Документирование информации

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..2

1.  Способы и особенности документирования  ……………………………………..3

   1.1  Текстовое документирование ……………………………………………………...3

   1.2 Стенография……………………………………………………………..…………..5

   1.3 Техническое документирование …………………………………………………..7

   1.4 Фотодокументирование …………………………………………………………...11

   1.5 Кинодокументирование. Видеозапись…………………………………………....13

   1.6 Фоно (аудио)документирование…………………………………………………..16

   1.7 Документирование с применением электронно-вычислительной техники …...18

Заключение…………………………………………………………………………20

Список использованных источников……………………………………………..21

Введение

Документирование – это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин “документирование” и определение этого понятия стандартизованы. Согласно “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)”,

- документирование – это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”. В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Документ является результатом  документирования и определяется как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

1. Способы документирования

1.1 Текстовое документирование

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

- пиктографическое;

- идеографическое (логографическое);

- слоговое (силлабическое);

- буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Пиктографическое письмо (от лат. “pictus”  – писанный красками, рисованный и  греч. “grapho” – пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним  типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей – племён, союзов племён – создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее – военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки – до конца 19 в.).

Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с  конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.

Однако пиктографическому письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т.п.).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы – слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное – идеографическое письмо (от греч. “idea” – понятие и “grapho” – пишу).

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические  знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (v, ?, ?, ?, %), музыкальные знаки (d, d), денежные символы ($, ?, ?), знак параграфа (§) и др.

Однако идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более.

Третьим этапом развития письма стало  слоговое или силлабическое письмо (от греч. ”sullabe” – слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними – японская слоговая азбука “кана” и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Из слогового письма во 2 тыс. до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический  знак обозначает, как правило, отдельный звук – фонему (от греч. “phonema” - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).

Родоначальником всех видов алфавитного  письма, как полагают учёные, стало  древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму. Будучи активными мореплавателями и торговцами, они быстро распространили, начиная с 9 в. до Р.Х., свой алфавит среди многих народов Средиземноморья. От финикийцев алфавит заимствовали греки. Греческий классический алфавит, возникший к 403 г. до Р.Х., содержал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построенным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты. В скорописной (курсивной) форме финикийский алфавит получил широкое распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало всем восточным алфавитам.

Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине 9 в. связано с именами известных просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две графических разновидности – кириллицу и глаголицу. Кириллица, вытеснив глаголицу, просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала 18 века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи.

Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и  под воздействием государственных орфографических реформ – прежде всего Петровской (1707-1710 гг.) и советской (1917-1918 гг.). В результате из алфавита был изъят ряд букв: ?(омега), ?(пси), і (и), ?(фита) и др. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы. Построенным на кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.

Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них – к более простым слоговым и буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определённую роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи для письма. Начертательное письмо и в наши дни остаётся важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

1.2 Стенография

Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного изображения. Обычным письмом можно записать 15-20 слов в минуту, тогда как живая речь может произноситься со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Не случайно ещё в древности стали предприниматься небезуспешные попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так возникла стенография (от греч. “stenуs” – узкий, тесный и “grapho” – пишу). В Древней Греции она была известна уже в 350 г. до Р.Х. Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 г. до Р.Х., когда скоростным письмом была произведена запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название “тироновых нот”.

На первых порах стенография  была словной, т.е. каждому слову соответствовал свой знак, который нужно было запомнить. Первоначально число таких знаков составляло около 5 тыс., а в дальнейшем достигло 13 тыс., что весьма затрудняло практическое использование стенографии.

Выход был найден в изобретении в начале 17 в. буквенной системы, автором которой стал англичанин Уиллис. Именно буквенная система стенографии получила впоследствии достаточно широкое распространение во многих странах мира. На протяжении нескольких столетий было создано множество разновидностей этой системы, которые в конечном счёте сводятся к двум основным – геометрической и курсивной. В основу первой положены прямая линия, точка, круг и его части, а в основу второй – овал и части букв обыкновенного быстрого письма.

В буквенной системе стенографии каждой букве соответствует свой стенографический знак. Вместе с тем широко используются приёмы идеографического, слогового, словного и даже фразового письма. В последнем случае стенографический знак выражает часть фразы или даже целую фразу. Стенография, таким образом, по-своему отражает все основные этапы развития письма.

В России скоростное письмо было известно также достаточно давно: в Новгороде  и Пскове - в 15-16 вв., в Москве –  в 16 в. при первых Романовых. Однако первая оригинальная алфавитная система стенографии, построенная с учётом особенностей русского языка, появилась лишь в 1858 г. (система Иванина). Вскоре была сделана и первая публичная стенографическая запись в России – на диспуте 19 марта 1860 г. между академиком М.П.Погодиным и профессором Н.И.Костомаровым на тему о происхождении Руси. Во второй половине 19 в. стенография стала использоваться студентами, некоторыми писателями, журналистами, учёными. В частности, стенографическим способом были записаны романы Ф.М.Достоевского “Игрок”, В.Крестовского “Петербургские трущобы”, часть “Основ химии” Д.И.Менделеева и др. Определённый прогресс в развитии стенографии в начале 20 в. был связан с появлением и работой в России Государственной Думы. Для записи её заседаний было создано специальное стенографическое бюро, состоявшее из нескольких десятков человек.

