Адаптация персонала: виды адаптации и управление адаптацией

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский государственный  университет»

(национальный исследовательский  университет)

Факультет «Экономика и управление»

Кафедра «Экономика, управление и инвестиции»

 

 

 

 

 

 

Реферат

по управлению персоналом

на тему: «Адаптация персонала: виды адаптации и управление адаптацией».

 

 

 

                                                                                        Выполнил, студент группы ЭиУ-

Проверил: Шакурова З.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

Челябинск 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

введение

Профессиональная ориентация и  адаптация являются важным элементом  системы подготовки кадров, а также  регулятором связи между системой образования и производством. Они призваны способствовать удовлетворению потребностей организаций в рабочей силе для повышения их прибыльности и конкурентоспособности. Неполное использование возможностей работника в трудовой деятельности не только наносит ущерб его собственному развитию, но и приносит потери организации. Несоответствие профессиональной подготовки содержанию трудовых функций, выполняемых работником, снижает его интерес к труду и работоспособность, что ведет к снижению производительности, ухудшению качества продукции, к росту числа профессиональных заболеваний и травм. Все эти доводы ведут к тому, что тема «адаптации» в современное время является актуальной. Ведь фирме нужно занять свою долю рынка, обойти при этом множество конкурентов, а как известно главный потенциал организации – персонал. И нужно делать все, чтоб сотрудники работали с полной отдачей, и в этом большую роль играет адаптация.

Другая важная задача адаптации - содействие быстрым структурным сдвигам  в занятости населения. В настоящее время экономика предоставляет работникам с разными способностями и интересами возможность найти место на рынке труда. В идеальном случае сокращение рабочих мест должно проводиться только тогда, когда будут созданы условия для переобучения высвобождаемых работников, когда начнут действовать программы по созданию новых рабочих мест в приоритетных для общества областях. Пока управленческие работники не воспримут адаптацию как метод регулирования предложения рабочей силы в организации, они будут испытывать экономические и психологические трудности.

Перед этой работой стоят следующие задачи:

1. Выбор аспектов адаптации для  новых сотрудников;

2. Описание анализа и совершенствование  управления адаптацией;

3. Разработка перечня и основного  содержания документов, выдаваемых  сотрудникам на период адаптации;

4. Описание программы деловой оценки для контроля успешности адаптации;

5. Разработка конкретного перечня  мероприятий, охватывающего выбранные  аспекты адаптации сотрудников;

Цель работы – разработка элементов  системы управления адаптацией сотрудников  предприятия.

1 Общие положения об адаптации

1.1 Сущность и цели адаптации

Адаптация — это процесс знакомства сотрудника с деятельностью организации  и изменение собственного поведения  в соответствии с требованиями среды.

 К главным целям адаптации,  по А.Я. Кибанову [1] можно отнести следующие:

1) уменьшение стартовых издержек. Пока новый работник плохо  знает свое рабочее место, он  работает менее эффективно и  требует дополнительных затрат;

2) снижение степени неопределенности  у новых работников;

3) сокращение текучести рабочей  силы. Если новички чувствуют себя ненужными на новом рабочем месте, то реакцией на это может стать их увольнение; персонал адаптация оценка

4) экономия времени руководителя  и сотрудников. Проводимая по  программе работа помогает экономить  время каждого из них; 

5) развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности своим трудом на рабочем месте.

На предприятиях необходима продуманная  процедура введения в должность  или программа адаптации персонала. Программа адаптации представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести сотруднику, ответственному за адаптацию. В различных учебных пособиях встречаются разные синонимы программ адаптации — их также называют программами ориентации или просто ориентацией. Большинство авторов разделяют программу на общую и специальную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации. Разные авторы включают в нее от 6 до 9 основных вопросов. Наиболее полно, общая программа адаптации представлена в учебнике Базарова и Еремина [2]. Согласно ему, в ходе проведения программы ориентации затрагиваются следующие вопросы:

1. Общее представление о компании:

- цели, приоритеты, проблемы;

- традиции, нормы, стандарты; 

- продукция и ее потребители; 

- разнообразие видов деятельности;

- организация, структура, связи  компании;

- информация о руководителях.

