Документооборот. 3

Министерство  образования Нижегородской области

Государственное образовательное учреждение  

Нижегородский государственный инженерно-экономический  институт

(ГОУ  ВПО НГИЭИ) 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Информационные технологии».

Тема: «Документооборот». 
 
 

Выполнила: студентка

экономического факультета

2 курса,  группа 09БО

Созыкина  А.А. 

Проверил: преподаватель

Васин Д.Ю. 

г. Княгинино

2011г.                                          

                                                         Содержание:                                          С.

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Документ - основная составляющая документооборота……………………..4

2.Жизненный  цикл документов…………………………………………………..6

3.Организация  документооборота……………………………………………….8

4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11

5.Электронный  документооборот……………………………………………....12

Заключение………………………………………………………………………15

Список  использованной литературы…………………………………………...16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Тема  «Документооборот» является актуальной в настоящее время, так как документооборот представляет собой основу в организации работы с документами. Документооборот предприятия - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам. Характеристикой документооборота является его объем. Это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

     Следовательно, в данном реферате объектом исследования является документооборот.

     Цель  – рассмотрение такой системы  как документооборот.

     Основные  задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.

      Источники информации теоретической основой  данной работы - материалы периодической печати и материалы электронных ресурсов. 
 
 
 
 
 

1.Документ - основная составляющая документооборота

      Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Основой документооборота является документ.

     Документ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи ли изображения, оформленный по определенным правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента.

     Выделяют  несколько типов документов, используемых в работе предприятия:

       - входящие. Это документы от внешних партнеров. Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

      -исходящие. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

      -внутренние. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело. Документы каждого из этих типов могут  быть  достаточны  разнообразны: письма,  распоряжения,  циркулярные  указания .

  Основное свойство документов — наличие реквизитов.

      Реквизит  состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т. д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этому объекту. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называемый информационной совокупностью.

     Документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным  регистрационным номером. Для  входящих  документов  используется   однозначная   их нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего у  контрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться  системой автоматически.

     Реквизиты документов у каждого заказчика свои, характерные  только  для него.  В  то  же  время  можно  выделить  общую  часть  реквизитов,   которые встречаются практически у всех партнеров. К общим можно отнести: регистрационный номер документа - однозначно  позволяет  сослаться  на документ,  прошедший через канцелярию.  Структура   регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно. Источник документа (контрагент)  -  указывает  на  источник  получения документа. Для входящих  документов  это  сторонняя  организация,  для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия. Ответственный исполнитель документа - указывает  сотрудника,  которому поручено исполнение данного документа или который разработал  документ (для исходящих и  внутренних).  Исполнитель  документа  всегда  только один.

      Организация работы с документами закреплена в различных ГОСТах, разработана  государственной системой документационного  обеспечения управления. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

2.Жизненный цикл документов

      Любой документ вне зависимости от его  структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом  называются «жизненным циклом документа». Жизненный цикл документа — период времени от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Стадия разработки документа включает в себя:

1)разработку содержания документа;

2)оформление  документа;

3)утверждение  документа.

      На  стадии разработки документ считается  неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного  пользователя. Стадия опубликованного  документа включает в себя стадии:

      1)активный (интенсивный) доступ;

      2)активное  хранение документа. Все сроки, которые необходимо хранить тот или иной документ, определяет комиссия экспертов в процессе проведения экспертизы. Они бывают постоянные и временные.  
На постоянные сроки следует определить те виды бумаг, которые считаются ценными практически и содержат исторически важную информацию. Прежде всего, к данному виду бумаг следует отнести отчеты финансового отдела предприятия. Так же сюда включаются бумаги, которые говорят о создании предприятия, о его деятельности, процессах делопроизводства. 
Остальные бумаги следует хранить только временно. Здесь так же есть деление на долгосрочное хранение и краткосрочное. К первому виду относятся все бумаги, которые хранятся больше чем десять лет, с момента исполнения документа. К краткосрочным относят документы, имеющие сроки хранения меньше чем десять лет.  
Практически все документа с отдела кадров определяются как долгосрочные, то есть они хранятся не меньше семидесяти пятилетнего периода. 3)уничтожение документа. По истечении времени некоторые архивные документы теряют свою ценность для предприятия, однако продолжают оставаться источником информации для конкурентов. Таким образом, для исключения возможности использования устаревших сведений в каких-либо целях происходит уничтожение документов.

      Права на опубликованный документ – право на чтение. Кроме него могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.  
 

3.Организация документооборота

      Основным  принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение.

      Основным  инструментом работы с документом является автоматизация рабочего места, по возможности, объединение в локальные сети. Это позволяет централизованно  отслеживать ход дела.

      Основным  местом хранения документов является канцелярия. Основная задача канцелярии – обеспечение движения входящих документов.

      Выделяют  следующие этапы прохождения  документов:

      -прием;

      -регистрация;

      -рассмотрение;

      -передача;

      - контроль исполнения, систематизация,  формирование, составление описи,  передача в архив.

      Прием поступающих в организацию документов осуществляется сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

      При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

      При получении сообщения проверяется  количество полученных страниц и  их читаемость. О неполном получении  сообщения или плохом качестве отдельных  страниц сообщается отправителю.

      На  всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

      Регистрация документов - запись учетных данных о документах, предназначенных для хранения, в инвентарную книгу или другую учетную форму. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба документационного обеспечения управления. Документы специальных систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе документационного обеспечения управления на этих документах ставится только дата поступления.

      Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и  внутренние - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он не должен регистрироваться повторно.

