Экспертиза ценности документов. 6

                                                         Введение

     При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает  на государственное хранение. Процесс  изучения документов на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х  гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего  Архивного фонда страны. Именно в  итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются  в государственных архивах.

          Сведения  итоговой записи о  количестве заведенных дел лежат  в основе проведения экспертизы  ценности документов. Работу по  организации и проведению экспертизы  ценности документов должна проводить  постоянно действующая экспертная  комиссия (ЭК) организации.

     Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор  документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным  просмотром дел. При полистном просмотре  подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии  документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых  не установлены государственным  или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное  решение.

          По  результатам экспертизы составляются  описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения  и акты о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения. В акт об уничтожении  включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.

          Уничтожать  документы без составления  актов  о выделении документов  к уничтожению категорически  запрещается.

          Целью данной курсовой работы  является изучение проблем экспертизы  ценности документов.

          Для достижения поставленной  цели были определены следующие  задачи:

     1) Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов;

     2) Определить задачи экспертизы ценности документов;

     3) Выделить  критерии экспертизы ценности;

     4) Определить порядок проведения  экспертизы ценности документов  и проблемы, возникающие в нем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

          1. Понятие экспертизы ценности документов  

          Экспертиза  ценности документов  – это изучение документов  на основании критериев  их  ценности в целях определения   сроков хранения документов и  отбора их для включения в  состав Архивного фонда Российской  Федерации.

          Экспертизе  ценности документов  подлежат все документы  на  носителях любого вида, находящиеся   в федеральной собственности,  собственности  субъекта Российской  Федерации или  муниципальной  собственности. До проведения  в установленном порядке экспертизы  ценности документов уничтожение  документов запрещается[5].

          Основные  правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

          Право и обязанность создания  архивов  организаций для временного  хранения документов Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенных  к государственной  собственности,  установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

          Настоящие Правила распространяются  на архивы государственных организаций,  а также обязательны для всех  негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности,  описания, учета и использования  документов Архивного фонда Российской  Федерации, отнесенных к государственной  собственности. 

          Архивы  организаций, хранящие  кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются  настоящими Правилами в части  организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими  документами, хранящимися в архивах;  во всех остальных вопросах  работа с указанными документами  регламентируется соответствующими инструкциями и правилами[2].

          Правила не распространяются  на документы, работа с которыми  регламентируется Законом  Российской  Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

          Государственные организации, не  отнесенные к составу  источников  комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации  и обеспечении работы своих  архивов. 

          Закон РФ «Об архивном деле  в РФ» определяет понятие «экспертиза  ценности документов», как изучение  документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и  отбора их для включения в  состав Архивного фонда Российской  Федерации.

          Для того чтобы организовать  работу по экспертизе ценности  документов в учреждении должна  быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных  работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер  и возглавить ее должен один  из руководителей (председатель  комиссии). Комиссия создается приказом  руководителя и руководствуется  в своей деятельности нормативно-методическими  документами и Положением о  ней, утвержденным в установленном  порядке. Решения комиссии оформляются  в протоколах, подписываются председателем  и секретарем и обязательны  для исполнения всеми сотрудниками  учреждения. Основной задачей ЭК  является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

          Экспертиза  ценности в учреждении  должна быть организована правильно  и проводится ежегодно. Условно  можно определить следующие этапы  этой работы:

          1 этап. Первоначально экспертиза  ценности документов проводится  при составлении номенклатуры  дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности  документов дела (как правило – IV квартал текущего года).

          2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно – I квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

          3 этап. На основном этапе экспертизы  ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Задачи экспертизы  ценности документов 

     Первая  задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     Вторая  задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

     1.         для долговременного хранения (например, документы по личному составу  со сроками хранения 75 лет на  момент заведения дела);

     2.         для временного хранения.

     Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

     Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

     Экспертиза  ценности документов проводится в три  этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах. В  делопроизводстве решается проблема определения  сроков хранения документов уже при  составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

     В ведомственном архиве происходит выделение  из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный  архив.

     Если  в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют  несколько архивных фондов.