2. Политика организации:

- принципы кадровой политики;

- принципы подбора персонала; 

- направления профессиональной  подготовки и повышения квалификации;

- содействие работникам в случае  привлечения их к судебной  ответственности;

- правила пользования телефоном  внутри предприятия; 

- правила использования различных  режимов рабочего времени; 

- правила охраны коммерческой  тайны и технической документации.

3. Оплата труда:

- нормы и формы оплаты труда  и ранжирование работников;

- оплата выходных, сверхурочных.

4. Дополнительные льготы:

- страхование, учет стажа работы;

- пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по  болезням в семье, в случае  тяжелых утрат, пособия по материнству; 

- поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;

- возможности обучения на работе;

- наличие столовой, буфетов; 

- другие услуги организации  для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение  техники безопасности:

- места оказания первой медицинской  помощи;

- меры предосторожности;

- предупреждение о возможных  опасностях на производстве;

- правила противопожарной безопасности;

- правила поведения при несчастных  случаях и порядок оповещения  о них.

6. Работник и его отношения  с профсоюзом:

- сроки и условия найма;

- назначения, перемещения, продвижения; 

- испытательный срок;

- руководство работой; 

- информирование о неудачах  на работе и опозданиях на  работу;

- права и обязанности работника; 

- права непосредственного руководителя;

- организации рабочих;

- постановления профсоюзов и  политика компании;

- руководство и оценка исполнения  работы;

- дисциплина и взыскания, оформление  жалоб; 

7. Служба быта:

- организация питания; 

- наличие служебных входов;

- условия для парковки личных  автомобилей;

8. Экономические факторы:

- стоимость оборудования;

- ущерб от прогулов, опозданий,  несчастных случаев.

Специальная (специализированная) программа  адаптации охватывает вопросы, связанные  конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом и осуществляется как в виде специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим).

Процедуры адаптации персонала  призваны облегчить вхождение новых  сотрудников в деятельность организации. Практика показывает, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Кроме того, способы включения новых  сотрудников в жизнь организации  могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.

1.2 Виды адаптации

Суммировав высказывания различных  авторов и вычленив главное, можно осуществить классификацию адаптации по следующим критериям:

По отношениям субъект-объект:

• активная — когда индивид стремится воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее (в том числе и те нормы, ценности, формы взаимодействия и деятельности, которые он должен освоить);
• пассивная — когда он не стремится к такому воздействию и изменению.

По воздействию на работника:

• прогрессивная — благоприятно воздействующая на работника;
• регрессивная — пассивная адаптации к среде с отрицательным содержанием (например, с низкой трудовой дисциплиной).

По уровню:

• первичная — когда человек впервые включается в постоянную трудовую деятельность на конкретном предприятии;
• вторичная — при последующей смене работы.

Автор статьи «Методы адаптации  персонала» В.Волина выделяет также еще два вида адаптации:

• адаптация работника в новой должности;
• адаптация работника к понижению в должности; [3]

В этой же статье есть упоминание о  т.н. адаптации после увольнения. Приводится пример: в начале 80-х гг. в США отмечались волны увольнений и досрочного выхода на пенсию. Чтобы каким-то образом поддержать увольняемых, большинство крупных компаний — около 60% — не просто увольняли работников, а пытались помочь им найти новые рабочие места, организовывали программы переподготовки и повышения квалификации.

По  направлениям:

• производственная;
• непроизводственная.

Последний критерий классификации  является определяющим для более  широкой подклассификации. Наиболее наглядно ее можно представить в  виде схемы, приведенной у Кибанова [4].

Попытаемся раскрыть значения некоторых  из приведенных типов адаптации:

Профессиональная адаптация заключается  в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений для начала в стандартных ситуациях. Она начинается с того, что после выяснения опыта, знаний и характера новичка для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляют наставника.

