Анализ деятельности организации и организационной структуры

Анализ  деятельности организации и организационной структуры

      В качестве своего объекта исследования выбрано Общество с ограниченной ответственностью «ЛаНе».

      «ЛаНе» - общество с ограниченной ответственностью, учреждено несколькими лицами, уставный капитал разделен на доли, размер которых определен учредительными документами.

      Общество  с ограниченной ответственностью является разновидностью объединения капиталов, не требующего личного участия своих  членов в делах общества. Характерными признаками этой коммерческой организации являются деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества. Имущество общества, включая уставный капитал, принадлежит на праве собственности ему самому как юридическому лицу и не образует объекта долевой собственности участников. Поскольку вклады участников становятся собственностью общества, нельзя сказать, что его участники отвечают по долгам общества в пределах внесенных ими вкладов. В действительности они вообще не отвечают по долгам общества, а несут лишь риск убытков (утраты вкладов). Даже те из участников, кто не внес свой вклад полностью, отвечают по обязательствам общества лишь той частью своего личного имущества, которая соответствует стоимости неоплаченной части вклада (п.1 ст.87 ГК РФ).

        Общество создавалось в целях: 

      - участие в ускоренном формировании  товарного рынка; 

      - удовлетворения общественных потребностей  в его продукции, работах, товарах  и услугах. 

      В данный момент штат сотрудников фирмы  составляет 17 человек.

На предприятии  используется линейная структура управления.

      Организационная структура  ООО «ЛаНе» выглядит следующим  образом:

Рис. 1. Организационная структура ООО «ЛаНе»

      Таблица 1

      Функции и обязанности сотрудников ООО «ЛаНе»

      Предназначение  фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией  фирмы, которая определяется руководством фирмы.              Четко сформулированная миссия показывает отличие фирмы от других, подобных ей. Для этого должны быть сформулированы следующие характеристики фирмы: философия фирмы, выбранная администрацией компании для организации работы; сфера деятельности фирмы, учет которой необходим для выбора ресурсов и продукта; система целей фирмы, показывающая, к чему стремится организация; технологические возможности фирмы.

      Миссия  организации в известной степени  влияет на прогноз действия фирмы, который определяется рыночными условиями и выбранным сроком существования фирмы. Миссия — это совокупность стратегий, которые вырабатывает администрация компании для достижения глобальных целей.

      При разработке миссии, т. е. совокупности стратегий, исследуются не только внешняя среда (геополитические, экономические и социальные условия), но и системные характеристики фирмы, совокупность ресурсов, производственных либо организационных процессов, продукции. При рассмотрении всех этих характеристик, важное значение приобретают разработка и определение долгосрочных и краткосрочных целей организации.

      Миссия  ООО «ЛаНе» состоит в обеспечении  предприятий, организаций и населения  компьютерной, оргтехникой, и другими  видами современной техники, а также предоставлением качественных услуг в сфере компьютерных технологий. Благодаря эффективности и бесперебойности функционирования подобных учреждений зависит не только успех деятельности отдельных хозяйственных единиц, но и  темпы экономического и научно-технического развития страны в целом.

    Любая система управления — это, прежде всего целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей фирмы, которые принято называть целями функционирования.

      Цели, стоящие перед системой управления, являются отправной точкой планирования. В сущности, планирование — это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных и текущих планах.

      Любая деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

      Поскольку задачей менеджмента является достижение цели, важно правильно ее определить. Искусство выбора и формулирования правильной цели, управление процессом ее реализации, включая оценку достигнутой степени реализации, отличают действительно умелого руководителя.

      Невозможно  управлять людьми, если и руководителям, и подчиненным цели совершенно не ясны. Управлять — значить побуждать  других к достижению ясной им цели, а не заставлять делать то, что считаешь правильным.

      Определение целей функционирования — один из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит успех деятельности.

      Для реорганизации организационной  структуры предприятия я предлагаю  провести SWOT-анализ который поможет изучить сильные и слабые стороны предприятия.

      Для получения объективного результата высококвалифицированные эксперты должны оценить каждый фактор в соответствии с выбранной шкалой оценки, по пятибалльной системе. По данным таблицы выводится усреднённый показатель значимости каждого выделенного фактора, производится их ранжирование.