     Кроме этого отбирают для уничтожения  документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено  документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все  эти важные задачи решаются совместно  с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

     В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов  ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную  экспертизу ценности документов или  разбор россыпи документов.

     Целевая комплексная экспертиза — это  экспертиза, которая проводится в  целях выявления дублетности  сразу по нескольким фондам:

     - вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

     - однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

     - лиц, связанных родственными или личными отношениями.

     Такой комплексный подход возможно осуществить  только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

     В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

     - дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

     - дела, предназначенные для уничтожения.

     На  дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного  хранения в дальнейшем заносятся  в описи.

     Акты  и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии ЦЭПК. 

     3. Критерии экспертизы  ценности 

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности, путем комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

     При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых  являются следующие [8]:

          1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых  созданы документы. Ценность комплексов  документов, создаваемых в организациях  и на предприятиях различных  сфер деятельности, определяется  значимостью учреждения (в системе  государственного управления, в  развитии науки, народного хозяйства,  культуры и т.д.);

          2. Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в  организациях делят на две  группы - документы по основной  деятельности и вспомогательные  (нужные для текущей работы  учреждения). Документов второй группы  намного больше, но они имеют  временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет);

          3. Время и место образования  документов. Эти критерии, как правило,  взаимосвязаны. Как в истории  страны, так и в истории существования  каждого учреждения есть периоды,  имеющие особое значение. Документы  за этот период требуют большого  внимания и на государственное  хранение может отбираться большее  количество документов, чем в  обычные годы. Критерий места  применяется, когда значительные  события происходят на определенной  территории;

          4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение  всегда отдается подлинникам.  Однако ряд документов может  существовать в организациях  в виде копий. Эти копии должны  быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата);

          5. Юридическая сила документа.  Этот критерий вытекает из  предыдущего, так как юридическую  силу имеют только правильно  оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры);

          6. Физическое состояние документа.  Критерий применяется в отдельных  случаях, когда документы сильно  повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и  отправлять на реставрацию), или  выделять к уничтожению (если  они не являются основными);

          7. Особенности документа. Это  могут быть языковые или художественные  особенности, придающие документу  уникальность. Такие документы отбирают  на хранение независимо от  его содержания, происхождения или  принадлежности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4. Порядок проведения  экспертизы ценности  документов 

     Существует 4 этапа экспертизы ценности: определение  сроков хранения документов, отбор  документов, научно-техническая обработка  документов и оформление результатов  экспертизы ценности.

          При определении сроков хранения  документов следует руководствоваться  Перечнем типовых управленческих  документов, которая включает в себя документы, образующиеся в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций.

          Раздел  Перечня «Кадровое обеспечение»  содержит документы с указанием  сроков их хранения, касающиеся  приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников[4].

          Временный срок хранения документов  обязателен для всех. Причем занижать  срок хранения документов не  допускается, а увеличивать   его можно. Постоянный же срок  хранения применяется теми организациями,  чьи  документы поступают на  хранение в государственные или  муниципальные архивы.

          Если  организация не является  источником комплектования соответствующего  архивного учреждения, то она  хранит документы постоянного  срока по Перечню следующим  образом. Государственные, муниципальные  организации - 10 лет, негосударственные  - не менее 10 лет. Дальнейший  срок хранения этих документов  определяет сама организация  в соответствии с действующим  законодательством и исходя из  необходимости их практического  использования в своей деятельности.

          Применяя  Перечень в процессе  работы по определению сроков  хранения документов, не следует  забывать и о графе «Примечание».

          Например, в ст. 336 Перечня, которая  содержит «Записки, заменяющие приказы  по личному составу», указан срок  их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

          Исчисление  сроков хранения дел  и документов производится с  1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством.

          Исчисление  сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается  с 1 января после внесения последней  записи в книгу (журнал).

          Отбор документов на дальнейшее  хранение и уничтожение проводится  путем полистного просмотра дел[2]. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

          При полистном просмотре дел  изымаются  копийные, дублетные,  черновые документы, а также  документы с временными сроками  хранения, которые подлежат выделению  к уничтожению.

          По  итогам проведения экспертизы  ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного  хранения, составляется акт о  выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли  и практическая надобность в которых отпала[3].