Сложность профессиональной адаптации  зависит от широты и разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния профессиональной среды, индивидуально-психологических свойств личности [5].

Рисунок 1 – Виды адаптации по Кибанову

Психофизиологическая адаптация  — адаптация к трудовой деятельности на уровне организма работника как целого, результатом чего становятся меньшие изменения его функционального состояния (меньшее утомление, приспособление к высоким физическим нагрузкам и т.п ).

Психофизиологическая адаптация  особых сложностей не представляет, протекает достаточно быстро и в большой мере зависит от здоровья человека, его естественных реакций, характеристики самих этих условий. Тем не менее, большинство несчастных случаев происходит в первые дни работы именно из-за ее отсутствия [5,6].

Много внимания психофизиологической адаптации уделено в учебном пособии Веснина.

Социально-психологическая адаптация  человека к производственной деятельности — адаптация к ближайшему социальному  окружению в коллективе, к традициям  и неписаным нормам коллектива, к стилю работы руководителей, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе. Она означает включение работника в коллектив как равноправного, принимаемого всеми его членами.

Она может быть связана с немалыми трудностями, к которым относятся обманутые ожидания быстрого успеха, обусловленные недооценкой трудностей, важности живого человеческого общения, практического опыта и переоценкой значения теоретических знаний и инструкций.

Сущность остальных форм адаптации  понятна из названий.

2 управление адаптацией

2.1 Цели и задачи системы управления адаптацией

Управление процессом адаптации  — это «активное воздействие  на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных последствий  и т. п.». [6]

Адаптация работника на производстве, эффективное управление этим процессом требуют большой организационной работы. Поэтому на многих предприятиях страны создаются специализированные службы адаптации кадров. Однако организационно это делается по-разному: в зависимости от численности персонала предприятия, структуры управления предприятием, наличия и организации системы управления персоналом, нацеленности администрации предприятия на решение социальных задач в сфере управления производством и других моментов.

Службы адаптации работника могут выступать как самостоятельные структурные подразделения (отдел, лаборатория) или же входить в состав других функциональных подразделений (как бюро, группа и отдельные работники) — в отдел кадров, социологическую лабораторию, отдел труда и заработной платы и т.п. Иногда должность специалиста по адаптации вводится в штатное расписание цеховых управленческих структур. Важно, чтобы служба адаптации была составным звеном общей систем, управления кадрами на предприятии.

Цели системы управления адаптацией хорошо сформулированы у Кибанова и могут быть представлены в виде схемы (рис. 2).

 

Рисунок 2 – Цели системы управления адаптацией по Кибанову

Задачами подразделения или  специалиста по управлению адаптацией в области организации технологии процесса адаптации являются:

• организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;
• проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
• интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в должность;
• специальные курсы подготовки наставников;
• использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;
• выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;
• подготовка замены при ротации кадров; проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников [5].

2.2 Этапы адаптации

Условно процесс адаптации можно  разделить на четыре этапа:

Этап 1. Оценка уровня подготовленности, новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы  адаптации.

Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации  будет минимальным.

Этап 2. Ориентация. Ориентация - практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом. Распределение обязанностей по ориентации представлено в таблице 1 [7].

 

Таблица 1 – Распределение обязанностей по ориентации.

Функции и мероприятия по ориентации	Обязанности
	непосредственного руководителя	менеджера по персоналу
Составление программы ориентации	Выполняет	Ассистирует
Ознакомление новичков с фирмой и ее историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами	Выполняет	Выполняет
Объяснение задач и требований, предъявляемых к работе	Выполняет
Введение работника в рабочую  группу	Выполняет
Поощрение помощи новичкам со стороны  опытных работников	Выполняет

 

Этап 3. Действенная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и  значительной степени обусловливается  его включением в межличностные  отношения с коллегами.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Такой адаптационный период способен принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала [1].

Результаты адаптации молодого специалиста отражаются на показателях  работы всей организации в виде потерь рабочего времени, дополнительных издержек, связанных с переквалификацией и др.

