Документирование предоставления отпусков и командировок

Введение

Ежегодные отпуска  относятся к категории мер  сохранения здоровья. Во время отпуска  люди могут не только отдохнуть от работы, но и избавиться от болезней, развившихся от постоянного стресса  на работе. Отдыхать человеку хочется  всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена. Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоев населения от дворников и до руководителей государства. При современной рыночной экономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добивается поставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и в предоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели. Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков – залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. В то же время специалистами кадровых служб не применяются унифицированные формы и (или) допускаются ошибки в их заполнении. В большинстве случаев их наличие определяется частыми изменениями нормативных правовых актов.

В настоящее  время Унифицированные формы  документов, необходимые для направления  работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.

Немаловажное  замечание: за нарушение законодательства о труде должностные лица могут  быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица —  от 30 000 до 50 000 рублей.

Работодателю  необходимо учитывать, что отсутствие первичных документов, на основании которых совершаются хозяйственные операции, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а если данное нарушение совершено в двух и более налоговых периодах, то 15 000 руб.

Таким образом, кадровикам просто необходимо всегда быть в курсе как основных положений о труде, в том числе и о предоставлении отпуска, так и последних изменений в законодательстве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Теоретические основы  документального оформления отпуска и служебных командировок

1.1 Сущность  или понятие отпуска и служебных командировок

 

Отпуск –  это свободное от работы время  в течение установленного законом  количества дней. В трудовом законодательстве различаются следующие виды отпусков: ежегодные (основные и дополнительные), льготные (дополнительные отпуска женщинам, имеющим детей, участникам Великой Отечественной войны), специальные (учебные, по временной нетрудоспособности, беременности и родам, по семейным обстоятельствам и др.).

   Видом времени отдыха являются ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные), которые предоставляются для отдыха за труд в течение определенного времени с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

   Для отдыха предоставляются и некоторые  льготные отпуска без сохранения заработной платы. Но они, как и специальные отпуска, регулируются специальными правилами.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [1, c. 358]. Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых  сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или  носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками.

 

1.2. Порядок предоставления отпусков и служебных командировок

 

  В соответствии  со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставлять работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

   Предоставление  отпуска за первый год работы по истечении 6 месяцев означает, что  отпуск предоставляется в первом году всем работникам авансом, так как  и в первом году, право на полный отпуск возникает после работы в  течение периода, равного 12 месяцам после поступления на работу за минусом времени ежегодного отпуска.

До  истечения 6 месяцев  непрерывной работы в  данной организации  оплачиваемый отпуск по заявлению работника  должен быть предоставлен:

- женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

    Отпуск  за второй и последующие года работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

    Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

    При составлении графиков отпусков следует  учитывать возможности разделения отпуска на части (ст. 125 ТК РФ) и замены части отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).

       Отпуск  должен предоставляться в установленный срок (т. е. по графику). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две  недели до его начала (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Оплата производится не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

    Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен также в случае:

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы (ст. 170 ТК РФ);

- в других случаях, предусмотренных законами и (или) локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

      Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого  отпуска в течение 2 лет подряд, а также не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 и 4 ст. 124 ТК РФ).

       Замена  части отпуска денежной компенсацией происходит по инициативе работника. Как следует из содержания ч . 1 ст. 126 ТК РФ, работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника.

       Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

           При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

 

 

Глава 2 Анализ документального оформления отпуска и служебных командировок в ООО «Компании ЭНКОМ-СЕРВИС»

 

2.1. Характеристика организации  ООО «Компания ЭНКОМ - СЕРВИС»

 

Общество с  ограниченной ответственностью «Компания ЭНКОМ-СЕРВИС», именуемое в дальнейшем «Общество», учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее Федеральный закон) и другими нормативными актами, не противоречащими Гражданскому кодексу Российской Федерации.

Оно считается  созданным как юридическое лицо с момента его государственной  регистрации c 15 сентября 2003 года.

Общество имеет  круглую печать со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак и  другие средства визуальной идентификации.

Деятельность  Общества осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом Общества.

ООО «Компания ЭНКОМ-СЕРВИС» несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Место нахождения Общества: Российская Федерация, г. Оренбург.

Почтовый адрес  Общества: 460014, Российская Федерация, 460002 г. Улан-Удэ, улица Бабушкина, дом 5 кв. 47.

            Фирменное наименование Общества:

Полное –  Общество с ограниченной ответственностью «Компания ЭНКОМ-СЕРВИС».

Сокращённое –  ООО «Компания ЭНКОМ -СЕРВИС».

Основными видами деятельности Общества являются:

Розничная и  оптовая торговля.

Общество осуществляет следующие виды деятельности:

Торгово-закупочная деятельность с открытием магазинов  и торговых точек любого типа.

Коммуникационные  работы.

Проектно-изыскательская, проектно-конструкторская и проектно-сметная  деятельность.

Автотранспортная деятельность по перевозке пассажиров и грузов, экспедиционному обслуживанию, погрузочно-разгрузочным и такелажным работам, услуги по хранению грузов.

Юридические услуги.

Столярные работы.

Приобретение, реализация и хранение товарных нефтепродуктов (ГСМ), в том числе через торговую сеть АЗС.

Строительство, аренда, содержание и эксплуатация нефтебаз и передвижных и стационарных станций. Осуществление заправки ГСМ.

Бытовые услуги.

Внешнеэкономическая деятельность.

