Защита персональных данных работников

Введение

В XXI веке у человечества появляется все больше новых объектов, нуждающихся в защите путем закрепления соответствующих норм в законе. Основной объект на сегодняшний день – это информация. В наше время общество всецело зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине данные сами по себе приобретают высокую ценность. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность.

В виду вышесказанного, законодательными актами как в России, так и зарубежных стран предусматривают немалое количество норм, направленных на регулирование создания, пользования, передачи и защиты информации во всех ее формах.

Особой ценностью обладает информация, несущая в себе данные о личной, индивидуальной или семейной жизни человека. Ст.2 Конституции Российской Федерации закрепляет основной принцип современного демократического общества: «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью». Соответственно и информация, непосредственно затрагивающая частные интересы человека должны уважаться и защищаться государством.

В повседневной жизни  человека сохранность информации о  его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда мы обязаны предоставить данные о себе в соответствии с законом третьему лицу, а конкретно – работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную  информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель. Он обязан оберегать сведения о работнике от посягательств третьих лиц и нести ответственность за распространение указанных данных.

Цель этой работы заключается  в исследовании трудовых отношений  в сфере защиты персональных данных работника. Рассматривается порядок  работы с конфиденциальными сведениями о работнике, способы их защиты, а также ответственность работодателя за невыполнение обязательств по обеспечению сохранности персональных данных.

1. Понятие персональных  данных

Бурное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий привело к формированию принципиально новых факторов, таящих угрозу для права граждан на невмешательство в частную жизнь:

1) возможность хранить  и обрабатывать информацию, используемую  для управления государством  и бизнесом, не в обезличенной, а в персонифицированной форме;

2) скрытный (в восприятии  человека) характер накопления, хранения, обработки и передачи информации в компьютерах;

3) появление особо  опасных информационных объектов  со сверхвысокой концентрацией персонифицированной информации (базы и банки данных, пространственно-распределенные информационные системы).

В странах, находящихся  на этапе компьютерного информационного  общества или в фазе перехода к  такому обществу, основным объектом посягательств на сферу частной жизни стала персонифицированная информация, обрабатываемая автоматизированными электронными средствами (компьютерными и телекоммуникационно-компьютерными информационными системами). Такую информацию стали называть "персональными данными". Термином "машинные данные" или просто "данные" в большинстве стран обозначают информацию, полученную в результате обработки на ЭВМ или подготовленную в специальной форме для такой обработки. Причины же специального выделения категории "персональные данные" из общего понятия "данные" связаны с тем, что такие данные являются потенциально уязвимыми атрибутами сферы частной жизни человека.

Довольно быстро было обнаружено, что персонифицированную информацию в компьютерах можно условно разделить на две категории:

(1) "нейтральные" персонифицированные  данные, к раскрытию и распространению которых субъект данных относится индифферентно;

(2) "чувствительные" персонифицированные  данные, циркуляцию которых субъект данных стремится ограничить. Именно эта категория получила название "персональные данные" и была квалифицирована как информация, несанкционированный доступ или ненадлежащее использование которой приводит к посягательствам на права частной жизни субъекта данных.

Таким образом, персональные данные определяются по критерию "чувствительности".

Так как понятие "чувствительность" персональной информации достаточно субъективно и зависит от восприятия субъекта данных, то на базе многих прецедентов в гражданском судопроизводстве стран общего права был выработан следующий принцип: публикация некоего факта частной жизни (персональных данных) признавалась посягательством на сферу частной жизни, если было доказано, "что публикация этого факта была высоко предосудительной с точки зрения любого благоразумного человека, наделенного обычной чувствительностью". Смысл этого судебного критерия в том, "что закон не предназначен для защиты сверхчувствительных людей, поскольку каждый человек должен до некого обоснованного предела открывать свою жизнь для пристального внимания общества".

С точки зрения критерия "чувствительности", определение оксфордского правоведа Раймонда Уэкса представляется многим исследователям каноническим: "Персональная информация" могла бы определяться как те факты, сообщения или мнения, которые связаны с данным индивидом и относительно которых можно было бы ожидать, что он считает их интимными или конфиденциальными и, следовательно, желает остановить или, по крайней мере, ограничить их циркуляцию".

В национальных законах о защите данных в определении понятия "персональные данные" не применяется критерии "чувствительность", но он используется при делении персональных данных на "обычные" и "чувствительные" (или "особо чувствительные") в других статьях этих же законов. Это связано с большим разнообразием персональных данных, используемых в компьютерных информационных системах, с одной стороны, и относительной субъективностью критерия "чувствительности", с другой. В самих же определениях понятия "персональные данные" используется, как правило, другой критерий - критерий "идентифицируемости субъекта данных" на основании этих данных.