Комплексный подход к организации  работы с молодыми специалистами, а  также планирование ее на перспективу  являются основой успешной их адаптации.

Для молодого специалиста в период адаптации большую опасность представляет некомпетентный первый руководитель, безразличный к его нуждам вместо помощи.

Процесс адаптации молодых специалистов состоит из этапов:

Первый этап. Служба управления персоналом информирует о коллективе в целом, о будущей работе. Более подробные сведения он получает от руководителя подразделения.

Второй этап. Расширяется круг знакомых, выбранных по общности интересов, с  которыми устанавливаются нормальные деловые взаимоотношения.

Третий этап. Молодой специалист быстро улавливает общее настроение, сам настроен благожелательно по отношению к коллективу.

Четвертый этап. Молодой специалист принимает участие в общественной жизни, нововведениях, предлагает новые  идеи.

Пятый этап. Все успехи и неудачи  коллектива воспринимает как личные. Часто выступает на собраниях коллектива, где отстаивает свою точку зрения. С его мнением начинают считаться.

Шестой этап. Демонстрирует хорошую  работу по специальности.

Процесс адаптации можно считать  завершенным.

Если адаптация проходит успешно, то достигается стабилизация коллектива.

2.3 Функции и направления деятельности подразделений по упралению адаптацией

Структурное закрепление функций  управления адаптацией может проходить  по следующим направлениям:

1. Выделение соответствующего подразделения  (бюро, отдела) в структуре системы управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала.

2. Распределение специалистов, занимающихся  управлением адаптацией, по производственным подразделениям предприятия при сокращении, координации их деятельности со стороны службы управления персоналом.

3. Развитие наставничества, которое  в последние годы на наших  предприятиях незаслуженно забыто [4].

Значительная часть обязанностей по профориентации персонала лежит на непосредственном руководителе. Это подчеркивается в ряде учебных пособий. Веснин в этом смысле является автором, широко раскрывающим его функции на всех этапах — от «введения в должность» до завершающих этапов адаптации.

По его мнению, при индивидуальном введении в должность (которое, опять же, предпочтительнее группового, так как более эффективно и требует меньших затрат), непосредственный руководитель «поздравляет нового сотрудника с началом работы, представляет его коллективу (рассказывает биографию, особо отмечая достоинства), знакомит с подразделением и обстановкой в нем, подробно излагает требования, в том числе и неписаные, сообщает о трудностях, которые могут встретиться, и наиболее распространенных ошибках в работе, о будущих коллегах, особенно тех, у кого трудный характер, и тех, на которых всегда можно положиться, просить совета…Руководитель осуществляет инструктаж, контроль за первыми шагами новичка, выявляет сильные и слабые стороны его подготовки, определяет реальную потребность в дополнительном обучении, оказывает всестороннюю помощь в адаптации» [5].

Непосредственно процесс адаптации  также значительно облегчается  участием в нем руководителя. В его обязанности входит проведение предварительной работы с будущими коллегами, с тем чтобы новичка хорошо встретили; назначение опекуна, проверка состояния материальных условий труда.

В течение первой недели руководителю желательно ежедневно видеться с  работником, узнавать об успехах и  помогать устранить проблемы. Это  позволит как можно раньше (идеально в течение месяца) полностью составить представление о его слабостях и достоинствах, взаимоотношениях в коллективе, исполнительности, внешнем виде.

Руководителю целесообразно завести  карточку контроля за адаптацией и  постоянно держать в поле зрения этот процесс. На первом этапе ему нужно помочь новому сотруднику выбрать наиболее подходящее рабочее место, на втором — оказать содействие в освоении тонкостей своей профессии, на третьем — смежных профессий, а также привлекать к делам коллектива.

Со всеми этими выводами сложно не согласиться, так как в современных российских условиях, когда большая часть организаций не может себе позволить не то что организовать отдельное подразделение, выполняющее исключительно функции адаптации персонала, а даже нормально функционирующий кадровый отдел, который бы состоял из квалифицированных сотрудников, в этих условиях на плечи непосредственных руководителей ложиться гораздо больше функций.