С приходом к власти большевиков  внимание к стенографии существенно  усилилось, прежде всего со стороны  государства. В 1925 г. была проведена  Всесоюзная конференция стенографов, в 1920-е годы в СССР издавался журнал “Вопросы стенографии”, тогда же были созданы Высшие государственные курсы стенографии. Впоследствии стенография преподавалась в ряде советских школ и вузов. В стране работали десятки тысяч стенографов.

За полторы сотни лет активного использования стенографии в России было издано множество книг, учебников по этой прикладной дисциплине. На материале русского языка было создано свыше ста различных вариантов стенографических систем. Все они в конечном счёте являлись разновидностями уже упоминавшихся двух основных систем, сложившихся во второй половине 19 века - геометрической и курсивной. В 1933 г. ВЦИК своим постановлением ввёл в РСФСР Государственную единую систему стенографии (ГЕСС), в основу которой была положена курсивная система Н.Н.Соколова.

Изучение стенографии весьма трудоёмко, требует постоянной практики, а работа стенографа является очень напряжённой. К тому же расшифровка текста, записанного условными символами, занимает много времени. К этому следует добавить, что стенографическая запись не в состоянии передать в точности произнесённый текст. Попытки перехода в середине 20 столетия к машинной стенографии не дали желаемых результатов. В настоящее время с развитием автоматизированных средств документирования стенография оказалась практически вытесненной из процесса создания служебных документов, хотя в ограниченных масштабах продолжает ещё кое-где использоваться.

1.3 Техническое документирование

Разновидностью начертательного  способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Прежде чем возводить какое-либо сооружение или изготавливать предмет, человек строит их “в своей голове”, а затем закрепляет эту информацию на каком-либо материале. Техническое документирование – это и есть способ фиксации технической мысли на материальном носителе.

Техническая документация появляется в процессе документирования различных  видов научно-технической деятельности, к числу которых относится проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.

Техническое документирование появилось  ещё в глубокой древности, практически  одновременно с появлением письма. По мнению учёных, уже многие из наскальных рисунков содержали производственную тематику. По рисункам сооружались храмы и дворцы в Древнем Египте и Вавилоне. Там же появились технические описания на камне, глине, папирусе, которые впоследствии стали дополняться экономическими расчётами и сметами. Для изготовления изделий и сооружения построек стали изготавливать образцы, модели. Появляются рисунки специального технического назначения – чертежи, географические карты.

Качественные изменения в техническом  документировании произошли при  переходе от аграрного общества к индустриальному. В этот период важнейшим техническим документом становится чертёж, т.е. изображение предмета, выполненное с помощью черт, линий на плоскости по определённым правилам. Не случайно именно в конце 18 в. появилось так называемое проекционное черчение, разработанное французским инженером Г.Монжем и используемое вплоть до наших дней. В дальнейшем расширение сферы технического документирования происходило за счёт появления новых либо совершенствования старых его направлений: технологическое документирование, документирование научных исследований, стандартизации и др.

В техническом документировании используются прежде всего изобразительные средства (чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики), поскольку с помощью письма зачастую сложно или невозможно передать точную информацию о предмете, объекте, явлении. Формализованный графический язык является специфической знаковой системой передачи информации. Графический образ представляет собой “целесообразно построенную совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки)”. Вместе с тем в техническом документировании достаточно широко используется также и словесная форма, тексты.

Обычно всё многообразие технической  документации разделяют на 4 группы:

- документы, фиксирующие информацию о средствах производства (проектно-конструкторские документы);

- результаты записи процесса труда (технологические документы);

- зафиксированная информация о природе, как объекте человеческой деятельности (документы о геологоразведке, геодезии, картографии, метеорологии и др.);

- документы, связанные со сферой обслуживания и потребления, с использованием технических средств. 

Во всех группах технической  документации значительный удельный вес  занимают чертежи. Существует множество разновидностей чертежей, обусловленных:

- характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного  производства, объектов капитального строительства);

- степенью подробности изображения  (генеральные планы, габаритные  чертежи, собственно чертежи);

- полнотой изображения (чертежи  общего вида, чертежи сборочных  единиц, чертежи деталей) и др.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие  рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т. д.).

Технические описания содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К числу текстовых технических документов относится также пояснительная записка. В ней приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, даётся обоснование технических и технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчёты, инструкции, схемы, графики и т.д.

Большую группу графических и текстовых  технических документов составляют технологические документы, являющиеся результатом технического документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.

Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт: операционные (фиксируют одну производственную операцию);

- общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали);

- цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);

- карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).

Технологические карты содержат следующую  информацию: “название операций, схему  установки и обработки изделия, применяемые станки, инструмент и  приспособления, режим работы (скорость, тепловой режим и т.д.), время обработки (машинное и вспомогательное), специальность и разряд рабочего, стоимость каждой операции”.

