Деловая переписка. 6

     Содержания 

Введение

1. Язык деловой переписки

2. Особенности деловой переписки

3. Структура писем деловой переписки

Заключение

Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

   Во все времена деловое общение и соответственно деловая переписка были одними из важнейших составляющих любого бизнеса, главными средствами взаимодействия в его рамках. Умение грамотного оформления деловых писем является одним из факторов успешной предпринимательской деятельности. Соблюдение правил, установленных спецификой формы делового письма и традициями общения, играет значительную роль в бизнесе при ведении официальной переписки, поэтому изучение и выявление норм, касающихся не только оформления письма, но также и характера изложения его содержания, определяют актуальность данной работы. К тому же следует учитывать, что в разных языковых группах существуют разные правила оформления письма. В частности, оформление его некоторых деталей будет отличаться в зависимости от того, написано оно на русском или немецком языке.

   Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено  развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных  лиц. Интернациональные свойства делового письма - следствие универсальности  задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языковым средством  фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

   К служебной  информации предъявляются общие  требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

   Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

   Итог  документирования - создание документа. В социальном плане любой официальный  документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

   Цель  работы: описать особенности деловой  переписки. 
 
 
 
 
 

1. Язык деловой переписки

Язык деловой  переписки представляет собой периферию  официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает высокая степень терминированной лексики:

а) юридических  терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

б) экономических  терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета  и т.д.);

в) экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

г) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности  глагольных существительных, которые  часто обозначают опредмеченное действие:

- погашение кредита  - погасить кредит

- решение вопроса  - решить вопрос

- использование  кредита - использовать кредит

- отгрузка товара - отгружать товар

- отсрочка платежа  - отсрочить платеж

д) в высокой  частотности отыменных предлогов  и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в  целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

е) развитие собственно канцелярских значений, связанных с  переходом причастий в класс  прилагательных и местоимений:

- настоящие правила

- настоящий договор

- действующие  расценки

- надлежащие  меры

- надлежащее  обращение

- с ненадлежащим  качеством

- в установленном  порядке

ж) стандартизация лексической сочетаемости: сужение  значения слов объясняет ограничение  лексической сочетаемости слов, появление  так называемой регламентированной сочетаемости:

- контроль обычно  возлагается

- сделка - заключается

- платеж - производится

- счет - выставляется (или оплачивается)

- цена - устанавливается

- право - предоставляется

з) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как  формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую  ситуацию социально-правовых отношений:

- в установленном  порядке; в соответствии с принятой  договоренностью;

- в порядке  оказания технической помощи; в  случае невыполнения долговых  обязательств;

- договор вступает  в силу со дня подписания;

- жалобы подаются  в установленном законом порядке;

- поставка производится  автотранспортом;

и) формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся а дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

- 1. Предмет договора

- 1.1. Исполнитель  берет на себя обязанности  по снабжению заказчика центральным  отоплением и водоснабжением.

- 1.2. Заказчик  своевременно оплачивает предоставленные  услуги;

к) отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

л) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных  текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

   Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в  текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Особенности деловой переписки

Деловая переписка  занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим  звеном с внешними организациями, она  один из необходимых элементов ведения  любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой  переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь  и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем  и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении  переписки должны соблюдаться следующие  требования:

- письма оформляются  на специальных бланках - бланках  для писем и подписываются  руководителем организации или  его заместителями в рамках  предоставленной им компетенции;

- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Деловое письмо как документ информационно-справочного  характера при соответствующем  оформлении приобретает юридическую  силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным  лицом.

К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют  в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и  отправляют адресату, а второй - направляют в дело.

Деловая переписка  представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид  документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих  единых требований, то есть, в письмах  должна присутствовать - ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Официально-деловая  переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации - автора, почтовые реквизиты организации - автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и  события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям  к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием  служебного заголовка, в котором  указывается информация об адресате и отправителе, а также время  передачи сообщения.