Сложно утверждать, является ли концентрация адаптационных функций в руках  руководителя положительным или отрицательным моментом. Делегируя ему эти функции, надо помнить, что сам руководитель тоже является объектом адаптации, и что ему, подчас, требуется некоторое время на приспособление к подчиненным.

Социально-психологической адаптации руководителей также уделено много внимания у Веснина. Он, в частности, пишет, что эта адаптация сложна «прежде всего из-за несоответствия уровня их и новых подчиненных. Если руководитель будет на голову выше коллектива, последний не сможет воспринимать его требований, и руководитель в сущности окажется в положении генерала без войска; в противном случае коллектив будет «стадом без пастуха». Процесс вхождения осложняется в том случае, если прежний начальник остается начальником более высокого уровня».

В учебнике же у Кибанова представлена, по сути, идеализированная схема распределения  функций по адаптации персонала  между подразделениями. Но ее необходимо изучать и пытаться к ней максимально  приблизиться.

Для достижения целей адаптации  в организациях целесообразно иметь в действующих подразделениях по управлению персоналом специалистов или самостоятельное подразделение по управлению профориентацией и адаптацией кадров. Штат такого подразделения должен состоять как минимум из двух человек: профконсультант (профессиональная ориентация) и менеджер по персоналу (отбор, подготовка и адаптация работников).

Функции этого подразделения должны быть ориентированы на работников, которым нужна помощь в профессиональной ориентации и переориентации, а также выпускников подшефных школ, которые стоят перед выбором своей дальнейшей профессии, и на новых работников, пришедших в организацию или поменявших место работы внутри ее.

Подразделение по управлению профориентацией  и адаптацией должно выполнять следующие  функции:

• изучение и прогнозирование конъюнктуры рынка труда, проведение мероприятий по адаптации к нему, осуществление соответствующей переструктуризации кадрового потенциала;
• наем и отбор персонала с использованием профессиограмм и описаний работ, тестирования и интервьюирования работников с целью их лучшей профориентации;
• расстановка кадров по подразделениям, участкам, рабочим местам, закреплением ротаций и внутрипроизводственными перемещениями кадров, формирование стабильного трудового коллектива;
• отбор лидеров из числа молодых работников, обладающих талантом организатора;
• организация взаимодействия с региональной системой управления профориентацией и адаптацией на взаимовыгодных условиях.

Библиографический список

[1] Кибанов А.Я. «Основы управления персоналом», 2008

[2] Базаров Т.Ю. Еремен Б.Л. «Управление персоналом», 2009

[3] В. Волина «Методы адаптации  персонала»

[4] А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, Кибанова. «Управление  организацией», М., 1999.

[5] Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала, М., 1998

[6] Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. М., 1999.

[7] Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала/ - М.: Изд. ЭКСМО - Пресс, 2002 

заключение

В данном реферате рассмотрены вопросы организации системы адаптации в организации.

Адаптация - это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда.

Работник, который недостаточно адаптировался к работе в организации, требует значительно больше времени на помощь в процессе выполнения возложенных на него обязанностей.

В литературе по управлению персоналом выделяют различные виды адаптаций, но несмотря на различие между ними, все они находятся в постоянном взаимодействии, поэтому процесс управления требует наличия единой системы инструментов воздействия, обеспечивающих быстроту и успешность адаптации. Цель планирования адаптации сотрудника на рабочем месте заключается в создании предпосылок и условий для успешного освоения сотрудником основ рабочего процесса своего рабочего места, отдела и предприятия в целом и способности эффективно выполнять свои обязанности. Таким образом, от того, как будет поставлена система адаптации персонала в организации, в дальнейшем будет зависеть, насколько эффективно будет работать сотрудник, насколько будет возможным использовать его потенциал в правильном направлении.

Адаптация персонала - первичный и  важнейший аспект развития и процветания  организации.