Background

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Проект, как объект управления, обладает таким  набором особенностей,

которые требуют использования специальных  приемов и методов для управления им. В течение примерно сорока последних лет управление проектами (УП) сформировалось как особая профессиональная область деятельности и самостоятельная дисциплина, вооружающая руководителей

проекта технологиями и инструментальными  средствами планирования, контроля и координации осуществления проектов.

     Современная техника УП начала формироваться  в США во время работы над такими крупномасштабными проектами как "Манхэттан" (атомная бомба), "Поларис" (создание подводных лодок с баллистическими ракетами) и "Аполлон" (космическая программа).

     В конце 50-х годов в числе первых методов управления проектами были разработаны методы сетевого планирования и управления:

• Диаграмма Гантта (Gantt chart – разделение всего проекта на определенную последовательность составных частей) – широко используется в современных пакетах прикладных программ по управлению

проектами;

• PERT (Program Evaluation and Review Technique – техника оценки и обзора проектов) – впервые использовалась в проекте "Полярис" фирмами "Локхид" и "Буз Аллен";
• CPM (Critical Path Method – метод определения критического пути) – был разработан фирмой "Дюпон" для использования в крупных промышленных невоенных проектах.

     В 60-е годы начался поиск новых  методов управления и организационных  структур проектов, способных быстро приспосабливаться к изменяющим условиям.

     В 70-е годы широкое внедрение компьютерных систем обработки информации, растущие масштабы и сложность деятельности предприятий в условиях жесткой конкуренции способствовало тому, что все большее число компаний стало развивать и использовать методы управления проектами.

     В настоящее время уже и малые  фирмы, осуществляющие относительно небольшие проекты, все чаще начинают систематически подходить к подготовке, планированию и контролю осуществления своих проектов с использованием методов и средств управления проектами. Роль компаний, специализирующихся на разработке и реализации проектов существенно возросла, а должность и профессия руководителя проекта (Project Manager) стала одной из престижных.

     Диапазон  обязанностей руководителя проекта  как системного интегратора отличается широтой. Руководитель проекта должен согласовывать, примерять, удовлетворять противоречивые интересы сред (социальной, организационной, технической, финансовой, политической), на пересечении которых реализуются все фазы жизненного цикла инновационного проекта: от маркетинга и бизнес - планирования до разработки, комплектной поставки и сдачи "под ключ". Руководитель проекта должен использовать специальные методы управления, владеть современными инструментальными средствами и обладать разными способностями. Разработкой этих методов и средств, развитием системных способностей руководителей проектов занимается иноватика – область знаний, охватывающая вопросы методологии и организации инновационной (нововведенченской) деятельности.

     Применение методов и средств управления проектами позволяет не только достичь результатов проекта требуемого качества, но и экономить деньги, время, другие ресурсы, снижает риск и повышает надежность, так как

помогает:

• определить цели проекта и провести его обоснование;
• выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы и т.п.);
• определить необходимые объемы и источники финансирования;
• подобрать исполнителей, в частности, через процедуры торгов и  конкурсов;
• подготовить и заключить контракты;
• определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;
• произвести калькуляцию и анализ затрат;
• планировать и учитывать риски;
• организовать реализацию проекта, в том числе подобрать "команду проекта";
• обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.

     Выбор соответствующих методов и средств управления проектами, определяется, прежде всего сложностью, масштабом и типом проекта. Причем, основные сложности, в общем случае, возникают на начальных фазах проекта, когда должны быть приняты основные решения, требующие нетрадиционных методов и средств.

     Сегодня мы живем в эпоху инноваций. Окружающий нас мир постоянно изменяется под воздействием движущих сил. Экономика, широко-

масштабные  социальные и политические изменения, демографическая ситуация, высокие технологии, появляющиеся на мировом рынке, а также развитие теории организации систем, все это способствует появлению инновационных решений (и наоборот, изменения являются следствием инноваций).

     Предприятия должны уметь прогнозировать изменения и реализовывать инновации, таким образом, который позволит им извлекать преимущества из происходящих изменений. Организационная культура фирмы, в конечном итоге, определяет количество и тип проводимых инноваций.

     Инновации необходимы для того, чтобы фирмы имели возможность: оставаться в бизнесе; получать преимущество в конкурентной борьбе; повышать качество продукции и услуг; восхищать потребителей; привлекать и сотрудничать с наилучшими исполнителями.

     Инновационная деятельность в производстве и в обслуживании, в обработке и в эксплуатационных процедурах обязательна для успеха любой

организации. Какой бы ни была инновация, она определяется будущими потребностями рынка и реализуется через соответствующий инновационный

проект.

