Аксессуары на рабочем месте секретаря

ГБОУ СПО  СО НТТИТС и П

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ ПО ОРГАНИЗАЦИИ  СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НА ТЕМУ:

АКСЕССУАРЫ  НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ СЕКРЕТАРЯ

 

 

 

 

 

                                                                                                                 

                                                                                                                  Выполнила: Ведерникова Е. А.

                                                                                           Проверила: Родина Е.В.

 

 

 

 

 

Н Тагил

2011

ВВЕДЕНИЕ

 

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

 

В настоящее время в  словарях секретарь определяется как  «лицо, ведущее деловую переписку  отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

 

Понятие секретарь сегодня  достаточно сложное и имеет много  градаций – от секретаря-помощника  руководители, секретаря-референта, ученого  секретаря, секретаря коллегии, секретаря  учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к  образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

 

За последние годы профессия  секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи  предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим  звеном между руководителем и  сотрудниками, воплощающими решения  и распоряжения в жизнь; между  руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя  приемы, совещания, презентации, обмениваясь  деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь  может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь  уменьшает ее наполовину.

 

 От профессионального  уровня секретаря во многом  зависит престиж фирмы. Такие  его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм  помогут руководителю предприятия  преодолевать производственные  трудности и решать накопившиеся  проблемы. В условиях жесткой  конкуренции немногие руководители  могут себе позволить выбирать  секретаря только по внешним  данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных  знаков в минуту», все больше  уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и  стажу работы. Сегодня во всех  развитых странах при подготовке  секретарей особое внимание уделяют  расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности  решать разнообразные деловые  задачи. 

 

С появлением персональных компьютеров  на рабочем столе секретаря упростились  процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи  с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились  вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.

 

 

 

КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ

 

СЕКРЕТАРЬ

Чтобы соответствовать современным  требованиям, секретарю необходимо:

 

-   Иметь профессиональный  имидж;

 

-   Хорошо владеть  речью и письмом;

 

-   Обладать неплохой  памятью (в том числе зрительной  памятью на лица);

 

-   Содержать в порядке  документацию, быстро находить необходимые  бумаги;

 

-   Уметь правильно  оформлять документы, вести деловую  переписку руководителя;

 

-   Квалифицированно  пользоваться офисной оргтехникой;

 

-   Осваивать новые  компьютерные программы;

 

-   Быть энергичным, проявлять инициативу;

 

-   Уметь находить  взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;

 

-   Поддерживать эффективную  работу офиса в отсутствии  шефа;

 

-   Проявлять осторожность  и осмотрительность в конфиденциальных  вопросах.

 

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

 

Основными функциями секретаря-референта  являются:

 

-   Ведение документации  дирекции предприятия;

 

-   Организация и  координация текущей работы с  деловыми партнерами, клиентами,  заказчиками, контрагентами;

 

-   Поиск необходимой  руководителю информации;

 

-   Выполнение оперативных  поручений и заданий руководителя;

 

-   Контроль исполнения  документов и поручений руководителя;

 

-   Бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;

 

-   Планирование рабочего  дня руководителя;

 

-   Организация и  участие во встречах и переговорах;

 

-   Прием посетителей;

 

-   Прием иностранных  делегаций;

 

-   Помощь при подготовке  совещаний, собраний, презентаций;

 

-   Решение административных  вопросов в пределах своей  компетенции;

 

-   Работа с оргтехникой.

 

Все функции, права, обязанности  и ответственность секретаря  в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, которая разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается  с юрисконсультом предприятия и  утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

 

 

РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ

 

Психологи утверждают, что  одна из главных причин пониженной работоспособности – неправильно  организованное рабочее место. Рабочее  место секретаря, как правило, находится  в помещении, смежном с кабинетом  руководителя, называемом «приемной». Помимо приемной в идеале офис должен иметь комнату отдыха или комнату-кухню  и отсек или комнату для  технических средств (копировальных  аппаратов, машины для уничтожения  бумаг и т.п.).