Классический пример использования  этого критерия дает определение из Австрийского закона 1978 г. о защите данных:

"Данные - информация, хранимая на носителе данных  и имеющая отношение к некому идентифицированному или имеющему высокую вероятность идентификации субъекту данных (персональные данные)"2.

Датские законодательные  акты 1979 г. о регистрах публичных  органов власти и о частных регистрах определяют понятие "персональные данные" следующим образом:

"Для целей настоящего  законодательного акта термин "персональные  данные" должен пониматься как обозначение данных, которые могут быть отнесены к идентифицируемым индивидуумам, даже если такое отнесение предполагает знание персонального регистрационного номера или любых подобных специальных средств идентификации такого индивидуума"1.

Значительно более сложным и интересным является британское определение персональных данных. Законодательный акт 1984 г. о защите данных вводит в определение дополнительные категории - "мнение" и "намерение": "Ст. 1(3). Термин "персональные данные" означает данные, состоящие из информации, связанной с неким живым индивидом, который может быть идентифицирован на основании этой информации (или с помощью этой и иной информации, находящейся в распоряжении пользователя данных), включая любое выражение мнения о данном лице, но без какого-либо указания о намерениях пользователя данных в отношении этого лица".

Таким образом, любое  выражение мнения об индивиде (субъекте данных) включается в состав персональных данных, тогда как любое указание на намерения пользователя данных в отношении субъекта данных однозначно исключается из категории "персональные данные" (необходимо подчеркнуть, что намерения третьей стороны, поскольку они в явной и недвусмысленной форме не исключены законом, включаются в состав персональных данных).

Другой важной особенностью британского определения является оговорка: "...или с помощью этой и иной информации, находящейся в распоряжении пользователя данных". Поскольку Великобритания разрабатывала свой закон о защите персональных данных почти на десятилетие позже других стран-участниц Конвенции 108 Совета Европы, то легислатура Соединенного Королевства имела возможность учесть опыт применения аналогичных зарубежных законов. Приведенная выше оговорка призвана предупредить распространенную среди пользователей данных уловку: чтобы данные не подпадали под юрисдикцию законодательства о защите персональных данных, они хранят их в компьютере в псевдообезличенной форме - без упоминания идентифицирующих сведений о субъекте данных, но с привязкой к идентификационным кодам. Таблица же соответствия кодов и субъектов данных хранится (в ручной форме или на магнитных носителях) отдельно и при необходимости обеспечивает идентификацию субъектов данных этой якобы обезличенной компьютерной информации.

Исландский законодательный  акт 1989 г. о регистрации и обращении с персональными данными распространяет понятие "персональные данные" и на сведения о юридических лицах (т.е. признает так называемое "корпоративное право на невмешательство в частную сферу"): "...к персональным данным относятся данные, связанные с частными, финансовыми или иными делами индивидов, институтов, компаний или иных юридических лиц, которые эти лица обоснованно должны держать в секрете".

Определение из Французского закона 1978 г. об обработке данных, файлах данных и индивидуальных свободах подчеркивает, что правовое регулирование обработки персональных данных распространяется как на публичный, так и на частный сектора: "Ст. 4. ...персональные данные - это данные, которые позволяют в любой форме, прямо или косвенно, установить личность физического лица, в отношении которого эти данные собраны, независимо от того, физическими или юридическими лицами эти данные были обработаны".

Особо следует отметить тщательную проработку определений  персональных данных и смежных с ними понятий в Финском законодательном акте 1988 г. о файлах персональных данных:

"1. Термин "персональные  данные" означает любое описание  любого физического лица или  характеристик физического лица, или жизненных обстоятельств, которое может быть признано как описывающее определенное частное физическое лицо или его семью или тех. кто живет с ним в одном и том же жилище.

2. Термин "файл персональных  данных" означает любой набор  данных, содержащий персональные данные, обработанные при помощи компьютера, а также любой перечень, картотеку или иной набор данных, содержащий персональные данные и организованный соответствующим образом, благодаря которому данные о любом конкретном физическом лице могут быть найдены легко и без чрезмерных затрат.

Термин "файл редакционных данных" означает любой файл персональных данных, предназначенный только для редакторских операций любого члена редакции средств массовой информации и недоступный для посторонних.