На предприятиях с непрерывным  производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т.п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.

К технологическим документам относятся  также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.

Исследование человеком природы обусловило появление многочисленной группы документов, в составе которой выделяют:

- картографическую,

- инженерно-геологическую,

- топографо-геодезическую,

- почвенную,

- гидрологическую документацию.

В свою очередь, многие виды документов, относящихся к этой группе, имеют разновидности. В частности, карты (карта – чертёж поверхности Земли, небесного тела или звёздного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-географическими, социально-экономическими, историческими и т.п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, по краскам и т.д.

В процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок создаётся  обширная научно-исследовательская  документация. Её основные виды:

- отчёты по научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-технологическим и экспериментально-проектным работам;

- отчёты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

- программы научно-исследовательских работ;

- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

- монографии, диссертации, другие научные публикации и отзывы на них;

- первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.).

Особую группу технических документов, имеющих правовое значение, составляют стандарты.

В отдельную группу выделяются документы, способствующие использованию технических средств и охватывающие, таким образом, сферу потребления. К ним относятся: паспорта технических изделий, каталоги промышленных фирм, рекламные чертежи и рисунки и т.д.

До недавних пор  техническое документирование осуществлялось преимущественно в традиционной (аналоговой) форме – в виде уже рассматривавшихся выше чертежей, карт и т.п. В настоящее время всё большее распространение получают цифровые средства и методы представления научно-технической информации. В частности, создаются электронные карты и атласы, позволяющие эффективно управлять картографической информацией, наглядно отображать местность, производить необходимые расчёты.

1.4 Фотодокументирование

Начиная с 19 века, наряду с текстовым и техническим  изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование.

Создаваемые таким  путём документы получили название аудиовизуальных, т. е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Они обычно рассматриваются в едином комплексе, так как весьма схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах.

Фотодокумент – это документ, созданный фотографическим способом. Появление фотодокументов относится к первой половине 19 века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе светопись). Фотография представляет собой совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки.

Изобретение фотографии стало результатом  труда учёных многих поколений из разных стран мира. Одной из предпосылок изобретения фотографии стала камера-обскура (тёмная комната), свойство которой заключается в том, что луч солнца, проникая в неё сквозь небольшое отверстие, оставляет на плоскости световой рисунок предметов внешнего мира. Это свойство было известно ещё древнегреческому мыслителю Аристотелю, жившему в 4 веке до Р.Х. Другой предпосылкой стало изобретение очков в 13 веке. В результате камера-обскура была снабжена двояковыпуклой линзой и использовалась для механической зарисовки предметов внешнего мира. Однако решающей предпосылкой стали достижения в области химии. В 18 веке была обнаружена чувствительность к свету растворов солей железа и солей брома, а в начале 19 века открыт основной закон фотохимии, в соответствии с которым на вещество могут химически действовать только те лучи, которые этим веществом поглощаются.

Первое в мире фотографическое  изображение удалось сделать  французу Ж.Н.Ньепсу в 1826 г. Он же создал и первый фотографический аппарат. Другой француз – художник-декоратор  Л.-Ж.М.Дагер впервые получил снимок со сравнительно высоким качеством  изображения на галоген-серебряном слое. Об изображении Дагера, получившем впоследствии название дагерротипия, было доложено 7 января 1839 г. на заседании Французской Академии. С тех пор этот день стал отмечаться как день рождения фотографии.

Однако период дагерротипии оказался недолог, вследствие его дороговизны. В дальнейшем фотография развивалась по способу английского изобретателя В.Ф.Г.Тальбота, открывшего негативно-позитивный процесс и ещё в 1835 г. получившего первый в мире негатив и позитивный отпечаток с него на бумаге, пропитанной хлористым серебром.

В России первые фотографические изображения  были получены в 1839 г. академиком Ю.Ф.Фрицше, а уже в следующем году в Москве открылась первая в нашей стране фотостудия.

В дальнейшем происходило постоянное совершенствование процессов фотодокументирования. В частности, в 1947 г. был изобретён так называемый диффузионный фотографический процесс, который привёл к созданию фотоаппаратов для моментальной фотосъёмки, т.е. к получению готового фотоснимка непосредственно в фотоаппарате.

Сразу же после своего появления  фотография получила широкое применение в самых различных сферах человеческой жизни: в политике, науке, культуре, искусстве и т. д. С фотографией тесно связано развитие отраслей, занимающихся технической обработкой информации: полиграфии, картографии, репрографии. Фотодокументам отводится важная роль в средствах массовой информации. Они являются важнейшим историческим источником. Фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских удостоверениях и т.п.

Такое важное значение фотодокументы  приобрели прежде всего потому, что  обладают огромной информационной ёмкостью, могут одновременно и в деталях фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80 % информации человек получает с помощью зрения. Ценность фотодокументов связана и с тем, что они возникают в момент событий и на месте событий. Наконец, фотодокументы не только несут информацию о реальной действительности, но и оказывают эстетическое воздействие на человека.

Использование микрографической техники  расширило сферу использования  фотодокументов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на плёночном или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники. К числу таких документов относятся: