Бланки документов и их использование на предприятии отрасли

Содержание

1. Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков………….3

2. Реквизиты документов: Оттиск печати, Отметка о заверении копии,  требования  к  оформлению,  расположению.  Привести  примеры оформления данных реквизитов………………………………………………..12

3. Составить  трудовой  контракт  (договор)  при  трудоустройстве  экономиста в торговую фирму………………………………………………….13

Список Литературы………………………………………………………...23 

Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.

Понятие бланка применимо  только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные.

Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 “Бумага и изделия из бумаги.

Потребительские форматы” трех основных форматов:

• А3 – 297 х 420 мм;
• А4 – 210 х 297 мм;
• А5 – 148 х 210 мм;
• А6 – 105 х 148 мм.

Наиболее распространенные в управлении форматы А4 и А5 служат для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены на бланке; в отдельных случаях используются иные критерии выбора формата листа для документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть  которых оформлена в виде таблицы  с множеством граф, используется бланк  формата А3. Например, на них проектируются бланки отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата  А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя (поручения), или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.

Для бланков могут  быть использованы два варианта расположения реквизитов: вертикальное и горизонтальное расположение большей стороны листа. Пригоризонтальном расположении большей стороны листа к обозначению формата прибавляется буква L, например формат AL4.

Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как  углового, так и продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию  и, в ряде случаев, вид документа.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ 
(Госстандарт России) 
Ленинский просп., д. 9, Москва, 117049 
_________________ № ______________  
На № ______________________________

Продольные бланки на практике используются преимущественно  для подготовки деловых писем  и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось представление о большей престижности именно продольного бланка.

Бланки писем с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации  и справочных реквизитов содержит большое  количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа – на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру – на русском.

Продольные бланки писем  используются также в рекламных  целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.

В случае, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском  языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается  сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.

Наиболее удобным для  обработки и экономичным с  точки зрения использования площади  листа для письма является угловой бланк.

Открытое Акционерное  Общество 
“АВИАДВИГАТЕЛЬ” 
Комсомольский проспект, 93, ГСП-624, 
г. Пермь, 614600, Российская Федерация 
Телефон : (8-3422) 49-90-14 
Факс: (8-3422) 45-97-77 
Телетайп: 134135 LAVA RU 
E-mail: [email protected] 
http // www.avid.ru  
_______________ № _____________ 
На № ________ от ______________

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизита “адресование”.

Бланки документов должны иметь поля для размещения некоторых  реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании  и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т. п. Установлены следующие размеры полей управленческих документов:

• левое поле – не менее 20 мм;
• правое поле – не менее 10 мм;
• верхнее поле – не менее 20 мм.

Организация имеет право  сама решать, какого размера поля она считает целесообразным установить для различных видов документов. Однако нижнее поле должно быть не менее 20 мм.

Бумага, применяемая для  изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или  желтые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Например, бланки документов, содержащих в основном идентичную информацию, изготавливаемые в блоке, но предназначенные для выдачи различным корреспондентам (например, авиационные билеты), могут быть разного цвета для избежания ошибки и облегчения работы.

Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование в бланках  других цветов (например, голубого), что  позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра (в этом случае на практике используется оттиск печати соответствующего цвета и синие чернила в подписи).Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации.

Каждая организация, предприятие  должны иметь как минимум 3 вида бланков: бланк письма; общий бланк, предназначенный  для всех других видов документов; бланк конкретного вида документа (кроме письма).Бланки изготавливают типографским способом, при помощи средств вычислительной техники или путем использования специального углового штампа.

В соответствии с действующими нормативными актами для изготовления бланков документов могут использоваться перечисленные ниже реквизиты.

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ – для государственных органов в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ от 25.12.00 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (далее – Закон о Государственном гербе) и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Герб муниципального образования помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.08.95 № 154-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.

Эмблема организации, или  товарный знак (знак обслуживания), утвержденные при регистрации организации – как символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации, – в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации). Эмблему не размещают на бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ.

Изображение Государственного герба  РФ, герба субъекта РФ (далее –  герб), эмблемы организации на бланках  с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.

В соответствии с Законом о Государственном  гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного  объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) – левее центра.

При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического  знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков). 
Герб может быть в черно-белом или цветном изображении.

Изображение эмблемы организации  на бланках с угловым расположением  реквизитов помещают на верхнем поле бланка.