Термин "персональные кредитные данные" означает персональные данные, предназначенные для использования в оценке финансового статуса физического лица, его способности соответствовать своим обязательствам или степени оказываемого ему кредитного доверия.

Термин "матрикула" означает любой файл персональных данных, предназначенный для публикации, в который физические лица входят в соединении со сведениями о конкретной профессии или образовании, членстве в некой профессиональной организации или ином обществе, со своим статусом или достижениями в области культуры, спорта, экономической жизни или иной гражданской деятельности или в соединении с другими сопоставимыми факторами".

Этот законодательный  акт, относящийся к так называемым "законам второго поколения", учитывает опыт применения предыдущих отечественных и зарубежных законов и содержит ряд принципиально новых моментов. Пункт 1 распространяет понятие "персональные данные" на сведения о семье субъекта данных и о тех, "кто живет с ним в одном и том же жилище". Пункт 2 выводит понятие "персональные данные" за пределы чисто компьютерной информации, распространяя его на данные в информационных системах иных технологий (ручных, механических и т.д.). Принципиальной новинкой является определение "отраслевых" персональных данных в пунктах 2а, 6 и 7а (для кредитной отрасли и для средств массовой информации). Особенно важным представляется появление в законе определений терминов "файл редакционных данных" и "матрикула", поскольку после внедрения компьютерных технологий в повседневную работу печатной и электронной прессы обработка персональных данных в средствах массовой информации стала объектом правового регулирования одновременно со стороны деликтных средств правовой защиты сферы частной жизни от посягательств в форме несанкционированных публикаций или публичной огласки, сформировавшихся в "докомпьютерную эпоху", и со стороны правовых институтов, регулирующих отношения в информационной сфере. Проработка в законе таких определений способствует тому, чтобы взаимоотношения деликтного и информационного права в этой точке соприкосновения сфер их правового регулирования были не конкурентными, а взаимно дополняющими.

Возвращаясь к критерию "чувствительность", отметим, что  он используется в зарубежном законодательстве для отнесения некоторых видов персональных данных к категориям данных, требующим при их обработке повышенных мер защиты или вообще запрещенным для обработки. При этом национальный закон о защите персональных данных либо содержит прямое указание на отнесение данных к определенной категории, либо наделяет представителей государственной власти (как правило, министра, курирующего национальный орган по защите данных, иногда премьер-министра) полномочиями принятия оперативных решений по данному вопросу.

2. Работа кадровой службы с персональными данными

В силу специфики своей  деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь "оседает" весь объем сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего, в этой службе.

Правила ведения конфиденциального  делопроизводства должны применяться в первую очередь в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том, какие документы включать в состав личных дел.

Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

Отделу кадров целесообразно  вести журнал учета, в который  будут заноситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Принципиальным требованием  правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно  сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса  условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того, персонал - один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь могут быть полезны индивидуальная беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение юридических последствий разглашения информации.

3. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.

Конфиденциальность, сохранность  и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

             1. документы, связанные с подбором персонала;

             2. документы, сопровождающие процесс оформления трудовых

правоотношений  гражданина (при решении вопросов о приеме на рабо ту,переводе, увольнении и т.п.);

             3. материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность;

4. трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения сторон;

5. подлинники и копии приказов по личному составу;

6. личные дела и трудовые книжки сотрудников;

7. дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

8. дела, содержащие материалы по повышению квалификации и

переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;

9. справочно-информационный банк данных по персоналу-учетно-

справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

10. подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных

материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

11. копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

При работе с персональными  данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

• личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации;
• разбиение (дробление) персональных данных между разными

 руководителями предприятия и работниками отдела кадров;

• наличия четкой разрешительной системы доступа руководства

предприятия и  работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;

• проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров.

Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о  закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях.

Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы  работник отдела кадров мог знакомиться  с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации.

В случае необходимости  перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

Следует соблюдать следующие особенности обработки и хранения документов:

1. Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе.
2. Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников.
3. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований  с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально».

Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

4. Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания

          для его изъятия и нового местонахождения. С документа, под      лежащего изъятию,снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров.

5. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми. Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников.
6. Личные дела могут выдаваться только на рабочие места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной

          карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены.

7. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается. Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел – карточками формы Т-2 (Приложение 1)) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального учета сотрудников).

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с этим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих  за пределы отдела кадров, может  ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов.

Целесообразно, чтобы  подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо

хранящейся там копии.

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

• журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, - табельщика),
• штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),
• дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика).

Руководитель подразделения  может иметь список сотрудников  с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.