Документы как источник первичной информации

Документы как  источник первичной информации

 Технологически  бухгалтерский учет как процесс  начинается с выявления, измерения  и регистрации фактов, действий  и событий с целью получения  информации о хозяйственных операциях.  Сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями на предприятии осуществляется посредством документирования.

 Документирование  является важным звеном в цепи  функционирования бухгалтерского  учета. Это начало и основа  бухгалтерского учета. Без надлежаще  оформленного документа не может быть бухгалтерской записи, от него зависят полнота и достоверность учетной информации для пользователей.

 Документ (лат. dokumentum) буквально означает свидетельство,  доказательство. В широком смысле  под документом понимают материальный  носитель, используемый в процессе общения, на котором с помощью различных средств и способов зафиксировано в целесообразной для восприятия форме информацию. Документы составляют в различных сферах человеческой деятельности (науке, образовании, медицине, технике, экономике и т.д.).

 Бухгалтерский  документ - письменное свидетельство  определенной формы и содержания, содержащего сведения о хозяйственной  операции и является доказательством  ее осуществления.Способ оформления  хозяйственных операций документами  называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета, поскольку служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями, и обязательным условием для отражения их в учете.Первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций, являются основанием для бухгалтерского учета этих операций. Первичные документы должны быть составлены при хозяйственной операции.

 Порядок документального  оформления хозяйственных операций  и требования относительно составления документов регламентируются статьей 9 ( "Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета") Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности Украине" от 16 июля 1999 p. № 996-XIV.

 Первичное  наблюдение, документирование и  документация играют важную роль в управлении деятельностью предприятия, а именно:

 • дают  представление о фактическом  состоянии хозяйственных средств  и их изменения в процессе  кругооборота средств. 

 • обеспечивают  прозрачность в работе предприятия  и контроль наличия и движения имущества и средств.

 • является  юридическим (правовым) свидетельством  хозяйственных операций, осуществляемых.

 • является  важным источником контроля для  внешних и внутренних пользователей  при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной деятельности.

 Первичные  документы должны быть составлены  на бумажных или машинных (электронных)  носителях. В соответствии с  этим существуют и требования  к содержанию и оформлению  документов. Порядок создания первичных  документов, записей в регистрах  бухгалтерского учета и хранения документов, регистров и отчетов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 № 88.

 Современные  информационные технологии способны быстро получать информацию и обмениваться ею. Электронный документ может служить доказательством, если он составлен с соблюдением всех требований и можно доказать его целостность и подлинность. На сегодня электронный документооборот и цифровая подпись получили широкое распространение в сфере проведения банковских операций и коммерческих операций электронной торговли.

 Использование  электронного документооборота  и цифровой подписи теперь  узаконено и регулируется законами  Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22 мая 2003 N ° 851-IV "Об электронной цифровой подписи" от 22 мая 2003 № 852-IV. Однако успешное функционирование системы электронного документооборота зависеть от правительства и Национального банка Украины, которые должны решить целый ряд нерешенных вопросов. 
 
 
 
 
 

Документ –  письменное свидетельство с заполнением  необходимых реквизитов, придающих  ему доказательную юридическую  силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации  

 Становится  возможным дать правовое обоснование  фактов хозяйственной жизни. Они  являются одним из главных  источников, используемых в процессе  анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения  от бизнес-плана.  

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.  

Материальным  носителем документа могут выступать  учётный бланк или магнитный  диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована  учётная информация.  

 Как правило,  бухгалтерский документ подготавливается  на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом.  

 Если документ  подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить  его копию на бумажном носителе  для других участников хозяйственных  операций, включая контролирующие  органы.  

 В отдельных  случаях, чаще всего для внутреннего  пользования, бухгалтерский документ  составляется в произвольной  форме.  

Учётный бланк  представляет собой разграфленный  лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о  хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.  

Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.  

Призначные реквизиты - отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.).  

Содержательные  реквизиты - раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и  пр.).  

 Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.  

 Реквизиты,  которым присущ постоянный признак  (наименование организации, подпись  и т.п.), печатаются типографским  способом.  

 Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.  

 Перечень  таких форм первичных учётных  документов разрабатывается применительно  к отдельным участкам бухгалтерского  учёта. Например, по учёту основных  средств разработана следующая  первичная учётная документация, включающая 8 наименований:

-акт (накладная) приемки-передачи основных средств (унифицированная форма № ОС-1);

-акт приемки  сдачи отремонтированных, реконструированных  и модернизированных объектов (унифицированная  форма № ОС-3);

-акт на списание  основных средств (унифицированная  форма № ОС-4);

-акт на списание  автотранспортных средств (унифицированная  форма № ОС-4а);

инвентарная карточка учёта основных средств (унифицированная  форма № ОС-6);

-акт приемки-передачи  оборудования в монтаж (унифицированная  форма № ОС-15);

-акт о выявленных  дефектах оборудования (унифицированная форма № ОС-16).

 Во всех  других случаях, как документы,  форма которых не представлена  в этих альбомах, они приобретают  правовую юридически доказательную  силу наравне с унифицированными  документами при наличии следующих  обязательных реквизитов:

1.наименование  документа (доверенность, карточка  складского учёта материалов  и т.п.);

2.дата составления  (дата, месяц, год);

3.наименование  плательщика, номер его счёта,  идентификационный номер налогоплательщика  (ИНН);

4.наименование  и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счёта или субсчёта;

5.наименование  получателя средств, номер его  счёта, ИНН;

6.наименование  и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счёта или субсчёта;

7.назначение  платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчётном документе  отдельной строкой (в противном  случае должно быть указание  на то, что налог не уплачивается);

8.сумму платежа,  обозначенную цифрами и прописью;

9.очередность платежа;

10.вид операции  в соответствии с "Перечнем  условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках";

11.подписи (подпись)  уполномоченных лиц (лица) и оттиск  печати (в установленных случаях);

12.на первом  экземпляре расчётного документа (кроме чека) – подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре проставляется также оттиск гербовой печати.

В зависимости  от места расположения тех или  иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

-зональной;

-анкетной;

-табельной;

-комбинированной;

Зональная форма  документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.  

Анкетная форма  предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их – один пол другим, т.е. сверху вниз.  

 Документ  в табельной форме есть продолжение  зональной формы. В нём (например, расчётно-платёжная ведомость) реквизиты  расположены по вертикали и  горизонтали с выделением для  каждой группы несколько строк,  образующих самостоятельную таблицу (матрицу).  

 Документ, представленный  в комбинированной форме, сочетает  в себе признаки ранее рассмотренных  форм - зональной и анкетной, анкетной  и табельной.  

 Для исключения  повторного использования документов  ряд документов подлежит тщательному гашению штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.  

 Нередко в  случаях исключения повторной  записи в текущем учёте на  документе делается надпись или оттиск «К записи №… приложение…листов, дата…2005г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчётности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т.п.).  

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.  

 Указание  в документе необходимых реквизитов  принято называть составлением  документа.  

 Юридическую  силу документ приобретает при  наличии в нём не только  соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.  

 Составленный  с учётом этих требований, документ  должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.  

 В дальнейшем  «жизненный» цикл каждого документа проходит три этапа:

1.приемка по  форме и существу;

2.обработка,  включая при необходимости арифметический  подсчёт и указание корреспондирующих  счетов;

3.хранение в  бухгалтерии или в архиве организации. 
 
 
 
 

К общим функциям документа относятся:

-информационная  – любой документ создаётся  для сохранения информации, ибо  необходимость зафиксировать информацию  – причина появления любого  документа;

-социальная  – документ является социально  значимым объектом, поскольку любой  документ порождён той или иной социальной потребностью;

-коммуникативная  – документ выступает в качестве  средства связи между отдельными  элементами различных организационных  структур. 

К специфическим  функциям документа относятся:

-управленческая  – документ является инструментом управления;

-правовая –  документ служит средством закрепления  и изменения правовых норм  и правоотношений в обществе.