      Проведем SWOT-анализ, который позволяет выявить  и структурировать сильные и  слабые стороны нашей организации, а также потенциальные возможности и угрозы. Достигается это за счет того, что менеджеры должны сравнивать внутренние силы и слабости своей организации с возможностями, которые дает им рынок. Исходя из качества соответствия делается вывод о том, в каком направлении организация должна развивать свой бизнес и в конечном итоге определяется распределение ресурсов по сегментам.

      Таблица 2

       Анализ  факторов внутренней среды предприятия (до изменений).

      Таблица 3

      Матрица анализа сильных и слабых сторон ООО «ЛаНе»

      Вывод: Как видно из матрицы анализа  слабых и сильных сторон, слабые стороны предприятия преобладают над сильными. Надо отметить, что самыми проблемными факторами являются те, которые расположены в верхнем левом углу матрицы – проблемной области, это – 1.4., 2.1., 3.2., 3.4., 4.2., 1.5., 4.3., 1.6., 4.1., 4.4.

Таблица 4

      Итог  анализа деятельности ООО «ЛаНе»

      Неважные  показатели в сфере маркетинга. Желательно скорейшее изменение сложившейся  ситуации. Сильные стороны финансового  фактора несколько превосходя слабые, необходимо отметить, что к преимуществам сильных сторон относится финансовая стабильность предприятия. Главный изъян - в производственном факторе – недостаточный ассортимент продукции, это приводит к тому, что компания не может полностью удовлетворить покупательского спроса. Существенным минусом организационного фактора является недостаточная квалификация руководства и менеджеров фирмы. Необходимо повышение квалификации в первую очередь менеджеров, а также руководства фирмы.

Таблица 5 

      Анализ  факторов внешней среды предприятия. 

       Таблица 6

       Список  основных угроз и возможностей

   Вывод: практически любая угроза ведет за собой цепь негативных факторов, конечным звеном которой всегда являются финансовые убытки, а вслед за этим и, возможно,  падение репутации фирмы. И наоборот, любая возможность дает фирме шанс упрочить свое место на рынке, а также, при возможности, продвигаться дальше. 

      Таким образом, проведя SWOT-анализ, можно сделать вывод, что данная структура организации не удовлетворяет ее потребностям, вследствие чего структура подлежит реорганизации.

      Организация имеет слишком малый ассортимент продукции, а также, двое из программистов работают только с определенным программным обеспечением (Консультант-Плюс и 1С), в связи, с чем организационная структура нуждается в переработке.

      Предлагаем  исключить должность менеджера по продажам и ввести две новые должности : менеджер по продажам (закупкам) компьютеров и менеджер по продажам (закупкам) оргтехники и периферии.

      Данное  решение поможет фирме решить проблему с недостатком ассортимента продукции.

      Вместе  с тем, необходимо выделить отдельно программиста по программе «1С» и  программиста по «Консультант-Плюс». Также, для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность инспектора кадров, и перепоручить полномочия коммерческому директору.

      Для чего будет утверждено новое штатное  расписание, в котором на коммерческого  директора дополнительно будут  возложены обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад.

      Так же я предлагаем переименовать должность главного инженера в должность технического директора, название, которое более соответствует условиям современной России. 

              Проведя SWOT-анализ и введя новое штатное расписание, перестроим организации оную структуру следующим образом: 
 
 

      Рис. 2. Реорганизованная структура ООО «ЛаНе». 
 

      После реорганизации существующей организационной структуры необходимо провести  повторное обследование системы и убедиться в эффективности системы управления предприятием. Для этого следует провести SWOT- анализ факторов внутренней среды предприятия. 

Таблица 7 

     Анализ факторов внутренней среды предприятия (после изменений) 

      Выводы

      Как видно из таблицы изменения в  фирме сказались положительным  образом на таких факторах внутренней среды предприятия как удовлетворение покупательского спроса, расширение ассортимента продукции, квалификации руководства и менеджеров.

        Из реорганизованной структуры видно, что две новые введенные должности менеджеров будут ориентированы на определенную продукцию (компьютеры и оргтехнику), что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы – устранению дефицита ассортимента. А также, был реорганизован отдел программистов по принципу специализации. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, повышение качества оказываемых услуг и продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.