Деловое совещание. 9

ВВЕДЕНИЕ 

Деловое совещание – это  общепринятая форма делового общения  по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного  осмысления и решения. Суть делового совещания заключается  в  том,  чтобы  обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых  разных мнений. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения  на  основе  равного  права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; если  решение   вопроса   затрагивает   интересы   одновременно   нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если  для  решения  важного  вопроса  необходимы  мнения   различных   групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят  большой вред, так как тратят дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы. Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Целью данного реферата является – изучение основных аспектов делового совещания, поиск решений выше изложенных проблем и выявление негативных факторов, возникающих при проведении делового совещания. Объект реферата –  исследование стилей и речевых моделей  при проведении совещания.

Данная тема является актуальной в современном обществе, так как  большинство компаний и фирм сталкиваются с такими проблемами, как: правильно  поставленная цель на совещании, ход  работы, количество участников, продолжительность  совещания, правильно-поставленная речь при изложении своего материала  и т.д. Эти и другие проблемы рассмотрим подробнее.

Работа имеет следующую  структуру: введение, две главы, заключение и список литературы.

В первой главе рассматривается  понятие и сущность делового совещания, а также классификация и виды совещаний, которые существуют на данный момент.

Во второй главе рассматриваются  основные правила проведения деловых  совещаний, какие задачи ставит перед  собой руководитель. Также затрагивается  аспект о стилях делового совещания.

По результатам исследования данной темы был вскрыт ряд проблем и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса.

ГЛАВА I ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ КАК ОДНА ИЗ ФОРМ  ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

1.1 Понятие и сущность делового совещания

Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения.¹ Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям: сбор и переработка информации, координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников, и принятие решения.

Кроме того, что деловое  совещание является способом привлечения  коллективного разума к выработке  оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т. п.

Для некоторых предприятий  деловое совещание – это единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание  – возможность показать свой талант руководителя.

Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию  режима  работы  всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы  для ускорения процесса принятия  решений  и  повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями  и  опытом, для более быстрого  доведения конкретных задач до исполнителя,  но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Учет специфики отдельных видов совещания, соблюдение алгоритма его проведения, знание определенных технологий способно превратить эту форму делового взаимодействия в наиболее эффективный инструмент решения управленческих задач.

1.2 Классификация  деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам. По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

Кроме того, выделяют виды деловых совещаний. Каждый вид совещания определяется целью. Разные виды совещания требуют различной подготовки, условий и технологии проведения. Необходимо также сформировать адекватные ожидания у участников, чтобы обеспечить их подготовленность².

Одним из видов делового совещания является информационное (инструктивное). Его цель – информирование персонала о решениях, принятых руководством, передача информации по вертикали — сверху вниз, на нижние этажи организации. Оно предполагает, что планы уже составлены, решения приняты, и на совещании нужно только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою задачу, ответить на вопросы, которые могут возникнуть. Также выделяют проблемное совещание, которое направлено на обсуждение проблем и поиск их решения. Стратегическое (совещание по развитию) рассматривает перспективные вопросы развития, на них обсуждается инновационные проекты, планирование дальнейших действий. На  итоговом совещании подводят итоги выполненной работы, достигнутых организацией в течение определенного времени, в продвижении к поставленным целям. Последнее выделяют оперативное совещание. Отличительной особенностью является их регулярный характер, непродолжительность и специально отведенное время — как правило, начало рабочего дня и недели. Несмотря на негативное отношение персонала, польза проведения регулярных совещаний несомненна.

 Во-первых, это своеобразная  остановка в пути для того, чтобы оценить степень достижения  поставленных задач, выявить проблемные  точки и направление дальнейшего  развития.

 Во-вторых, проведение  оперативных совещаний на регулярной  основе позволяет повысить управляемость  коллективом и авторитет руководителя  за счет интенсификации³ контактов и использования принципа обратной связи.

 В-третьих, проведение  совещаний улучшает дисциплину  в коллективе, стимулирует к работе, позволяя равномерно распределить  нагрузку, поскольку каждую неделю  исполнителям необходимо отчитаться  по данным поручениям. Это хороший  повод публично поощрить достижения  отдельных сотрудников, а также  указать на недочеты в работе.

 Наконец, оперативные совещания являются эффективным инструментом формирования здоровой корпоративной культуры, таким образом, предотвращаются и устраняются слухи, конфликты и разобщенность между подразделениями компании.