     Итак, для широкого применения на практике методологии управления

проектами необходимо наличие:

• доступных и эффективных методов и средств управления проектами,
• решающих задачи процесса реализации инновационного проекта;
• подготовленных специалистов в области управления проектами;
• мероприятий по созданию среды восприятия инноваций;
• рынка управления проектами.

1. Программный комплекс Project Expert

     Одной из первых и вместе с тем, несомненно удачной отечественной разработкой в области программных комплексов, ориентированных на управление проектами, явился созданный фирмой "Про - Инвест Колсалтинг"

пакет Project Expert.

     Доступная в настоящее время пятая версия пакета поддерживает всю цепочку реализации проекта и обеспечивает решение большинства задач, возникающих при управлении проектом на этапах от замысла и планирования до реализации.

     При помощи Project Expert менеджер проекта может:

• провести обобщенный анализ бизнес – идеи;
• определить потребности в финансировании и подобрать подходящую схему финансирования;
• описать налоговое окружение и его возможное изменение во время реализации проекта;
• создать календарный план проекта;
• описать общие и прямые издержки проекта;
• получить аналитические финансовые таблицы (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-флоу, отчет об использовании прибыли);
• рассчитать финансовые показатели проекта: эффективности инвестиций (BP – период окупаемости, PI – индекс прибыльности, NPV – чистая, приведенная величина дохода, IRR – внутренняя норма рентабельности), показатели рентабельности (ROI), показатели ликвидности и платежеспособности;
• получить показатели эффективности инвестиций, определить их чувствительность на изменение различных факторов внешней среды;
• сформировать и напечатать финансовый отчет проекта.

     Функционально пакет Project Expert состоит из шести блоков (рис. 1), каждый, из которых предназначен для решения соответствующих задач и включает в себя набор функциональных модулей, содержащих диалоговые

средства, позволяющие менеджеру проекта  посредством описания бизнес - операций в интерактивном режиме сформировать имитационную модель проекта.

Рис. 1. Функциональная структура пакета Project Expert 
 

     Укрупнено процесс использования Project Expert для  управления проектом может быть представлен  в виде схемы, изображенной на рис. 2.

     Опыт использования пакета Project Expert показал, что пакет является весьма эффективным средством поддержки деятельности менеджера по управлению проектами различного назначения, в том числе и инновационными.

Рис. 2. Процесс использования Project Expert 
 
 
 
 
 
 

2. Программный комплекс  Microsoft Project

     Программный комплекс Microsoft Project является наиболее популярным в среде менеджеров малых  и средних проектов. Это объясняется  достаточно широкими возможностями  пакета, удобным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом.

     Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно  управлять проектом на различных  этапах его реализации. Он дает  возможность выполнить структуризацию  проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF(Finish-Finish).

     Семейство продуктов Microsoft Office Project  состоит  из следующих продуктов:

     Microsoft Office Project Standard — настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Использует дружественный интерфейс Microsoft Office, что обеспечивает ускорение освоения программы менеджерами проектов.

     Microsoft Office Project Professional — настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Cодержит всю функциональность Microsoft Project Standard и в связке с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, менеджерам проектов предоставляются централизованные настройки, единый пул ресурсов и возможность автоматически согласовывать свои планы с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия.

     Microsoft Office Project Server — серверный продукт, основа корпоративного решения Enterprise Project Management. Включает в себя централизованную базу данных и службы, исполняющее роль сервера в связке с клиентом Microsoft Project Professional. Microsoft Project Server обеспечивает централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, Веб-интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.

     Microsoft Office Project Web Access — веб-интерфейс Microsoft Project, позволяющий не только менеджерам, но и остальным участникам проектов получить доступ к проектной информации через Веб-браузер Internet Explorer. Является составной частью Microsoft Project Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление документами, ресурсами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server.

     Все продукты линейки Microsoft Office Project 2003 полностью  русифицированы.

     Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать  данные из файлов, созданных в среде  других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic For Application, что обеспечивает возможность разработки программных компонент, обеспечивающих решение специфических задач.

     Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:

• создание календаря проекта (т.е. учет нерабочих и праздничных дней);
• составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;
• определение связей между задачами;
• выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;
• формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;
• распределение ресурсов (назначение ресурсов конкретным задачам проекта).

Рис. 3. Алгоритм использования MS Project на этапе подготовки проекта к реализации 

     Следует обратить внимание, что хотя методика подготовки проекта к

реализации  представлена в виде последовательности следующих друг за другом этапов, алгоритм подготовки проекта к реализации не является линейным (рис. 3). Существуют этапы, выполнение которых может привести к необходимости возврата к предыдущему шагу, например, с целью внесения

изменений и, возможно, дополнений в результат  выполнения предыдущих этапов. Таким образом, процесс подготовки проекта является итерационным.