В соответствии с постановлением Правительства  РФ от 27.12.95 № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на соответствующий вид деятельности.

Гербовые бланки изготавливаются  по заказам федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций  и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости  проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно  по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства.

Правилами изготовления и использования  гербовых бланков рекомендуется  руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или  эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.

Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Код организации может проставляться в бланке по ОКПО или другому классификатору, используемому в отрасли или в организации.

Код формы документа проставляется  в том случае, если данный документ прошел государственную или ведомственную  унификацию, зарегистрирован как  действующая форма и включен в соответствующий классификатор (например, ОКУД или иной классификатор – при условии, что данная форма в ОКУД отсутствует или коммерческая структура предпочитает пользоваться локальными классификаторами в целях защиты информации).

В соответствии с постановлением Правительства  РФ от 01.11.99 № 1212 “О развитии единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной информации” установлена обязательность применения системы кодирования  при формировании государственных информационных ресурсов, в частности для достижения совместимости государственных информационных систем и ресурсов при их взаимодействии в едином информационном пространстве РФ.

Центральному банку РФ и органам  местного самоуправления названное  постановление рекомендует обеспечить применение общероссийских классификаторов.Наименование организации – автора документа – обязательный реквизит бланка, так как оно является одним из элементов идентификации автора и придания юридической силы документу. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное название организации помещается в бланке только в тех случаях, когда оно закреплено в учредительном документе.Наименование вышестоящей организации (при ее наличии) размещается выше названия организации-автора менее ярким шрифтом.

Изготовление бланка структурного подразделения, филиала, представительства  производится в том случае, если оно является автором документа  в соответствии с положением о  нем. Название структурного подразделения, филиала, представительства размещается ниже наименования организации.

Официально закрепленное наименование автора документа размещается на всех бланках.Наименование организации  в бланке оформляется на государственном языке РФ, государственных языках республик и иных языках народов РФ (Федеральный закон от 25.10.91 № 1807-1 “О языках народов Российской Федерации”).

Полное и сокращенное наименование организации в бланке на иностранном  языке воспроизводится в том  случае, если оно закреплено в учредительных документах (в уставе).

Например, в уставе ВНИИДАД, утв. руководителем Росархива 24.05.00, установлено полное и сокращенное название ВНИИДАД на английском языке: All-Russian Scientific Research Institute for Records Management. Documentation and Archive Matters. – VNIIDAD.

Справочные  данные об организации включают сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Минсвязи России: наименование организации; почтовый адрес (улица, номер дома, при необходимости – квартира); город (поселок, область, республика); почтовый индекс. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресами электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Открытое акционерное  общество 
“ЗАВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ ПОДШИПНИКОВ” 
Мичурина, 98а, г. Самара, 443068 
Телефон: (8462) 38-72-30, 35-58-53 
Телефакс: (8462) 38-72-30, 38-76-21 
E-mail: [email protected] 
р/с 40702810630000000002 в ОАО ПК “Элкабанк” 
к/с 30101810000000000878 в ГРЦКЦ ГУ 
ЦБ по Самарской области 
БИК 043601878, ИНН 6316040924 
ОКПО 40993844, ОКОНХ 14350 
_________ № _________________ 
На № _________ от _____________

Справочные данные в  полном объеме помещаются в бланке письма, поскольку они необходимы для установления корреспондентской  связи.На других бланках, в т. ч. на общем  бланке, целесообразно проставлять  отметку о месте издания или составления документа с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Обозначение места издания или составления может иметь значение при установлении подлинности документа, например, на бланках приказов, постановлений и др.

Местом издания или составления организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения юридического лица, т. е. место государственной регистрации.

При установлении места  составления или издания документа  особое значение имеют договоры. Так, в ст. 444 ГК РФ установлено, что, если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.

При обозначении городов  Москва и Санкт-Петербург в реквизите “Место составления или издания” сокращение “г.” не употребляется.

Наименование вида документа регламентируется: уставом (положением) организации; Табелем унифицированных форм документов организации; в письме название вида не указывается. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 “Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации” нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Наименование вида документа  размещается в бланках конкретного  вида документа. Наиболее распространенными  являются бланки приказов, распоряжений, протоколов коллегиальных органов, кадровых приказов, справок о работе, командировочных удостоверений, финансовых документов и др.

