Документы по личному составу. 6

27

Содержание

1.      Введение…………………………………………………………………….3

2.      Трудовые договора…………………………………………………………3

3.      Приказы (распоряжения) по личному составу………………………….12

4.      Заявление…………………………………………………………………..15

5.      Трудовые книжки……………………………………………………...….16

6.      Личные карточки………………………………………………………….17

7.      Личные дела……………………………………………………………….19

8.      Список литературы…………………………………………………...…..19

9.      Приложение. Практическое задание

а) составьте докладную записку об аварийной ситуации в помещении офиса……………………………………………………...………………..26

б) составьте гарантийное письмо, содержащее просьбу изготовить и выслать комплект мебели по каталогу и гарантию оплаты……………………………………………………………………...27

в) Составьте перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ЗАО «Контур» (оформите как приложение к приказу директора ЗАО от 00.00.0000 №__»……………………………………………………..………………...28

1.     Введение

В делопроизводстве особую группу составляют документы по личному составу. В них заключается отражение правовой, трудовой и служебной деятельности работников различного рода организаций.

Документы по личному составу в организациях создаются в результате трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем.

К документам по личному составу относятся:

       трудовые договора, заключенные между работником и предприятием;

       приказы (распоряжения) по личному составу;

       заявления;

       трудовые книжки;

       личные карточки;

       личные дела;

       лицевые счета по заработной плате и т.д.

Ведение кадровой документации в организациях в обязательном порядке предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Документы по личному составу имеют различные сроки хранения. Их хранят в отдельных помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов производственного характера.

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой аккуратности и тщательности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Документы по личному составу относятся к категории конфиденциальной информации.

2.     Оформление трудовых договоров

Трудовой договор является одним из главных оснований возникновения трудовых отношений между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативно-правовыми актами.

В качестве работодателей могут выступать предприятия, учреждения и иные организации любых форм собственности, то есть юридические лица, созданные в порядке, предусмотренном ГК РФ и физические лица.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (работник и работодатель). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

На основании статьи 61 ТК РФ трудовой договор считается оформленным и вступает в силу в день его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе.

Во избежание ошибок при оформлении трудовых отношений на предприятии полезно ознакомиться с Рекомендациями по заключению трудового договора в письменной форме, утвержденными постановлением Минтруда России от 14.07.1993 №135.

Содержание трудового договора

В трудовом договоре указываются:

       Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;

       Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;

       Идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

       Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

       Место работы (структурное подразделение – цех, отделение, отдел, лаборатория и т.д.)

       Дата заключения договора.

       Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

       Права и обязанности работника

       Права и обязанности работодателя

       Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях

       Режим труда и отдыха (если он отличается от общих правил)

       Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

       Условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

       Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).

       Дата начала работы

Также в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в а договорном порядке:

       об установлении испытательного срока, находящегося во временных пределах установленных законодательством РФ.

       о неразглашении тайны (коммерческой, служебной, государственной и иной)

       о переподготовке

       о совмещении профессий (должностей). Совмещение профессий (должностей) может выступать в качестве самостоятельного условия трудового договора.

       Об обучении вторым и совмещаемым профессиям

       о регулярном повышении квалификации.

       о продолжительности основного и дополнительного отпуска.

       об обязанности работника отработать солее обучения (в том случае, если обучение проводилось за счет средств работодателя)

       о различных доплатах и надбавках стимулирующего и компенсационного характера.

       о поощрении работников

       о дополнительных, по сравнению с законодательством льготах и услугах по социальному обслуживанию, социальному обеспечению, дополнительному медицинскому страхованию и другим видам обслуживания.

       другие условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ, законодательством, содержащим нормы трудового права, соглашением любого уровня и коллективным договором.

Изменения условий трудового договора могут быть внесены с соглашения обеих сторон в письменной форме. То есть оформляется Изменение (Дополнительное соглашение) №_________от_________ к трудовому договору №__________от__________, которое является неотъемлемой частью трудового договора.

При заключении трудового договора не могут быть установлены по соглашению сторон следующие уровни:

       основания увольнения (исключение – трудовой договор с руководителем организации).