Благотворительная деятельность.

Размер уставного капитала Общества равен 10000 (десять тысяч) рублей.

Ликвидация  общества производится по решению общего собрания Участников, либо по решению  суда, в случаях и по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом РФ.

 

 

 

 

 

 

2.2 Особенности документального оформления отпусков и служебных командировок в ООО «Компании ЭНКОМ-СЕРВИС»

 

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит  из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ:

·  график отпусков

·  приказ о  предоставлении отпуска

·  записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При составлении  документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться  главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

Одним из важнейших  документов по предоставлению отпуска  является график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный  акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам  организации. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1) установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;

2) информирование  сотрудников о планируемом времени  предоставления им ежегодных  оплачиваемых отпусков[15, c. 45].

Так же составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

При составлении  документа так же важно помнить:

1. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).

2. В случае  перенесения отпуска с согласия  работника на следующий рабочий  год отпуск должен быть использован  не позднее 12 месяцев после  окончания того рабочего года, за который он предоставляется  (статья 124 ТК РФ).

3. Отпуск не  должен начинаться раньше, чем  рабочий год, за который он  предоставляется. Поэтому необходимо  проследить, не произошло ли у  работника при этом смещение  рабочего года. Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило, также это следует учитывать.

Для графика  отпусков предусмотрена специальная  унифицированная форма №Т-7. В  графе 6 указывается конкретная календарная  дата начала отпуска, а не месяц, когда  работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 – «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 – «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично  человеком, подающим заявление[15, c. 46].

Заявление на отпуск - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который  он предоставляется, даты начала и окончания  отпуска.

Виза – это  реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа[15, c. 47].

Приказ о  предоставлении отпуска - это документ, на основании которого фиксируется  факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

·  график отпусков;

·  заявление  о предоставлении отпуска;

·  записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Уточним, что  приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок  предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника, и производится расчет заработной платы.

Рассмотрим  обязательные реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска.

1. Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО).

2. Код формы  документа проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД)

3. Наименование  организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах

4. Наименование  вида документа

5. Датой приказа  является дата его подписания

6. Регистрационный  номер документа 

7. Заголовок  к тексту включает в себя  краткое содержание документа. 

8. Текст приказа

9. Подпись –  реквизит документа, представляющий  собой собственноручную подпись  полномочного должностного лица. В состав этого реквизита входят:

·  наименование должности – Вице-президент по работе с персоналом

·  личная подпись

·  расшифровки подписи

10. Виза об  ознакомлении работника с приказом  содержит:

·  слова «С приказом работник ознакомлен»

·  личную подпись  работника

·  дату ознакомления

Проставления  дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

Срок хранения приказов — 75 лет.

Уведомление об отпуске - это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника  о времени начала ежегодного оплачиваемого  отпуска. В форме уведомления  работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.

Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный для подтверждения  факта предоставления работнику  ежегодного оплачиваемого отпуска  и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска[17, c. 67].

При направлении  в командировку нужно оформить:

- служебное задание (форма N Т-10а);

- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме N Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10).

Эти документы  утверждены Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 N 1.

Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем  указываются:

- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);

- место командировки (государство, город и название компании);

- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);

- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;

- основание для командирования.

В соответствии с п. 6 Положения  об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного  Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (Положение о служебных  командировках), цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.

  Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма №Т-10а. Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. В графе "Наименование организации" должно быть указано название организации в соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) приводят ниже полного наименования или сразу после него.

Согласно Постановлению  Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 предусмотрены унифицированные формы №Т-9 и №Т-9а приказа о направлении работника (или работников) в командировку.

  В соответствии с п. 7 Положения о служебных командировках на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них).

  Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник[16, c. 78]

  Командировочное удостоверение составляется по форме №Т-10. В нем указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество работника, его структурное подразделение и должность. Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

 На оборотной  стороне командировочного удостоверения  ставится дата, когда работник  отбыл в командировку. Дата выбытия  заверяется подписью уполномоченного  лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации. По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н утверждаются формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

 

Заключение

В соответствии с ТК РФ работник один раз в год  имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных  дней. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.

При исчислении продолжительности отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих – в календарные дни.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.

По уважительным причинам возможно предоставление отпуска  без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написанию заявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.

Служебными командировками являются поездки работников по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.  
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Основным признаком служебной командировки является выполнение служебного поручения вне места постоянной работы.      Местом постоянной работы, как правило. служит место расположения (город, поселок, село и т. д.) нанимателя, с которым работник состоит в трудовых отношениях и где находится его трудовая книжка. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (п. 1 Инструкции о служебных командировках от 10 декабря 1996 г.). Если по распоряжению нанимателя работник направляется на такие филиалы, участки, находящиеся вне места постоянной работы, и по условиям сообщения и характеру работы он не может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то выполнение служебного задания на таких объектах должно считаться служебной командировкой.  
         Следует отметить, что некоторые работники заключают с нанимателем трудовой договор, в котором предусматривается разъездной или подвижной характер их работы. В этом случае служебные поездки для них командировками не считаются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

           1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ).

          2.  Трудовой кодекс РФ (с изменениями на 30 декабря 2006 года). Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. - М.: ПРИОР, 2007.

          3.  Письмо Минтруда РФ от 19.08.1994 № 1590-РБ «Об отпусках»

4. Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

6. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)

          7. Государственная система документационного обеспечения управления

8. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 18.02.2009)