Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Архивный фонд Российской Федерации. 3

Содержание

Введение………………………………………………………………………...3

ГЛАВА 1. Архивный фонд Российской Федерации……………5

1.1. Общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах………………………..5

1.2. Состав и структура Архивного фонда РФ…………………………………..7

ГЛАВА 2. Общие критерии формирования Архивного фонда РФ………….......................................................................12

Принципы формирования Архивного фонда РФ………………………...12
Критерии, методы оценки документов Архивного фонда РФ…………..14

Заключение………………………………………………………………..…22

Список ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………..……………24

Введение

Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Курсовая работа посвящена такой теме как: «Формирование Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях: принципы, критерии, методы оценки документов».

Формирование Архивного фонда — это ряд организационных, методических и практических мероприятий по работе с документами, начиная от организации их в делопроизводстве учреждений до передачи на постоянное хранение в государственный архив.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что изучение формирования Архивного фонда позволяет проследить: формирование «архивного наследия», процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств, а так же определить оптимальный состав документов Архивного фонда Российской Федерации.

Формируется Архивный фонд Российской Федерации за счет экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов понимается как – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ее ходе определяется ценность документов, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов.

В современной российской системе существуют противоречия между: «ценно» или «не ценно», то есть подлежит или не подлежит документ формированию в Архивный фонд Российской Федерации.

На основании этих противоречий была выделена проблема: невозможно организовать процесс формирования документов в Архивный фонд без знания принципов, критериев и методов оценки документов.

Объект курсовой работы: Архивный фонд РФ.

Предмет: Формирование Архивного фонда РФ.

Целью курсовой работы: анализ значимости принципов, критериев и методов оценки документов для формирования Архивного Фонда РФ.

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

Сделать теоретический анализ Архивного фонда РФ.
Изучить принципы, критерии и методы оценки документов при формировании Архивного фонда РФ.

Теоретической основой работы послужили исследования или концепции таких ученых как: Жукова М.П. «Формирование Архивного фонда РФ экспертиза ценности документов комплектование архивов (основные проблемы)»; Банасюкевич В.Д. « Формирование Архивного фонда Российской Федерации».

Практическая значимость работы заключается в том, что материалы позволяют чётко увидеть взаимосвязь принципов, критериев и методов оценки документов, влияющих на формирование, а так же позволяют восполнить пробел в изучении Архивного фонда в целом.

ГЛАВА 1. Архивный фонд Российской Федерации.

Общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах.

В статье 3 Федерального закона от N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" дается следующее определение: "Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению".

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архив - это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архивным делом является деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства.

Законодательство об Архивном фонде РФ и архивов опирается на соответствующие законы республик в составе РФ, иных правовых актов РФ, республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Законодательные и иные правовые акты, касающиеся вопросов, связанных с архивным фондом РФ и архивами, должны соответствовать законодательству РФ. В случае расхождений между законодательством РФ и указанными актами действует законодательство РФ.

К исключительному ведению РФ в лице ее органов государственной власти относятся:

1) разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела;

2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;

3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;

б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

в) государственных внебюджетных фондов;

г) государственных академий наук и организаций государственных академий наук;

д) федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений, в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.

К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся:

1) проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;

2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;

б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;

в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее - организации субъекта Российской Федерации);

3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

Таким образом, закон "Об архивном деле в Российской Федерации" определяет общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах, которые необходимо знать и учитывать при формировании Архивного фонда Российской Федерации.

Состав и структура Архивного фонда РФ

В состав Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото -, видео документы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Характеристика состава документов АФ РФ:

1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;

2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей;

3) национализированные Советским государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов;

4) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в государственные архивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);

5) поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.).

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

К федеральной собственности относятся архивные документы:

1) хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

2) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

4) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

2) государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

К частной собственности относятся архивные документы:

1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;

2) документы созданные гражданами или законно приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности[1].

Документы архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке правопреемства или иным способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела – Федеральное архивное агентство России, ее органы и учреждения.

Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела[2].

В систему Федерального архивного агентства России входят:

- государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов;

- архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе РФ, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов.

- научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

Из выше сказанного следует что, состав и структура документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам, определяет состав документов относящихся к федеральной, муниципальной, частной собственности и собственности субъекта Российской Федерации.

ГЛАВА 2. Общие критерии формирования Архивного фонда РФ.

Принципы формирования Архивного фонда РФ.

Формирование Архивного фонда осуществляется за счет процесса экспертизы ценности документов.

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:

при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа и опыта работы;
при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком, хранения);
при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа к тому или иному делу, чем работник, регистрировавший документ).

Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия).

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

До недавнего времени, на всех этапах экспертизы ценности документов исполнители руководствовались марксистско-ленинской методологией, которая требовала рассматривать события и явления в конкретной исторической обстановке во взаимосвязи с другими событиями и явлениями. На этой основе были разработаны принципы подхода к оценке документов:

принцип коммунистической партийности;
принцип историзма;
принцип всесторонности и комплексности изучения документов.

Принцип коммунистической партийности требовал умения оценивать содержание документов, освещение фактов и событий, изложенных в документе, с точки зрения трудящихся классов, умения видеть идеологическую направленность документа. Этот принцип был характерен для Советского периода.

Принцип историзма требовал подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т. е. с учетом особенностей времени и места создания документа. Этот принцип является важнейшей стороной диалектического и исторического материализма, так как предполагает рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений, отраслей, учреждений, документов и т. п.

Конкретно-исторический анализ документа и документных систем, условий и побудительных мотивов формирования тех или иных документов позволяет отделить закономерно возникшие потребности от случайных, субъективных, кроме того, историзм позволяет прогнозировать развитие документов, определить эффективные направления их изменения и конкретные пути их достижения.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов также является диалектическим. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие (планы, отчеты, переписка, докладные записки). Для правильной оценки значения документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других, так как результат изучения не будет полноценным.

Всесторонность и комплексность изучения документов является непременным условием при экспертизе любых категорий документов, но особенно важно применять этот принцип при экспертизе документов с повторяющимся содержанием.

Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе. Принцип - это основа, основные исходные положения любой теории, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, то есть явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества.

Таким образом, можно сделать вывод что, принципы коммунистической партийности, историзма, всесторонности и комплексности позволяют нам:

видеть идеологическую направленность документа, прогнозировать развитие документов, изучать и оценивать документы в комплексе. А так же принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы.

Критерии, методы оценки документов Архивного фонда РФ.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов. Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

Критерии оценки содержания — значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;

• значение информации, содержащейся в документе;

• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

• вид документа;

• подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

• организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.