очень важно дать определение основных понятий, которые он намерен использовать в данном исследовании.

1. Понятие «документ»

На современном этапе развития гражданского общества любое государство отличается развитым аппаратом управления, поэтому существует необходимость документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Роль процесса документирования информации на современном этапе развития общества и государства весьма актуальна. Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам.2 Документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. 3 Итог процесса документирования — создание документа. Управленческая деятельность любой организации независимо от ее организационно правовой формы и направления деятельности обязательно должна регулироваться документами. От правильности составления документов и грамотной организации работы с ними зависит правильность и своевременность принятия управленческих решений. Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” – доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В различных источниках (нормативных правовых актах, стандартах, толковых словарях) можно найти более ста отличных друг от друга определений термина «документ». В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:

1) деловая бумага, подтверждающая  какой-либо факт или право на  что-либо (расходные документы, проездные  документы);

2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

3) письменное свидетельство  о чем-нибудь (пр.: древнерусские  грамоты являются историческими  документами, договор свидетельствует  о заключении соглашения в  сфере услуг или производства и т.д.).4

В словаре экономических терминов приводятся два следующих определения данного понятия: документ — информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.5

Автор данного исследования считает также очень важным рассмотреть трактовку понятия документ в современных нормативных правовых актах Российской Федерации. По мнению автора, в процессе документирования всеми учреждениями, предприятиями и организациями должны учитываться требования современного законодательства к работе с документами.  

Федеральный закон "Об Информации, информационных технологиях и о защите информации", говорит о документально зафиксированной информации следующее: "документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель".6

2. Понятие «управленческий документ»

Управленческий документ – это документ, которым руководствуются в своей деятельности все участники управленческих действий (органы управления, их структурные подразделения, общественные организации, должностные лица и граждане). 7

Значение документа как материального носителя, на котором закреплена информация и как подлинного доказательства чего-либо, очень велико для управленческого процесса. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, поскольку принятое решение записывается, закрепляется в документе. Документы отражают деятельность организации, являются основой для принятия управленческих решений, а также служат средством, позволяющим сообщить определенную информацию всем участникам управленческих действий. Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.8Любой официальный документ многофункционален, так как одновременно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные функции документа. К общим функциям документа относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая и функция исторического источника.

Важно отметить, что для документа очень важны соответствие действующему законодательству и правильное оформление.

Документ обладает юридической значимостью только тогда, когда он создается организацией, которая имеет на это право, когда он правильно оформлен и соответствует нормам действующего законодательства. Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу.

Для придания юридической силы документам необходимы единые правила оформления документов. 

3. Понятие «юридическая сила документа»

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.9

4. Понятия «реквизит» и «формуляр» документа

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Реквизит – это обязательный элемент оформления официальных документов10. Реквизиты позволяют идентифицировать информацию документа и в ряде случаев носитель информации.11

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов выполняют информационные функции, то есть указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны быть оформлены с соблюдением норм и правил, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов12. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Формуляр-образец документа представляет собой модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.13 Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы. 

Вывод:

1. Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
2. В социальном плане любой официальный документ поли- функционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности.
3. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как ее наличие означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
4. Для удостоверения юридической силы в документах используется определенный набор реквизитов.
5. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

Глава 2. Юридическая сила официального письменного документа

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство.

Служебный документ, выступающий носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, доведения его до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Чтобы выпускаемый организацией документ приобрел официальность и бесспорность, а также обязательный характер для тех, кому он адресован, он должен быть наделен юридической силой. 14

Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 15

Из данного понятия следует, что любой официальный документ:

• должен соответствовать законодательству;

• должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;

• должен быть правильно оформлен.

 В настоящее время  бесспорность документа также  определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

По мнению автора, при составлении любого официального документа его составителю, очень важно правильно оформить все реквизиты составляемого документа, особенно те, на которых основывается юридическая сила данного документа.

2.1. Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

1. Наименование организации (должностного лица) – автора документа;

Гражданским кодексом РФ установлено, что каждое юридическое лицо, являющиеся коммерческой организацией, обязано иметь свое фирменное наименование, которое должно быть зарегистрировано.

2. Наименование вида документа;

Вид документа характеризует принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.16

3. Дата документа;

Это один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Также дата документа очень важна так как отражает время его возникновения. В случае обращения в суд одной из сторон, указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

4. Регистрационный номер;

Данный реквизит является дополнительной гарантией подлинности документа он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия или организации. 

5. Гриф утверждения документа;

Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.  Гриф утверждения – это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

6. Текст документа;

Составляется на государственном языке Российской Федерации или на языках субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также быть нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.

7. Подпись;

Данный реквизит является обязательным для любого документа. Важно также сказать, что должностное лицо, проставляя подпись в документе берет на себя ответственность за достоверность документа и за все возможные последствия исполнения (введения в действие) данного документа. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

8. Печать.

Печать является юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных финансовых документах. Печать свидетельствует о подлинности документа и о его принадлежности к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, которые влекут за собой какие-либо правовые последствия, например, создание или реорганизацию предприятия, а также материальные последствия, такие как: передача материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.  Важно отметить, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны: соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах своей компетенции; соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.  

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определённых видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (нет подписи или даты). Если же не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

2.2. Подлинный документ (Подлинник)

      По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.

Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.17 
Подлинный документ – это документ, сведения об авторе и создании которого содержатся в самом документе или выявленные другим путем подтверждают достоверность его происхождения.18 Подлинник документа обязательно должен содержать личные подписи должностных лиц, ответственных за заверение данного документа. 19

Подложный документ – это фальсифицированный, поддельный документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный с измененными реквизитами.20

2.3. Копия документа

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.21 

В делопроизводстве наряду с термином "копия" используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 7.0.8-2013определяет его следующим образом: «заверенная копия» - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу". Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Также в государственном стандарте Р 7.0.8-2013 существует такое понятие как дублетный документ, его определение таково: один из экземпляров копии документа.

2.4. Дубликат документа

Кроме понятий "подлинник", "копия", "заверенная копия" в делопроизводстве используется также понятие "дубликат документа". Дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.

Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц.

Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается "Дубликат", а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: "Взамен выдан дубликат серия __________".

В процессе деятельности любой организации нередко возникает необходимость в изготовлении и выдаче или предоставлении кому-либо копий документов, выписок из них или дубликатов.

После рассмотрения основных понятий данной главы, автором работы были сделаны следующие выводы:

1. Для удостоверения юридической силы документа, обязательно используются определённые реквизиты.
2. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. 
3. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Вывод: проанализировав основные понятия, такие как: «юридическая сила документа», «подлинный документ», «копия документа», автор работы сделал следующие выводы:

1. Официальный документ имеет юридическую силу, которая определяется не только содержанием данного документа, но и наличием необходимых реквизитов, которые должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.
2.   Документ является подлинным, если он составлен на допустимом носителе и в надлежащей форме, его содержание достоверно и отражает сведения о юридическом факте или ином обстоятельстве, послужившем поводом к его составлению, времени составления документа.
3. Копия документа имеет юридическую силу, только если она заверена в установленном законом порядке.

Глава 3.  Формуляр документа

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа.22Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и других) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

1. Требования к формуляру документа

Формуляр регламентирован государственным стандартом Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. Приложение 1.

Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;