ГЛАВА II ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ

2.1 Основные задачи и цели проведения делового совещания

  Прежде  всего,  каждый  руководитель  до  проведения  совещания   должен определить основные цели, которые он  собирается  достичь  с  помощью  этого метода работы. Совещания  могут  проводиться  для  решения  производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости  интенсивной  работы  (о чем могут свидетельствовать  частые  совещания), проявления руководителем собственных качеств       (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка  цели  наполовину  гарантирует успех совещания.

   Также, руководитель  должен  определить  вид совещания,  которое он планирует  проводить.  Это  может  быть  информационное  или  инструктивное, оперативное или проблемное совещание.

 Информационное или  инструктивное совещание служит  для передачи  служебной информации. Их целесообразно использовать в случае  отсутствия  времени  для письменных  распоряжений   или   при   желании   руководителя   эмоционально воздействовать  на  подчиненных.  Если  позволяет  время,  информацию  лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается  меньше времени.  Кроме  того,  прочитанная  информация   усваивается   лучше,   чем воспринятая на слух.

Целью оперативных совещаний  является  получение  руководством  информации  о текущем  состоянии  дел,  принятие  оперативных  решений   и   контроль   их использования.

    Проблемные совещания  - это совещания, направленные  на поиск оптимальных решений,  вынесение  на  обсуждение  хозяйственных   проблем,   рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение  инновационных проектов.

    Следующей задачей  в проведении совещания является выбор времени. Психологами было замечено, что совещания, проводимые  строго  по  графику  с заранее указанной датой и часом,  являются  более  продуктивными.  При  этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые  совещания  рекомендуется  проводить  как  можно  реже.  Они отрывают сотрудников от основной работы, резко  снижают  культуру  служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить  совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты

 Подготовка совещания  начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

При решении вопроса о  составе участников очень внимательно  нужно подойти к формированию списка, как по количественному, так и по качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме. Что касается количества участников совещаний, то оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня. Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Только при соблюдении всех этих аспектов руководитель с его фирмой достигнет именно той цель, которую он поставил перед собой в самом начале проведения делового совещания.

2.2 Правила проведения делового совещания

Существует несколько  общих правил, которые помогут  сделать деловые совещания эффективными и направленными на решение поставленной задачи, а не на межличностные отношения⁴:

1. Надо определиться с тем, какое это совещание – плановое, внеочередное – и какова его цель.

2. К совещанию надо готовиться заранее. Инициатор и ведущий показывает пример другим и задает тон. При этом надо не только самому готовиться, но и заранее сообщить участникам, что от них требуется. Если совещание внеочередное, следует направить информацию о дате и времени в письменном виде (используя внутреннюю сеть, например). Если же информация передается устно, надо убедиться, что сотрудники ее услышали.

3. Приглашать стоит только тех, чье присутствие имеет смысл, при этом участники должны понимать, какой смысл это для них имеет.

4. Каждый приглашенный должен иметь возможность высказаться, а задача ведущего – понять и зафиксировать основные моменты высказывания.

5. Самая сложная задача – направлять дискуссию в нужное русло и делать это корректно.

6. По окончании совещания надо подвести итоги и наметить планы на будущее. И конечно, эти планы выполнять.

Эффективность совещаний  зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они  отождествляли себя с обсуждаемой  проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная  и доброжелательная конструктивно-критическая  атмосфера, способствующая укреплению доверия.

На практике эффективность  совещания уменьшается из-за нечетко  сформулированной цели совещания; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем  своей позиции, не оставляющего места  для развертывания творческой дискуссии.

Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:

• обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;
• четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;
• тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения; стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;
• корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;
• обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

2.3 Требования  к выступающему на деловом совещании

Докладчиком на совещании должен выступать  работник, хорошо знающий данную проблему и обладающий культурой речи. Делая  наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать  не более одной страницы машинописного  текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как  правило, хорошо воспринимается, не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше  преподносить цифровую информацию в  письменном виде: в таблицах и графиках.

От оратора требуется, чтобы  суть дела излагалась по памяти или  с частичной опорой на текст, а  не читалась. Усвоение при свободном  изложении достигает 95%, а при  чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или  чрезмерную поспешность речи, контролируя  ее ритм. Особое внимание необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала⁵.

Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением. Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям. Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами" - "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами"⁶.