       установление не предусмотренным ТК РФ дисциплинарных взысканий.

       введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренный в статьях 242, 243 ТК РФ или иными федеральными законами.

Также стороны не мог изменить порядок рассмотрения индивидуальных трудовых споров.

Срок трудового договора

Трудовые договора могут заключаться:

       на неопределенный срок;

       на определенный срок не более пяти лет.

Заключение срочного трудового договора осуществляется, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок с учётом характера предстоящей работы или условий её выполнения. Если в трудовом договоре не оговорён срок его действия, то договор считается заключённым на неопределённый срок. В том же случае, когда трудовой договор заключён на определённый срок при отсутствии достаточных к тому оснований, он может быть в судебном порядке признан заключённым на неопределённый срок. В связи с этим действующее трудовое законодательство запрещает заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределённый срок.

Срочный трудовой договор

Статья 59 Трудового кодекса РФ содержит закрытый перечень случаев, когда допускается заключение срочного трудового договора. В соответствии с ч. 1 ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается:

       на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;

       на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;

       для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определённого периода (сезона);

       с лицами, направляемыми на работу за границу;

       для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объёма оказываемых услуг;

       с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определённый период или для выполнения заведомо определённой работы;

       с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определённой работы в случаях, когда её завершение не может быть определено конкретной датой;

       для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника;

       в случаях избрания на определённый срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;

       с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;

       с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;

       в других случаях, прямо предусмотренных федеральными законами.

Помимо указанных случаев, законодательство, при наличии на то соглашения сторон (работника и работодателя), допускает заключение срочного трудового договора без учёта характера предстоящей работы и условий её выполнения:

       с лицами, поступающими на работу к работодателям — субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек);

       с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера;

       с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

       для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотии, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

       с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведённому в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

       с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учётом мнения Российской трёхсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

       с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;

       с лицами, обучающимися по очной форме обучения;

       с лицами, поступающими на работу по совместительству;

       в других случаях, прямо предусмотренных законодательством.

По истечению срока, на который был заключён срочный трудовой договор, он считается прекращённым, а работник подлежит увольнению. Однако, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключённым на неопределённый срок.

Трудовые договоры включают в состав личных дел. Если не заводят личные дела, договоры формируют в отдельное дело по алфавиту.

Трудовые договора хранятся 75 лет, если отсуствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказа по личному составу.

Рис.1. Примерная форма трудового договора с работником:

Трудовой договор с руководителем организации

Если в качестве работника выступает руководитель организации, трудовой договор заключается на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон, но согласно статье 59 ТК РФ не более чем на 5 лет.

В трудовом договоре с руководителем должны быть наиболее полно определены условия труда (режим работы, время отдыха, оплата труда и т.д.). Крайне важно включить все особые условия расторжения договора, не предусмотренные действующим трудовым законодательством.

Форма трудового договора с руководителем предприятия

Договор заключается в письменной форме и подписывается с одной стороны – собственником или руководителем уполномоченного органа, которому делегированы права собственника, а также лицом, представляющем трудовой коллектив (председатель совета), и с другой стороны – лицом, назначаемым на должность руководителя предприятия.

Договор оформляется в двух экземплярах и хранится у каждой из сторон, заключивших договор.

Договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о назначении на должность со дня, установленного соглашением сторон в договоре.

В договоре должно быть отражено:

       срок действия договора;

       права, обязанности и ответственность сторон;

       условия оплаты и организации труда;

       основания прекращения и расторжения договора;

       социально-бытовые и другие условия, необходимые для выполнения принятых сторонами обязательств с учетом специфики и финансовых возможностей предприятия.

Данный договор может быть заключен на срок до 5 лет. Конкретный срок договора определяется соглашением сторон.

По окончании срока действия договора по соглашению сторон он может быть продлен или заключен на новый срок.

В договоре может определятся режим рабочего времени и времени отдыха руководителя.

