Деловая переписка

29

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение ……………………………………………………………………...............

2. Деловая переписка: разновидности деловых писем организации ……………

2.1. Разновидности деловых писем ……………………………………………………

2.2. Реквизиты письма и бланк делового письма ……………………………………

2.3. Правила оформления делового письма ………………………………………….

2.4. Коммерческая переписка ……………………………………………………….

3. Заключение ………………………………………………………………………….

4. Список использованной литературы ……………………………………………..

Приложение

1.      ВВЕДЕНИЕ

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными союзами «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще - если): В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), вено вопи кое (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ» ... («Вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати...» («з "Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»). Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности - стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов. С 1811, после принятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация. В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.

2.      ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА: РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

СОПРОВОДИТЕЛЬНАЯ ПИСЬМО – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1)

Текст сопроводительного письма начинается словами «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим в сопроводительном письме может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;

«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…».

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае с начало говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – деловое письмо, содержащие обязательство или подтверждение. (ПРИЛОЖЕНИЕ 2).

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:

              «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др.

              Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

              Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

ПИСЬМО-ЗАПРОС – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее характером и содержанием ее деятельности.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).

В целом письма-просьбы составляются так же, как письма-запросы. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а  так же в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:

«Просим вас сообщить…»;

«Просим Вас предоставить …»;

«Просим Вас предоставить данные о …»;

«Обращаемся к Вам с просьбой о …».

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное решение вопроса …»;

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение».

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)»;

«Одновременно просим Вас …».

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном письме, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

ПИСЬМО – ПРЕДЛОЖЕНИЕ – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. (ПРИЛОДЖЕНИЕ 5).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора или иные действия партнера, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

«Предлагаем Вам …»;

«В связи с … предлагаем Вам …»;

«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам …».

ПИСЬМО – ЗАЯВКА – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. (ПРИЛОЖЕНИЕ 6).

В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами, заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводиться предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, предоставляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки – это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактическая просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

«Просим Вас включить в состав группы для участия в …»;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в …»;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников …».

В зависимости от ситуации в тексте письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях.

Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

- названия мероприятия;

- дата его проведения;

- форма участия (докладчик, слушатель, участник);

- фамилия, имя и отчество участника (участников);

- место работы, должность;

- почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

- потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки помимо тех, что содержаться в бланке письма.

Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случаи авторы, как правило, так и пишут на самом письме – «Гарантийная заявка». Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийном письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.

ПИСЬМО ОТВЕТ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение. (ПРИЛОЖЕНИЕ 7).

Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от _______ № _____ …»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ может начинаться словами:

«Сообщаем Вам …»;

«Извещаем Вас …»;

«Ставим Вас в известность, что …».

Ответ в форме отказа должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …» или «По причине …».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

ПИСЬМО – СООБЩЕНИЕ – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. (ПРИЛОЖЕНИЕ 8).

Письмо-сообщение может быть инициативным или является ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из 1 – 2 предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Сообщаем Вам, что …»;

«Доводим до Вашего сведения, что …»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о …»;

«Извещаем Вас о …».

ИНФОРМАЦИОННОЕ-ПИСЬМО – деловое письмо, в котором адресату сообщают сведения официального характера. (ПРИЛОЖЕНИЕ 9).

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или определенного типа. В информационных письмах могут дословно проводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. 

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. (ПРИЛОЖЕНИЕ 10).

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является:

«Напоминаем Вам …»;

«Вторично напоминаем Вам …»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что …»;

«Ставим Вас в известность, что …»;

«Несмотря на неоднократные напоминания …».

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия.

Например:

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции».

ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. (ПРИЛОЖЕНИЕ 11).

Письмо-требования, как правило,  - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства …»;

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) …»;

«Требуем незамедлительно выполнить …».

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае дело будет передано в арбитражный суд»;

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции …»;

«В противном случае мы не несем ответственность за последствия …».

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков. (ПРИЛОЖЕНИЕ 12).

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используется формулы обращения к адресату: Уважаемый …! (Уважаемые …!), например:

«Уважаемый господин Лужков!»;

«Уважаемый Алексей Михайлович!»;

«Уважаемые господа!»;

«Уважаемые господа банкиры!».

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используется следующие выражения:

«Приглашаем Вас принять участие в …»;

«Просим Вас принять участие …»;

«Имеем честь пригласить Вас …»;

«Примите наше приглашение …».

2.2. РЕКВИЗИТЫ ПИСЬМА И БЛАНК ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

При составлении и оформлении деловых писем используют реквизиты: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе. В сопроводительных письмах используется еще один реквизит – отметка о наличии приложения, для удостоверения писем финансового содержания с обязательными, гарантиями проставляется печать.

Деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем. Для передачи по факсу могут использоваться специальные бланки факсимильных сообщений. Если письмо занимает более одной страницы, на бланке печатают только первую страницу документа, остальной текст – на стандартных листах бумаги.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб РФ; герб субъекта РФ; эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации (в составе справочных данных по ГОСТ Р 6.30 -2003 указывают также код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика с указанием кода причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)). При необходимости на бланке размещают ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту документа, адресат.

2.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Деловые письма составляют для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны, письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и т.д.. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как  подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации фирмы.

Так же как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны произвести благоприятное или неблагоприятное впечатление на получателя письма. Так что если вы хотите, чтобы это впечатление было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. В деловых отношениях подчас дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. Письмо должно быть написано по возможности просто, логично, понятно. В деловом письме не нужно употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Вместе с тем это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, тем более – экспрессивным. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность,  в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным. Тем более в письме недопустима фамильярность. Разговорная манера общения, неофициальный стиль – не для делового письма.

Существует несколько общих требований, предъявляемых к деловым письмам:

      деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма (бланке факсимильного сообщения);

      деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем;

      письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

      письмо не должно быть большим по объему (большинство писем – до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);

      на инициативного письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;

      деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;

      деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Одна из основных особенностей деловой переписки в настоящее время – это подготовка и оформление документов при помощи персонального компьютера.

Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требует высокого качества изготовления документов на печатающих устройствах, в частности:

      единого стиля оформления документа;

      четкого, ясного и однообразного оттиска знаков, ровной линии строк, букв, правильного размещения пробелов между знаками, буквами и цифрами;

      соблюдения установленных полей;

      правильного расположения реквизитов: заголовка к тексту, адресата, подписи, приложений и др.;

      одинаковых абзацных отступов;

      правильного построения таблиц.

Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:

      наличие служебных заголовков;

      ограничение объема сообщения;

      использование установленных сокращений;

      оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи.

Эти особенности влияют на структуру текста, композицию, язык с тиль сообщений, передаваемых по электросвязи.

Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются опытом, поэтому составителю писем нужно внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем по тематике организации, учитывая ее цели, задачи, специфику деятельности. Немаловажную роль играть и общая культура человека, его знания, навыки, кругозор, поэтому очень важно постоянно работать над собой, повышать общую культуру, в т.ч. и культуру делового общения, и культуру речи.

2.4.           КОММЕРЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА

Коммерческая переписка включает различные по наименованию документы, посредством которых осуществляются информационные взаимосвязи контрагентов (продавца и покупателя, экспортера и импортера) на различных этапах торговых и внешнеторговых сделок.

В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки.

Коммерческая переписка присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки – от ее подготовки и заключения до завершения использования, отсюда тематическая широта коммерческой переписки – от рекламных писем и писем-предложений до писем-уведомлений, используемых при транспортировке грузов, и претензионных писем.