      При регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, например: приказы  по основной деятельности, приказы  по личному составу, акты ревизий, протоколы  заседаний, отчеты, докладные записки  и т.д. Порядковые регистрационные  номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

      В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные  журналы или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как  поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме  того, по журналу невозможно вести  контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных  карточках.

      Регистрация документов - ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

      После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения  руководителю организации. Принятие управленческого  решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (решение, принятое в результате обсуждения какого-либо вопроса на заседании). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

     Подготовленный  проект документа, а также все  материалы, на основании которых  проект готовился, передаются секретарю–референту  для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно  оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем  проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы  регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

     Контроль за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

     Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых  истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня  докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается  в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения  порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую  работу по обобщению исполнительской  дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных  документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или  по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

      В дело документ и все относящиеся  к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа  в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

      Кроме основных этапов выделяют маршруты прохождения  документов на предприятии.

4.Маршруты прохождения документов

      Основным  процессом канцелярии является прохождение  по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет  фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

1. Непосредственно исполнителю.
2. На принятие решения в центральный аппарат.

      Документы, поступающие на исполнение в центральный аппарат, характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, поступающих непосредственно исполнителю, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы.

5.Электронный документооборот. 

      В современных условиях решение такой проблемы, как устойчивое управление предприятия невозможно без применения различных технических и компьютерных средств.

      В последние годы заметно вырос  интерес предприятий к повышению  эффективности работы с документами  и накопленными информационными  ресурсами. Однако, несмотря на победное шествие информационных технологий, проблема бумажного документооборота до сих пор остается не решенной. Это такие проблемы, как:

      -длительное  получение нужного Время на поиск необходимого документа в большом архиве может составлять от нескольких часов до несколько дней, что совершенно неприемлемо, если этот документ необходим для принятия важных управленческих решений на его основе.

      -невозможность гарантировать сохранность архивной документации

        -сложность доступа к архиву – пользоваться документом в определенное время может только один человек.

      Лучшее  решение проблем бумажных документов – их перевод в электронный  вид посредством технологии поточного  сканирования. На профессиональном оборудовании в сжатые сроки специалисты могут обработать гигантские объемы документов – от сотен тысяч до нескольких миллионов документов в месяц. В результате создаются образы документов (images), то есть их точные электронные копии со всеми артефактами: подписями, печатями, штампами .

      Преимущества  электронной  документации над бумажной :

• Цифровые документы не разрушаются со временем и могут храниться практически вечно. Идеальным устройством хранения электронных документов служат архивные накопители – они обеспечивают хранение огромных объемов данных (десятки терабайт) на DVD и UDO-дисках и исключают физическую возможность изменения или уничтожения данных.
• Профессиональная система управления электронным архивом надежно защищает данные от несанкционированного доступа. Она имеет систему разграничения прав доступа для различных категорий пользователей, хранит электронные документы со всеми их версиями в зашифрованном виде, а также предоставляет возможность полного восстановления данных после сбоя.
• Эффективность работы сотрудников с документами повышается на порядок – помимо быстрого поиска нужных документов и удобной работы с ними, электронный архив позволяет нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно, быстро создавать по определенному признаку подборку документов для анализа и распечатывать их на принтере.
• Все чаще в последнее время становится востребованной возможность организации удаленного доступа к электронной документации через Интернет. Создание на их основе электронных ресурсов позволяет им найти новых заказчиков, начать «новую жизнь».

      Практически ни у кого из тех, кто ежедневно  сталкивается с «бумажной» работой, не возникает сомнений в перспективности  работы с электронными архивами. Однако даже специалисты, занимающиеся электронным  документооборотом, не отрицают того, что в обозримом будущем совсем отказаться от использования бумаги не получится.

      Электронные архивы – своеобразный мост между  старым и новым временем. Этот мост становится особенно необходимым при  внедрении в компании единой системы  электронного документооборота. Не самым  удачным выходом из этой ситуации может стать волевое решение  руководства начать весь документооборот  «с белого листа», забыв об уже накопленном  документальном ресурсе. С другой стороны  – наполнение уже функционирующей  информационной системы электронными документами способно резко повысить ее эффективность, и помочь персоналу  осознать удобство работы с ней.

      Примеров  практической пользы от обращения к  электронным архивам можно привести много. В своей работе с электронными архивами менеджеры и специалисты  несомненно найдут новые возможности  и смогут эффективно их использовать с учетом специфики своей деятельности.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      Рассматривая  данную тему реферата, мы выяснили: что  такое документооборот, что является основой документооборота, организацию документооборота; сравнили электронный документооборот с бумажным, выявив недостатки и преимущества.

      Итак, если все обобщить, то  документооборотом является движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Основной составляющей является документ. Организация может как отправлять документ, так и получать его. Главное свойство документ-реквизит.

  В ходе написания реферата была рассмотрена организация документооборота, которая состоит в несколько этапов: прием, регистрация, рассмотрение, передача, контроль исполнения. Основное место хранен6ия документов – канцелярия. Она контролирует движение входящих документов.

      В настоящее время большое распространение  получил электронный документооборот, который имеет преимущества над  бумажным: сокращение времени между  созданием документа и началом  его использования; быстрый поиск  и предоставление необходимой информации и т.д. Однако, не смотря на преимущества, совсем отказаться от бумажного документооборота не получиться.

      Из  выявленных задач реферата можно  сделать вывод, что документооборот  является неотъемлемой частью в организации  работы предприятия. 
 

Список  использованной литературы

1.Андреев, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. - 192 с.

2.Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

3. Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.

4.Пшенко, А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.

5.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с.

6.Титоренко,  Г.А. Автоматизированные информационные  технологии./Учебник.- М.:ЮНИТИ-ДАНА,2007. [электронный ресурс]