Деловая корреспонденция

Акт.

    Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). 

     Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д. 
• Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
• Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 
• Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

- Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

- Акт списания материальных ценностей.

• Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). 
• Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

    Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

    Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

    После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

    При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

     В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

     В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

    Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий  отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

    После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

    При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

     Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

    Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

     В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на общем  бланке организации или на специальном  бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно  повторяющейся информацией следует  применять бланки с трафаретным текстом.

     Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Докладная записка.

     Докладная  записка – это информационно-справочный документ. Составляется она на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции.

    Цель составления  докладной записки – информировать  руководство о сложившейся ситуации  и побудить к принятию определенного  решения.

     В случае  нарушения трудовой дисциплины  пишется докладная записка на  сотрудника. Иногда она может  носить просто информационный  характер, т.е. информировать о  выполнении распоряжения, завершении  или ходе выполнения работ,  задач.

     Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

     По содержанию  докладные записки подразделяются  на:

• инициативные;
• информационные;
• отчетные.

     Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

     Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

     Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

     Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

     Внешняя  докладная записка должна содержать:

• наименование организации;
• название вида документа (докладная записка);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя организации;
• фамилию исполнителя;
• номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

     Внутренняя  докладная записка включает:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (докладная записка);
• дату;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

     Подписывает  внутреннюю докладную записку  составитель (с указанием должности,  инициалов, фамилии).

     Докладная  записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

     Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

     Резолюция  руководителя, рассмотревшего внутреннюю  докладную записку, является основанием  для принятия каких-то решений,  издания документов, проведения  мероприятий.

    Обязательными реквизитами докладной записки являются: 

• адресат (кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
• наименование документа;
• дата и номер документа;
• место (город) составления;
• заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»);
• текст записки;
• личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
• подпись адресанта (составителя).

Оформление докладной  записки осуществляется на листе  формата А4, преимущественно на фирменном бланке организации.

Постановление.

     Постановление относится к распорядительной документации. Это акт управления общенормативного содержания, который издается главами местного самоуправления в пределах их компетенции. Основой для них является Конституция РФ, федеральное и местное законодательство. В постановлении устанавливаются нормы и права, которые являются обязательными для исполнения на территории, подведомственной издавшему данный документ органу исполнительной власти.

     При разработке  x Постановления и его оформлении руководствуйтесь ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", действующим с 1 июля 2003 года.

     Постановление должно быть составлено в соответствии с нормативно-правовыми актами и не содержать положений, которые бы им противоречили. Порядок и процедура составления и оформления положения должна быть подробно расписана в инструкции по делопроизводству, которая составляется администрацией каждого конкретного органа власти. Она содержит и устанавливает последовательность работы над проектом документа, правила его оформления и подписания, требования, которые необходимо соблюсти, чтобы обеспечить юридическую полноценность данного документа.

     Юридическим  основанием для постановления  может стать конкретное поручение главы администрации, потребности исполнительной и распорядительной деятельности для решения управленческих задач. Издание постановления может быть инициировано организациями, находящимися в подчинении муниципальной администрации или предприятиями, расположенными на территории муниципального органа.

Можно выделить следующие  стадии подготовки распорядительного  документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений еще добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих.

Начните разработку постановления  с определения круга вопросов, которые необходимо решить. Изучите  нормативно-правовые, законодательные, правительственные и предыдущие распорядительные документы по тому вопросу, который будет рассматриваться в постановлении. Это поможет вам исключить противоречия и дублирования в распорядительной документации.

     Подберите  справочно-информационную документацию, акты, отчеты и справки, необходимые  вам для работы над проектом  постановления. Составьте ясное  представление о сути вопроса  и той проблемы, которая будет  решаться с помощью данного  документа, начните работу над его проектом.

     Текст постановления,  обычно, должен состоять из двух  частей: констатирующей и распорядительной. В первой напишите вступление, дайте оценку существующей на сегодняшний день ситуации, обоснуйте необходимость издания данного Постановления и сошлитесь на юридическое основание – правовой акт. Во второй, распорядительной части, перечислите меры, которые необходимо предпринять для решения рассматриваемого вопроса, определите их ответственных исполнителей и назначьте сроки выполнения.

Подготовка  постановления  может быть  поручена  одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих.

Текст распорядительного  документа должен иметь заголовок, в котором чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). 

 Подготовив текст распорядительного  документа, приступают к его  оформлению. Распорядительные документы  оформляются на общем бланке, формат А4.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание.

Согласование проводит структурное  подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты  документов представляются на подпись. Постановление имеет две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.

     Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, отметки о согласовании.

Протокол.

    Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 

     Протокол отражает  деятельность по совместному  принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых  в управленческой деятельности  организаций, следует отличать  протоколы следственных, некоторых  административных органов и органов  охраны общественного порядка  (например, протокол санитарного  инспектора, протокол дорожно-транспортного  происшествия и др.), а также  протоколы договорного типа (протоколы  разногласий, протоколы согласования  разногласий, протоколы согласования  цены и др.). 

     Обязательному  протоколированию подлежат заседания  постоянно действующих и временных  коллегиальных органов (коллегии  федеральных органов исполнительной  власти, собрания трудовых коллективов,  собрания акционеров, заседания  советов директоров и др.). 

    Протоколы составляется  на основании записей, произведенных  во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов  и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 

    Протокол ведет  секретарь или другое назначенное  лицо. За правильность записей  в протоколе отвечают председатель  и секретарь, ведущие заседание. 

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 

    Решение о том,  какую форму протокола вести  на заседании, принимают руководитель  коллегиального органа или руководитель  организации. 

     Заголовком  протокола служит название вида  коллегиальной деятельности (заседание,  собрание и т.д.) и название  органа, деятельность которого протоколируется  (протокол заседания аттестационной  комиссии...; протокол общего собрания  акционеров...).

     Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. 

     Если количество  присутствующих превышает 15 человек,  в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, 

    например:

    Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). 

     Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого  положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. 

     Вводная часть  протокола заканчивается повесткой  дня, содержащей перечень рассматриваемых  вопросов, перечисленных в порядке  их значимости, с указанием докладчика  по каждому рассматриваемому  вопросу.     Вопросы повестки  дня формулируются с предлогом  "О", "Об", печатаются от  границы левого поля и нумеруются  арабскими цифрами. 

     Не рекомендуется  вопрос или группу вопросов  формулировать словом "Разное".

     Основная  часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:... 
ВЫСТУПИЛИ:... 
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):... 

     В разделе  "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание  его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". 

     В разделе  "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии  и инициалы лиц, выступивших  в обсуждении, а также их выступления,  включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии  выступившего указывается его  должность. 

     В разделе  "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается  принятое решение, которое формулируется  кратко, точно, лаконично во избежание  двоякого толкования. Наряду с  решением указывается количество  голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список  лиц, не участвовавших в голосовании.  Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 

     Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер  в соответствии с повесткой  дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают  от левого поля прописными  буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается  через 1,5 межстрочных интервала  с новой строки. Каждую фамилию  и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. 

     Содержание  особого мнения, высказанного во  время обсуждения, записывается  в тексте протокола после соответствующего  постановления (решения). 

     Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.   Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал. 

     Список отделяется  от основной части протокола  сплошной чертой. 

     В основной  части протокола указывается  номер вопроса в соответствии  с повесткой дня, содержание  вопроса и принятые решения.  Наименование вопроса нумеруется  римской цифрой и начинается  с предлога "О" ("Об"), печатается  центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 

     Протокол заседания  подписывают председатель и секретарь.  В особо важных случаях протокол  должны визировать выступавшие,  визы проставляются на левом  поле документа на уровне записи выступления.

      Датой протокола  является дата события (заседания,  совещания и т.д.). Если оно продолжалось  несколько дней, то через тире  указывают даты начала и окончания  заседания.  Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

     Протоколам  присваиваются порядковые номера  в пределах календарного года  отдельно по каждой группе  протоколов: протоколы заседаний  коллегии, протоколы координационных,  экспертных советов и других  органов. Протоколы совместных  заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера  протоколов организаций, принимавших  участие в заседании. 

      Копии протоколов  при необходимости рассылаются  заинтересованным организациям  и должностным лицам в соответствии  с указателем рассылки; указатель  составляет и подписывает ответственный  исполнитель подразделения, готовившего  рассмотрение вопроса. Копии протоколов  заверяются печатью Службы делопроизводства. 

     Принятые решения  доводятся до исполнителей в  виде выписок из протоколов, которые  оформляются на соответствующем  бланке и заверяются печатью  Службы делопроизводства. 

     Выписка  из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. 

     Выписка из  протокола воспроизводит все  реквизиты бланка, вводную часть  текста, вопрос повестки дня, по  которому готовится выписка, и  текст, отражающий обсуждение  вопроса и принятое решение.  Выписку из протокола подписывает  только секретарь, он же ее  заверяет. 

     Протокол оформляется  на общем бланке организации  с указанием наименования вида  документа – "ПРОТОКОЛ", на  специальном бланке протокола  (бланк конкретного вида документа)  или на стандартном листе бумаги  формата А4.

     Обязательными  реквизитами протокола являются:  наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

     Нормативными  правовыми актами могут устанавливаться  дополнительные требования к  некоторым видам протоколов, которые  необходимо учитывать при их  составлении и оформлении.

Содержание.

1. Государственный стандарт  РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", действующая с 1 июля 2003 года.

2. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

3. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 

5. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003.