В договоре могут оговариваться социально-бытовые условия, такие как:

       выделение – садового участка, автомобиля;

       улучшение жилищных условий;

       обеспечение ребенка местом в детском дошкольном учреждении:

       погашение банковской ссуды или задолжности в связи с вступлением в ЖСК;

       защита от инфляционных процессов и т.д.

Рис. 2. Примерная форма договора с руководителем предприятия.

3. Приказы (распоряжения) по личному составу

Приказы (распоряжения) по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если отдел кадров отсутствует.

Особенности оформления и действия приказов (распоряжений):

       приказы (распоряжения) оформляются на бланках формата А4;

       нумеруются в пределах календарного года;

       приказы (распоряжения) визирует юрист (если он есть), представитель отдела кадров, главный бухгалтер, руководитель будущего работника; руководителем накладывается резолюция; начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом (распоряжением), о чем сотрудник делает отметку – «С приказом (распоряжением) ознакомлен, подпись, расшифровку подписи, дату ознакомления;

       приказы (распоряжения) вступают в силу с момента их подписания и регистрации, но иногда есть пункты, со своими сроками вступления в силу.

       срок хранения приказов (распоряжений) по личному составу 75 лет.

Приказ (распоряжение) по личному составу фиксирует следующие сведения о кадрах:

      прием на работу;

      перемещение по работе;

      увольнение с работы;

      установление должностных окладов;

      отпуска;

      командировки;

      изменение фамилии;

      поощрения;

     взыскания и т.д.

Особенности приказа (распоряжения) по личному составу

1. оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами;

2. номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с – по личному составу;

3. заглавие - "По личному составу" (на несколько человек) или отражающее конкретное действие на одного человека;

4. констатирующей части в приказе может не быть.

5. распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности:

- прием на работу «ПРИНЯТЬ»;

- перевод или перемещение по работе «ПЕРЕВЕСТИ»;

- установление разрядов «УСТАНОВИТЬ»;

- установление категорий рабочим и служащим;

- возложение временного исполнения обязанностей «ВОЗЛОЖИТЬ»;

- предоставление отпусков «ПРЕДОСТАВИТЬ»;

- установление неполного рабочего дня «ПЕРЕВЕСТИ»;

- изменение фамилии;

- увольнение с работы «УВОЛИТЬ»;

- прекращение работы в связи со смертью «ПРЕКРАТИТЬ»;

(по каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать).

6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа (распоряжения) следует указывать:

при приеме на работу -

   - на какую должность;

   - в какое подразделение;

   - с какой оплатой;

   - с какого числа;

   - вид работы (основная или по совместительству);

   - характер работы (постоянная или временная);

   - особые условия работы -

- с принятием материальной ответственности;

- с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

Приказ (распоряжение) после подписания его руководителем организации или уполномоченным на это лицом объявляют работнику под расписку.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

- фамилию, имя, отчество пишут полностью;

- должность, с которой переводят;

- место работы, куда переводят;

- устанавливаемый оклад;

- вид перевода (например, постоянно);

- длительность, в случае временного перевода;

- в качестве основания приводят Изменение №______от 00.00.0000 к Трудовому договору №_______от 00.00.0000;

- при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, вид отпуска, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

4. Заявление

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии, и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

       наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ;

       дата;

       адресат (куму направлено);

       от кого направлено;

       текст;

       подпись, расшифровка подписи;

       визы;

       резолюция.

Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу пишется на листе бумаги формата А4. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника. На заявлении ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя.

Заявление о переводе на другую должность

Данное заявление должно содержать данные о месте перевода.

Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы  - справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.д. Документы представляют вместе с заявлением.

5. Трудовые книжки

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим рабочий стаж работника. Они ведутся на предприятиях независимо от формы собственности.

По закону запрещается иметь несколько трудовых книжек. 1 января 2004 года в действие введены трудовые книжки нового образца, но трудовые книжки ране установленного образца остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

Лица, поступившие на работу обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку сдать ее в случае приема на работу. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней.

Впервые заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приемка на работу.

В трудовую книжку нужно вносить следующие сведения:

       о работнике: имя, фамилия, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

       о работе: прием, перевод, увольнение;

       о награждениях и поощрениях.