          Отбор документов к уничтожению  и составление  акта о выделении  их к уничтожению  производится  только после составления описей  дел постоянного или длительного  хранения.

          Описи и акт рассматриваются  на заседании  экспертной комиссии  организации одновременно. В случае  если организация является источником  комплектования государственного  или муниципального архива, то  согласованные экспертной комиссией  организации описи и акты утверждаются  руководителем организации только  после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

          Организации, документы которых  приему в архивные учреждения  не подлежат, уничтожают дела  с истекшими сроками хранения  без согласования с архивными  органами при условии упорядочения  документов по личному составу.  В этом случае экспертным комиссиям  организаций дано право согласовывать  описи на дела долговременного  (свыше 10 лет) хранения и акты  о выделении документов с истекшими  сроками хранения. После согласования  описи и акты утверждаются  руководителем организации.

          И только после этого отобранные  к  уничтожению и включенные  в акты документы передаются  на уничтожение.

          Отобранные  к уничтожению и  включенные в  акт документы  передаются в организации   для их утилизации. Передача дел   для их уничтожения производится  на основании приемо-сдаточной  накладной.

          В необходимых случаях, например  если документы содержат конфиденциальную  информацию, физическое уничтожение  (утилизация) документов может происходить  в присутствии представителя  организации, сдающего документы.  При этом составляется акт  в произвольной форме.

          Научно-техническая  обработка  предусматривает целый  комплекс  работ по оформлению дела:

          1.Полистный просмотр документов  дела;

          2.Формирование дела в соответствии  с правилами;

          3.Удаление копий, дубликатов, металлических  скреплений, черновиков, ремонт поврежденных  документов;

          4.Вложение чистого бланка листа-заверителя  в конец дела;

          5.Переплет дела типографским  способом или подшивка дела (формата  А 4 – на 4 прокола);

          Дела  постоянного хранения подшиваются,  начиная с листа, идущего вслед   за обложкой, верхняя часть обложки   не подшивается. На первый лист накладывается  тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

          6.Нумерация листов в деле;

          В целях обеспечения сохранности   и закрепления порядка расположения  документов дела, все листы, кроме  листа-заверителя нумеруются порядковой  нумерацией. Нумеровать необходимо  простым  карандашом (употребление  цветных чернил запрещается) в  правом верхнем углу листа  арабскими цифрами. Фотографии, чертежи,  диаграммы, представляющие самостоятельный  лист, нумеруются на его оборотной  стороне. В случае, если дело  состоит из нескольких томов  (частей), то каждый том нумеруется отдельно[7].

          7.Составление листа-заверителя;

          В листе-заверителе оформляется  итоговая запись о количестве  пронумерованных листов в деле  цифрами и прописью. Ошибки в  нумерации устраняются несколькими  способами: пропущен номер - допускается  отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается  употребление литерных номеров  (например: 15, 15а, 15б); продублирован  номер – допускается зачеркнуть  ошибочный номер и рядом поставить  правильный.

          Лист-заверитель подшивается в  конце дела (в  случае, если  дело уже прошито или  переплетено,  лист-заверитель можно  наклеить  на внутреннюю сторону обложки).

          8.Оформление обложки дела.

          Обложка дела при оформлении  дела должна соответствовать   установленной форме:

         - полное  название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

          - индекс  дела – переносится из номенклатуры дел;

          - заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;

           - срок  хранения - переносится из номенклатуры дел;

         - крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

         - номера  документов в деле;

         - номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

         - количество  листов в деле – переносится с листа-заверителя.

          Результаты  проведенной экспертизы  ценности документов подлежат  оформлению. Включенные в  акт  документы, уничтожаются централизованно   в установленном порядке, под   контролем делопроизводителя или  специалиста, ответственного за архив[6].

          Управленческая  документация не  может быть сдана  в макулатуру  и должна быть обязательно   уничтожена. Использование таких   документов для хозяйственных  нужд запрещается. Возможны различные  способы  уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка.  В акте делается отметка о  дате, месте и способе уничтожения  документов.

          По  результатам экспертизы ценности  документов в организации составляются  описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по  личному составу, а также акты  о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.