Важнейшей задачей руководителя на совещании является обеспечение возможности выслушать мнения участников и серьезно разобраться в них. Необходимо предоставлять слово всем желающим выступить, не сворачивать прения, если они идут в нежелательном, с точки зрения председателя, направлении и все больше склоняют участников совещания к мнению, не разделяемому руководителем. У работников, выступающих на совещании, не должно быть и мысли о том, что они могут пострадать за свою искренность и откровенность.

Серьезной помехой всестороннему и объективному обсуждению может оказаться конформизм⁷, т.е. подавляющее влияние мнения большинства на мнение меньшинства вследствие авторитета, естественно, присущего всякому большинству. Человек, чувствующий, что большинство его не поддерживает, обычно прекращает спор, даже не приведя всех своих доводов. А между тем истина может оказаться именно на его стороне. При обсуждении научных, технических или экономических вопросов такое положение может оказаться чревато выбором ошибочных управленческих решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог, следует отметить, что деловое совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей. Конструктивная подготовка и умелое проведение совещания помогут эффективно решить актуальные проблемы, достигнуть цели, установить оптимальный психологический климат в рабочей группе и избежать побочных эффектов (усталость, раздражение, обида, стресс).

Рассмотрев эту тему, мы узнали, что каждый руководитель организации должен уметь четко, ясно, быстро доводить информацию до  своих подчиненных,  получать  все   необходимые   сведения   от   них и    принимать своевременно  правильное  решение. Анализируя   эффективность   проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е. Г. Молл  считает,  что чаще всего руководители допускают такие ошибки,  как  отсутствие  системы  в подготовке и  проведении  совещаний,  излишняя  централизация  при  принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей  и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых  решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.

 Основной  же  ошибкой   руководителей   становится   забывание   правила понимания информации, сформулированного специалистом  в  области  управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то  высказанное составит  70  от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70  от  услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

  Как видим, совещание - процесс сложный и при его  проведении  необходимо учитывать огромное  количество  психологических  закономерностей  и  правил. Объективная же реальность в настоящее время  заставляет  всех  руководителей различных  организаций поворачиваться   лицом   к   проблеме   повышения эффективности  своей  работы,  продуктивного  использования  каждой   минуты рабочего времени.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Самохвалова А.Г. Деловое общение: путь к успеху: Учебное пособие. – Кострома: КГУ им.Н.А. Некрасова, 2007г.

2. Психология и этика  делового общения: Учебник для  ВУЗов /Под ред. проф., 2003 г.

3. В.Н. Лавриненко .- 5-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2007г.

4. Зельдович Б.З. Менеджмент  в полиграфии: Учебное пособие . – М: МГУП, 2004г.

5. Белова Е.М.,Угляница А.В.. Управление трудовым коллективом в строительстве: Учебное пособие.- Кемерово: ГУ КузГТУ, 2006г.

6. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц.-М.:Экономика, 1991 г.

7. Семенов А.К., Маслова  Е.Л. Психология и этика менеджмента  и бизнеса :

Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий центр

«Маркетинг», 2005 г.

8. Основы менеджмента : Учебное пособие .-М.: ИВЦ «Маркетинг»,2000 г.

9. Быкова Т.А., Кузнецова  Т.В. Подготовка совещаний и  собраний: Практич. пособие. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. г.

10. Рождественская Н. Управленческая  коммуникация: деловое совещание  //Народное образование. - 2001. - № 5

11. Панфилова А.П. Деловая  коммуникация в профессиональной  деятельности. – М.: «Знание», 2005 г. 

12. Скриптунова Е. Стиль управления и другие факторы успеха руководителя.// Секретарь-референт. - 2006. - № 10.

¹ Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: Практич. пособие. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. г.

² Рождественская Н. Управленческая коммуникация: деловое совещание //Народн. образование. - 2001. - № 5

³ Интенсификация (фр. intensification, лат. intensio напряжение, усиление) — процесс и организация развития производства, в котором применяются наиболее эффективные средства производства, а также расширение производства. (http://ru.wikipedia.org/wiki/Интенсификация)

⁴ Скриптунова Е. Стиль управления и другие факторы успеха руководителя.// Секретарь-референт. - 2006. - № 10.

⁵ Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – М.: «Знание», 2005 г.

⁶ Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов /Под ред. проф., 2003 г.

⁷ Конформизм - (от позднелатинского conformis - подобный, сообразный), приспособленчество, пассивное принятие существующего порядка, господствующих мнений, отсутствие собственной позиции, беспринципное и некритическое следование кого-либо образцу. (Современная энциклопедия, 2000 г.)