 

Требования к организации 

рабочего места секретаря

 

Рабочее место секретаря  можно разделить на 3 зоны: основная, где находится его стол с приставками  и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная  зона, где располагаются шкафы, копировальный  аппарат, факс и т.д.

 

Свет и цвет лампы, шум  в офисе, высота стула и все, что  окружает секретаря, может стать  причиной ежедневных стрессовых состояний  или снижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательном  уровне.

 

Огромное эмоциональное  воздействие на человека могут оказывать  цвета, которые его окружают. Правила  рекомендуют подбирать окраску  стен, потолка и мебели в зависимости  от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без резких «кричащих» цветов.

 

Специалисты по эргономике (научная  дисциплина, комплексно изучающая человека в его деятельности) рекомендуют  не забывать золотое правило, соблюдение которого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверху слева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы (результат – остеохондроз и близорукость).

 

Любая световая или шумовая  вибрация –  источник раздражения, приводящий человека в состояние  повышенной возбудимости и нервозности, при котором вряд ли возможно выполнение ответственной работы. Мерцающая  и дребезжащая лампа на потолке - верная гарантия постоянного полустрессового состояния. Привычка включать телевизор или радио для поднятия настроения, едва успев прийти на работу, - тоже «отличное» средство для создания повышенной утомляемости. Специалисты считают, что 50-60 децибел – предельный уровень шума для офисной работы (для сравнения: громкая речь 70 децибел). Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому дверная обивка, двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки не излишества для офиса, а необходимость.

 

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный  аппарат. Секретарь должен знать, уметь  и максимально использовать имеющиеся  средства для повышения оперативности  и эффективности своего труда.

 

Помещение, где стоит компьютер  секретаря, должно быть просторным и  хорошо освещенным, а также иметь  кондиционер.

 

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и  удобно работать. Стул – обязательно  со спинкой и, желательно, с подлокотниками.

 

Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить свой монитор  дополнительным приспособлением –  держателем для документов “Curtis Clip” или “Сopy Holder”. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. В этом случае секретарю не придется вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.

 

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают  неблагоприятным  свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое притягивает  пыль, вызывающую аллергию. Целесообразно  рассредоточить эти аппараты на несколько  метров друг от друга. Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают  с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальные  аппарат не должны находиться очень  близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают  таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования ими и находились бы под контролем секретаря.

 

Когда нам нравится наше рабочее  место, появляется желание плодотворно  трудиться. Не стоит забывать, что  одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок  на рабочем месте. Как известно, порядок  освобождает мысль, сберегает время. Соблюдение привычного порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время, но и  препятствует «пропаже» документов, которые у недостаточно собранных  секретарей попадают в папки с  другими документами. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы и справочники, необходимые  в данный момент. Нагромождение «бумаг»  не только уменьшает рабочую площадь  стола, но и отвлекает от решения  служебных вопросов. Почаще проводите  генеральную уборку на своем рабочем  месте, в ящика стола, шкафах, смело избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.

 

Влияют на работоспособность  и запахи. Исследования показали, что  запах лимона в большинстве случаев  понижает производительность труда, а  запах розы – повышает. Запах  любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Однако устраивать в офисе сеансы ароматерапии специалисты не рекомендуют, потому что действие ароматов очень индивидуально и любимые духи секретаря могут вызвать головную боль у всего офиса.

 

Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. При  сидячей работе приток свежего воздуха  должен быть не менее 30м3 в час. Благоприятные  климатические условия на рабочем  месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или  вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

 

Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета  могут присутствовать в различных  деталях интерьера, аксессуарах  рабочего места, обивке мебели. Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения. Главное растения должны помогать, но ни в коем случае не стоять на пути, мешая людям проходить. Большое значение имеет выбор мебели, она должны быть удобной и современной. В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько стульев или кресел и небольшой столик.