     Для иллюстрации использования методов  управления проектами при управлении инновационным проектом рассмотрим проект, который назовем

"Анализатор  телефонных каналов". Для того  чтобы создать анализатор телефонных каналов, нужно выполнить некоторую последовательность работ (в терминах управления проектами – задач). Поэтому сначала надо составить

список  задач проекта. Для приведенного примера в первом приближении список может выглядеть так:

• разработать и утвердить техническое задание;
• разработать структурную схему системы в целом;
• разработать структурные и принципиальные схемы блоков, изготовить и наладить их;
• выполнить сборку и настройку системы;
• провести испытание и сертификацию;
• разработать документацию и обучить персонал.

     Объемные, большие задачи, как правило, естественным образом состоят из более мелких, поэтому они представляются как набор подзадач. Например, задача "Блок1" представляется в виде трех подзадач: "Функциональная схема", "Принципиальная схема", "Монтаж" и "Наладка".

     В реальном проекте задачи связаны  между собой. Некоторые задачи могут выполняться одновременно, некоторые можно начать выполнять только после завершения предыдущих. Поэтому важен не только список задач, но и связи между задачами.

     Пакет программ Microsoft Project позволяет легко составить список задач, разделить задачи на подзадачи, назначить связи между задачами. На

рис. 4 приведен вид экрана программы Microsoft Project для проекта "Анализатор телефонных каналов". В колонке Task Name приведен список задач проекта, в колонке Duration – их длительность в часах (после цифры

стоит буква h) и в днях (после цифры стоит буква d). Длительность задачи определяется на основе принятых нормативных документов

     В правой части экрана приведена диаграмма Гантта (сетевой график) проекта, которая позволяет видеть длительность задач и их взаимосвязи. При

помощи  этой диаграммы можно обнаружить задачи, которые существенно

влияют  на время выполнения всего проекта.

Рис. 4. Пример экрана программы Microsoft Project. 
 

     На  рис.5  приведен фрагмент экрана со списком  ресурсов, необходимых для реализации проекта "Анализатор телефонных каналов".

     В столбике Max. Units указано количество единиц ресурсов, доступное для реализации проекта. В столбике Std. Rate – стандартная стоимость использования ресурса в течении часа, а в столбике Ovt.Rate – стоимость сверхурочного использования ресурса.

     Таким образом, пакет программ Microsoft Project позволяет составить

список  задач проекта, разделить задачи на подзадачи, задать последовательность их выполнения, определить стоимость  выполнения всего проекта, исходя из стоимости ресурсов. Кроме того, что особенно важно для малого предпринимательства, назначить ресурсы (работников и оборудование) конкретным задачам проекта.

     Особо следует обратить внимание на то, что  если менеджер проекта одновременно реализуется несколько однотипных проектов, то объединив несколько  проектов в один, можно выполнять распределение ресурсов между

проектами. 

Рис. 5. Ресурсы, необходимые для реализации проекта

"Анализатор  телефонных каналов"

1. Программный пакет Spider Project

     На  рынке программных средств управления проектами в России наряду с известными зарубежными пакетами присутствует и Российский пакет Spider Project. В России этот пакет достаточно популярен и используется крупнейшими корпорациями для управления самыми разнообразными проектами. У пакета Spider Project много отличий от своих зарубежных аналогов, которые делают его привлекательным для Российских потребителей. Это, прежде всего, связано с принятой в России технологией управления проектами, которая отличается от той, которая лежит в основе зарубежных пакетов. Так, например, в России практически во всех областях приложения управления проектами планируются физические объемы работ, а длительность рассчитывается исходя из производительностей назначенных ресурсов, а не является исходной информацией.

     Пакет Spider Project разработан компанией Spider Management Technologies - одной из ведущих в России консалтинговых компаний по управлению проектами.

     Из  основных особенностей этого пакета следует отметить:

• возможность составления расписания проекта, основываясь на физических объемах работ и производительности ресурсов;
• оптимизация использования ресурсов проекта и широкие возможности

     моделирования их работы;

• включение в модель проекта поставок и финансирования и расчет

     расписания  с их учетом;

• расчет и использование ресурсного критического пути и ресурсных резервов;
• интенсивное использование в проектах всевозможных баз данных;
• использование множественных иерархических структур работ и

     ресурсов  проекта;

• оригинальные подходы к моделированию рисков;
• дополнительные формы графических отчетов.

     Главным недостатком, сдерживающим продвижение Spider Project на рынке программных продуктов  управления проектами, является отсутствие возможности территориально разнесенного управления корпоративными проектами.

2. Программный пакет Open Plan

     Компания Welcom основана в 1983 году. Головной офис корпорации расположен в Хьюстоне, США. Офисы компании в Лондоне и Сингапуре. Партнеры более чем в 20 странах мира. Ее первый продукт Open Plan вышел в свет в 1985 году. В настоящее выпускается линейка, состоящая из пяти продуктов: Open Plan, Cobra, WelcomHome, Welcom-Portfolio, WelcomRisk.