Рекомендуется бланки отдельных  документов изготавливать в том  случае, если в течение года составляется не менее 200 соответствующих документов, или при устойчивости того или иного бланка. Такой устойчивостью, например, отличается форма командировочного удостоверения, справки о работе и др.В остальных случаях целесообразно использование общего бланка организации.

Общий бланк  организации строится на основе бланка письма как графически, так и по составу и расположению основных реквизитов.

Общий бланк может  включать следующие реквизиты:

• Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб муниципального образования, эмблему организации или товарный знак, знак обслуживания);
• код организации;
• наименование организации – автора документа;
• место составления или издания документа.

Таким образом, в общем бланке отсутствуют справочные данные об организации, характерные для бланка письма. На освободившемся месте бланка печатается название вида документа: справка, протокол и др.

Бланк называется общим, поскольку на нем может изготавливаться  любой документ, кроме письма, он является единым для целой группы документов. На нем могут изготавливаться  протокол, акт, справка, приказ и другие документы, если в организации считают нецелесообразным использовать бланки конкретного вида документа.

Использование общих  бланков способствует унификации документных  форм, повышает информационную культуру в организации, уменьшает количество ошибок при оформлении документов.

На всех без исключения бланках наносятся при их изготовлении ограничительные отметки для  расположения реквизитов:

• дата документа и регистрационный номер документа: _________ № ____________;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ: на № ____________________ от _________________________________;
• место составления или издания документа: для бланка письма это справочные данные, названные выше; для общего бланка и бланков отдельных видов это название населенного пункта. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Например, Московский завод…

Ограничительные отметки  для размещения реквизита “Адресование” позволят правильно, в соответствии с принятыми в организации правилами разместить все элементы адресования: название адресата, его почтовый адрес, обращение к определенному лицу.

Размещение на всех бланках  ограничительных отметок для  заголовка или краткого содержания текста заметно уменьшит количество ошибок при подготовке любого документа. Бланк напомнит специалисту, составляющему текст документа, сформулировать также в наиболее краткой форме его основное содержание, которое в делопроизводстве носит название – заголовок к тексту.

Использование заголовка  к любому документу имеет принципиальное значение при построении и функционировании информационно-поисковых делопроизводственных систем; заголовок формируется автором  текста, который составляет его наиболее точно, что обеспечивает эффективный поиск как в традиционных бумажных, так и в автоматизированных режимах.

Место для заголовка  на бланке целесообразно отводить в  левой части листа ниже справочных реквизитов для более удобного использования  площади для написания текста.

На бланках целесообразно  также определить место для проставления отметки о контроле исполнения документа. Такое место выделяется на левом  поле бланка в виде квадрата, где  будет проставлена от руки буква  “К” – контроль или соответствующий  штамп “Контроль”. В состав контрольного штампа могут быть включены инициалы руководителя, поставившего документ на контроль. Оттиск штампа проставляет должностное лицо, определившее контрольную значимость документа.

Возможно, при целесообразности и необходимости, использовать ограничительные отметки для размещения текста документа на листке, в т. ч. при применении трафаретов. Эти отметки одновременно являются ограничением полей.

Бланки документов изготавливаются  преимущественно типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии, множительной и вычислительной техники.Гербовые бланки подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам:

Поступление:

• наименование вида бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• организация – поставщик бланков;
• количество экземпляров;
• серия и номера бланков.

Выдача:

• наименование вида бланка;
• серия и номера бланков;
• получатель бланка (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего);
• количество экземпляров;
• расписка в получении;
• отметка об уничтожении.

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых  металлических шкафах (сейфах). 
Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. 
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на службу ДОУ организации. 
Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел.

Проверка наличия, использования  и хранения гербовых бланков производится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой  распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, использовании и хранении бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

2. Реквизиты документов: Оттиск печати, Отметка о заверении копии,  требования  к  оформлению,  расположению.  Привести  примеры оформления данных реквизитов

Документы необходимо составлять и оформлять в соответствии с формуляром, принятым для разновидности кадровых документов. Формуляром документа называется совокупность реквизитов, расположенных в установленной стандартом последовательности. Реквизит документа - это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие основные реквизиты: назначение (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и др.

Оттиск печати должен располагаться  внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит  специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии  документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.¹

Например:

Верно

Инспектор службы кадров       Левченко          Т.С. Левченко

06.04.2009

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.²

При рассылке документов, имеющих  нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).³

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).⁴

Отметка о заверении  копии используется и для удостоверения  верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и  др.).⁵ Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). ⁶