 Несмотря  на многообразие оперативных  фактов, подлежащих отражению в  системе учёта, основным требованием  при создании первичных документов является соблюдение единообразного подхода при их оформлении. Все первичные документы должны содержать полные и достоверные данные, создаваться своевременно и соответствовать ряду требований. Основные требования к оформлению первичных учётных документов изложены в Федеральном законе "О бухгалтерском учёте в Российской Федерации" и в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Инвентаризация  в системе первичного учета 

 Первичная документация не всегда может охватить все хозяйственные явления в момент их совершения (естественные потери, вызванные усушки, утруски, использованием при хранении, транспортировке, отпуске, стихийные бедствия, несоответствие фактических данных учета за ошибок, хищения, порчи, злоупотребления и т.д.). В связи с этим возникает объективная необходимость в таком способе, который бы обеспечил возможность взять на учет перечисленные явления и процессы. Это достигается с помощью инвентаризации.

 Итак, инвентаризация является способом наблюдения последующей регистрации хозяйственных операций, которые не охватываются в момент их совершения. это способ подтверждения правильности и достоверности бухгалтерского учета и отчетности.

 Инвентаризация  проводится путем проверки в натуре наличии имущества (хозяйственных средств) предприятия путем описания, пересчета, взвешивания, измерения и оценки их остатков и сравнение полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это позволяет установить различия между данными учета и фактическим наличием средств, то есть излишки или недостачи, которые оформляют соответствующими документами и отражают в учете.Следует различать инвентаризацию как элемент метода бухгалтерского учета и как технический прием проверки данных бухгалтерского учета. Основными задачами инвентаризации являются:

 • выявление  фактического наличия хозяйственных  средств, в частности материальных  ценностей в натуре.

 • установление  излишка или недостачи ценностей  и их регулирования и отражения  в учете. 

 • выявление товарно-материальных ценностей, которые потеряли свое первоначальное качество, устарели и не используются.

 • проверка  соблюдения условий и порядка  хранения хозяйственных средств. 

 • проверка  достоверности и реальности стоимости  зачисленных на баланс активов и пассивов предприятия.

 Инвентаризации  подлежат основные средства, нематериальные  активы, товарно-материальные ценности, денежные средства, документы и  расчеты.За полнотой охвата проверкой  средств, средств и расчетов, инвентаризацию  разделяют на полную и частичную.

 Полная инвентаризация  предусматривает сплошную проверку  всех средств и источников  предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

-Инвентаризация  в системе первичного учета.

Частичная инвентаризация охватывает определенную часть средств  и источников, например, наличие денег в кассе, готовой продукции на складе, незавершенного производства и тп Полная инвентаризация, конечно, дает широкую информацию, однако не всегда целесообразна из-за своей трудоемкости.

 В зависимости  от характера инвентаризацию разделяют на плановую и внеплановую. Плановая инвентаризация осуществляется по ранее составленному плану в соответствии с разработанным и утвержденным графиком ее проведения (например, перед составлением годового отчета). Внеплановую инвентаризацию проводят по распоряжению руководителя предприятия, по требованию следственных или контролирующих органов, в случае ревизии или изменения материально ответственных лиц. Наиболее эффективными являются внезапные частичные инвентаризации, поскольку они повышают ответственность материально ответственных лиц по своевременному оприходования и списания материальных ценностей, правильности их хранения, предотвращают злоупотребления.

 Порядок и  сроки проведения инвентаризации  на предприятиях, в организациях  и учреждениях регламентируются статьей 10 ( "Инвентаризация активов и обязательств") Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 p. № 996-XIV, Порядком предоставления финансовой отчетности, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28 февраля 2000 г. № 419, и Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1999 № 69.Согласно этим нормативным актам объекты и сроки проведения инвентаризации определяет собственник (руководитель) предприятия, кроме случаев, когда их проведения обязательна, а именно:

 • перед  составлением годовой финансовой  отчетности.

 • при передаче имущества государственного предприятия в аренду, в случае приватизации государственного предприятия, преобразования государственного предприятия в акционерное общество.

 • в случае  смены материально ответственных  лиц (на день приемки-передачи дел).

 • в случае  установления фактов краж или  злоупотреблений, порчи ценностей,  а также по предписанию судебно-следственных  органов. 

 • в случае  пожара, стихийного бедствия или  техногенной аварии.