     Open Plan — календарное планирование и контроль исполнения -инструмент разработки, оптимизации и контроля календарных планов проекта. Система обеспечивает решение следующих задач:

1. Формирование модели проекта: визуализация комплекса работ без ограничения количества задач (работ) и уровней иерархической структуры; все типы связей между работами с учетом календарей работы, ресурса и связи; неограниченное число проектов в мульти проекте (программе).
2. Ресурсное планирование позволяет осуществлять оптимизацию графика работ проекта с учетом наличия ресурсов и позволяет использование: иерархической структуры ресурсов; всех типов ресурсов (материальных, людских, финансовых, субконтрактных, с ограниченным сроком годности, пулов ресурсов с учетом доступности, квалификации и стоимости каждого ресурса; двух методов ресурсного планирования (с ограниченными ресурсами и с ограниченным временем); планирования с учетом альтернативных ресурсов для замены.

3. Мультипроектное планирование позволяет интегрировать независимые проекты в единый мультипроект, предоставляя менеджеру проекта возможность: анализа и ресурсного планирования на уровне мультипроекта с учетом приоритетности проектов; резервирования ресурсов под конкретные проекты с учетом их приоритетности в рамках портфеля проектов; получения консолидированной отчетности по всем проектам.

     Cobra - управление бюджетом программ и проектов реализует следующие функции:

1. Управление бюджетом проекта: разработка, оптимизация и контроль исполнения бюджета; планирование расходов проекта на уровне статей затрат; интеграция с системой календарного планирования.
2. Анализ на основании освоенного объема позволяет провести сравнение трех основных показателей проекта: плановой стоимости выполненных работ; фактической стоимости выполненных работ; плановой стоимости запланированных работ; вычислять параметры отклонения от плановых показателей.
3. Прогнозирование, определяет: оптимистическую, пессимистическую и наиболее вероятностную стоимости работ проекта; прогнозные значения, сформированные автоматически на основе расписания проекта; различные варианты статистических прогнозов с целью выбора наилучшего и вычисление показателей эффективности по каждому варианту.

     WelcomHome - обеспечение совместной работы над территориально-распределенным проектом и создания виртуального офиса проекта. Он обеспечивает централизованное хранение информации проектов и доступ к данным с использованием единого Web- интерфейса и реализует следующие функции:

1. Интеграция с системами календарного планирования. Участник проекта получает возможность: получить информацию о ходе проекта (состав работ, календарные сроки, назначение ресурсов, стоимостные параметры); ввести прогресс выполнения работ и изменить календарный план; получать задания менеджера проекта по электронной почте и отчитываться о выполнении; участвовать в обсуждении проблем в форумах различного содержания.
2. Управление документами проекта обеспечивает: иерархическую структуру и разграничение доступа к папкам документов; механизм блокировки документов для монопольного редактирования; контроль версий документов.
3. Система безопасности реализует администрирование и разграничение доступа на уровне: пользователей; групп пользователей; ролей пользователя.

     WelcomPortfolio - управление портфелем проектов реализует функции: выбора первоочередных проектов компании; отслеживание развития первоочередных проектов компании; установление приоритетов проектам компании; планирование объемов.

     WelcomRisk - управление рисками позволяет осуществлять: настройку категорий для различных типов рисков; использовать и формировать шаблоны мер реагирования; добавление и настройку шаблонов; вводить определяемые пользователем вероятности и воздействия, численные и субъективные; определять области допустимых рисков.

3. Программный комплекс  Primavera

     Primavera Systems, Inc. — мировой лидер по разработке программного обеспечения для управления портфелями проектов, программами, проектами и ресурсами. Разработан большой спектр программного обеспечения для процессов управления проектами, который включает: Primavera Project Planner Professional (P4); MyPrimavera; Primavera Con59 tractor; PMSystems for Construction; ; PMExchange; Primavera Expedition; Типовое решение по ведению договоров; Primavera Charts и Primavera Chart Design; Primavera Project Planner (P3); PrimeContract; SureTrak Project Manager; Webster for Primavera; MonteCarlo™ for Primavera; Ra; Primaplan Project Investigator; Primaplan Flint; A0; PMAgent; Linea Time Chainage Diagram и др.

     Основные программные продукты: Primavera Project Planner Professional (P4), MyPrimavera, Primavera Expedition, Primavera Contractor, Primavera Project Planner(P3) и SureTrak. Primavera Inc признана лидером в управлении портфелями проектов (Gartner, Inc) и является единственной в мире компанией, которой это удается последние пять лет.