Факс  или телефакс (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или  деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой  стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер  отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что  и отправляемая за исключением подписи.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронное сообщение  состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего  служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной  почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным  именем пользователя) и домена, который  описывает место (компьютер или  локальную систему), где этот электронный  ящик находится. Имя и домен разделяются  знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит  из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети Red-Com это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Электронная почта  используется как для передачи сообщений  внутри одного учреждения, так и  между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные  средства. Обмен электронными сообщениями  осуществляется через почтовые ящики. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Структура писем деловой переписки

С правой стороны  и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя  указывается дата отправления с  указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято  указывать сначала месяц, а затем  число.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного  на конверте.

Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, «Дорогой г-н (или  г-жа)» или «Господа», «Уважаемые господа» и т.д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

В следующей  строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить  Re ("Reference"), русский эквивалент - «Касательно».

Далее следует  текст письма.

Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется  комплимент "Весьма искренне Ваш" («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" («Sincerely yours»). Можно ограничиться добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием  под ней вашей фамилии и  должности. В большинстве стран  подпись ставится с правой стороны  листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под  заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на машинке или  компьютере под рукописной подписью.

Если после  написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые  произошли позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая  информация, в конце постскриптума  ставится подпись.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы  или документы, то они обычно перечисляются  в левой нижней части письма на отдельной строке после слова  «Приложения (Enclosure)».

Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.

Регламентированные  письма составляются по определенному  образцу (это касается не только стандартных  аспектов содержания, но и формата  бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным  конструкциям относятся формулировки, указывающие:

а) на причину  обращения:

«В связи с  неполучением счета-фактуры...»

«Ввиду задержки получения груза...»

б) на ссылки:

«Ссылаясь на Ваш  запрос от...»

«Согласно протоколу  о взаимных поставках ...»

в) на цель:

«В целях скорейшего решения вопроса ...»

«В ответ на Ваш запрос ...»

Регламентированные  письма имеют четкую структуру, как  правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя  и приводятся ссылки, на основании  которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

«Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…»

«Просим рассмотреть  наше предложение…»

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский  текст, реализующийся в виде формально-логического  или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю  вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое  действие:

а) этикетные  ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения  и т.п.;

б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

в) подтверждения: подтверждаем;

г) заявления: заявляем, объявляем;

д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

ж) напоминания: напоминаем;

з) предложения: предлагаем

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Кукушин В.В. Деловой этикет. М.: АСТ, 2006. -с.28.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов  стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные  письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует  с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные  выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции  является сочетание черт делового и  публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия - с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем  включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей  свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой  корреспонденции являются официальность  общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней  практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать  новые деловые тексты. Формула  «типовая ситуация - стандартизованная  речевая манера» обусловливает  использование стандартных средств  и помогает обеспечить ту степень  точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработку  информации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой  стиль и те жанры, которыми он представлен  в деловом общении, имеют ряд  характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической  подготовки составителя документа. В заключение нужно заметить, что  деловая переписка сегодня носит  более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой  письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство  составлять деловые письма требует  практики и знания арсенала речевых  средств, накопленных за тысячелетие  языком деловой письменности.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1) Плещенко Т.П., Федотова Н.В., Чечет Р.Г. Стилистика и культура речи, Москва: ТетраСистемс, 2001 г.

2) Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи, Москва: Феникс, 2002 г.

3) Граудина Л.К., Ширяев Е.Н. Культура русской речи, Москва: Норма, 2005 г.

4) Культура русской  речи. Учебник для вузов/ под  ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. - Москва: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М, 1999 г.

5) Документы  и делопроизводство. Справочное  пособие / Сост. М.Т. Лихачев, Москва, 1991 г.

6) Кондратьева С.И., Маслова Е.Л. Деловая переписка. - Москва: Маркетинг, 2001 г.

7) Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо. - СПб.: Издательский дом Герда, 2003 г.

8) Словарь делового  человека (для вузов) / под ред.  В.Ф. Калипова. - Москва: Интерфакс, 1994 г.

9) Культура устной  и письменной речи делового  человека. Справочник. Практикум, 4-е  изд. - Москва: Флинта: Наука, 2000 г.