 

 

Располагается рабочее место  секретаря рядом с входом в  кабинет руководителя обязательно  так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а  не спиной.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

 

Коммерческий успех предприятия  во многом зависит от уровня его  технического оснащения и эффективной  автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация  делопроизводства требует, чтобы современные  офисные системы, при всей сложности  средств и методов автоматизации  управленческой деятельности, имели  простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту  и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью  ПК. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

 

-  ввода, подготовки  и редактирования документов;

 

-  ввода и обработки  сведений о документах (регистрации);

 

-  обмена документами  с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;

 

-  осуществления контроля  исполнения документов4

 

-  хранения и поиска  документов (создания баз данных);

 

-  приема и пересылки  документов;

 

-  систематизации документов, формирования папок (дел);

 

-  подготовки к архивному  хранению и их архивирования.

 

Хорошо спроектированная и правильно используемая система  автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности.

 

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет  решать поставленные задачи. В нашей  стране созданы и успешно применяются  замечательные программные продукты, реализующие различные функции  и предназначенные для автоматизации  традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электрон-ных сетей. Современные офисные сис-темы разрабатываются российскими ком-паниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.

 

Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются:

 

-   Система автоматизации  делопроизводства и документооборота  «ДЕЛО», разработанная компанией  «Электронные офисные системы»;

 

-   Система автоматизации  конфиденциального документооборота  и организации потоков работ  “OPTIMA-Work Flow”, разработанная фирмой «Оптима»;

 

-   Система электронного  документооборота и автоматизации  делопроизводства компании «ИнтерТраст»;

 

-   Системы автоматизации  делопроизводства, документооборота  и управления деловыми процессами  крупных организаций и предприятий  на базе DOCS Open и WorkRoute, выпускаемые компанией «Весть-Метатехнология».

 

Системы КонсультантПлюс стали неотъемлемой частью правового обеспечения современного предприятия. Без справочных правовых систем сегодня немыслима работа руководителей, бухгалтеров и юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства, системы КонсултантПлюс позволяют специалистам успешно решать весь комплекс правовых вопросов, связанных с их профессиональной деятельностью.

 

Пакетные поставки систем занимают особое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией. Фактически они позволяют  реализовать комплексный подход к задаче правовой информатизации как  для предприятия в целом, так  и для отдельных специалистов. Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретного  пользователя. При установке пакетов  учитываются такие факторы, как  сфера деятельности предприятия, его  масштаб, структура, территориальное  расположение, международные связи.  Основой для формирования пакета являются системы по феде-ральному и региональному законодательству. Технология КонсультантПлюс позволяет учесть уровень используемой компьютерной техники и установить пакеты систем, эффективно работающие практически на любых компьютерах, любых программных платформах и в сетях любой конфигурации.

 

Существует множество  программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы  называются текстовыми редакторами  или текстовыми процессорами (Word и др.)

 

При использовании этих программ для составления документов текст  редактируемого документа выводится  на экран дисплея и в него можно  вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места  документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для  выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и  списками, многократно распечатывать  текст на принтере и т.д. программы  включают словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.

 

Составление документа в  текстовом редакторе можно производить  с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных  в память ПК.

 

Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word 97, Word 2000.

 

В программный пакет Word включены шаблоны документов, которые помогают создавать конкретный документ – стандартное, изысканное и современное письмо, а также резюме, факс. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа, подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. В новом текстовом редакторе Word 2000 можно не только обнаружить ошибки, но и узнать почему необходимо внести исправление. Таким образом, новый редактор одновременно является учебником орфографии и пунктуации.

 

 Созданные в текстовом  редакторе документы запоминаются, хранятся и пересылаются в  виде файлов или выводятся  на печать на бумажный носитель.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии  актера. Специфика и сложность  работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

 

Основы секретарского  дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее  мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь  – это, прежде всего, профессионал! Методом проб и ошибок, с приобретением  необходимых наработок, постоянно  повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать  тонкости своего дела. Это позволяет  ему свободно выходить из трудных  ситуаций, в частности уметь хранить  конфиденциальные сведения и быть при это самым информированным и общительным человеком.

 

Наше время не случайно называют временем информационного  бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или  книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.

 

Высокая планка требований и  высокая оплата труда, соответствующая  квалификации секретаря-референта, сделали  эту профессию престижной и привлекательной.